Ata da 2ª Reunião Ordinária de 2023 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD - AM de 26/10/2023
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental
ATA DA 2ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2023 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM
Aos vinte e seis dias do mês de outubro do ano de dois mil e vinte e três, às quatorze horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 2ª Reunião Ordinária de 2023 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 73, de 25 de maio de 2022, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - SEG, Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação - SETI, Emilia Maria Alves da Nobrega, Secretária de Assistência e Benefícios - SEAB, Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral - SEOVG, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência – COSISP e Guilherme Guth de Paiva, servidor membro, bacharel em história, lotado no Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI e os suplentes Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COAMI, Lucyanna Quartieri Pinheiro Rodrigues, Secretária Substituta Especial da Presidência – SEP, Samuel Rayer de Santana, Secretário Substituto de Contratações e Gestão de Materiais – SEMA, Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo. Estiveram presentes como convidados: Beatriz Chaves Lassance, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Daniel Lisboa Santos – COSISP, Declieux Dias Dantas – SUDES, Isis de Oliveira Barros Araujo – SESA, Laila Silva da Fonseca, do Núcleo de Expedição de Correspondências - NUEXP, Lígia Duarte Figueiredo – CODOC, Luiz Antônio de Araujo – ASGC, Marilene Dantas de Ataídes – NUCER; e a Marina Cavalcanti Gontijo – NUGAD, Pollyanna de Carvalho Tomimatsu – SGIC, Tomaz de Aquino Vasco da Silva – COMED, Vania Maria Valadão - CDJA. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, após saudar a todos os presentes, deu início à reunião destacando, de antemão, que o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, encontrava-se como o relator natural de todas as matérias em pauta. Dito isso, o Presidente iniciou a reunião pelo quinto item da pauta para deliberar sobre viabilidade de os processos SEI que tramitem nesta Corte de Justiça e que contenham informações referentes à saúde de servidores, magistrados e beneficiários, para que sejam classificados quanto ao grau reservado de sigilo, tendo em vista se tratar de assunto de interesse da Secretaria de Saúde - SESA e, presente à reunião, como convidado, o Sr. Tomaz de Aquino, Coordenador de Serviços Médicos do TJDFT. O Presidente da CPAD-AM passou a palavra ao Sr. Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência, que se manifestou e, oportunamente, esclareceu aos presentes o ocorrido na prática dentro do Tribunal. Em regra, os usuários servidores da Casa, quando precisam tratar de assuntos pessoais ou de saúde, eles inauguram um processo eletrônico no sistema SEI de forma restrita. Porém os autos desse processo acabam caindo na caixa da unidade em que esse usuário se encontra lotado, causando um desconforto, visto que o processo, ainda que restrito, pode ser acessado por servidores da unidade. O Sr. Daniel informou que há tempo houve uma prévia do Gabinete da Primeira Vice-Presidência com o Dr. Tomaz para buscar uma solução para o tema, tendo sido aventado a possibilidade de se criar o “usuário externo para todos os servidores e magistrados do Tribunal” e, assim, retirar os processos eletrônicos pessoais e de saúde da abertura do acesso comum aos demais servidores do SEI. Ato contínuo, o Sr. Daniel explicou o funcionamento do “usuário externo”: um espaço individual, próprio do servidor ou magistrado interessado; a abertura de processo para uso tratar assunto pessoal ou de saúde será iniciado por meio de formulário eletrônico específico; e, com o preenchimento do formulário o processo será direcionado, automaticamente, para a caixa do responsável para avaliar o tema, inexistindo a tramitação desse processo em unidades distintas. O Sr. Celso, Presidente