Ata da 2ª Reunião Ordinária de 2023 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial - CPAD - AJ de 13/11/2023

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 2ª REUNIÃO DE 2023 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL (ÁREA JUDICIAL) - CPAD-AJ

Aos treze dias do novembro de dois mil e vinte e três, às quinze horas, na sala virtual de reuniões, da plataforma Microsoft Teams , iniciou-se a 2ª Reunião Ordinária de 2023, da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial (CPAD-AJ), sob a presidência do Excelentíssimo Senhor Juiz de Direito Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Juiz Presidente da CPAD-AJ. Presentes os seguintes membros titulares do colegiado: Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria; Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento; Fabrícius Clemens Madruga, Secretário Judiciário; Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Custódia e Preservação da Memória Institucional; Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental; Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência; Guilherme Guth de Paiva, Técnico Judiciário, do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI. Convidados: Débora Pinheiro Tolentino, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTIA; Marcos Henrique Faria, Supervisor Substituto do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTIA; Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID; Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID; Consuelo Dutra Rocha, Analista Judiciária, do Gabinete da Corregedoria - GC; Iolanda Rodrigues Malo da Silva Bragança, Técnica Judiciária, do Gabinete da Corregedoria - GC. Outrossim, auxiliaram na reunião, as servidoras Danielle Mendes Barreto Marques, Pollyanna de Carvalho Tomimatsu, e Laila Silva da Fonseca, todas da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC. Estando ausente os membros titulares : Dra. Marília Garcia Guedes, Juíza de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência - PVP e Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação - SETI. Após os cumprimentos, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Juiz Presidente da CPAD-AJ, concedeu a palavra ao Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, que, cordialmente, iniciou a pauta com a leitura de um tema já abordado na 1ª Reunião Ordinária da CPAD-AJ de 2023: 1º item - PROCESSO SEI 0014834/2022: definição de parâmetros arquivísticos, consoante as Tabelas Processuais Unificadas do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, para processos de suporte analógico (papel), da 1ª Vara de Execução Fiscal do DF - 1VEFDF, incluindo-se a análise sobre o tratamento ideal para os casos em que as sentenças homologatórias de desistências estejam ausentes/pendentes nos autos físicos . O Secretário ressaltou que na última reunião ficou acordado que a Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC suscitaria dúvidas junto ao Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, sobre se o descumprimento da norma ocasionaria alguma punição. Assim, informou que a resposta apresentada pelo PRONAME, já juntada aos respectivos autos, tece a fundamentação de que não haveria problemas ou punições, e que eles estariam de acordo, se o Tribunal garantir a preservação em sistema próprio do Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq; condição que já havia sido garantida pela Coordenadoria de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP. Por conseguinte, o Secretário passou a palavra à Corregedoria, para manifestação sobre o assunto. Com a oportunidade, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, questionou sobre o impacto disso na Base Nacional de Dados do Poder Judiciário - DATAJUD do Tribunal, frente à ausência das sentenças nesses processos físicos digitalizados, considerando que as extrações de dados do Conselho Nacional de Justiça - CNJ ocorrem segundo os andamentos processuais. Sugeriu, então, que fosse feita uma diligência em paralelo ao arquivamento, no sentido de se ter uma amostragem de alguns processos, a fim de verificar como o sistema do DATAJUD opera a leitura de andamentos equivocados. Ato contínuo, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, em posse da palavra, solicitou autorização da Comissão para inserção ao final de cada processo, de uma folha, cujo teor fizesse referência ao Processo Administrativo - PA SEI que ensejou na decisão de não inclusão das sentenças no procedimento de digitalização, com o objetivo de viabilizar a recuperação da referida peça em caso de necessidade. De antemão, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, reforçou que essa decisão ocorrera pela Corregedoria e pela 1ª Vara de Execuções Fiscais - 1VEFDF, e que no PA SEI estão descritos esses procedimentos. Ao remate, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, resumiu que todos os membros da Comissão concordaram com a realização da amostragem, junto à Coordenadoria de Sistemas e Estatísticas da Primeira Instância - COSIST, e à incorporação da declaração ao dossiê da digitalização. Superado