Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2022 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 18/04/2022

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2022 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM

Aos dezoito dias do mês de abril do ano de dois mil e vinte e dois, às dezessete horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 1ª Reunião Ordinária de 2022 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 89, de 16 de julho de 2021, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, Eduardo de Castro Rodrigues, Secretário-Geral da Corregedoria, Carolina Magalhães Alcoforado Franco, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais, Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, e Marisa Maria Moraes Muniz Verri, Supervisora de Apoio à Preservação da Memória Institucional, e os suplentes Fernanda Martins de Vasconcelos Cirino, Secretária Substituta de Gestão de Pessoas, Miqueias Marinho Gomes, Secretário Substituto de Recursos Orçamentários e Financeiros, Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo, Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística. Estiveram presentes como convidados: Cristiane Morais de Azevedo, Coordenadora de Cadastro e Gestão de Informação de Pessoal, Luiz Henrique da Cunha Filho, Supervisor de Registro Funcional de Pessoal Cedido, Afastado, Desligado e de Benefícios, Hernani Marques Tavares, Supervisor Substituto de Registro Funcional de Pessoal Cedido, Afastado, Desligado e de Benefícios, Matheus Moreira da Silva, Supervisor Substituto de Gestão de Sistemas Administrativos, Milena Praxedes Cavalcante Oliveira, Coordenadora Substituta de Tratamento e Destinação Documental, Otacílio Guedes Marques, Coordenador de Apoio Extraordinário e Vera Lucia Soares, Supervisora de Apoio ao Programa Justiça Comunitária. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, deu início à reunião e agradeceu aos participantes pela presença. Após, discorreu sobre os itens da pauta, cuja prévia foi encaminhada por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item tratado foi a validação, ad referendum da maioria dos membros da Comissão, dos atos que dizem respeito a competências meramente procedimentais realizados pelo Presidente da CPAD-AM, em relação às autorizações fornecidas, até 11 de abril de 2022, para a conversão de suporte de processos físicos e sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações – SEI. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto apontou que a lista apresenta 19 (dezenove) processos administrativos físicos que foram convertidos em processo SEI. Todos os membros presentes validaram as conversões de suporte listadas no Anexo I desta ata. O segundo item deliberado foi a proposta de migração do fluxo “02.14.14 – Concessão de Auxílio-Saúde” do Sistema de Procedimentos e Documentos Administrativos – SIPADWEB para o SEI (objeto do Processo SEI 0002160/2022). O Sr. Luiz Henrique da Cunha Filho, Supervisor de Registro Funcional de Pessoal Cedido, Afastado, Desligado e de Benefícios, informou que, no lapso temporal entre o pedido de migração e a realização desta reunião, o Núcleo de Registro Funcional de Pessoal Cedido, Afastado, Desligado e de Benefícios – NURAD constatou que, no presente, a migração não se revela como necessária. Informou que, inicialmente, houve resistência na utilização do SIPADWEB pelos servidores solicitantes, que têm maior familiaridade com o Sistema SEI, o que motivou a solicitação de migração. Entretanto, atualmente, entende que esta questão se encontra superada e que os servidores se adaptaram a utilizar o SIPADWEB para realizar esse tipo de solicitação. Acrescentou que o NURAD conta com cerca de 120 (cento e vinte) a 150 (cento e cinquenta) solicitações relacionadas ao Auxílio-Saúde por mês, e que o SIPADWEB se mostra mais adequado para o trâmite destes pedidos, por permitir a programação e a automação do fluxo. Ressaltou que, no caso de solicitação de magistrados, é necessário que o pedido tramite pelo Sistema SEI, porquanto exista uma regulamentação da Primeira Vice-Presidência no sentido de proibir a tramitação de processos de magistrados no SIPADWEB. Assim, indicou que o Núcleo de Registro Funcional de Magistrados – NUMAG necessita que este fluxo esteja disponível no SEI para utilização pelos magistrados. Diante do exposto, o Sr. Luiz Henrique da Cunha Filho propôs: a) a manutenção do fluxo “02.14.14 – Concessão de Auxílio-Saúde” no SIPADWEB para utilização pelos servidores; b) a criação do fluxo “02.14.14 – Concessão de Auxílio-Saúde” no SEI para utilização pelos magistrados e c) a criação do fluxo “02.14.14 – Concessão de Auxílio-Saúde” no SEI para utilização pelos servidores de forma excepcional, da mesma forma que ocorre no caso de marcação de férias de servidores cedidos, que é realizada excepcionalmente no Sistema SEI. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto explanou que alguns processos de trabalho de gestão de pessoas tramitam no SIPADWEB porque eles se beneficiam da automação que pode ser realizada neste sistema. Nesse sentido, o SIPADWEB se apresenta como mais adequado para a tramitação destes processos de trabalho. O Sr. Eduardo de Castro Rodrigues rememorou que a CPAD-AM, em reuniões anteriores, havia indicado como diretriz que seriam realizadas as migrações dos fluxos do SIPADWEB para o SEI, à exceção daqueles da área de recursos humanos. A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco confirmou que estão sendo adotadas providências no sentido de manter no SIPADWEB apenas os processos de trabalho de gestão de pessoas. Com o objetivo de evitar dúvidas do usuário servidor quanto ao sistema a ser utilizado (se o SIPADWEB ou se o SEI, de forma excepcional), o Sr. Luiz Henrique da Cunha Filho propôs que seja adotada solução semelhante à que ocorre nos casos de averbação curricular. Indicou que, neste caso, quando o usuário realiza sua solicitação no Sistema SEI, existe um texto padrão que orienta a utilização do SIPADWEB, com a indicação do link que deve ser utilizado para aquela solicitação. Ressaltou, ainda, que o Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD prestado auxílio suplementar ao usuário quanto à utilização do SIPADWEB. Todos os membros presentes aprovaram a manutenção do fluxo “02.14.14 – Concessão de Auxílio-Saúde” no SIPADWEB para utilização pelos servidores e a criação do fluxo “02.14.14 – Concessão de Auxílio-Saúde” no SEI para utilização pelos magistrados e, excepcionalmente, pelos servidores nos casos a serem previstos em normativo próprio. O terceiro item discutido foi a ratificação da proposta de criação da série documental "08.10.04 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Cadastro e Acompanhamento de Atendimentos da Justiça Comunitária" (objeto do Processo SEI 0024129/2021). A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco explicou que o Programa Justiça Comunitária utilizava o Sistema SISPLWeb para registro dos seus atendimentos. Considerando que o referido sistema foi desligado, o Núcleo de Apoio ao Programa Justiça Comunitária – NAPJC solicitou a criação da série documental "08.10.04 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Cadastro e Acompanhamento de Atendimentos da Justiça Comunitária" a ser utilizada no SEI para o registro dos seus atendimentos. A Sra. Vera Lucia Soares, Supervisora de Apoio ao Programa Justiça Comunitária, informou que todos os atendimentos eram registrados no SISPLWeb e que, após o desligamento do sistema, o NAPJC passou a fazer o registro manualmente. Ressaltou que o registro manual não é adequado, pois implica dificuldade para a elaboração de estatística, além de não contar com a segurança de armazenamento das informações em banco de dados. Apontou que, após reuniões realizadas com a Secretaria de Tecnologia da Informação – SETI, Segunda Vice-Presidência e Primeira Vice-Presidência, foi sugerida como solução a inclusão dos fluxos de trabalho do Programa Justiça Comunitária no Sistema SEI, a exemplo do que ocorreu com os fluxos da Central Judicial do Idoso. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto explanou que o TJDFT tem um projeto de convergência digital para o desligamento dos sistemas legados, como o SISPLWeb e o SISTJ gráfico, por exemplo. Afirmou que se espera que o Tribunal tenha um sistema único judicial e um sistema único administrativo. O Sr. Eduardo de Castro Rodrigues ressaltou que, nas ocasiões em que há manutenção programada no Sistema PJe, existe a necessidade de utilização do SISTJ gráfico para a distribuição dos processos nos plantões. Assim, assinalou que é importante todos terem ciência de que o desligamento total do SISTJ gráfico impossibilita a distribuição de processos nos plantões. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto complementou que o desligamento ocorre de forma conciliada entre a Corregedoria e a SETI. Todos os membros presentes ratificaram a proposta de criação da série documental "08.10.04 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Cadastro e Acompanhamento de Atendimentos da Justiça Comunitária". O quarto item tratado foi a comunicação à Comissão sobre as atualizações realizadas no Sistema SEI e sobre a internalização do Barramento de Serviços do Protocolo Eletrônico Nacional – PEN, visando a integração do módulo ConectaGov ao SEI (objeto do Processo SEI 0006071/2020). A Sra. Carolina Magalhães Alcoforado Franco informou que em março de 2022 foi realizado um esforço conjunto da Primeira Vice-Presidência, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, do NUGAD e da SETI para a implementação de melhorias e atualizações no SEI. Dentre elas, destaca-se a instalação do Barramento de Serviços PEN. Assim, o TJDFT passou a estar integrado em um módulo que possibilita o envio e o recebimento de processos para outros órgãos que utilizem o Sistema SEI. Informou que foi realizado o teste com envio e retorno de processo SEI com sucesso. Ressaltou que unidades como a Central Judicial do Idoso e a Comissão Distrital Judiciária de Adoção irão se beneficiar desta atualização, uma vez que dialogam com outros órgãos com frequência. Indicou que, neste primeiro momento, o sistema foi configurado tendo como porta de entrada única o Posto de Serviço de Protocolo Administrativo - Etapa Controle da Tramitação de Documentos e Informações Digitais – PPA-ECT. Acrescentou, ainda, que foram realizadas melhorias no módulo de consulta do SEI, no aplicativo SEI para dispositivos móveis e no módulo de peticionamento eletrônico. Assinalou que, futuramente, serão implementados novos aprimoramentos ao SEI, como a atualização para a versão 4.0. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto parabenizou pelo trabalho realizado. Todos os membros presentes manifestaram ciência das atualizações realizadas no Sistema SEI. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Ana Carolina Nunes Fonsêca, Secretária Substituta de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AM:

Celso de Oliveira e Sousa Neto

Eduardo de Castro Rodrigues

Carolina Magalhães Alcoforado Franco

Isabella de Sousa Brito

Marília Barbosa de Barcelos

Cristiano Menezes Alvares

Marisa Maria Moraes Muniz Verri

Membros suplentes da CPAD-AM:

Fernanda Martins de Vasconcelos Cirino

Miqueias Marinho Gomes

Sandro Borges Dias

Joaran Fonseca Marques Filho

Convidados:

Cristiane Morais de Azevedo

Luiz Henrique da Cunha Filho

Hernani Marques Tavares

Matheus Moreira da Silva

Milena Praxedes Cavalcante Oliveira

Otacílio Guedes Marques

Vera Lucia Soares

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 17/08/2022, EDIÇÃO N. 151. FLS. 47-49. DATA DE PUBLICAÇÃO: 18/08/2022

Anexo I

Conversões de suporte autorizadas até 11/04/2022
Ordem	Número do processo criado no SEI	Número do processo que autorizou a conversão
1	0004979/2002	0001529/2022
2	0005179/1981	0003229/2022
3	0007512/2012	0004931/2022
4	0017236/2002	0005034/2022
5	0011321/2014	0023104/2021
6	0005007/2008	0025067/2021
7	0004967/2013	0025067/2021
8	0005765/2014	0025067/2021
9	0008043/1981	0025067/2021
10	0013003/2005	0025067/2021
11	0004923/2008	0026436/2021
12	0008510/2001	0026436/2021
13	0003543/2006	0026982/2021
14	0006288/2016	0026982/2021
15	0012771/2007	0026982/2021
16	0001476/2014	0027594/2021
17	0001477/2014	0027594/2021
18	0019893/2013	0027594/2021
19	0022031/2015	0027767/2021