Ata da 1ª Reunião Extraordinária de 2022 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 09/06/2022

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 1ª REUNIÃO EXTRAORDINÁRIA DE 2022 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM 

Aos nove dias do mês de junho do ano de dois mil e vinte e dois, às dezesseis horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 1ª Reunião Extraordinária de 2022 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 73, de 25 de maio de 2022, estavam presentes os titulares Senhor Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, Julião Ambrósio de Aquino, Secretário Especial da Presidência, Erika Maroja de Medeiros, Secretária-Geral da Corregedoria, Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais, Emília Maria Alves da Nobrega, Secretária de Assistência e Benefício, Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral, Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, e Marisa Maria Moraes Muniz Verri, Supervisora do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional, e os suplentes Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo, Gutemberg Mangueira Abílio Junior, Secretário Substituto de Atendimento ao Jurisdicionado, Miqueias Marinho Gomes, Secretário Substituto de Recursos Orçamentários e Financeiros. Estivera presente como convidada: Beatriz Chaves Lassance, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, deu início a reunião, com boas-vindas aos participantes, comunicou se tratar de uma pauta pequena, e passou a palavra ao atual Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Otacílio Guedes Marques, que cordialmente cumprimentou os presentes e ressaltou estar à disposição de todos para tratar das questões sobre gestão documental e procedimentos no Sistema Eletrônico de Informação - SEI. Por conseguinte, retomada a palavra, o Presidente da CPAD-AM enfatizou aos participantes a imensa importância desta Comissão no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - TJDFT. Após, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a deliberação da proposta de dispensa da obrigatoriedade de utilização de certificado digital no SIPADWEB (objeto do Processo SEI 0014144/2020) para os processos eletrônicos específicos de nomeação, designação, exoneração e dispensa de cargos comissionados. O Presidente da CPAD-AM informou que esse item foi tratado nesta Comissão em 2018, num outro cenário, e esclareceu que, na atualidade, existe a incompatibilidade da utilização do token nos sistemas da Casa, haja vista a necessidade de versionamento de browser para que a autoridade e/ou o gestor possam certificar os processos. Ato contínuo, o Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, destacou a questão dos custos operacionais com a aquisição de certificados digitais e esclareceu que o Tribunal está voltado mais para a atividade finalística e que o SEI é uma ferramenta em que os processos eletrônicos não precisam do token para a prática de atos administrativos dentro da Casa.  Por outro lado, o Sr. Celso explanou que a construção do SIPADWEB foi pautada no certificado digital, com exigência do uso de token e informou que, hoje, o TJDFT tem mais de 800 unidades, judiciárias e administrativas. Portanto, seriam necessários, no mínimo, 800 tokens para os gestores titulares, e mais 800 tokens aos substitutos, para garantir a autonomia desses gestores no uso do SIPADWEB. O Presidente da CPAD-AM ressaltou que sistema SIPADWEB é muito importante no âmbito deste Tribunal de Justiça por apresentar uma linha de automação no fluxo de processos, característica esta inexistente no SEI, e destacou que essa automação auxilia muito nos procedimentos administrativos da Secretaria de Gestão de Pessoas – SEGP. Portanto, não tendo o SEI apresentado evolução nessa linha de automação de processos, o TJDFT mantém o SIPADWEB ativo na sua estrutura. O Presidente da CPAD-AM, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, por último, informou que objeto do Processo SEI 0014144/2020 retornou à CPAD-AM para reapreciação do tema por seus membros. O Senhor Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação, esclareceu que há uma dificuldade grande na utilização do SIPADWEB por conta da configuração do token e da incompatibilidade do sistema com os navegadores, haja vista exigir uma versão específica do navegador utilizado. Isso acaba por gerar uma vulnerabilidade na segurança dos computadores deste Tribunal porque não há como atualizar a versão do navegador. O Sr. Luiz Fernando informou que o PJe apresentou a mesma dificuldade, que foi contornada com a utilização do aplicativo PJe Office que permitiu avançar nos navegadores e criar a assinatura digital. No SIPADWEB não existe essa alternativa. O Sr. Luiz Fernando explicou aos presentes que, no SEI, faturas de milhões de reais são atestadas por meio de assinatura eletrônica com a utilização do cadastro de dados da Casa, que tem acesso controlado. Por conseguinte, noticiou sobre as iniciativas do Governo Federal de desonerar a certificação digital com a criação de um cadastro, a exemplo do “gov.br”. Ato contínuo, o Sr. Luiz Fernando comunicou que a presente demanda foi aberta em 27 de agosto de 2020 para estudos; que a retirada do token, em época de pandemia do Covid-19, foi um ganho e que a área de TI é favorável à retirada do certificado digital por motivo de custo operacional, por segurança da informação, por usabilidade, ou seja, por ser um facilitador na vida do usuário. O Presidente da CPAD-AM, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, abriu espaço para manifestação dos demais participantes sobre o tema e, diante do questionamento primeiro do Sr. Gutemberg Mangueira Abílio Junior, Secretário Substituto de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, o Sr. Celso esclareceu que o SIPADWEB também se aplica aos pedidos de substituição do gestor, não restando limitado aos pedidos de designação da função. Com a palavra, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, registrou que, uma vez referendada a proposta de dispensa da obrigatoriedade de utilização de certificado digital no SIPADWEB, nos termos apresentado no processo SEI 0014144/2020, pela área da informática e pelos membros da Comissão, a unidade de gestão documental não apresentaria óbice a essa deliberação. O Sr. Celso, por oportuno, informou que no Gabinete da Presidência existem dois computadores, sendo um dedicado, exclusivamente, ao SIPADWEB. Portanto, o Presidente da CPAD-AM acredita que concordância à proposta em debate por parte da Comissão será um bom passo para eliminar custos operacionais no âmbito deste Tribunal. O Secretário Especial da Presidência, Julião Ambrósio de Aquino, comunicou aos presentes que teria aberto um processo SEI para indicar uma função de assessor da uma determinada desembargadora da Casa porque o browser dela não era o velho, e sim o atualizado. Ao final, o Presidente da CPAD-AM informou que ficaria a cargo do Secretário de Tecnologia da Informação, Sr. Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, a questão de modificar, com brevidade, o SIPADWEB nessa parte da retirada do certificado digital. Com a palavra, o Secretário de Tecnologia da Informação salientou que faria esse planejamento. Todos os membros presentes manifestaram concordância à proposta de dispensa da obrigatoriedade de utilização de certificado digital no SIPADWEB. O segundo item foi a apresentação dos novos representantes, membros desta Comissão, designados pela Portaria GPVP 73, de 25 de maio de 2022. O Presidente da CPAD-AM, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, leu o nome de todos os designados. Em seguida, com a palavra, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Otacílio Guedes Marques, esclareceu que visando atender à uma exigência legal convidou o servidor Guilherme Guth, historiador lotado no NUAMI, para participar desta Comissão. Todavia, por motivo de força maior, o Sr. Guilherme não pode estar presente na 1ª Reunião Extraordinária de 2022. O Sr. Celso, Presidente da Comissão, sugeriu aos participantes da nova composição marcar reuniões mensais para referendar os processos que passam pela CPAD-AM. Ato contínuo, o Sr. Celso comunicou que irá se sentar com o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, para tratar do tema. Todos os membros presentes manifestaram ciência quanto à nova composição da CPAD-AM e quanto à proposta do Presidente desta Comissão de realizar reuniões ordinárias mensais para deliberar processos rotineiros da CPAD-AM, a exemplo da conversão de suporte. O terceiro item deliberado foi a comunicação aos membros da Comissão de que a Secretaria Geral da Informação e do Conhecimento - SGIC, no dia 26/05/2022,  encaminhou e-mail ao TRF4 para informar que o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Otacílio Guedes Marques, foi indicado para gestão, acompanhamento, fiscalização e avaliação da execução do objeto do Acordo de Cooperação Técnica nº 110/2021 com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4, objeto do Processo SEI 0009969/2021, em substituição a Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, matrícula 320569 (titular) - item 9, alínea "b" do Acordo supramencionado (ID 2089708, processo SEI 0009969/2021). O Sr. Otacílio, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, noticiou que estará buscando, assim que possível, a versão do SEI 4.0 junto ao TRF4. O Presidente da CPAD-AM destacou que o SEI 4.0 será muito bom para o TJDFT e inclusive comentou que o SEI 4.0 tem integração com a plataforma Microsoft Teams, fato esse confirmado pelo Sr. Luiz Fernando, Secretário de Tecnologia da Informação, que comunicou que há dois meses atrás, ao acompanhar a atualização do webservice do SEI, verificou ser possível esse teste da integração do SEI. Assim, a partir da plataforma Microsoft Teams será possível fazer referência a documentos, links e visualizar a situação dos processos eletrônicos. O Sr. Luiz Fernando se comprometeu falar com a equipe da TI para verificar como está o andamento dessa integração do SEI e, posteriormente, se prontificou conversar como Sr. Otacílio para validar essa demanda. Na oportunidade, o Sr. Otacílio, informou a existência de outra demanda na área de TI, que seria verificar se há possibilidade de integrar o SEI ao sistema “gov.br”, principalmente para autenticação de documentos por usuários externos. Todos os membros presentes manifestaram ciência quanto a designação do Sr. Otacílio Guedes Mendes, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, para exercer a função de Gestor do Contrato, titular, do Acordo de Cooperação Técnica nº 110/2021 com o Tribunal Regional da 4ª Região – TRF4 e quanto ao comunicado de possibilidade de integração do SEI com a plataforma Microsoft Teams. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo tomou a palavra para comunicar ao Presidente da CPAD-AM que o barramento está funcionando e que recebeu um comunicado do GDF alegando estar recebendo um volume alto de documentos do TJDFT via e-mail. O Sr. Celso, Presidente da Comissão, sugeriu ao Sr. Sandro divulgar uma nota sobre esse serviço que, no momento, encontra-se restrito à Primeira Vice-Presidência. O Sr. Sandro esclareceu que o serviço em questão está liberado para todas as unidades da Casa, porém a expedição está centralizada na unidade de protocolo da Coordenadoria de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM. Por fim, o Sr. Sandro informou que está preparando uma nota para ser entregue ao Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento com o intuito de divulgação desse serviço no âmbito interno do TJDFT. Inclusive será apresentada uma lista dos órgãos públicos que têm barramento para comunicação direta. O Sr. Celso, Presidente da CPAD-AM, aproveitou para esclarecer aos presentes que a utilização do barramento evita gastos com expedição de correspondências.  Todos os membros presentes tomaram conhecimento do funcionamento do Barramento de Serviços do PEN e da sua divulgação às demais unidades deste Tribunal por meio de nota de comunicação interna. O quarto e último item tratado foi a validação, ad referendum da maioria dos membros da Comissão, dos atos que dizem respeito a competências meramente procedimentais realizados pelo Presidente da CPAD-AM, em relação às autorizações fornecidas em 2022 para conversão de suporte de processos físicos e sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, conforme documento nomeado “Conversões de Suporte 2022 autorizadas até 06/06/2022” no Anexo I. Todos os membros presentes validaram as conversões de suporte listadas anexas a esta ata.  Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Beatriz Chaves Lassance, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AM:

Celso de Oliveira e Sousa Neto

Julião Ambrósio de Aquino

Erika Maroja de Medeiros

Otacílio Guedes Marques

Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior

Carmen Cecilia Da Fonseca Lemes Ferreira

Isabella de Sousa Brito

Emília Maria Alves da Nobrega

Marília Barbosa de Barcelos

Joberth Charles Vieira da Silva

Cristiano Menezes Alvares

Marisa Maria Moraes Muniz Verri

Membros suplentes da CPAD-AM:

Sandro Borges Dias

Gutemberg Mangueira Abílio Junior

Miqueias Marinho Gomes

Convidados: 

Beatriz Chaves Lassance

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 14/07/2022, EDIÇÃO N. 131. FLS. 80-83. DATA DE PUBLICAÇÃO: 15/07/2022

Anexo I 

conversões de suporte autorizadas até 06/06/2022
Ordem	Número do processo que autorizou                       a conversão	Número do processo criado                            no SEI
1	0010605/2022	0019056/2015
2	0010605/2022	0020391/2015
3	0010605/2022	0021278/2015
4	0010605/2022	0022692/2015
5	0010994/2022	0014248/2014
6	0010994/2022	0000423/2015
7	0010994/2022	0017968/2016
8	0012844/2022	0014851/1995
9	0012844/2022	0005330/1987
10	0012569/2021	0014969/2010
11	0009194/2022	0007414/1998
12	0008742/2022	0014197/2000
13	0008448/2022	0024458/2015
14	0008653/2022	0012663/2016