Ata da 3ª Reunião Ordinária de 2021 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 26/11/2021

Órgão
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios
Unidade
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS
Tipo
Ata da Comissão Permanente de Avaliação Documental Área Meio
Número
3
Disponibilização
30/03/2022
Publicação
31/03/2022
Origem
INTERNA/LEGADO

 Brasão da República
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 3ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2021 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM

Aos vinte e seis dias do mês de novembro do ano de dois mil e vinte e um, às quinze horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 3ª Reunião Ordinária de 2021 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 89, de 16 de julho de 2021, estavam presentes os titulares Edvaldo Santos Guimarães Júnior, Secretário Especial da Presidência, Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria, Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, Luciana Essinger Toledo Varella, Secretária de Gestão de Pessoas, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais, e Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, e os suplentes Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, Henrique Carvalho Santos, Secretário Substituto de Tecnologia da Informação, Gutemberg Mangueira Abilio Junior, Secretário Substituo de Atendimento ao Jurisdicionado, Carolina Campos Afonso, Secretária Substituta da Ouvidoria-Geral, Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo, Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística, e Betânia Martins Pitanga, Supervisora Substituta de Apoio à Preservação da Memória Institucional. Estiveram presentes como convidados: Beatriz Chaves Lassance, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento, Lídia Maria Borges de Moura, Secretária de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica, Tomaz de Aquino Vasco da Silva, Coordenador de Serviços Médicos, Angélica Chaves Ribeiro, da Secretaria de Saúde, Isis de Oliveira Barros Araújo, da Secretaria de Saúde, Roberta Assunção Ramos, Coordenadora de Programação e Execução Financeira, Kleber Aires Belém, Coordenador Substituto de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, Victor Abreu da Silva, Supervisor de Apoio à Governança. A reunião foi presidida pelo Sr. Rafael Arcanjo Reis, Secretário-Geral Substituto do TJDFT, que deu início à reunião e agradeceu aos participantes pela presença. Após, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a comunicação aos membros da Comissão da assinatura do Acordo de Cooperação Técnica nº 110/2021 com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4, objeto do Processo SEI 0009969/2021. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que o novo acordo de cooperação, para utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT, foi assinado diretamente com o TRF4, com vigência de 10 de novembro de 2021 até 10 de novembro de 2026. Complementou que o referido acordo garante acesso às atualizações desenvolvidas pelo TRF4, incluindo a versão 4.0 do sistema, que traz novas funcionalidades para a gestão da documentação digital. Todos os membros presentes manifestaram ciência à assinatura do Acordo de Cooperação Técnica nº 110/2021 com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4. O segundo item discutido foi a validação, ad referendum da maioria dos membros da Comissão, dos atos que dizem respeito a competências meramente procedimentais realizados pelo Presidente da CPAD-AM, em relação às autorizações fornecidas, até 25 de novembro de 2021, para conversão de suporte de processos físicos e sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, esclareceu que se trata de atividade realizada pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC e pelo Posto de Serviço de Protocolo Administrativo – Etapa Controle da Tramitação de Documentos e Informações Digitais – PPA-ECT em que o processo que tramita em meio físico é convertido em processo SEI, mantendo-se a mesma numeração do processo original, após a autorização emanada pelo Presidente da CPAD-AM, que deve ser posteriormente referendada pela Comissão. Todos os membros presentes validaram as conversões de suporte listadas no Anexo I desta ata. O terceiro item deliberado foi a proposta de inclusão de novos formatos e extensões de arquivos no rol admitido no Sistema Eletrônico de Informações – SEI, objeto do Processo SEI 0020849/2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que a demanda foi encaminhada pela