Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2020 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 20/08/2020

Órgão
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios
Unidade
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS
Tipo
Ata da Comissão Permanente de Avaliação Documental Área Meio
Número
1
Disponibilização
19/07/2022
Publicação
20/07/2022
Origem
INTERNA/LEGADO

 Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental


ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2020 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM

Aos vinte dias do mês de agosto do ano de dois mil e vinte, às catorze horas, na sala virtual de reuniões da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC na plataforma Zoom, iniciou-se a 1ª Reunião Ordinária de 2020 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria Conjunta 44, de 21 de junho de 2016, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do TJDFT – SEG, Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Recursos Humanos – SERH, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Recursos Materiais – SEMA, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, e os suplentes Alexandre Correia de Aquino, Secretário-Geral Substituto da Corregedoria – SGC, Flavia Barros da Silveira, Secretária Substituta de Recursos Orçamentários e Financeiros – SEOF, Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM, Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ e Carolina Campos Afonso, Coordenadora Substituta da Ouvidoria-Geral – COVG. Estiveram presentes como convidados: Frederico Adjovani Silva de Aguilar Lemos, do Serviço de Gestão da Informação – SERGIN, Marilene Dantas de Ataides, Supervisora do Núcleo de Emissão de Certidões – NUCER, Adriana Crispim Lima, Coordenadora Substituta de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, Betania Martins Pitanga, Supervisora do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI, Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, Elenara Oliveira de Souza, Secretária de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, Gutemberg Mangueira Abilio Junior, Secretário Substituto de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, Lígia Duarte Figueiredo, da Coordenadoria de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ e Wildice Lima Ferro Cabral, Chefe do Gabinete da Primeira Vice-Presidência – GPVP. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, deu início a reunião e agradeceu aos participantes pela presença. Após, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por e-mail aos participantes, com intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a validação, ad referendum da maioria dos membros da Comissão, dos atos que dizem respeito a competências meramente procedimentais realizados pelo Presidente da CPAD-AM, em relação às autorizações fornecidas em 2020 para conversão de suporte de processos físicos e sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. Todos os membros presentes validaram as conversões de suporte listadas anexas a esta ata. O segundo item deliberado foi a proposta de alteração da Portaria Conjunta 72, de 02 de setembro de 2016, para incluir o Secretário-Geral da Presidência no rol das autoridades com atribuição para classificação do sigilo de informações no âmbito do TJDFT no grau reservado. Trata-se de solicitação em razão dos Processos SEI 0016291/2017 e 0016934/2018, nos quais foram inseridos termos de desclassificação de informação com a identificação do Secretário-Geral da Presidência como autoridade com competência para realizar a desclassificação quanto ao grau de acesso das informações. Todos os membros presentes aprovaram a referida inclusão, devendo ser providenciada pela SGIC a minuta para alteração da Portaria Conjunta 72, de 02 de setembro de 2016. O terceiro item discutido foi a proposta de alteração da Portaria Conjunta 44, de 21 de junho de 2016, para alterar a composição da CPAD-AM. A primeira alteração diz respeito à substituição da menção