Ata da 2ª Reunião Ordinária de 2021 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 29/07/2021
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental
ATA DA 2ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2021 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM
Aos vinte e nove dias do mês de julho do ano de dois mil e vinte e um, às dezesseis horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 2ª Reunião Ordinária de 2021 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme Portaria GPVP 89, de 16 de julho de 2021, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do TJDFT – SEG, Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria – SGC, Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Gestão de Pessoas – SERH e Mylena Cristina Corrêa Damasceno, Coordenadora de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ, e os suplentes Eduardo Souza Ribeiro, Secretário Substituto de Contratações e Gestão de Materiais – SEMA, Gutemberg Mangueira Abilio Junior, Secretário Substituo de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, Angelo Roncalli Alvares da Silva, Secretário Substituto de Assistência e Benefícios – SEAB, Carolina Campos Afonso, Secretária Substituta da Ouvidoria-Geral – SEOVG, Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM, Adriana Crispim Lima, Coordenadora Substituta de Tratamento e Destinação Documental – CODOC e Betânia Martins Pitanga, Supervisora Substituta do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI. Estiveram presentes como convidados: Beatriz Chaves Lassance, Secretária Substituta de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ, Antonio Ricardo Faria de Lima, Coordenador Substituto de Controle Geral de Custas e de Depósitos Judiciais – COGEC e Lídia Maria Borges de Moura, Secretária de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica – SEPG. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, deu início à reunião e agradeceu aos participantes pela presença. Após, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a validação, ad referendum da maioria dos membros da Comissão, dos atos que dizem respeito a competências meramente procedimentais realizados pelo Presidente da CPAD-AM, em relação às autorizações fornecidas até 19 de julho de 2021 para conversão de suporte de processos físicos e sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, esclareceu que se trata de atividade realizada pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC e pelo Posto de Serviço de Protocolo Administrativo – Etapa Controle da Tramitação de Documentos e Informações Digitais – PPA-ECT em que o processo que tramita em meio físico é convertido em processo SEI, mantendo-se a mesma numeração do processo original, após a autorização emanada pelo Presidente da CPAD-AM, que deve ser posteriormente referendada pela Comissão. Todos os membros presentes validaram as conversões de suporte listadas no Anexo I desta ata. O segundo item discutido foi a proposta de migração do Processo Administrativo Eletrônico – PA-e “Devolução de Custas Judiciais”, em tramitação no Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB, para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, objeto do Processo SEI 0006410/2021. O Sr. Antonio Ricardo Faria de Lima, Coordenador Substituto de Controle Geral de Custas e de Depósitos Judiciais, informou que o jurisdicionado será o maior beneficiado com esta migração, uma vez que o SEI permite melhor acompanhamento em relação ao SIPADWEB. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, acrescentou que é sabido que o SIPADWEB será descontinuado, enquanto o SEI continua sendo aprimorado, estando atualmente em sua versão 4.0. Informou, ainda, que o Tribunal aguarda a assinatura de novo Acordo de Cooperação Técnica para viabilizar a atualização para a nova versão. Além disso, apontou que, do ponto de vista da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, as migrações para o SEI têm trazido benefícios para as unidades que adotam os fluxos dentro do referido Sistema. O Sr. Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria, esclareceu que a Corregedoria, ao vivenciar a descontinuidade do SIPADWEB, está de acordo com as migrações dos fluxos para o SEI. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, Presidente da CPAD-AM, registrou que os processos da área de Recursos Humanos ainda se beneficiam ao tramitar pelo SIPADWEB, que se comunica com o Sistema de Administração de Recursos Humanos – STARH, devido à automação. Já os outros tipos de processos, que não dependem de automação, se beneficiam da migração para o SEI. A Sra. Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Gestão de Pessoas, apontou que será um desafio a migração dos fluxos da área de Recursos Humanos para sistema adequado, que garanta as melhorias alcançadas nos últimos anos em relação à automação. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, Presidente da CPAD-AM, solicitou à Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC que proceda ao levantamento dos fluxos remanescentes no SIPADWEB para, posteriormente, tomar providências junto aos gestores das unidades visando à migração dos fluxos ao SEI, excetuando-se os de Recursos Humanos. Todos os membros presentes manifestaram concordância quanto à migração do Processo Administrativo Eletrônico – PA-e “Devolução de Custas Judiciais” do Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, bem como quanto à realização de levantamento dos fluxos remanescentes no SIPADWEB, pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, a fim de migração dos processos de trabalho ao SEI, salvo os de Recursos Humanos. O terceiro item deliberado foi o reconhecimento do valor histórico ao Processo SEI 1000001/2016, que trata do procedimento de criação e implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no TJDFT. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que o referido processo SEI é considerado de valor histórico, tendo em vista que nele foram documentados os esforços das equipes na implementação do SEI no Tribunal em 2016, além de constituir o primeiro processo SEI do TJDFT. Asseverou que se busca o reconhecimento de seu valor histórico para que este processo SEI passe a constituir o patrimônio do Tribunal e de sua memória institucional, com atribuição de guarda permanente. Todos os membros presentes manifestaram concordância com o reconhecimento do valor histórico ao Processo SEI 1000001/2016. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Ana Carolina Nunes Fonsêca, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.