Ouvidoria, advinda de uma manifestação de um usuário, servidor do TJDFT. Trata-se de sugestão de que seja feita uma análise da possibilidade de inclusão de novos formatos e extensões no rol admitido no Sistema SEI. Esclareceu que, atualmente, o SEI admite apenas os formatos HTML e PDF. Noticiou que a demanda foi analisada pelo Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, que apontou dois pontos de reflexão sobre a sugestão apresentada. O primeiro ponto diz respeito ao custo de eventual ampliação de formatos nos recursos de tecnologia da informação. Tendo em vista esse primeiro apontamento, o processo SEI 0020849/2020 foi encaminhado à Secretaria de Tecnologia da Informação – SETI para apreciação. O Senhor Henrique Carvalho Santos, Secretário Substituto de Tecnologia da Informação, explanou que o cenário desde a manifestação junto à Ouvidoria até o momento atual mudou bastante. Assim, a SETI entende que, no cenário atual, o TJDFT dispõe da infraestrutura necessária para atender à demanda. Ponderou, entretanto, que deve ser avaliada se existe a necessidade de ampliação do rol, considerando as novas tecnologias incorporadas pelo TJDFT, como o Office 365, que permite o compartilhamento de documentos em volume maior e de forma mais facilitada. Indicou, ainda, que seria necessário um acompanhamento para avaliação da performance do SEI futuramente, em caso de aprovação de inclusão de novos formatos no Sistema. O Sr. Kleber Aires Belém, Coordenador Substituto de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, esclareceu que o impacto no armazenamento não é linear. Destacou que se observa que o usuário tende a deixar de se preocupar com o tamanho dos arquivos por ter a capacidade de incluir arquivos maiores, o que pode acarretar um aumento no volume. Acrescentou que, no Processo SEI 0020849/2020, a sugestão da área competente foi no sentido da adoção do mesmo padrão utilizado hoje no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe: arquivos de áudio e vídeo de até 50 MB (cinquenta megabytes) e arquivos PDF de até 10 MB (dez megabytes). Indicou que a Coordenadoria de Infraestrutura de Tecnologia da Informação – COTEC se manifestou contra a anexação de outros modelos de documentos pela questão da imutabilidade. E, por fim, indicou pela não aceitação de arquivos compactados, pelo risco de malwares, dentre outros. Esclareceu que, do ponto de vista da infraestrutura, arquivos de áudio e vídeo poderiam ser aceitos nos mesmos padrões utilizados no PJe. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que o segundo ponto de reflexão diz respeito ao impacto das alterações propostas no projeto de implementação do Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq no TJDFT. Relembrou que o projeto consiste na adoção do RDC-ARq como ambiente de preservação dos documentos digitais e plataforma de acesso às informações. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental e gestor do projeto estratégico de implementação do RDC-Arq, informou que analisou os autos e as sugestões e ponderações registradas. Manifestou-se contra a adoção do formato ZIP. Indicou que, do ponto de vista da preservação digital, esse formato seria um complicador no momento do empacotamento de dados e metadados. Expressou concordância com a sugestão de utilização dos mesmos formatos e tamanhos aceitos no Sistema PJe. Acrescentou que acessou o site da PRONOM (http://www.nationalarchives.gov.uk/pronom/), mantido pelo Arquivo Britânico, que é a base tecnológica utilizada para a conservação e a preservação de documentos de acordo com os formatos em que são registrados. Informou que fez a consulta dos formatos que são utilizados no Sistema PJe e que verificou que o TJDFT não teria problemas em relação à preservação digital de nenhum desses formatos. Concluiu que, no que tange à preservação documental, é um caminho que se demonstra razoável. A Sra. Lídia Maria Borges de Moura, Secretária de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica, apontou que o processo de ética segue o mesmo rito do processo disciplinar e informou que também seria interessante a adoção dos formatos de áudio e vídeo para instrução desses processos. A Sra. Carolina Campos Afonso, Secretária Substituta da Ouvidoria-Geral, informou que a Ouvidoria recebe de forma recorrente vídeos e áudios nas manifestações e denúncias. Acrescentou que, hoje, há dúvida de como repassar esses vídeos e áudios para as unidades competentes. Assim, entende que o acréscimo de formatos de áudio e vídeo seria fundamental para os trabalhos da Ouvidoria. Todos os membros presentes