o primeiro tema, o Secretário Otacílio Guedes Marques deu prosseguimento ao próximo da pauta, assunto também já abordado na 1ª Reunião Ordinária da CPAD-AJ, o 2º item - PROCESSO SEI 0026060/2022: análise de proposta de complementação da Tabela de Assuntos de Temporalidade Cível, a fim de fazer sincronismo com a Tabela Processual Unificada do Poder Judiciário. Preliminarmente, o Secretário contextualizou que, na última reunião, restou pendência para a conclusão desse item, a entrega da Planilha pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, cuja expectativa de mais informações ocorreria ainda no mês vigente. Convidada a falar, a Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, informou que esse item ficou defasado para deliberação, em razão dos trabalhos realizados pelo PRONAME, a exemplo do Guia de Aplicação da Tabela de Temporalidade e de novas leituras afetas aos fluxos do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Em complemento, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, disse que a comissão responsável pelo PRONAME vem finalizando esse trabalho, e destacou que se deve aguardar essa publicação, para se ter mais subsídios . Assim, restou decidido pela CPAD-AJ o aguardo da finalização dos trabalhos relacionados ao tema, pelo PRONAME. Isto posto, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, compartilhou o 3º item - PROCESSO SEI 0028795/2023: adoção do prazo precaucional de 05 (cinco) anos como padrão para os processos judiciais de natureza cível, visando à otimização de recursos e a melhoria da qualidade no tratamento de informações, independentemente do suporte . De início, segue o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, o qual introduziu o tema com a informação de que essa sugestão visa à otimização do fluxo de tratamento arquivístico, por se constatar que a inobservância de itens relacionados às pendências provoca um aumento do prazo de guarda, em mais 02 (dois) anos. Acrescentou que a verificação de pendências, uma vez que não constam registros nos processos, gera uma perda demasiada de tempo, pelo motivo de indisponibilização de recursos necessários. Como exemplo, citou a não habilitação de acesso a determinados sistemas, como do BACENJUD, utilizado para consulta de restrições. Ao final, propôs a preservação desses processos por mais 02 (dois) anos por precaução, objetivando mitigar eventuais equívocos e retrabalhos, ganhando na produtividade de tratamento de processos físicos e digitais. Ante o exposto, a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, complementou que, observando os estudos do PRONAME, há uma tendência ao aumento dos prazos, que se alinha a essa dinâmica de manutenção de prazos mínimo como medida precaucional. Seguidamente, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento ressaltou que é prevista a possibilidade deste Tribunal de Justiça conter prazos mais dilatados do que o PRONAME, não podendo, inclusive, adoção de prazos menores. Diante disso, o Sr. Otacílio Guedes Marques, questionou aos membros se todos concordavam com o aumento do prazo, os quais, unanimemente, aprovaram a dilação do prazo de guarda para processos judiciais de natureza cível, com atualização da tabela. Seguindo a ordem da pauta, o Secretário procedeu com a leitura do 4º item - PROCESSO SEI 0028775/2023: verificação de adoção de rotinas e práticas, algumas com prescrição normativa de obrigatoriedade, mas que não são estritamente observadas nos autos judiciais arquivados para a baixa definitiva, conforme estabelecido no Manual de Gestão Documental do CNJ - MGDCNJ . Por conseguinte, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, transferiu a fala à Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, que, por sua vez, explicou que o item se subdivide em mais casos, sendo o primeiro subtópico correspondente ao prazo de resposta para pendências processuais . Em tempo, argumentou que, quando se identifica ausência de cumprimento de requisitos, no momento da análise dos autos para arquivamento definitivo, o processo retorna à vara de origem, sem prazo estabelecido para seu saneamento. Acrescentou ainda que a não execução da tarefa não acarreta nenhum efeito para a unidade judicante. Sugere-se então o estabelecimento de prazo e/ou imposição de alertas periódicos, para que essas diligências sejam cumpridas. Frente à oportunidade de fala, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Juiz Presidente da CPAD-AJ se manifestou em acordo com as providências sugeridas pela Supervisora Substituta do NUTID, Sra. Christiane Riley Dias De Aquino. Nessa esteira, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, indagou se havia estimativa do quantitativo desses processos sob pendência. Assim, a Sra. Christiane Riley informou que ainda não se tem essa estimativa, dada a recência do PJE-Arq, e ponderou que em sede de processos físicos, o número é elevado. Por oportuno, revelou que já foram feitas tentativas de envios de mensagens, via e-mail, para algumas varas, mas que não foram bem-sucedidas. Com a retomada da palavra, a Dra. Érika Maroja de Medeiros