Membros titulares da CPAD-AM:
Celso de Oliveira e Sousa Neto
Eduardo de Castro Rodrigues
Carolina Magalhães Alcoforado Franco
Luciana Essinger Toledo Varella
Mylena Cristina Corrêa Damasceno
Membros suplentes da CPAD-AM:
Eduardo Souza Ribeiro
Gutemberg Mangueira Abilio Junior
Angelo Roncalli Alvares da Silva
Carolina Campos Afonso
Sandro Borges Dias
Adriana Crispim Lima
Betânia Martins Pitanga
Convidados:
Beatriz Chaves Lassance
Joaran Fonseca Marques Filho
Antonio Ricardo Faria de Lima
Lídia Maria Borges de Moura
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 30/03/2022, EDIÇÃO N. 60. FLS. 34-37. DATA DE PUBLICAÇÃO: 31/03/2022
Anexo I
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Conversões de suporte autorizadas até 19/07/2021 |
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|
Ordem |
Número do processo criado no SEI |
Número do processo que autorizou a conversão |
|
1 |
0000217/2013 |
0005212/2021 |
|
2 |
0000972/2016 |
0005212/2021 |
|
3 |
0002681/2016 |
0005212/2021 |
|
4 |
0004242/2016 |
0005212/2021 |
|
5 |
0008902/2017 |
0005212/2021 |
|
6 |
0010320/2011 |
0005212/2021 |
|
7 |
0010831/1995 |
0005212/2021 |
|
8 |
0011635/2004 |
0005212/2021 |
|
9 |
0012905/2015 |
0005212/2021 |
|
10 |
0012953/2004 |
0005212/2021 |
|
11 |
0015821/2016 |
0005212/2021 |
|
12 |
0016555/2016 |
0005212/2021 |
|
13 |
0017280/2012 |
0005212/2021 |
|
14 |
0018495/2012 |
0005212/2021 |
|
15 |
0019897/2004 |
0005212/2021 |
|
16 |
0015614/2016 |
0005532/2021 |
|
17 |
0017125/2016 |
0005748/2021 |
|
18 |
0018992/2016 |
0005748/2021 |
|
19 |
0018089/2011 |
0005903/2021 |
|
20 |
0000444/2013 |
0006031/2021 |
|
21 |
0001690/2014 |
0006038/2021 |
|
22 |
0001472/2002 |
0006074/2021 |
|
23 |
0007101/2002 |
0006074/2021 |
|
24 |
0007444/2013 |
0006074/2021 |
|
25 |
0010150/2003 |
0006074/2021 |
|
26 |
0011109/2010 |
0006074/2021 |
|
27 |
0013475/2003 |
0006074/2021 |
|
28 |
0019258/2002 |
0006260/2021 |
|
29 |
0019109/2010 |
0006632/2021 |
|
30 |
0011107/1994 |
0007201/2021 |
|
31 |
0002074/2010 |
0007324/2021 |
|
32 |
0000029/2004 |
0007324/2021 |
|
33 |
0001314/2013 |
0007324/2021 |
|
34 |
0001344/2014 |
0007324/2021 |
|
35 |
0001950/2012 |
0007324/2021 |
|
36 |
0007101/2002 |
0007324/2021 |
|
37 |
0008124/2005 |
0007324/2021 |
|
38 |
0013001/1994 |
0007324/2021 |
|
39 |
0014095/2009 |
0007324/2021 |
|
40 |
0014360/2011 |
0007324/2021 |
|
41 |
0017546/2009 |
0007324/2021 |
|
42 |
0019233/2012 |
0007324/2021 |
|
43 |
0020121/2014 |
0007324/2021 |
|
44 |
0020916/2010 |
0007324/2021 |
|
45 |
0019364/2016 |
0007378/2019 |
|
46 |