manifestaram concordância com a inclusão de formatos de áudio e vídeo no rol do Sistema SEI, de acordo com os padrões já utilizados no Sistema PJe. Em prosseguimento, haverá manifestação no Processo SEI 0020849/2020 informando da decisão da Comissão para que a demanda seja submetida ao Comitê de Governança em Tecnologia da Informação com vistas à inclusão no Plano Diretor de Tecnologia da Informação e de Comunicação PDTIC. Ademais, a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento providenciará minuta para alteração da Portaria Conjunta nº 127, de 30 de novembro de 2020, para previsão dos novos formatos. O quarto item discutido foi a proposta da Secretaria de Saúde – SESA, tratada no âmbito do Processo SEI 0007554/2021, de permitir que essa unidade e suas unidades subordinadas tenham autorização para arquivar os processos SEI relacionados a atestados médicos ou odontológicos, considerando a natureza sensível da matéria. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, informou que atualmente o procedimento consiste na abertura do processo SEI pelo servidor, na caixa da unidade de lotação ou enquanto usuário externo, e encaminhamento dos autos à SESA. De acordo com o art. 86, caput, da Portaria Conjunta nº 127, de 30 de novembro de 2020, a unidade competente para fazer o arquivamento do processo SEI é a unidade de origem dos autos. Nesse contexto, a SESA solicitou autorização para fazer o arquivamento dos processos relacionados a atestados médicos ou odontológicos, dando ciência ao solicitante, de modo a evitar que o processo tramite na unidade de lotação do interessado, de forma desnecessária, e que os demais usuários com acesso à caixa da unidade tenham acesso ao processo que contém informações de cunho pessoal. O Sr. Tomaz de Aquino Vasco da Silva, Coordenador de Serviços Médicos, confirmou que o propósito é evitar que as informações pessoais do servidor sejam expostas em sua unidade de lotação. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, sugeriu que fossem delimitadas as unidades, dentro da estrutura da SESA, com atribuição para realizar o arquivamento, de forma que a gestão da atividade seja mais adequada. O Sr. Tomaz de Aquino Vasco da Silva, Coordenador de Serviços Médicos, indicou que seriam três as unidades designadas para desempenhar esta atividade: a SESA, a Coordenadoria de Serviços Médicos – COMED e o Núcleo de Perícia Médica Institucional – NUPMI. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, sugeriu que, em uma futura revisão da Portaria Conjunta nº 127, de 30 de novembro de 2020, a hipótese de arquivamento pela SESA e suas unidades possa ser prevista para normatização da questão.Todos os membros presentes manifestaram concordância à proposta de que a SESA, a COMED e o NUPMI sejam autorizados a arquivar os processos SEI relacionados a atestados médicos ou odontológicos. O quinto item tratado foi a proposta da Coordenadoria de Protocolo e Malote Administrativo – COPAM de conversão de suporte dos Processos Administrativos Disciplinares – PADs físicos arquivados para tramitação no Sistema SEI, quando solicitado o desarquivamento, em decorrência do desligamento do Sistema de Acompanhamento Processual de 2ª Instância – SISPL, objeto do Processo SEI 0025327/2021. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo, esclareceu que os referidos PADs físicos são aqueles que, em algum momento, necessitaram ser deliberados pelo Conselho Especial Administrativo. Assim, o SISPL era utilizado para realizar a tramitação desses processos. Apontou que, uma vez que o SISPL foi desativado, faz-se necessária outra solução para realizar essa tramitação. Sugeriu que, ao ser realizada a solicitação desses processos, eles sejam transladados para o SEI. Uma vez convertido o suporte para o SEI, o processo poderá ser encaminhado para a autoridade competente decidir se concederá o acesso ao solicitante, também pelo SEI. O Sr. Edvaldo Santos Guimarães Júnior, Secretário Especial da Presidência, questionou se o tratamento dos autos físicos neste caso ocorrerá nos mesmos moldes do tratamento dos processos judiciais físicos que são digitalizados, inseridos no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe e posteriormente eliminados. