Portaria Conjunta 47 de 01/06/2021

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 47 DE 01 DE JUNHO DE 2021

Dispõe sobre as medidas a serem adotadas no TJDFT para a racionalização do uso, ao regulamentar os procedimentos relativos à adoção de modelos digitais em substituição à papelaria institucional e à requisição de materiais de consumo por meio do Sistema de Administração de Materiais.

 

 

O PRESIDENTE, A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE E A SEGUNDA VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E A CORREGEDORA DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais e em virtude do disposto no art. 3º da Lei 14133, de 1º de abril de 2021; na Resolução 201, de 3 de março de 2015, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ; no Acórdão 1.752, de 5 de julho de 2011, do Tribunal de Contas da União – TCU; e tendo em vista o disposto no PA 000275/2021,

RESOLVEM:

Art. 1º Dispor sobre as medidas a serem adotadas no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios para a racionalização do uso, ao regulamentar os procedimentos relativos à adoção de modelos digitais em substituição à papelaria institucional e à requisição de materiais de consumo por meio do Sistema de Administração de Materiais do TJDFT.

Parágrafo único. O Sistema de Administração de Materiais do TJDFT é composto pelas plataformas informatizadas contratadas ou desenvolvidas pelo TJDFT que viabilizam o fornecimento de materiais às unidades judiciais e administrativas do Tribunal, integrando o registro das solicitações, o monitoramento das entregas e do consumo e o controle dos estoques.

Art. 2º Para solicitação de materiais de consumo, deverá ser observada a quantidade adequada ao uso racional e à necessidade da unidade a curto prazo.

§ 1º O fornecimento de materiais de consumo será submetido à análise prévia da unidade responsável, tendo como parâmetros o quadro estatístico da média de consumo por unidade, assim como as metas, indicadores e ações consolidados no Plano de Logística Sustentável ou eventuais limitações orçamentárias ou supervenientes de quaisquer naturezas.

§ 2º Os materiais de expediente não utilizados deverão ser devolvidos ao Núcleo de Bens de Consumo – NUBEC para redistribuição a outras unidades, sob pena de responsabilidade do gestor da unidade.

Art. 3º A comunicação interna e externa do TJDFT deverá ser realizada por meios e sistemas eletrônicos, à exceção das correspondências oficiais cuja impressão seja necessária tais como cartazes e folders de orientação institucional.

Parágrafo único. A expedição de convites para os eventos realizados por este Tribunal deverá ser feita por correio eletrônico, reservada a entrega de convites impressos, a critério do Presidente, exclusivamente para as solenidades de maior vulto e destinadas às autoridades superiores.

Art. 4º As impressões deverão ser evitadas, tendo em vista a adoção dos processos eletrônicos judiciais e administrativos e a conversão dos documentos em formato físico para o suporte digital. As impressões comprovadamente indispensáveis deverão ser realizadas utilizando-se a opção frente e verso, e os documentos deverão ser formatados de modo a evitar espaços em branco e vias desnecessárias, respeitadas as especificações técnicas do item destinado à impressão.

§ 1º Os papéis cujos versos não tenham sido utilizados devem ser reaproveitados para impressão de recibos ou para rascunhos ou devem ser encaminhados à CODIG para a confecção de blocos de rascunhos.

§ 2º Nos eventos e cursos serão utilizados meios digitais/eletrônicos para divulgação, para fornecimento de material didático. Para identificação dos participantes, serão utilizados crachás funcionais do TJDFT ou dos órgãos de origem do participante. O TJDFT não fornecerá itens de papelaria genérica, tais como pastas, apostilas, e outros materiais de apoio.

§ 3º A divulgação de eventos deverá ser feita em meios eletrônicos.

Art. 5º Os manuais de procedimentos, os materiais didáticos de cursos e de eventos, bem como outros materiais de interesse dos servidores deverão ser encaminhados por meios eletrônicos ou disponibilizados na intranet, evitando assim a impressão desse tipo de material no TJDFT.

Parágrafo único. A CODIG não efetuará impressão e encadernação de materiais que já estejam armazenados em meio digital, exceto os casos devidamente justificados e submetidos à autorização da autoridade competente, bem como os relacionados a Termos de Execução Descentralizada firmados com o TJDFT.

Art. 6º Os cartões de visita e cartões de cumprimento e de agradecimento institucionais deverão, preferencialmente, adotar os meios digitais disponíveis, mediante orientações disponibilizadas pela Secretaria- Geral do Tribunal. Os materiais gráficos excepcionais deverão observar os seguintes limites anuais: 

 I – até 100 cartões de visita destinados a desembargadores e magistrados;

II – até 50 cartões de visita destinados a ocupantes de cargos em comissão;

III – até cinquenta cartões de cumprimento e de agradecimento, por modelo, destinados a desembargadores, por gabinete;

Parágrafo único. A solicitação de cartões de visita, prevista no inciso II deste artigo, será encaminhada à CODIG, por meio da Central de Serviços, devendo a requisição conter a descrição completa do material a ser copiado e justificativa do gestor responsável pela unidade. A CODIG deverá promover o reaproveitamento de materiais estocados no NUBEC para a confecção dos itens previstos neste artigo.

Art. 7º Os calendários anuais serão disponibilizados em formato digital, em substituição ao modelo impresso;

Art. 8º As cópias reprográficas devem ser substituídas por arquivos digitais, com exceção daquelas cuja previsão legal exija o encaminhamento ou a guarda de documentos impressos, devendo ser utilizada, nestes casos, a opção frente e verso e as configurações mais econômicas para as cópias reprográficas indispensáveis, bem como evitar cópias em excesso.

