Ata da 2ª Reunião Extraordinária de 2020 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 20/10/2020

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 2ª REUNIÃO EXTRAORDINÁRIA DE 2020 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM

Aos vinte dias do mês de outubro do ano de dois mil e vinte, às catorze horas, na sala virtual de reuniões da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC na plataforma Zoom, iniciou-se a 2ª Reunião Extraordinária de 2020 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria Conjunta 44, de 21 de junho de 2016, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do TJDFT - SEG, Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria - SGC, Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Recursos Materiais - SEMA, Mylena Cristina Corrêa Damasceno, Coordenadora de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COARQ, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, Marília Barbosa de Barcelos, Coordenadora da Ouvidoria-Geral - COVG, Ilvan Meireles de Magalhães, Secretário de Assistência e Benefícios - SEAB, e os suplentes Henrique Carvalho Santos, Coordenador-Geral Substituto de Tecnologia da Informação - CGTI, Flavia Barros da Silveira, Secretária Substituta de Recursos Orçamentários e Financeiros - SEOF e Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo - COPAM. Estiveram presentes como convidados: Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COARQ, Adriana Crispim Lima, Coordenadora Substituta de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, Angelo Roncalli Alvares da Silva, Secretário Substituto de Assistência e Benefícios - SEAB, Frederico Adjovani Silva de Aguilar Lemos, do Serviço de Gestão da Informação - SERGIN, Daniel Rodrigues Monteiro, Supervisor Substituto do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos - NUGAD e Gutemberg Mangueira Abilio Junior, Secretário Substituto de Atendimento ao Jurisdicionado - SEAJ. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, deu início a reunião e agradeceu aos participantes pela presença. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, solicitou autorização para gravar a reunião. Todos os presentes concordaram com a gravação da reunião. Após, o Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por correio eletrônico aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a ratificação das alterações sugeridas pela SGIC na minuta de Portaria Conjunta que atualizará a regulamentação do SEI no âmbito do TJDFT (objeto do processo SEI 0008091/2020), incluindo as alterações no que diz respeito à inclusão de previsão de tratamento de processos que se encontram em unidades extintas (objeto do processo SEI 0014488/2020), conforme indicado na última reunião ordinária, realizada em 20 de agosto de 2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, apresentou as principais alterações propostas na norma, conforme documento enviado previamente aos membros. Quanto aos artigos 82 e 83 da minuta, que dizem respeito à inclusão do tratamento de processos em unidades extintas, a Secretária da SGIC esclareceu que o texto apresentado foi elaborado em parceria com o Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativo - NUGAD e com a Secretaria-Geral da Corregedoria - SGC. Acrescentou, ainda, que foi incluído o §6º no artigo 36 para prever a cassação de credencial de acesso no caso de vacância do cargo. Após, explanou que foram realizadas alterações no artigo 33 da minuta, visando a adequação das hipóteses de restrição de acesso a documentos e processos ao disposto na Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação, Portaria Conjunta 72, de 02 de setembro de 2016, e Lei 13.709, de 14 de agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados. Por fim, informou que houve outras alterações para ajuste de redação, reposicionamento de seções e adequação de termos, conforme material encaminhado previamente. O Presidente da CPAD-AM afirmou que as alterações foram pertinentes e relevantes para atualização da norma. Todos os membros presentes ratificaram as alterações propostas pela SGIC e aprovaram a minuta da nova Portaria do SEI, que, conforme determinação do Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, será encaminhada pela SGIC à Primeira Vice-Presidência para prosseguimento. O segundo item tratado foi a deliberação da proposta feita pela Secretaria Judiciária - SEJU para a migração dos procedimentos administrativos eletrônicos de “Comunicação de Decisão ou Pedido de Informação do Supremo Tribunal Federal e dos Tribunais Superiores” do SIPADWEB para o SEI (objeto do processo SEI 0016046/2020). O Presidente da CPAD-AM indicou que o pedido da SEJU buscou uma simplificação, de forma que a tramitação passe a ocorrer no SEI. Acrescentou que, com isso, haverá redução da quantidade de processos que tramitam no SIPADWEB, que passa a ser mais restrito à área de recursos humanos. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, ressaltou que o pedido da SEJU foi no sentido de possibilitar a celeridade e a segurança na utilização de uma plataforma única, além de proporcionar uma melhoria no processo de trabalho da referida Secretaria. Todos os membros presentes manifestaram concordância com a migração dos procedimentos administrativos eletrônicos de “Comunicação de Decisão ou Pedido de Informação do Supremo Tribunal Federal e dos Tribunais Superiores” do SIPADWEB para o SEI.  Dada a palavra ao Sr. Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria - SGC, este informou a existência de processo em que a SEJU fez pedido de migração da emissão de certidões de antecedentes do SIPADWEB para o SEI que será submetido à Comissão futuramente. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM, apontou que, hoje, o pedido é recebido pelo malote digital e posteriormente inserido no SIPADWEB. Questionou se o pedido de certidão de antecedentes seria feito em outro sistema ou se continuaria sendo recebido pelo malote digital. O Sr. Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria – SGC, explanou que, por ser em grande volume, acredita que não seria o caso de ser feito via acesso externo ao SEI. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM, afirmou que, nesse caso, os pedidos continuarão sendo recebidos pelo malote digital e que a equipe do protocolo deverá passar a inserir os pedidos no SEI. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, informou que, caso oportuno, esse item poderá ser incluído na pauta da próxima reunião ordinária da CPAD-AM, que será realizada no final de novembro de 2020. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Ana Carolina Nunes Fonsêca, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AM:

Celso de Oliveira e Sousa Neto

Eduardo de Castro Rodrigues

Carolina Magalhães Alcoforado Franco

Isabella de Sousa Brito

Mylena Cristina Corrêa Damasceno

Cristiano Menezes Alvares

Marília Barbosa De Barcelos

Ilvan Meireles de Magalhães

Membros suplentes da CPAD-AM:

Henrique Carvalho Santos

Flavia Barros da Silveira

Sandro Borges Dias

Convidados:

Joaran Fonseca Marques Filho

Adriana Crispim Lima

Angelo Roncalli Alvares da Silva

Frederico Adjovani Silva de Aguilar Lemos

Daniel Rodrigues Monteiro

Gutemberg Mangueira Abilio Junior

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 19/07/2022, EDIÇÃO N. 134. FLS. 96-98. DATA DE PUBLICAÇÃO: 20/07/2022