Portaria Conjunta 46 de 31/05/2021 Texto Analisado

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
 

PORTARIA CONJUNTA 46 DE 31 DE MAIO DE 2021
 

Institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - Área Judicial - CPAD-AJ.

Alterada pela Portaria Conjunta 51 de 15/06/2026

Alterada pela Portaria Conjunta 82 de 03/07/2023

O PRESIDENTE, A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE E A SEGUNDA VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E A CORREGEDORA DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições legais e regimentais; em conformidade com a Resolução 324, de 30 de junho de 2020, e com a Recomendação 37, de 15 de agosto de 2011, ambas do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; com a Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e com a Resolução 16, de 25 de agosto de 2018; e em vista da Política de Gestão Documental e do Plano de Gestão das Informações Arquivísticas do TJDFT, bem como do contido no Processo SEI 0006630/2021,

RESOLVEM:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - Área Judicial - CPAD-AJ.

Art. 2º Compete à CPAD-AJ:

I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II - propor alterações nos prazos de guarda e na destinação final dos conjuntos documentais prescritos na Política de Gestão Documental para os Processos Judiciais, observado o disposto no art. 22, § 1º, da Resolução 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, e encaminhá-las ao CNJ;

III - promover a majoração do prazo de guarda ou a guarda permanente de documentos, mediante justificativa, depois de vencido o respectivo prazo;

IV - orientar e zelar pela implementação de estratégias de manutenção de cadeia de custódia ininterrupta e preservação de documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, desde sua produção e durante o período de guarda definitiva;

V - orientar e zelar pela adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos - MoReq-Jus por ocasião de aquisição ou desenvolvimento de sistema informatizado;

VI - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

VII - reconhecer, de ofício ou com base em requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário, documentos e processos de valor secundário, em sua esfera de atuação;

VIII - zelar pela aplicação dos instrumentos de gestão de documentos por todas as unidades do TJDFT;

IX - zelar pela aplicação da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no que se refere ao acesso público e irrestrito ao acervo de guarda permanente;

X - zelar pela aplicação da Política de Gestão Documental para os Processos Judiciais, em especial no que se refere à avaliação e destinação final de documentos;

XI - aprovar a mudança do suporte e a forma de registro da informação, do papel para meios informatizados e/ou micrográficos;

XII - realizar estudos sobre questões relativas à gestão da memória e submetê-los à apreciação da Comissão Permanente de Gestão da Memória do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - CPGM, bem como encaminhá-los ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname.

Art. 3º Ao presidente da CPAD-AJ compete:

I - analisar a Listagem de Eliminação de Documentos do TJDFT e submetê-la à aprovação da autoridade competente;

II - aprovar a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC no Diário de Justiça eletrônico - DJe, estabelecendo prazo máximo de 45 dias para possíveis manifestações; (Alterado pela Portaria Conjunta 51 de 15/06/2026)

II – aprovar a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento — SGIC no Diário Administrativo, disponibilizado na página de publicações oficiais do TJDFT, estabelecendo prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações;

III - acompanhar os procedimentos necessários à efetiva eliminação dos documentos contemplados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Parágrafo único. As competências meramente procedimentais podem ser realizadas pelo presidente da CPAD-AJ, ad referendum da maioria dos membros da referida Comissão.

Art. 4º A CPAD-AJ será indicada pelo desembargador Primeiro Vice-Presidente, em conformidade com o art. 12 da Resolução 324, de 2020, do CNJ, e composta de, no mínimo:

I - um juiz de direito com experiência em gestão documental;

II - o juiz de direito auxiliar da Primeira Vice-Presidência;

III - os titulares das seguintes unidades:

a) Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC;

b) Secretaria-Geral da Corregedoria - SGC;

c) Secretaria Judiciária - SEJU;

d) Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI;

e) Coordenadoria de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COARQ; (Alterada pela Portaria Conjunta 82 de 03/07/2023)

e) Coordenadoria de Custódia e Preservação da Memória Institucional - COAMI;

f) Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC;

g) Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI. (Alterada pela Portaria Conjunta 82 de 03/07/2023)

g) Coordenadoria de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP;

§1º A Comissão será presidida por juiz de direito a ser indicado pelo desembargador Primeiro Vice-Presidente, e, em seus afastamentos legais ou impedimentos eventuais, será substituído pelos demais membros, na ordem estabelecida na portaria de designação de seus membros.

§2º Os membros da Comissão referidos no inciso III deste artigo serão substituídos em suas ausências por seus substitutos legais ou por representantes formalmente indicados.

§3º A Comissão poderá convidar para participar dos trabalhos magistrados ou servidores das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Art. 5º Em conformidade com o art. 12 da Resolução 324, de 2020, do CNJ, dentre os membros a serem indicados para compor a CPAD-AJ devem constar:

I - um servidor graduado em curso superior de arquivologia;

II - um servidor graduado em curso superior de história; e

III - um servidor graduado em curso superior de direito.

Art. 6º A CPAD-AJ reunir-se-á por convocação de seu presidente:

I - ordinariamente, para deliberar sobre pauta previamente encaminhada aos demais membros;

II - extraordinariamente, para deliberar sobre matéria de relevância e urgência.

§ 1º As reuniões da Comissão serão realizadas com o comparecimento da maioria de seus membros.

§ 2º A Comissão deliberará pelo critério da maioria simples de seus membros, computando-se, inclusive, o voto do presidente, que, em caso de empate, decidirá.

§ 3º As reuniões da Comissão serão lavradas em ata registrada em processo administrativo eletrônico específico, com publicação no Diário de Justiça eletrônico - DJe e disponibilizada na página de publicações oficiais do TJDFT. (Alterado pela Portaria Conjunta 51 de 15/06/2026)

§ 3º As reuniões da Comissão serão lavradas em ata registrada em processo administrativo eletrônico específico, publicada no Diário Administrativo e disponibilizada na página de publicações oficiais do TJDFT.

Art. 7º A SGIC será responsável por assessorar a CPAD-AJ.

Art. 8º As demandas a serem apresentadas à CPAD-AJ devem ser formalizadas em processo SEI.

Art. 9º Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10. Ficam revogadas as Portarias Conjuntas 54 de 25 de julho de 2014, 91 de 11 de outubro de 2016, e 70 de 24 de junho de 2019. 
 

Desembargador ROMEU GONZAGA NEIVA
Presidente

Desembargadora ANA MARIA DUARTE AMARANTE BRITO
Primeira Vice-Presidente

Desembargadora SANDRA DE SANTIS
Segunda Vice-Presidente 

Desembargadora CARMELITA BRASIL
Corregedora da Justiça
 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 04/06/2021, EDIÇÃO N. 104, FLS. 8-10, DATA DE PUBLICAÇÃO: 07/06/2021