Art. 9º O fornecimento de materiais fica condicionado às cotas estabelecidas no Anexo desta Portaria.

§ 1º As cotas estabelecidas no Anexo poderão sofrer redução proporcional ao aumento do teletrabalho no setor.

§ 2º Os grampeadores de mesa, perfuradores de papel e tesoura grande são considerados materiais de uso coletivo.

Art. 10.  Compete aos gestores:

I – Fiscalizar e acompanhar os pedidos de materiais de consumo de sua unidade, evitando o acúmulo desnecessário;

II – Orientar o servidor responsável pelo pedido sobre o quantitativo adequado para o atendimento da demanda nos limites expressos no Anexo desta Portaria.

III – Avaliar semanalmente o relatório de monitoramento de desempenho das impressoras multifuncionais - Impressômetro;

IV – Estimular o uso racional e sustentável dos materiais;

V – Incentivar servidores e colaboradores na prática de utilização de utensílios próprios e não descartáveis, tais como copos de vidro, xícaras de louça e outros recipientes não poluentes.

Art. 11.  As requisições de bens de consumo serão realizadas nas plataformas informatizadas disponibilizadas pela Coordenadoria de Apoio à Governança de Contratações – COAGOC, seguindo as orientações publicadas nos meios de comunicação internos.

§ 1º O Núcleo de Bens de Consumo - NUBEC realizará a análise de compatibilidade entre o material solicitado por cada setor e o seu histórico de consumo, podendo autorizar a quantidade necessária e suficiente, conforme o disposto no art. 2º.

§ 2º Nos casos em que o setor necessite de quantitativo destoante do seu histórico de consumo, caberá ao gestor da unidade justificar por escrito a demanda extraordinária.

Art. 12. As requisições de bens de consumo serão conferidas e assinadas no ato do recebimento por servidor do quadro de pessoal deste Tribunal, devendo consignar por escrito seu nome legível e número de matrícula ou assinatura digital quando for implementado o recebimento eletrônico e, quando exigido, lançar o recebimento na plataforma em que foi realizada a requisição.

§ 1º No caso de recusa da fiel execução do procedimento disposto no caput eestando os materiais em conformidade com o solicitado, serão estes recolhidos ao NUBEC para possível redistribuição, responsabilizando-se o servidor requisitante por prejuízos ao erário que tal ato possa ocasionar.

§ 2º A recusa do material por incompatibilidade da especificação ou por qualquer defeito, aparente ou não, seguirá os procedimentos estabelecidos no edital de licitação ou no contrato firmado com o fornecedor.

Art. 13.  O titular da unidade é o responsável pela guarda do material de consumo sobressalente, bem como por encaminhar materiais inservíveis ao NUBEC para fins de desfazimento, podendo ser responsabilizado, nos termos da Lei, pelo desperdício, extravio ou perda do material que lhe foi confiada a guarda.

Parágrafo único. Entende-se como material inservível aquele que não se encontra em condições de uso na unidade por motivo de obsolescência ou deterioração.

Art. 14.  Fica proibida a estocagem de material de consumo nas unidades que não tenham atribuição para tal finalidade por período superior a 2 (dois) meses, salvo em casos excepcionais autorizados pela Secretaria de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA.

Art. 15.  A SEMA poderá estabelecer cotas para consumo de materiais não listados no Anexo, adequadas à disponibilidade orçamentária e às metas de consumo definidas pelo Plano de Logística Sustentável do Tribunal, conforme a implantação dos sistemas eletrônicos de trabalho.

Art. 16. Os casos não previstos nesta Portaria Conjunta serão decididos pela SEMA.

Art. 17.  Ficam revogadas a Portaria Conjunta N. 95 de 24 de outubro de 2016, a Portaria Conjunta 24 de 1º de abril de 2014 e a Portaria GPR 613 de 12 de julho de 2006.

Art. 18. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador ROMEU GONZAGA NEIVA
Presidente

Desembargadora ANA MARIA DUARTE AMARANTE BRITO
Primeira Vice-Presidente

Desembargadora SANDRA DE SANTIS
Segunda Vice-Presidente

Desembargadora CARMELITA BRASIL
Corregedora da Justiça

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 07/06/2021, EDIÇÃO N. 105, FLS. 6-9, DATA DE PUBLICAÇÃO: 08/06/2021

ANEXO

TABELA I – COTAS DE CONSUMO DE COPOS DESCARTÁVEIS

Nº de servidores	Fornecimento máximo de copos/semana
Até 10	01 cento
11 a 25	02 centos
26 a 40	03 centos
41 a 55	05 centos
56 a 70	06 centos
71 a 85	07 centos
86 a 100	08 centos

 

TABELA II

	Área fim	Área meio
Grampeador de mesa	1 para cada 3 servidores	1 para cada 4 servidores
Perfurador de papel	1 para cada 3 servidores	1 para cada 3 servidores
Tesoura grande	1 para cada 4 servidores
Caneta esferográfica*	2 por ano para servidor/estagiário/magistrado**
Grampeador industrial	1 por unidade

 * Para áreas comuns, como balcão e mesas de conciliação, são disponibilizadas canetas fixas.
** A cota apresentada trata-se de uma referência e pressupõe a utilização responsável do produto.