da CPAD-AM, diante do exposto, concluiu que esse processo eletrônico não ficaria vinculado à unidade, conclusão essa que restou confirmada pelo Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência. O Sr. Daniel informou que a mencionada solução só não foi implementada antes porque o módulo do “usuário externo” no SEI necessita que o servidor digite uma outra senha. Ou seja, ainda que o servidor utilize o e-mail do TJDFT para acessar o “usuário externo”, ele vai necessitar cadastrar uma senha. Como esclarecimento, o Sr. Daniel anunciou que a senha cadastrada poderia ser a mesma que o servidor e/ou magistrado utiliza por Active Directory (AD), ferramenta da Microsoft que permite o uso de um único diretório para controle de acesso a todos os sistemas e os serviços dentro de uma rede corporativa. Porém, considerando que a senha natural dos servidores e magistrados do TJDFT é regularmente atualizada pela área de Tecnologia da Informação (TI), o Sr. Daniel ressaltou que a senha de acesso “externo” permanecerá como inicialmente cadastrada pelo servidor/magistrado, necessitando, se for o caso, ser atualizada pelo próprio usuário. O Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência explicou que no momento que o “usuário externo” inaugurar o processo no SEI, ele ficará com o acompanhamento desse processo ad aeternum. Assim, qualquer manifestação nos autos o “usuário externo” terá conhecimento, desde que o documento eletrônico inserido aos autos esteja assinado digitalmente. Quanto aos processos atuais em tramitação, o Sr. Daniel sugeriu o encaminhamento para a caixa do “usuário externo” e não mais para a caixa da unidade a qual pertença o usuário. Tendo levantado a mão, o Presidente da CPAD-AM concedeu a palavra à Sra, Lucyanna Quartieri Pinheiro Rodrigues, Secretária Substituta Especial da Presidência – SEP, que interveio no sentido de solicitar um esclarecimento de ordem prática. A Sra. Lucyanna destacou que o TJDFT envolve oito mil usuários dentre servidores e magistrados ativos e aposentados. Nesse contexto, primeiramente, ela quis saber se a tramitação desses processos seria em caráter sigiloso ou não, visto que o trâmite de um processo eletrônico sigiloso é muito mais complexo dentro da unidade. O Sr. Otacílio, de imediato, informou que não será sigiloso. Em seguida, a Sra. Lucyanna exemplificou o caso de um usuário inaugurar um processo SEI com o intuito de tratar questão de saúde junto à SESA. Segundo o entendimento da Sra. Lucyanna, esse processo SEI, ao retornar para o setor do servidor que inaugurou o processo administrativo (PA), não mais tramitará pela sua unidade, ficando vinculado e resguardado, unicamente, ao conhecimento do interessado. O Sr. Otacílio ratificou o entendimento da Secretária Substituta Especial da Presidência – SEP, e para aclarar a questão, o Secretário informou se tratar de uma caixa pessoal do usuário. Oportunamente, a Sra. Lucyanna concluiu que, para que isso possa ocorrer, é necessário que o servidor e/ou magistrado inaugure o PA SEI como “usuário externo”, pois somente dessa forma o interessado garantirá que o seu processo eletrônico não tramite na sua unidade. O Sr. Daniel confirmou a colocação da Secretária Substituta Especial da Presidência – SEP e ressaltou que a ideia é fazer com que os servidores, de dentro da área interna do Tribunal, tenham acesso a área externa para abrir processo eletrônico SEI próprio, especialmente os processos que tratem de assunto da área de saúde. A Sra. Lucyanna considerou a proposta maravilhosa, visto que poderá resguardar a intimidade dos colegas no âmbito do Tribunal. Com a palavra, o Presidente da CPAD-AM quis saber do Sr. Daniel se os documentos já estavam definidos dentro do sistema para preenchimento por usuários e quis também saber se o usuário teria condição de abrir um documento por AD do Tribunal. O Sr. Daniel disse não será possível o acesso de documentos por AD do Tribunal e informou que a proposta estudada junto com o Dr. Tomaz seria de o usuário visualizar, dentro do sistema SEI, localizado na caixa de abertura