Ata da 1ª Reunião Extraordinária de 2020 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 05/02/2020

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

DATA: 05/02/2020

Elaborada por: Rogério Martins Silva

2- IDENTIFICAÇÃO DA REUNIÃO:

1ª Reunião Extraordinária CPAD-AM - 2020

3- LOCAL:

Sala de Reuniões da Presidência (Bloco A - Sala 508)

4- PARTICIPANTES: 

NOME	UNIDADE	E-MAIL
CRISTIANO MENEZES ALVARES	CODOC	cristiano.alvares@tjdft.jus.br
DANIEL RODRIGUES MONTEIRO	NUGAD	daniel.monteiro@tjdft.jus.br
FLAVIA BARROS DA SILVEIRA	SEOF	flavia.silveira@tjdft.jus.br
GUTEMBERG MANGUEIRA ABILIO JR	SEDI	gutemberg.junior@tjdft.jus.br
LUCIANA DE MOURA DIBE	SGIC	luciana.dibe@tjdft.jus.br
LUZMAR BATISTA DE ARAUJO	SUCON	luzmar.araujo@tjdft.jus.br
MARILENE DANTAS DE ATAIDES	NUCER	marilene.dantas@tjdft.jus.br
MARILIA BARBOSA DE BARCELOS	COVG	marilia.barcelos@tjdft.jus.br
RAFAEL ARCANJO REIS	SEG	rafael.reis@tjdft.jus.br
ROGERIO MARTINS SILVA	SGIC	rogerio.silva@tjdft.jus.br
SAMUEL RAYER DE SANTANA	SEMA	samuel.santana@tjdft.jus.br
SANDRO BORGES DIAS	COPAM	sandro.dias@tjdft.jus.br
VANESSA ROCHA	SUPJE	vanessa.rocha@tjdft.jus.br

5- PAUTA

ORDEM	DESCRIÇÃO
1.	Apresentação e consolidação das propostas de ajustes referentes à minuta de Portaria Conjunta que regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito do TJDFT
2.	Análise de viabilidade acerca da alteração do prazo de guarda das Certidões Judiciais de Distribuição (informalmente conhecidas como "nada consta" ou "certidão negativa")

6- ASSUNTOS TRATADOS:

Ao abrir a 1ª reunião extraordinária da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD–AM de 2020, o Presidente da Comissão passou a palavra à Secretária da SGIC, que consoante ao que foi consignado na 4ª e última reunião ordinária da Comissão de 2019 (17/12/2019), apresentou o primeiro item da pauta, qual seja: a consolidação das propostas de ajustes referentes à minuta de Portaria Conjunta que regulamenta o Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito do TJDFT. Foi informado a todos que, durante esse espaço de tempo, A SGIC promoveu reuniões com gestores e servidores de unidades vinculadas (COARQ, CODOC e NUGAD) para fins de revisão e aperfeiçoamento da norma. Comunicou, também, sobre reunião realizada no dia 29/01/2020 com a Coordenadoria da Ouvidoria-Geral, por iniciativa desta, que propôs e discutiu sugestões pertinentes de melhorias no texto, especialmente no tocante à adequação do ato normativo em relação à Lei de Acesso à Informação Nº 12.527/2011, as quais foram amplamente analisadas e acolhidas pela SGIC. Nesse passo, informou ainda que a SERH enviou e-mail no dia 04/02/2020 com ponderações e sugestões formuladas pela SUPAG, que já estão sob análise. Ato contínuo, passou a palavra aos membros presentes, para manifestações, oportunidade em que os representantes da SEMA, SEDI e SEOF solicitaram que suas propostas fossem encaminhadas, tempestivamente, via e-mail. A Secretária da SGIC ofereceu prazo até 07/02/2020, para que as sugestões daqueles e dos demais membros sejam enviadas. Por fim, foi comunicado aos presentes o objetivo de consolidar e enviar o texto final, via correio eletrônico, até 19/02/2020, para última apreciação da Portaria antes dos atos necessários à sua publicação, o que foi prontamente acolhido pelos membros e Presidente da Comissão. O segundo item apreciado diz respeito à análise de viabilidade acerca da alteração do prazo de guarda das Certidões Judiciais de Distribuição (informalmente conhecidas como "nada consta" ou "certidão negativa"), tratada no Processo SEI 0020012/2019, inaugurado pela SEDES. Atualmente, o prazo de guarda total, de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – TT-AD , é de 7 (sete) anos. A proposta é diminuir para 1 (ano). O acervo em análise é composto por  mais de 6 (seis) milhões de arquivos em PDF, produzidos a partir de setembro de 2014, que atualmente ocupam espaço de aproximadamente 850GB no banco de dados do SISTJWEB. O sistema utilizado para emissão dessas certidões era o PROCART, que foi recentemente descontinuado e teve seu objeto migrado para o sistema CNC. Por tratar-se de assunto técnico que envolve atores de TI e de negócio, o Presidente da CPAD solicitou a participação de representantes da SEDES e do NUCER, que se deu por meio das presenças da Secretária Substituta e da Supervisora das unidades, respectivamente. Prestados alguns esclarecimentos pela SEDES acerca da possibilidade de back-up em máquina dedicada, com menor custo de armazenagem de dados e resultando em melhoria de desempenho do sistema, bem como da possibilidade de resgatar qualquer certidão emitida por meio de fonte primária (metadados), sem necessidade de salvar os arquivos em PDF. O Coordenador da CODOC manifestou-se no sentido de que as certidões emitidas são documentos públicos e, portanto, devem ser submetidas à legislação vigente para que possam ser eliminadas. Acrescentou, ainda, que o prazo de guarda  constante da Tabela de Temporalidade pode ser alterado mediante deliberação da CPAD-AM, uma vez verificados os impactos e possíveis implicações dessa alteração. O Presidente da Comissão ponderou todas as colocações e julgou apropriado que a demanda seja objeto de novas discussões setoriais (TI, Arquivo e NUCER), para mensuração mais acurada dos impactos de ordem técnica e legal que poderão advir em face da alteração proposta. Solicitou, ainda, que a Secretária Substituta da SEDES analise o Processo SEI 0020012/2019, onda há a manifestação técnica das áreas envolvidas, assim como que seja verificada a possibilidade de segregamento dos arquivos em formato PDF para uma solução de armazenamento com menor custo operacional. Ante o exposto, determinou a inclusão do item para deliberação na próxima reunião ordinária da CPAD-AM. Por não haver mais nada a acrescentar pelos presentes, deu-se por encerrada a reunião.

7- AÇÕES A SEREM TOMADAS

Número	Descrição	Responsável
1.	Consolidação e envio da minuta de Portaria do SEI até 19/02/2020	SGIC
2.	Reuniões setoriais para tratar do prazo de guarda das certidões de “nada consta”	SEDES, CODOC e NUCER

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 19/07/2022, EDIÇÃO N. 134. FLS. 98/99. DATA DE PUBLICAÇÃO: 20/07/2022