propôs acionar a Comissão de Apoio Extraordinário - CAE, a depender do volume que essa demanda represente, para atuar como força-tarefa, desonerando as varas dessa missão. Nesse sentido, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do NUTID, explicou que, em razão do caráter contínuo da atividade de tratamento, talvez não caberia, portanto, uma força-tarefa. Ato contínuo, a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID reforçou que sempre que pendências são identificadas, as unidades judiciais são notificadas. Buscando esclarecimentos, a Dra. Érika Maroja de Medeiros interpelou se as pendências persistiam ainda que utilizado o documento de checklist para arquivamento, questionamento que restou confirmado pela Sra. Christiane Riley. Ante o contexto, o Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Sr. Cristiano Menezes Alvares, acresceu que, diante da identificação de pendências, o procedimento adotado em sede de processos digitais diverge do procedimento dedicado aos processos físicos. Nesses, os autos são retornados às unidades judiciais para saneamento. Em sequência, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, sob a ótica da dinâmica das varas e da sobrecarga de trabalho, entendeu que seria uma medida ineficaz, considerando que se trata de processos já arquivados, fora das estatísticas observadas por essas unidades. Isto posto, sugeriu que, a depender do montante, poderia ser utilizado os serviços da Comissão de Apoio Extraordinário - CAE. Destarte, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, concordou que a campanha representa uma medida que dará publicidade às questões das pendências e dos alertas, além disso, considerou a alternativa da Comissão de Apoio Extraordinário - CAE, mediante um levantamento do quantitativo correspondente às pendências, junto à Coordenadoria de Sistemas e Estatísticas da Primeira Instância - COSIST. Nesse ínterim, houve um breve diálogo sobre os tipos de pendências, no qual se constatou que, em sua maioria, consistem em objetos de crimes, penhoras de valores e de bens. Com a palavra, a Dra. Érika Maroja de Medeiros conclui que, pensando na efetividade das medidas, acata a ideia do alerta, mas frisa a necessidade de se realizar a campanha de sensibilização das varas, sem, contudo, excluir a força-tarefa no caso de inefetividade das ações. Ademais, compartilhou a implementação, no Sistema de Gerenciamento de Objetos de Crime - SIGOC, de mecanismo cuja função compreende desarquivar os autos automaticamente quando da entrada de um objeto, motivo pelo qual acredita na redução significativa de pendências relacionadas aos objetos de crimes. Portanto, o item foi finalizado com a aprovação de alertas periódicos acerca das pendências, em sede de Sistema de Processo Judicial Eletrônico - PJE, em paralelo à campanha de sensibilização que versem sobre a execução de tarefas afetas às pendências, a ser realizada mediante canal da Assessoria de Comunicação Social - ACS, sem excluir eventual necessidade de uma força tarefa. Ato contínuo, prosseguiu-se a pauta para o segundo subtópico, relacionado à ausência da certidão de translado nos autos autuados em apartados . Com posse da fala, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, alegou ausência de certidão que acarreta a impossibilidade do cumprimento do Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Argumentou que, segundo o Manual, com exceção dos processos autuados em apartados que tiveram suas peças principais transladas aos autos principais, os incidentes devem ser eliminados de imediato, por não possuírem prazo de guarda. Explicou que o analista não consegue saber a existência da certidão de translado, haja vista não terem acesso ao Sistema de Processo Judicial Eletrônico - PJE de 2º Grau (segunda instância). Logo, sugeriu à Comissão que a expedição dessa certidão de translado tivesse força obrigatória, proporcionando o resguardo de direitos, frente à eliminação desses autos. Complementarmente, a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTID, realçou que a certidão deve servir como modelo de documento que viabilize a sua fácil identificação, a fim de otimizar o fluxo de trabalho. Por oportuno, o Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Sr. Cristiano Menezes Alvares, pontuou que a limitação de acesso aos sistemas, pelas unidades arquivísticas, é, notadamente, um fator dificultante ao cumprimento das normas arquivísticas do Conselho Nacional de Justiça - CNJ. Em seguida, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, rememorou que a Secretaria é a unidade curadora dos processos administrativos eletrônicos, inclusive dos que estão sob sigilo, e reforçou o quão importante é o acesso a dados inerentes ao tratamento arquivístico, e que isso deve ser uma questão a ser avaliada pela Comissão. Na sequência, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da Comissão, perguntou se alguém discordara da sugestão, ocasião em que não houve manifestação contrária. Seguidamente, o Sr. Otacílio Guedes Marques, retomada a posse da palavra, declarou concordância pela Comissão pela