à extinta Secretaria de Distribuição e Movimentação de Autos Judiciais da 1ª Instância - SEDI para a unidade organizacional que herdou parte das atribuições dos setores da antiga Secretaria, a Secretaria de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ. Todos os membros presentes manifestaram concordância à alteração da menção de SEDI para SEAJ. A segunda alteração diz respeito à inclusão do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI como membro da CPAD-AM, em atenção à Resolução CNJ 324 (artigo 12, inciso II). A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, explicou que a Resolução CNJ 324 trouxe algumas alterações na composição da CPAD. Nesse momento, a Resolução CNJ 324 foi espelhada na tela para que os participantes pudessem visualizá-la. A Secretária informou que o artigo 12, inciso II da referida Resolução traz que um servidor responsável pelas atividades de memória da instituição deve integrar a CPAD e que a interpretação da Secretaria é de que o setor responsável atualmente pela gestão da memória do TJDFT é o NUAMI. A terceira alteração diz respeito a alteração da redação do artigo 2º para atender a Resolução CNJ 324 (artigo 12, incisos IV, V e VI). A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que os referidos incisos trazem a previsão de que devem integrar a CPAD um servidor graduado em curso superior de Arquivologia, um servidor graduado em curso superior de História e um servidor graduado em curso superior de Direito. A Secretária esclareceu que existe uma dúvida de interpretação: se os três servidores mencionados precisam compor a CPAD enquanto membros com direito a voto (totalizando 18 membros) ou se é possível que os integrantes da CPAD tenham essas formações indicadas, de forma que não haveria necessidade de criar uma vaga específica para um arquivista, um historiador e um bacharel em Direito. A Secretária acrescentou que outra novidade da Resolução CNJ 324 é de que o quórum passa a ser de maioria simples, sendo necessário também este ajuste da norma da CPAD. Seguindo a sugestão apresentada pela Secretária, restou decidido que a SGIC irá elaborar minuta de alteração da Portaria Conjunta 44, de 21 de junho de 2016, para contemplar as alterações promovidas pela Resolução CNJ 324, que será incluída na pauta da próxima reunião para deliberação. O quarto item tratado foi a ratificação da proposta de criação da série documental "08.10.03 – ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Acolhimento e Acompanhamento de Idosos em Situação de Risco", objeto do Processo SEI 0006030/2020. O Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, esclareceu que a Central Judicial do Idoso – CJI, unidade vinculada à Segunda Vice-Presidência, já realiza esse procedimento e solicitou ao NUGAD que esse procedimento fosse realizado dentro do SEI. Para tanto, foi necessária a criação de uma série documental específica. A equipe de classificação da SGIC apresentou a proposta de classificação "08.10.03 – ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Acolhimento e Acompanhamento de Idosos em Situação de Risco", que foi acatada pela área técnica, sendo necessário que a CPAD-AM ratifique essa proposta de criação. Todos os membros presentes manifestaram concordância com a ratificação da criação da série documental "08.10.03 – ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Acolhimento e Acompanhamento de Idosos em Situação de Risco". O quinto item discutido foi a ratificação das alterações sugeridas pela SGIC na minuta de Portaria Conjunta que atualizará a regulamentação do SEI no âmbito do TJDFT, objeto do Processo SEI 0008091/2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que a nova Portaria do SEI não chegou a ser validada na gestão anterior, sendo necessário submeter a nova minuta aos membros antes de ser assinada pela Administração Superior. Explicou que, por solicitação do NUGAD, foi criado um novo processo (PA SEI 0008091/2020) para tramitação dessa nova minuta para resguardar o processo inicial (PA