0000345/2016 |
0007550/2021 |
|
47 |
0002624/2015 |
0007550/2021 |
|
48 |
0021304/2015 |
0007550/2021 |
|
49 |
0023759/2015 |
0007550/2021 |
|
50 |
0019121/2009 |
0007914/2021 |
|
51 |
0011979/1994 |
0008002/2021 |
|
52 |
0000401/1993 |
0008333/2021 |
|
53 |
0009234/2000 |
0008832/2021 |
|
54 |
0021894/2014 |
0009251/2021 |
|
55 |
0006553/2013 |
0010419/2021 |
|
56 |
0013497/1994 |
0010419/2021 |
|
57 |
0019167/1997 |
0010419/2021 |
|
58 |
0008396/2010 |
0010419/2021 |
|
59 |
0014319/2007 |
0010895/2021 |
|
60 |
0001568/2006 |
0011000/2021 |
|
61 |
0002262/2005 |
0011000/2021 |
|
62 |
0003197/2000 |
0011000/2021 |
|
63 |
0003245/2007 |
0011000/2021 |
|
64 |
0003599/2005 |
0011000/2021 |
|
65 |
0003929/2004 |
0011000/2021 |
|
66 |
0004577/1990 |
0011000/2021 |
|
67 |
0005450/1994 |
0011000/2021 |
|
68 |
0006395/2008 |
0011000/2021 |
|
69 |
0006667/2007 |
0011000/2021 |
|
70 |
0006786/2002 |
0011000/2021 |
|
71 |
0006861/2003 |
0011000/2021 |
|
72 |
0006862/2003 |
0011000/2021 |
|
73 |
0008920/1989 |
0011000/2021 |
|
74 |
0009287/2003 |
0011000/2021 |
|
75 |
0009686/2001 |
0011000/2021 |
|
76 |
0009687/2001 |
0011000/2021 |
|
77 |
0009710/2001 |
0011000/2021 |
|
78 |
0010746/2004 |
0011000/2021 |
|
79 |
0012175/2016 |
0011000/2021 |
|
80 |
0012234/1992 |
0011000/2021 |
|
81 |
0013195/2001 |
0011000/2021 |
|
82 |
0020980/2014 |
0011000/2021 |
|
83 |
0014252/2016 |
0012380/2021 |
|
84 |
0001197/2009 |
0012382/2021 |
|
85 |
0011501/2015 |
0012382/2021 |
|
86 |
0015728/2008 |
0012382/2021 |
|
87 |
0001741/1995 |
0012502/2021 |
|
88 |
0002056/2008 |
0012569/2021 |
|
89 |
0003247/2006 |
0012569/2021 |
|
90 |
0005087/2013 |
0012569/2021 |
|
91 |
0005178/2010 |
0012569/2021 |
|
92 |
0005621/2015 |
0012569/2021 |
|
93 |
0008997/2011 |
0012569/2021 |
|
94 |
0009023/2012 |
0012569/2021 |
|
95 |
0011000/2006 |
0012569/2021 |
|
96 |
0012306/2009 |
0012569/2021 |
|
97 |
0014469/2010 |
0012569/2021 |
|
98 |
0015653/2013 |
0012569/2021 |
|
99 |
0017129/2014 |
0012569/2021 |
|
100 |
0017153/2009 |
0012569/2021 |
|
101 |
0019278/2014 |
0012569/2021 |
|
102 |
0019400/2016 |
0012569/2021 |
|
103 |
0022586/2010 |
0012569/2021 |
|
104 |
0007003/2004 |
0012818/2021 |
|
105 |
0001761/2014 |
0012873/2021 |
|
106 |
0001764/2014 |
0012873/2021 |
|
107 |
0021741/2010 |
0013340/2021 |
|
108 |
0021080/2016 |
0013347/2021 |
|
109 |
0014472/2008 |
0013425/2021 |
|
110 |
0011601/2014 |
0014028/2021 |
|
111 |
0002312/2016 |
0014028/2021 |
|
112 |
0013812/2016 |
0014028/2021 |
|
113 |
0015472/2013 |
0014028/2021 |
|
114 |
0019175/2016 |
0014028/2021 |