obrigatoriedade de expedição da certidão de translado; prosseguindo, então, para o próximo quesito. Com a oportunidade de fala, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do NUTID, compartilhou o terceiro subtópico da pauta diz respeito à expedição da certidão de trânsito em julgado, também para fins de torná-la obrigatória . Em tempo, compartilhou que o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário determina que o registro da ocorrência de decisão terminativa (certidão de preclusão) ou do trânsito em julgado é requisito para a determinação de arquivamento. Porém, relata a problemática de ausência de comprovação de expedição desses documentos. De antemão, contextualizou a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTID, que, em que pese conter na Tabela Processual Unificada - TPU o documento 527, correspondente à certidão de trânsito em julgado, ele não vem sendo utilizado. Ato contínuo, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da Comissão, indagou se esse procedimento teria de ser operado em cada unidade judicante. A Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do NUTID, por sua vez, propôs que o movimento de trânsito em julgado fosse atrelado, condicionalmente, à expedição da certidão de trânsito em julgado. Assim, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, perguntou se haveria possibilidade de automação desse procedimento. Frente à indagação, a Supervisora do NUTID, Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, disse que já obteve resposta favorável do Comitê Gestor para Implantação e Acompanhamento do Processo Judicial Eletrônico - CGPJE, mas que não se sabe quais seriam os custos. Por conseguinte, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, ao considerar a rotina das varas, manifestou concordância que a execução da tarefa se valha de automação. Dado momento, também questionou se não seria o caso de compartilhar o caso com a Coordenadoria de Sistemas e Estatísticas da Primeira Instância - COSIST, sem que o tema precise de deliberação do CGPJE; prontamente, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora do NUTID, disse que, segundo informações, faz-se imprescritível a autorização. Por fim, ficou acordado entre todos os presentes que a temática seria submetida à deliberação do CGPJE, para a automação do movimento de trânsito em julgado dos autos, de forma a condicioná-lo à expedição da certidão de trânsito em julgado. Por último, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTID incluiu à pauta o quarto subtópico, referente à sugestão de comprovante da retirada de restrições judiciais . Participou que essa providência partiu do servidor Daniel Barbosa Pereira, gestor da Coordenadoria de Correição e Inspeção Judicial - COCIJU, com o objetivo de evitar o retrabalho de contactar a vara sempre que identificada uma restrição nos autos, por ausência de um comprovante de baixa ou retirada de tal restrição. Acrescentou ainda que a equipe arquivística não possui acesso a diversos sistemas geradores de restrições, motivo pelo qual não realiza as consultas. Perante o relato, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, manifestou-se concordante, destacando ser pertinente a existência de evidência de baixa. Por ocasião da anuência de todos os presentes acerca da obrigatoriedade às unidades judicantes de juntar aos autos documento que comprove a retirada de restrições judiciais, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, ratificou a aprovação dos quatro subtópicos do 4º (quarto) tema da pauta . Ainda com a palavra, deu início ao 5º item - PROCESSO SEI 0029802/2023: possibilidade de tratamento arquivístico de documentos sigilosos em processos judiciais eletrônicos, que implica na avaliação e validação do conteúdo pela unidade NUTID, cujo acesso é impossibilitado, em razão do sigilo . Com a palavra, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTID, iniciou sua fala participando à Comissão algumas etapas do tratamento arquivístico, sobretudo, as peculiaridades desse procedimento no que tange ao sigilo de processos judiciais, ao explicar que apenas os níveis 0 (zero) e 1 (um), de grau de sigilo, entram para o Sistema PJE-Arq. Continua que, embora a equipe arquivística possua acesso a esses processos, a política deste Tribunal não prevê a concessão de acesso aos documentos sigilosos que fazem parte desses processos. Sendo assim, afirma que esses autos ficam sem tratamento, até a baixa do respectivo sigilo ocorra. Na oportunidade, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, ressaltou que mesmo os processos sob sigilo precisam de curadoria e gestão documental. Rememorou que algo semelhante a isso ocorreu no âmbito do Sistema Eletrônico de Informação - SEI, conjuntura na qual precisou avocar a competência para operacionalizar o saneamento de mais de 500 (quinhentos) processos administrativos sigilosos que estavam no limbo, sem o devido controle. Por conseguinte, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, disse que por se tratar de processos já arquivados, cabe à Corregedoria a concessão da credencial de acesso a esses documentos, e que essa providência possibilita o tratamento dos processos. Disse não se opor à concessão da autorização, tendo em vista que todo tipo de acesso fica registrado, para fins de responsabilização. Por consequência, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, alegou ser suficiente o acesso apenas para a pessoa responsável pelo tratamento. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, por sua vez, complementou ao dizer que o exame documental é indispensável também para posterior eliminação dos autos, etapa que sucede o cumprimento do prazo de guarda, em função de peças processuais que devem ser preservadas. Ato contínuo, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas - NUTID, informou que se faz necessária a autorização da CPAD-AJ, a qual será juntada ao Processo Administrativo - PA SEI 0029802/2023, como respaldo. Cautelosamente, o Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Sr. Cristiano Menezes Alvares, destacou que importa considerar o nível de complexidade o qual envolve a concessão de acesso a documentos sigilosos de todos os processos judiciais em fase de arquivamento definitivo. Ante o exposto, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, orienta que seja feita uma consulta à área técnica para saber se seria possível o acesso apenas aos processos arquivados. Ao remate, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, declarou o item como encerrado, após aprovação por unanimidade para consulta sobre a viabilidade de acesso individualizado, somente a documentos sigilosos de processos que se encontram arquivados. Desse modo, parte-se para o próximo assunto da pauta, a saber: o 6º item - PROCESSO SEI 0029782/2023: adequada utilização das movimentações processuais no âmbito do PJE, especificamente de Habeas Corpus , conforme a Tabela de Temporalidade do Conselho Nacional de Justiça - CNJ . Para contextualizar o quesito, a Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, inteirou que a Tabela Processual Unificada - TPU determina que os movimentos aplicáveis aos Habeas Corpus devem ser: "concessão de Habeas Corpus ", "Concessão em Parte", "Denegação de Habeas Corpus ". No entanto, ao alegar que as Câmaras e as Turmas têm se utilizado de movimentos diversos as do referido glossário, colocou como proposta de solução a adesão pelas Câmaras e Turmas dos movimentos preconizado na TPU. Em seguida, a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, interpôs duas alternativas a serem avaliadas pela Comissão, sendo a primeira opção a de consolidação das terminologias, que implica em reputar como corretas as que estão sendo utilizadas, ou a segunda opção, que consiste na ratificação da inadequação dos movimentos utilizados ao disposto na Tabela Processual Unificada - TPU, acarretando, assim, o desarquivamento dos autos para retorno, em virtude da pendência. Em tempo, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, ressaltou que esse retorno impactaria, significativamente, as estatísticas e o trabalho das unidades judiciais. Por conseguinte, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do NUTID, propôs que a ampliação desses parâmetros fosse efetivada a partir de um corte cronológico. Prontamente, o Sr. Fabrícius Clemens Madruga, Secretário Judiciário, manifestou-se favorável à ampliação. Sucessivamente, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, pontuou que, atentando para a finalidade que é a preservação dos Habeas Corpus , concorda com a ampliação das terminologias. Todavia, orienta sobre a necessidade de comunicar à equipe da Base Nacional de Dados do Poder Judiciário - DATAJUD, a ocorrência dessas desconformidades, alertando que podem vir a impactar dados estatísticos. À vista disso, a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, replicou se as novas regras já poderiam ser aplicadas ao legado, tão logo houvesse a comunicação do assunto à Coordenadoria de Gestão dos Sistemas da 2ª Instância - CGSIS. Em resposta, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, orientou que o encaminhamento fosse via CPAD-AJ, a fim de informar a identificação das inadequações, com sugestão de se criar uma campanha educativa e o saneamento dessa base, caso seja interessante para o Tribunal. Em conclusão, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, finalizou o item, mediante aprovação de todos para ampliação, pela equipe arquivística, dos parâmetros de movimentos de Habeas Corpus , conforme terminologias adotadas pela segunda instância, além da comunicação, via CPAD-AJ, ao DATAJUD, bem como com proposta de campanha educativa e/ou saneamento da base para a CGSIS. Logo após, ainda com a fala, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, anunciou o próximo tema da pauta, que consiste no 7º item - PROCESSO SEI 0029807/2023: solicitação de informações operacionais relacionados à gestão documental de agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito em matéria criminal, e incidentes processuais autuados em apartado, arquivados antes da implantação do sistema PJE-Arq . Com a posse da palavra, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, esclareceu que, em que pese a definição "incidentes processuais autuados em apartados" estar prevista na Tabela Processual Unificada - TPU como processo de conhecimento, para fins arquivísticos, eles não consistem numa classe processual. Explicou que por tratarem de decisões terminativas e estarem vinculados ao processo principal, devem ser submetidos a um tratamento diverso. Dessa forma, solicitou a formalização, por parte deste Tribunal de Justiça, sobre quais seriam os tipos de incidentes processuais autuados em apartado. Ao suplementar, a Sra. Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, argumentou que a formalização tem o objetivo de evitar lacunas normativas que possam se converter em erros. Ademais, compartilhou com a Comissão alguns questionamentos relacionados à preservação digital desses processos, que se traduzem na definição das peças que devem ser transladadas; e, em casos de indeferimentos, na necessidade, ou não, de elaboração de um dossiê de preservação digital (na sua originalidade). De antemão, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, opinou que essa matéria deve ser disciplinada por normativo, até para que a equipe arquivística possa atuar com respaldo. Por oportuno, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, informou que já existe esse normativo, contudo, ele não faz referência ao tipo de suporte (físico ou digital). Em consequência, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do NUTID, acrescentou que esse normativo não trata do Dossiê de Preservação Digital Judicial. Seguidamente, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, propôs o levantamento dos atos normativos que necessitem de atualização. Retomada a palavra, o Sr. Cristiano Menezes Alvares enfatizou a importância de se ter uma diretriz para a proposição da minuta do ato normativo. Logo, recomendou que, no caso de ausência de registro de translado, as peças que não tiverem cópias fossem todas preservadas. Isto posto, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, manifestou concordância, mas sugeriu a provocação ao Conselho Nacional de Justiça - CNJ, com o objetivo de se obter o entendimento deles acerca dessas peças processuais. Frente ao exposto, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, findou mais um tópico com a aprovação unânime para exposição das dúvidas relacionadas à preservação de peças processuais de incidentes processuais autuados em apartados, via canal do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, bem como para a elaboração da minuta do ato normativo, nos termos propostos pelo Sr. Cristiano Menezes Alvares. Dado momento, o Sr. Otacílio Guedes Marques, trouxe à discussão o último tema da pauta, a saber: 8º item - PROCESSO SEI 0033981/2023: retirada do Processo nº 2015.01.1.068319-9 (Ação Monitória) da lista de documentos da 2ª Vara Cível de Brasília a serem eliminados, referente ao Edital nº 04/2023 dessa Comissão, cuja solicitação foi acompanhada de cópia da petição inicial da Interpelação Judicial nº 0727940-21.2023.8.07.0001/DF . Continuamente com a palavra, o Secretário justificou que a retirada do processo judicial da listagem de eliminação é submetida à CPAD-AJ apenas para ad referendu, mas que esse caso requer uma particularidade. Ato contínuo, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, esclareceu que no requerimento consta a solicitação de retirada do processo da listagem de eliminação, bem como da sua preservação, até que as pretensões da massa falida do Banco Cruzeiro do Sul contra o requerente fossem julgadas, ou tivesse o prazo prescricional expirado. Dessa maneira, o Sr. Cristiano Menezes Alvares sugeriu relacionar os autos da massa falida junto ao processo objeto da listagem de eliminação, com o efetivo registro no Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Analógicas - NUTIA, eximindo os autos de um novo tratamento. Destarte, Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, com a posse da palavra, encerrou a pauta ante o consenso de todos acerca da retirada, e preservação, dos autos nº 2015.01.1.068319-9 (Ação Monitória) da lista de documentos da 2ª Vara Cível de Brasília, referente ao Edital nº 04/2023. Após cordiais agradecimentos, declarou encerrados os trabalhos, da qual eu, Danielle Mendes Barreto Marques, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão de verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AJ:

Dr. Leandro Borges de Figueiredo

Érika Maroja de Medeiros

Otacílio Guedes Marques

Fabrícius Clemens Madruga

Joberth Charles Vieira da Silva

Cristiano Menezes Alvares

Daniel Rodrigues Monteiro

Guilherme Guth de Paiva

Convidados:

Débora Pinheiro Tolentino

Marcos Henrique Faria

Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe

Christiane Riley Dias De Aquino

Consuelo Dutra Rocha

Iolanda Rodrigues Malo da Silva Bragança

Danielle Mendes Barreto Marques

Pollyanna de Carvalho Tomimatsu

Laila Silva da Fonseca

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 28/02/2024, EDIÇÃO N. 39. FLS. 30-33. DATA DE PUBLICAÇÃO: 29/02/2024