SEI 1000001/2016), que é um processo histórico que trata da implementação do SEI no âmbito do TJDFT. Acrescentou que a SGIC e suas unidades vinculadas fizeram algumas sugestões de alteração do texto, que foram encaminhadas por e-mail aos participantes da reunião. Esclareceu que as alterações apresentadas dizem respeito a adequação de redação e de alguns procedimentos e que as referidas alterações não mudam o escopo da norma. Ressaltou que a proposta de alteração mais significativa foi a de que a portaria entre em vigor 30 dias após a sua publicação. A minuta anterior previa que seria desde sua publicação. Explanou que a alteração foi proposta para que a SGIC e o NUGAD tenham tempo para implementar medidas pedagógicas para que, quando a norma entre em vigor, o usuário esteja adaptado, bem como para que seja possível desenvolver as funcionalidades previstas na portaria. O Sr. Alexandre Correia de Aquino, Secretário-Geral Substituto da Corregedoria – SGC, apontou que seria interessante que a nova Portaria do SEI contemplasse uma questão em relação às unidades administrativas e unidades judiciais que são extintas. Informou que, hoje, quando uma unidade é extinta, os processos ficam na caixa SEI da unidade. Disse que, quando se trata de unidade administrativa, é mais simples de resolver. Mas, quando se trata de unidade judicial, a questão é mais complexa, pois na caixa estão tanto processos administrativos que fazem referência a processos judiciais quanto processos pessoais de servidores e magistrados. Propôs que seja criado um dispositivo para que, antes de extinguir a unidade, o gestor seja responsável por dar baixa em todos os processos. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, Presidente da CPAD-AM, ressaltou a importância do tema. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, concordou que esta seria uma boa oportunidade e questionou qual seria a repercussão no NUGAD quanto à operacionalização dessa atividade. O Sr. Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, afirmou que o Núcleo já identificou em torno de 1.300 (mil e trezentos) processos em unidades extintas. Informou que o que ocorre hoje é que, quando o setor dos Recursos Humanos lança uma nova unidade, ele automaticamente já extingue a outra. Isso repercute no sistema de forma que, automaticamente, a unidade extinta é desativada. Para tratar os processos, o gestor da unidade extinta precisa acionar a SGIC ou o NUGAD para reabrir a unidade. Informou que o NUGAD está automatizando o sistema e dará um prazo de 8 (oito) dias (ou até mais, a depender) para que a unidade extinta permaneça aberta para o gestor para que ele faça esse saneamento. Acrescentou que, hoje, o gestor recebe um e-mail para que ele faça esse saneamento, mas ele não tem tempo hábil, pois, conforme explicado anteriormente, a unidade extinta é desativada no sistema na mesma data em que a nova é criada. Apontou que, caso essa previsão venha a constar no normativo, ela constará no e-mail que será enviado ao gestor. Complementou que o NUGAD não faz a migração dos processos, sendo esta uma responsabilidade do gestor que deverá analisar cada processo para dar o encaminhamento necessário, o que é um procedimento demorado. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, propôs que a minuta seja alterada para incluir a previsão do tratamento de processos em unidades extintas. Todos os membros presentes manifestaram concordância com a inclusão da previsão do tratamento de processos em unidades extintas na minuta da nova Portaria do SEI, que será incluída na pauta de reunião extraordinária. O último item tratado foi a deliberação acerca do entendimento técnico-legal proposto pela SGIC, representantes da Coordenadoria-Geral de Tecnologia da Informação – CGTI e do Núcleo de Emissão de Certidões – NUCER, no curso do Processo SEI 0020012/2019, formulado para embasar possível alteração do prazo de guarda das Certidões Judiciais de Distribuição (informalmente conhecidas como "nada consta" ou "certidão negativa"), conforme