Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2021 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 18/03/2021

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2021 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM

Aos dezoito dias do mês de março do ano de dois mil e vinte e um, às catorze horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 1ª Reunião Ordinária de 2021 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria Conjunta 44, de 21 de junho de 2016, estavam presentes os titulares Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria – SGC, Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Recursos Humanos – SERH, Elenara Oliveira de Souza, Secretária de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, Mylena Cristina Corrêa Damasceno, Coordenadora de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ e Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, e os suplentes Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT – SEG, Henrique Carvalho Santos, Coordenador-Geral Substituto de Tecnologia da Informação – CGTI, Flavia Barros da Silveira, Secretária Substituta de Recursos Orçamentários e Financeiros – SEOF e Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM. Estiveram presentes como convidados: Alexandre Correia de Aquino, Secretário-Geral Substituto da Corregedoria – SGC, Cristiane Morais de Azevedo, Subsecretária de Cadastro de Pessoal – SUCAP, Adriana Crispim Lima, Coordenadora Substituta de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COARQ, Marisa Maria Moraes Muniz Verri, Supervisora do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI, Thais Botelho Correa, Secretária da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA e Vania Maria Valadão, Secretária Substituta da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA. A reunião foi presidida pelo Sr. Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT – SEG, que deu início a reunião e agradeceu aos participantes pela presença. Após, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a migração do Processo Administrativo Eletrônico – PA-e “Emissão de Certidão de Antecedentes Criminais para Órgãos Externos”, em tramitação no Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB, para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, objeto do Processo SEI 0014749/2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, esclareceu que a migração de fluxo do SIPADWEB para o SEI submete-se ao crivo de oportunidade e conveniência da Administração Superior. Informou que este pedido foi encaminhado pela Secretaria Judiciária – SEJU e que as manifestações no Processo SEI 0014749/2020 apontam que seria oportuno realizar esta migração, uma vez que o SEI tem uma interface amigável ao usuário e permite agilidade na tramitação do processo, já que é possível encaminhá-lo a mais de uma unidade concomitantemente. O Sr. Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria – SGC, indicou que existe um projeto em andamento para unificação de certidões, que seria uma espécie de autoatendimento para que o usuário possa emitir as certidões diretamente, com previsão de entrega no segundo semestre de 2021. Complementou que o pedido de migração visa padronizar a ferramenta utilizada e racionalizar o processo de emissão de certidões enquanto o projeto não for concluído. Ao ser questionado pelo Sr. Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT – SEG, se existe alguma informação sigilosa nesses formulários, o Sr. Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria – SGC, respondeu que não há informação sigilosa. Todos os membros presentes manifestaram concordância quanto à migração do Processo Administrativo Eletrônico – PA-e “Emissão de Certidão de Antecedentes Criminais para Órgãos Externos” do Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. Ainda, restou decidido que a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC encaminhará sugestão de minuta de Portaria Conjunta disciplinando a migração referenciada à Corregedoria para superior apreciação. O segundo item deliberado foi a proposta de criação da série documental necessária para atender à estrutura de classificação dos processos SEI referentes à habilitação para adoção internacional, objeto do Processo SEI 0020606/2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, informou que se trata de solicitação da Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA para que os processos de habilitação para adoção internacional tramitem no SEI. Esclareceu que, inicialmente, foi necessário identificar se a atividade desempenhada pela Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA e os atos praticados são de natureza jurídica administrativa. No Processo SEI 0020606/2020, a Corregedoria decidiu que a natureza jurídica dos atos praticados para a “Habilitação de Pretendentes à Adoção Internacional” é de processo administrativo. Superada esta discussão, o Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, a pedido da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, formulou proposta de criação de classificação específica e série documental, conforme modelos de formulários indicados pela Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA. Comunicou, ainda, que a estrutura de classificação e os novos documentos foram criados e aguardam a ratificação da CPAD-AM. O Sr. Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria - SGC, complementou que a indicação da natureza jurídica administrativa está bem consolidada e demonstrada com a fundamentação jurídica no Parecer da Assessoria Jurídica da Corregedoria – AJC nos autos (documento 1709141 no Processo SEI 0020606/2020). Todos os membros ratificaram a criação da estrutura de classificação documental 08.15.01 – ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / APOIO À ADOÇÃO DE CRIANÇA E DE ADOLESCENTE / Habilitação de Pretendentes à Adoção Internacional, com guarda permanente como destinação final e grau de permissão de acesso “Pessoal”, que é tratado no SEI como de acesso “Restrito”, utilizando-se a hipótese prevista no art. 33, I, da Portaria Conjunta 127, de 30 de novembro de 2020, “protegidos por legislação específica, que versem sobre: a) sigilo de justiça ou segredo de justiça”. O terceiro item discutido foi a minuta de Portaria Conjunta que regulamenta a Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM, com as alterações necessárias em decorrência da Resolução CNJ 324, de 30 de junho de 2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, noticiou que a equipe de Gestão Documental conduziu um estudo para avaliação do impacto da referida Resolução nos normativos do TJDFT. Acrescentou que foram colhidas informações relacionadas às ações desenvolvidas pelos demais Tribunais de Justiça para a adequação das Comissões Permanentes de Avaliação Documental à Resolução CNJ 324, de 30 de junho de 2020. A partir das consultas às cortes estaduais e dos estudos realizados, foi apresentada à CPAD-AM a minuta encaminhada previamente aos membros. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, fez uma breve explanação sobre as principais alterações propostas na minuta em relação à Portaria Conjunta 44, de 21 de junho de 2016. O Sr. Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT, noticiou que foi aprovada a reorganização do TJDFT, conforme disciplinado na Resolução 2, de 16 de março de 2021. Assim, será necessária a adequação dos nomes das unidades, a partir das novas denominações veiculadas no novo normativo, o que será providenciado pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC. No que diz respeito aos termos da minuta relacionados à substituição dos membros da Comissão em suas ausências, a Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, ressaltou a previsão de substituição pelos substitutos legais ou por representantes formalmente indicados pelo titular (art. 4º, §2º), o que poderá ser feito previamente por e-mail. O Sr. Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT – SEG, acrescentou que é interessante a previsão de indicação formal de representante, ressaltando a importância de, nesses casos, o representante indicado ter conhecimento dos assuntos a serem tratados para de fato participar da reunião. Todos os membros presentes aprovaram a minuta de Portaria Conjunta que regulamenta a Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM, com as atualizações promovidas pela Resolução 2, de 16 de março de 2021. Neste ponto, a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC submeterá a minuta aprovada à Administração Superior. O quarto item tratado foi a validação, ad referendum da maioria dos membros da Comissão, dos atos que dizem respeito a competências meramente procedimentais realizados pelo Presidente da CPAD-AM, em relação às autorizações fornecidas até 15 de março de 2021 para conversão de suporte de processos físicos e sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. O Sr. Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT - SEG, informou que os processos administrativos em meio físico, ao tramitarem pela Secretaria-Geral do TJDFT – SEG, são convertidos em Processo SEI. Questionou aos presentes quanto ao volume de processos administrativos físicos que ainda estão em trâmite em suas unidades. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, indicou que são poucos os processos físicos efetivamente em trâmite, mas que, no momento, não é possível informar o número exato em razão da pandemia. Acrescentou que muitos processos físicos se encontram nas unidades apenas para consulta. Todos os membros presentes validaram as conversões de suporte listadas no Anexo I desta ata. O quinto item deliberado foi a migração do "Fluxo dos Recursos Humanos de Admissão de Pessoal" para o Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB, objeto do processo SIPADWEB 1023102/2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, esclareceu que se trata de fluxo para entrada da documentação para posse dos candidatos nomeados servidores utilizando-se o SIPADWEB. Noticiou que o fluxo já está sendo utilizado desde outubro de 2020, cabendo à CPAD-AM a ratificação da migração. A Sra. Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Recursos Humanos – SERH, acrescentou que a pandemia apresentou muitos desafios, dentre eles a mudança de alguns paradigmas com a criação de fluxos em meio digital. A Sra. Cristiane Morais de Azevedo, Subsecretária de Cadastro de Pessoal – SUCAP, complementou que, devido à pandemia, houve necessidade de reduzir as etapas de recebimento e processamento da documentação para posse e conferir uma validade a esse novo paradigma. Todos os membros presentes ratificaram a migração do "Fluxo dos Recursos Humanos de Admissão de Pessoal" para o Sistema de Processos e Documentos Administrativos Web – SIPADWEB. O sexto item apresentado foi a notícia de que estão sendo realizados estudos para alteração da Portaria Conjunta 127, de 30 de novembro de 2020, no que diz respeito ao arquivamento de processo SEI. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, informou que, após a entrada em vigor do normativo, foram identificadas oportunidades de melhoria a partir da observação dos reflexos da norma no desenvolvimento das atividades nas unidades. Acrescentou que foi observada a necessidade de maior divulgação do normativo, em especial no que diz respeito ao cancelamento de documentos, o papel do gestor no SEI, as questões relacionadas às unidades extintas e o arquivamento de processos SEI. Assim, noticiou que, além da parceria com a Assessoria de Comunicação Social – ACS, a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC também está buscando uma parceria com a Escola de Formação Judiciária do TJDFT – Ministro Luiz Vicente Cernicchiaro – EFJ visando reestruturar o curso autoinstrucional do SEI e elaborar cursos para os gestores e servidores que precisam conhecer rotinas específicas do SEI. Destacou como um ponto importante a ser estudado o arquivamento de processo SEI, objetivando entender as necessidades das unidades e seus fluxos para melhor tratar essas questões. Informou que a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC entrou em contato com algumas unidades, como a Presidência, a Secretaria de Saúde – SESA e a Secretaria de Recursos Humanos – SERH, para troca de informações sobre as rotinas das unidades e sobre as questões relacionadas à gestão documental. Solicitou a colaboração dos membros para continuidade do estudo com vistas a, futuramente, apresentar oportunidades de melhoria à Portaria 127, de 30 de novembro de 2020. Reiterou a necessidade de o TJDFT crescer em relação ao arquivamento dos processos e se preparar para a implementação do Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, momento a partir do qual será possível fazer a adequada destinação e guarda dos processos SEI em ambiente seguro. A Sra. Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Recursos Humanos – SERH, destacou a importância desse olhar para o arquivamento, por considerar o impacto na Secretaria de Recursos Humanos – SERH. Ressaltou, ainda, que o arquivamento é um momento de prestação de contas bastante delicado em que todo o processo deve estar saneado e afirmou a relevância do contato com a Secretaria de Recursos Humanos – SERH para o entendimento e reflexão sobre as questões relativas ao tema. A Sra. Cristiane Morais de Azevedo, Subsecretária de Cadastro de Pessoal – SUCAP, agradeceu pela oportunidade de manifestação sobre o tema e pelo trabalho em parceria com a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC. Todos os membros presentes tomaram ciência da realização de estudos para alteração da Portaria Conjunta 127, de 30 de novembro de 2020, no que diz respeito ao arquivamento de Processo SEI.  Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Ana Carolina Nunes Fonsêca, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AM:

