Portaria Conjunta 121 de 28/08/2024

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 121 DE 28 DE AGOSTO DE 2024

Estabelece diretrizes para a preservação digital de sistemas legados no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.

O PRESIDENTE, O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE E O SEGUNDO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições legais e regimentais, em conformidade com o disposto nas Resoluções 324, de 30 de junho de 2020, 469, de 31 de agosto de 2022, e 522, de 18 de setembro de 2023, todas do Conselho Nacional de Justiça, nas Resoluções 37, de 19 de dezembro de 2012, e 51, de 25 de agosto de 2023, ambas do Conselho Nacional de Arquivos, e na Resolução 2 de 27 de março de 2018, deste Tribunal, bem como o contido no Processo SEI 0000644/2020,

RESOLVEM:

Art. 1º Estabelecer diretrizes para a preservação digital de sistemas legados no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios -TJDFT.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para os fins desta Portaria Conjunta, considera-se:

I - assinatura digital: resumo matemático computacionalmente calculado por meio do uso de chave privada e que pode ser verificado com o uso de chave pública, estando o detentor do par de chaves certificado dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, na forma da legislação específica;

II - autos do processo eletrônico ou autos digitais: conjunto de metadados e documentos digitais correspondentes a todos os atos, termos e informações do processo;

III - autenticidade: qualidade de um documento que mantém sua identidade e integridade exatamente como foi produzido;

IV - cadeia de custódia documental: ambiente pelo qual perpassa o ciclo de vida dos documentos, que deve ser mantido em linha ininterrupta e compreender as três idades do arquivo, ou seja, as fases corrente, intermediária e permanente, a fim de garantir a confiabilidade, autenticidade e fidedignidade dos documentos;

V - confidencialidade: atributo da informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado ou de hipóteses legais de sigilo;

VI - digitalização: representação em formato digital de fato ou coisa produzidos em meio analógico;

VII - disponibilidade: qualidade segundo a qual os documentos devem estar acessíveis ao usuário, de acordo com o nível de acesso da informação neles contidas;

VIII - documento arquivístico digital: documento produzido ou recebido no curso de determinada atividade, como instrumento ou resultado de tal atividade, em suporte digital dotado de organicidade;

IX - documento autenticado: documento que representa fielmente o documento original, cuja autenticidade é declarada por pessoa investida de autoridade para autenticá-lo;

X - documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo;

XI - documento digital: documento originalmente produzido em meio digital;

XII - documento digitalizado: representação digital de documento originalmente analógico;

XIII - documentação do sistema: registro detalhado das características, funcionalidades e histórico do sistema;

XIV - emulação: recriação do ambiente original de hardware e software do sistema;

XV - encapsulamento: isolamento do sistema em ambiente seguro e controlado;

XVI - identidade: conjunto dos atributos de documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos;

XVII - integridade: capacidade de um documento arquivístico de transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção, sem sofrer alterações de forma e conteúdo, de maneira a atingir seus objetivos;

XVIII - meio digital: ambiente de armazenamento ou tráfego de informações digitais;

XIX - migração: conversão do sistema para plataforma moderna;

XX - organicidade: qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas;

XXI - política de gestão documental de processos e documentos em meio digital: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária de processos e documentos, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

XXII - Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq: repositório digital desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e garantir o acesso a longo prazo;

XXIII - sistema legado: sistema de software descontinuado ou em processo de desligamento que ainda possui dados e informações relevantes para a instituição;

XXIV - transmissão digital: comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;

XXV - unicidade: qualidade dos documentos de arquivo segundo a qual, não obstante a forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos;

XXVI - virtualização: execução do sistema em máquina virtual.

Art. 3º Para a preservação digital de sistemas legados, deverão ser observados os seguintes aspectos:

I - identificação, correspondente ao procedimento de identificar todos os sistemas legados que precisam ser preservados no RDC-Arq;

II - documentação, correspondente ao procedimento de documentar informações detalhadas sobre cada sistema legado, incluindo:

a) nome do sistema;

b) descrição da funcionalidade;

c) arquitetura do sistema;

d) dependências de hardware e software;

e) dados armazenados;

f) metadados associados;

g) histórico de versões;

h) status atual do sistema;

i) necessidades de preservação;

III - análise de riscos, correspondente ao procedimento de analisar os riscos potenciais associados à preservação dos sistemas legados, considerando:

a) obsolescência de tecnologias;

b) dependências de sistemas externos;

c) vulnerabilidades de segurança;

d) dificuldades na migração ou na modernização;

e) custo e tempo de preservação;

f) impacto na integridade dos dados;

IV - priorização, correspondente ao procedimento de priorizar os sistemas legados com base no nível de risco e em sua importância para o TJDFT.

CAPÍTULO II

DAS ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO

Art. 4º Para preservação dos sistemas legados, poderão ser adotados os seguintes métodos:

I - emulação;

II - virtualização;

III - migração;

IV - encapsulamento;

V - documentação.

Art. 5º Deverá ser selecionado o método de preservação mais adequado para cada sistema legado, considerando os seguintes fatores:

I - funcionalidade do sistema;

II - valor histórico e informativo;

III - custo e viabilidade técnica da preservação;

IV - necessidades de acesso e uso futuro.

Art. 6º Conforme a necessidade observada e o método adotado, deve-se selecionar ferramentas e tecnologias adequadas para a implementação da preservação escolhida, considerando:

I - compatibilidade com os sistemas legados;

II - funcionalidades e recursos de preservação;

III - integração com o RDC-Arq, nos casos em que couber.

CAPÍTULO III

DO PLANEJAMENTO

Art. 7º As diretrizes desta Portaria Conjunta deverão ser consideradas na etapa de planejamento que antecederá o desligamento de sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, analógicos ou digitais, utilizados em atividades judiciais e administrativas do TJDFT.

Parágrafo único. O planejamento envolverá a participação das áreas de tecnologia da informação e comunicação, de gestão da informação e do conhecimento e, quando aplicável, do gestor responsável pelo sistema que será desativado, visando estabelecer estratégias para priorizar o tratamento arquivístico dos acervos relacionados diretamente aos sistemas legados em processo de desligamento, bem como definir os critérios previstos nesta Portaria.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 8º Os sistemas legados serão preservados, no mínimo, pelo tempo necessário à realização do tratamento arquivístico dos acervos relacionados.

Art. 9º O TJDFT poderá migrar os dados ou metadados para acesso em outra solução tecnologicamente viável, desde que seja garantida a integridade das informações relacionadas.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÃO FINAL

Art. 10. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador WALDIR LEÔNCIO JÚNIOR
Presidente

Desembargador ROBERVAL CASEMIRO BELINATI
Primeiro Vice-Presidente

Desembargador ANGELO PASSARELI
Segundo Vice-Presidente

Desembargador MÁRIO-ZAM BELMIRO ROSA
Corregedor

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 04/09/2024, EDIÇÃO N. 168, FLS. 16-18, DATA DE PUBLICAÇÃO: 05/09/2024