discussão iniciada na reunião da CPAD-AM, realizada em 05 de fevereiro de 2020. Nesse momento, foi espelhada ata de reunião realizada entre representantes da SGIC, CODOC, NUGAD, NUCER, SERPRO e SUPJE no dia 13 de fevereiro de 2020. A Sra. Marilene Dantas de Ataides, Supervisora do Núcleo de Emissão de Certidões – NUCER, esclareceu que o sistema anterior, utilizado pelo setor, armazenava os arquivos PDFs das certidões, o que ocupava um espaço imenso. O novo sistema, que começou em janeiro de 2020, passou a não arquivar os PDFs, mas apenas algumas informações necessárias. Afirmou que, segundo o que entendeu da ata da reunião anterior, a guarda das certidões deveria ser permanente, por ser a única forma de garantir a autenticidade desses documentos. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, complementou que a discussão surgiu em razão da implantação do novo sistema de emissão de certidões. O que foi identificado é que o antigo sistema tinha um acervo significativo de certidões armazenadas, algo na casa de 6 (seis) milhões, salvo engano, sendo necessário fazer a gestão dessa informação. Durante a análise, foi verificado que a única forma de autenticar as certidões que foram emitidas pelo sistema anterior seria preservando todo esse acervo. A tabela de temporalidade do TJDFT prevê que o prazo de guarda é de 7 (sete) anos, sendo um prazo de guarda que não atende as necessidades do Tribunal e da sociedade. Dessa forma, sugeriu-se alterar para que esses documentos se tornem de guarda permanente. Em relação ao novo sistema que foi implementado, as informações não ficam no PDF e sim em um arquivo no formato JSON, sendo esse arquivo suficiente para possibilitar a autenticação das certidões geradas. Logo, no caso do novo sistema, deve ser preservado o arquivo JSON e os metadados que estão no sistema. Todo esse acervo deve ser tratado e encaminhado para o Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, que já está em funcionamento na Casa, para que seja possível preservar de forma permanente essa informação. O Sr. Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, esclareceu que o PDF e o JSON são tipos de arquivo de intercâmbio de sistemas. Acrescentou que o JSON é um espelho da certidão emitida, uma forma de autenticação. Diante disso, é necessário mudar o prazo de guarda para permanente para preservação desses arquivos PDF, do sistema antigo, e JSON, do novo sistema, no RDC-Arq. Ressaltou que é uma solicitação que veio da TI porque os arquivos PDF já estão sobrecarregando e comprometendo o desempenho das ferramentas. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, complementou que uma das questões que motivou a Coordenadoria-Geral de Tecnologia da Informação – CGTI a entrar em contato é a necessidade de desligar o sistema antigo, o que só poderá ser feito após o tratamento do acervo e envio ao RDC-Arq. O Sr. Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, esclareceu que o RDC-Arq é o repositório confiável para o armazenamento e o AtoM permite a visualização, para que as pessoas tenham acesso e possam autenticar os documentos. Ao ser questionado pelo Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, sobre o andamento do projeto do RDC-Arq, o Sr. Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD respondeu que a primeira etapa do projeto piloto, com o DJe, foi concluída, já sendo possível fazer a preservação dos arquivos do DJe em ambiente confiável e também a disponibilização no AtoM. Apontou que os arquivos do sistema antigo do NUCER são semelhantes aos do DJe. E que, com os conhecimentos já adquiridos, é possível que já comecem os estudos para preservação desses documentos, se for destinada uma linha de frente para trabalhar nessa questão. Todos os membros presentes manifestaram concordância com a alteração do prazo de guarda das Certidões Judiciais de Distribuição para permanente. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Ana Carolina Nunes Fonsêca, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AM:

Celso de Oliveira e Sousa Neto

Carolina Magalhães Alcoforado Franco

Luciana Essinger Toledo Varella

Isabella de Sousa Brito

Cristiano Menezes Alvares

Membros suplentes da CPAD-AM:

Alexandre Correia de Aquino

Flavia Barros da Silveira

Sandro Borges Dias

Joaran Fonseca Marques Filho

Carolina Campos Afonso

Convidados:

Frederico Adjovani Silva de Aguilar Lemos

Marilene Dantas de Ataides

Adriana Crispim Lima

Betania Martins Pitanga

Daniel Rodrigues Monteiro

Elenara Oliveira de Souza

Gutemberg Mangueira Abilio Junior

Lígia Duarte Figueiredo

Wildice Lima Ferro Cabral


ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 19/07/2022, EDIÇÃO N. 134. FLS. 91-96. DATA DE PUBLICAÇÃO: 20/07/2022

ANEXO - Conversões de Suporte 2020 autorizadas até 12/08/2020

Ordem

Número do processo criado no SEI

Número do processo que autorizou a conversão

1

0002106/2016

0000032/2020

2

0003148/2010

0000032/2020

3

0003459/2014

0000032/2020

4

0003706/2016

0000032/2020

5

0004068/2016

0000032/2020

6

0004359/2016

0000032/2020

7

0005593/2010

0000032/2020

8

0006394/2013

0000032/2020

9

0007526/2005

0000032/2020

10

0007896/2014

0000032/2020

11

0007897/2014

0000032/2020

12

0008936/2003

0000032/2020

13

0009192/2009

0000032/2020

14

0010290/2007

0000032/2020

15

0010845/2015

0000032/2020

16

0011549/2016

0000032/2020

17

0012372/2014

0000032/2020

18

0012766/2002

0000032/2020

19

0013584/2001

0000032/2020

20

0014353/2012

0000032/2020

21

0014697/2015

0000032/2020

22

0014821/2014

0000032/2020

23

0015486/2007

0000032/2020

24

0015509/2013

0000032/2020

25

0016595/1997

0000032/2020

26

0016770/2016

0000032/2020

27

0017245/2011

0000032/2020

28

0018519/2011

0000032/2020

29

0021819/2013

0000032/2020

30

0010148/2015

0002114/2020

31

0013250/2007

0006756/2020

32

0004521/2011

0007075/2020

33

0009489/2016

0007075/2020

34

0011428/2016

0007075/2020

35

0020589/2016

0007075/2020

36

0014519/2014

0008216/2020

37

0020966/2015

0009302/2020

38

0013350/2016

0009869/2020

39

0000939/2016

0009898/2020

40

0001708/2016

0009898/2020

41

0002112/2016

0009898/2020

42

0003660/2016

0009898/2020

43

0004472/2016

0009898/2020

44

0004652/2012

0009898/2020

45

0004778/2016

0009898/2020

46

0004871/2016

0009898/2020

47

0004944/2016

0009898/2020

48

0005522/2016

0009898/2020

49

0005525/2016

0009898/2020

50

0005535/2016

0009898/2020

51

0006264/2016

0009898/2020

52

0006305/2016

0009898/2020

53

0006649/2016

0009898/2020

54

0006747/2016

0009898/2020

55

0007471/2016

0009898/2020

56

0007868/2016

0009898/2020

57

0008260/2016

0009898/2020

58

0008339/2016

0009898/2020

59

0008507/2016

0009898/2020

60

0009052/2016

0009898/2020

61

0009088/2016

0009898/2020

62

0009201/2016

0009898/2020

63

0009568/2016

0009898/2020

64

0009687/2016

0009898/2020

65

0009726/2016

0009898/2020

66

0010031/2016

0009898/2020

67

0010177/2016

0009898/2020

68

0010181/2016

0009898/2020

69

0010555/2016

0009898/2020

70

0010573/2016

0009898/2020

71

0010590/2016

0009898/2020

72

0010657/2016

0009898/2020

73

0010687/2016

0009898/2020

74

0011776/2016

0009898/2020

75

0011850/2015

0009898/2020

76

0012171/2015

0009898/2020

77

0012427/2016

0009898/2020

78

0012681/2016

0009898/2020

79

0013258/2016

0009898/2020

80

0013427/2016

0009898/2020

81

0013879/2016

0009898/2020

82

0013941/2016

0009898/2020

83

0014374/2016

0009898/2020

84

0014420/2016

0009898/2020

85

0015532/2016

0009898/2020

86

0015535/2016

0009898/2020

87

0015588/2016

0009898/2020

88

0015986/2004

0009898/2020

89

0016028/2016

0009898/2020

90

0016093/2016

0009898/2020

91

0016533/2016

0009898/2020

92

0016774/2016

0009898/2020

93

0016775/2016

0009898/2020

94

0017338/2016

0009898/2020

95

0017439/2016

0009898/2020

96

0017574/2016

0009898/2020

97

0017846/2016

0009898/2020

98

0018199/2016

0009898/2020

99

0018621/2016

0009898/2020

100

0019016/2016

0009898/2020

101

0019061/2016

0009898/2020

102

0019268/2015

0009898/2020

103

0019492/2016

0009898/2020

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