Eduardo de Castro Rodrigues

Carolina Magalhães Alcoforado Franco

Luciana Essinger Toledo Varella

Elenara Oliveira de Souza

Cristiano Menezes Alvares

Mylena Cristina Corrêa Damasceno

Membros suplentes da CPAD-AM:

Rafael Arcanjo Reis

Flavia Barros da Silveira

Sandro Borges Dias

Henrique Carvalho Santos

Convidados:

Alexandre Correia de Aquino

Cristiane Morais de Azevedo

Adriana Crispim Lima

Joaran Fonseca Marques Filho

Marisa Maria Moraes Muniz Verri

Thais Botelho Correa

Vania Maria Valadão

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 18/07/2022, EDIÇÃO N. 133. FLS. 54-58. DATA DE PUBLICAÇÃO: 19/07/2022

Anexo I

Conversões de suporte autorizadas até 15/03/2021
Ordem	Número do processo criado no SEI	Número do processo que autorizou a conversão
1	0019994/2016	0000702/2021
2	0001084/1995	0001470/2021
3	0012003/1999	0001708/2021
4	0000788/2003	0002052/2021
5	0005909/2004	0002052/2021
6	0006421/2004	0002052/2021
7	0012200/2006	0002052/2021
8	0012717/1992	0002052/2021
9	0012742/2007	0002052/2021
10	0014460/1996	0002052/2021
11	0014695/2011	0002052/2021
12	0016466/2011	0002052/2021
13	0017372/2011	0002052/2021
14	0001154/2016	0002458/2021
15	0002537/2009	0002458/2021
16	0003124/2010	0002458/2021
17	0008626/2007	0002458/2021
18	0011197/2014	0002458/2021
19	0011293/2011	0002458/2021
20	0014352/2014	0002458/2021
21	0016489/2010	0002458/2021
22	0019268/2014	0002458/2021
23	0020953/2012	0002458/2021
24	0010415/2016	0002902/2021
25	0010523/1995	0002902/2021
26	0012613/2016	0002914/2021
27	0020860/2015	0002914/2021
28	0001747/2012	0002975/2021
29	0009197/2016	0003010/2021
30	0007640/2013	0014065/2020
31	0014939/2016	0014487/2020
32	0013324/1996	0014818/2020
33	0013420/2015	0016660/2020
34	0010455/2015	0017062/2020
35	0016415/2009	0017190/2020
36	0004076/2016	0017383/2020
37	0006771/2016	0017383/2020
38	0007867/2016	0017383/2020
39	0010421/2016	0017383/2020
40	0016767/2016	0017383/2020
41	0020124/2016	0017383/2020
42	0020216/2016	0017383/2020
43	0011265/2016	0018318/2020
44	0008479/2016	0018386/2020
45	0005595/2008	0019536/2020
46	0010639/2013	0019536/2020
47	0001298/2016	0021986/2020
48	0001618/2016	0021986/2020
49	0017835/2015	0021986/2020
50	0019157/2015	0021986/2020
51	0020240/2016	0003845/2021
52	0011796/2004	0003788/2021
53	0013615/2014	0003520/2021
54	0007166/1998	0003520/2021
55	0011603/2015	0004420/2021