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo, se manifestou no sentido de que o indicado é a observância dos prazos previstos na Tabela de Temporalidade para eliminação dos autos físicos. Todos os membros presentes manifestaram concordância à conversão de suporte para tramitação no Sistema SEI dos Processos Administrativos Disciplinares – PADs físicos arquivados, quando houver solicitação de desarquivamento. Ademais, a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC e suas unidades vinculadas providenciarão minuta de normativo para regulamentação do fluxo de trabalho de acordo com a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação - LAI, a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD e a Portaria Conjunta nº 127, de 30 de novembro de 2020, com delimitação das responsabilidades e atribuições das unidades envolvidas. O sexto item examinado foi a apresentação à Comissão do levantamento dos fluxos remanescentes no Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos – SIPADWEB, excetuando-se os de Recursos Humanos, e das unidades responsáveis pelos respectivos fluxos. O levantamento, objeto do Processo SEI 0024918/2021, foi solicitado por ocasião da 2ª Reunião Ordinária de 2021, conforme registrado na Ata de Reunião CPAD-AM 1966430. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, relembrou que na 2ª Reunião Ordinária de 2021 da CPAD-AM foi discutida a necessidade de migração dos fluxos remanescentes no SIPADWEB para o Sistema SEI. Assim, foi solicitado ao Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, em atenção ao discutido pela Comissão, o arrolamento desses fluxos remanescentes. O NUGAD, por sua vez, realizou um estudo mais amplo, apurando que, além dos fluxos que necessitam ser migrados, foram identificados fluxos em situação irregular. Estes últimos, são fluxos que já foram migrados do SIPADWEB para o SEI, porém não houve a formalização de sua migração, por ausência de ato administrativo ou portaria regulamentadora. Noticiou que, a partir da catalogação apresentado pelo NUGAD, documentada no Relatório ID 2104199, à exceção dos procedimentos de Gestão de Pessoas, foi identificado apenas um outro fluxo que ainda tramita no SIPADWEB: o fluxo de “Mapeamento e Melhoria de Processos de Trabalho”. Indicou a necessidade de a Comissão deliberar se este fluxo deve ser estudado para eventual migração para o SEI. Esclareceu que, atualmente, o fluxo “Devolução de Custas” está em fase de migração. Apontou que foram identificados, ainda: a) sete fluxos, sob responsabilidade do Protocolo, cuja migração está sendo tratada no âmbito do Processo SEI 0016629/2018; b) seis fluxos que já foram migrados do SIPADWEB para o SEI, mas necessitam de formalização por Portaria Conjunta; e c) dezesseis fluxos que já foram migrados do SIPADWEB para o SEI, mas necessitam de formalização por Portaria no âmbito da SGIC. Todos os membros presentes manifestaram concordância com a adoção das providências necessárias para formalização das migrações já realizadas dos fluxos do SIPADWEB para o SEI. No que diz respeito ao fluxo de “Mapeamento e Melhoria de Processos de Trabalho”, todos os membros presentes manifestaram concordância quanto à abertura de um novo Processo SEI com sugestão de migração deste fluxo para o SEI e encaminhamento à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica – SEPG para análise da sugestão. O sétimo item tratado foi a apresentação à Comissão do andamento das atualizações do Sistema SEI e das providências adotadas para a adesão do TJDFT ao Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional – PEN, visando a integração ao módulo ConectaGov, objeto do Processo SEI 0006071/2020. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, esclareceu que se trata de iniciativa para a integração dos Sistemas SEI utilizados em diferentes órgãos e instituições a partir de um módulo disponibilizado pelo Ministério da Economia. Informou que foi realizado o cadastro inicial e que a SGIC está adotando as providências para o cadastramento de Comitê Gestor de Protocolo do TJDFT. Noticiou que a expectativa é que o Tribunal consiga ser habilitado perante o Ministério da Economia, nos próximos dois meses, e que, em seguida, seja possível iniciar a implementação das ações para a modernização da troca de informações diretamente entre o Sistema SEI do TJDFT e das demais instituições integrantes do serviço. Apontou, ainda, que durante o recesso do judiciário será realizada a atualização do Sistema SEI para a versão 3.1.6, ação necessária para posterior internalização do Barramento de Serviços do SEI. Todos os membros presentes manifestaram ciência do andamento das atualizações do SEI e das providências adotadas para adesão do TJDFT ao Barramento de Serviços do PEN. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Ana Carolina Nunes Fonsêca, Secretária Substituta de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AM:

Edvaldo Santos Guimarães Júnior

Eduardo de Castro Rodrigues

Carolina Magalhães Alcoforado Franco

Luciana Essinger Toledo Varella

Isabella de Sousa Brito

Cristiano Menezes Alvares

Membros suplentes da CPAD-AM:

Rafael Arcanjo Reis

Henrique Carvalho Santos

Gutemberg Mangueira Abilio Junior

Carolina Campos Afonso

Sandro Borges Dias

Joaran Fonseca Marques Filho

Betânia Martins Pitanga

Convidados:

Beatriz Chaves Lassance

Lídia Maria Borges de Moura

Tomaz de Aquino Vasco da Silva

Angélica Chaves Ribeiro

Isis de Oliveira Barros Araújo

Roberta Assunção Ramos

Kleber Aires Belém

Victor Abreu da Silva

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 30/03/2022, EDIÇÃO N. 60. FLS. 37-47. DATA DE PUBLICAÇÃO: 31/03/2022

Anexo I

Conversões de Suporte 2021 autorizadas até 25/11/2021

Ordem

Número do processo criado no SEI

Número do processo que autorizou a conversão

1

0000695/2015

0014730/2021

2

0018158/2013

0015595/2021

3

0010678/2004

0015973/2021

4

0000059/2013

0016150/2021

5

0000155/2013

0016150/2021

6

0000174/2012

0016150/2021

7

0000185/1983

0016150/2021

8

0000203/2015

0016150/2021

9

0000225/2015

0016150/2021

10

0000239/2013

0016150/2021

11

0000244/2013

0016150/2021

12

0000279/2016

0016150/2021

13

0000450/2015

0016150/2021

14

0000592/1992

0016150/2021

15

0000762/2013

0016150/2021

16

0000766/2012

0016150/2021

17

0000996/1995

0016150/2021

18

0001060/2015

0016150/2021

19

0001083/2013

0016150/2021

20

0001107/1978

0016150/2021

21

0001118/1995

0016150/2021

22

0001119/2015

0016150/2021

23

0001178/1995

0016150/2021

24

0001358/1977

0016150/2021

25

0001374/1991

0016150/2021

26

0001437/1994

0016150/2021

27

0001523/2015

0016150/2021

28

0001552/2016

0016150/2021

29

0001563/1975

0016150/2021

30

0001684/2015

0016150/2021

31

0001767/2013

0016150/2021

32

0001785/2013

0016150/2021

33

0001785/2013

0016150/2021

34

0001935/1994

0016150/2021

35

0002010/1978

0016150/2021

36

0002018/1998

0016150/2021

37

0002118/2006

0016150/2021

38

0002118/2006

0016150/2021

39

0002261/2013

0016150/2021

40

0002288/2009

0016150/2021

41

0002291/2002

0016150/2021

42

0002345/1990

0016150/2021

43

0002355/1964

0016150/2021

44

0002365/2014

0016150/2021

45

0002738/2013

0016150/2021

46

0002755/1990

0016150/2021

47

0002841/2015

0016150/2021

48

0002846/2015

0016150/2021

49

0002913/2012

0016150/2021

50

0002913/2012

0016150/2021

51

0002923/2013

0016150/2021

52

0002931/2013

0016150/2021

53

0002931/2013

0016150/2021

54

0002999/2012

0016150/2021

55

0003003/1978

0016150/2021

56

0003015/1977

0016150/2021

57

0003125/2013

0016150/2021

58

0003125/2013

0016150/2021

59

0003226/2013

0016150/2021

60

0003236/1988

0016150/2021

61

0003291/1991

0016150/2021

62

0003291/1991

0016150/2021

63

0003295/1995

0016150/2021

64

0003354/1979

0016150/2021

65

0003358/2014

0016150/2021

66

0003363/2014

0016150/2021

67

0003433/1991

0016150/2021

68

0003453/2014

0016150/2021

69

0003464/1970

0016150/2021

70

0003505/1990

0016150/2021

71

0003608/1989

0016150/2021

72

0003615/2013

0016150/2021

73

0003615/2013

0016150/2021

74

0003697/1995

0016150/2021

75

0003847/2012

0016150/2021

76

0003885/2005

0016150/2021

77

0003890/1992

0016150/2021

78

0003970/2013

0016150/2021

79

0003970/2013

0016150/2021

80

0003988/2000

0016150/2021

81

0004063/1998

0016150/2021

82

0004235/2014

0016150/2021

83

0004248/2000

0016150/2021

84

0004258/2014

0016150/2021

85

0004346/1990

0016150/2021

86

0004427/2014

0016150/2021

87

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