de processos, um indicativo de que os processos de saúde serão abertos apenas como “usuário externo”. Com isso seria feita uma campanha de divulgação interna, com realização de webinar, tudo para dar pleno conhecimento aos servidores e magistrados da Casa sobre o funcionamento desse PA SEI aberto como “usuário externo”. Diante da narrativa do Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência, o Presidente da Comissão dirigiu a palavra à Sra. Emilia Maria Alves da Nobrega, Secretária de Assistência e Benefícios, a fim de lhe perguntar se a SEAB teria interesse nesse procedimento com relação a processos que tratam de assistência e benefícios de servidores e magistrados. Ela demonstrou interesse e o Sr. Otacílio, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, apontou outras unidades que poderão ser incluídas nesse procedimento, principalmente quando o processo abordar casos sensíveis de caráter pessoal. A Sra. Lucyanna Quartieri sugeriu iniciar essas atividades como um projeto piloto e ir ampliando à medida que fossem observadas as necessidades dos processos. O Presidente se dirigiu aos presentes para saber se alguém tinha algum questionamento sobre o tema. O Sr. Samuel Rayer de Santana, Secretário Substituto de Contratações e Gestão de Materiais – SEMA quis saber se esse tipo de processo seria sinalizado de alguma forma dentro do SEI, de maneira a permitir uma identificação visual imediata dentro da caixa da unidade e perguntou como proceder no caso de o usuário abrir um processo de licitação para tratar de assunto de saúde e o processo acabar sendo direcionado pelo sistema para a SEMA. O Sr. Daniel explicou que inicialmente os processos de “usuário externo” seriam aqueles da área de saúde e RH. Por conseguinte, ressaltou que o primeiro documento de um processo inaugurado por “usuário externo” é um protocolo. Portanto, é possível diferenciar um processo de “usuário externo” de um processo aberto por usuário interno. No mais, pretende-se realizar uma ação pedagógica para informar a todos os usuários da Casa que o processo aberto de forma incorreta, por impossibilidade de classificação, será devolvido ao usuário interessado com orientação de o processo ser inaugurado como “usuário externo”. O Sr. Luiz Antônio de Araújo – ASGC perguntou se esse processo poderia ser aberto pela unidade interessada, a exemplo da Secretaria de Saúde – SESA abrir e encaminhar o processo para o usuário, ou somente o usuário poderia abrir o processo como “usuário externo”. O Sr. Daniel ressaltou que só quem pode abrir esse tipo de processo é o “usuário externo”, sendo uma ação individualizada, própria do usuário. No mais, o Sr. Daniel informou que, dentro do rol de processos SEI, com mais de 513 tipos de processos eletrônicos a serem inaugurados pelo usuário no sistema SEI, serão retirados todos aqueles tipos pessoais, impedindo, assim, a abertura desses processos de cunho pessoal por usuário interno. A ideia é que a COSISP automatize a criação de “usuário externo” para todos os servidores e magistrados do TJDFT, inclusive utilizando o e-mail do Tribunal, sendo encaminhado um e-mail informando a necessidade de cada usuário criar a sua senha. O Presidente da Comissão perguntou ao Daniel como se daria o encerramento do processo que foi aberto por “usuário externo”, tramitou por diversas unidades e a unidade final, ao querer dar ciência do encerramento do PA SEI ao servidor, encaminha esse processo para a sua unidade. O Sr. Daniel informou que isso não seria possível e reforçou que, nos termos acordado com o Dr. Tomaz, “todo processo sensível, processo pessoal, ele deve tramitar sempre com a caixa de usuário externo, ele nunca mais vai voltar a tramitar entre unidades comuns. Assim, não deve. Lógico que a gente vai ter um ou outro desavisado, mas a gente vai estar aqui sempre tentando conscientizar.” O Sr. Daniel comunicou ao Sr. Celso, Presidente da CPAD-AM, que o Dr. Tomaz já conversou com a sua equipe sobre essa questão, porém teve uma pessoa nova de Tribunal que acabou enviando um processo pessoal para a unidade. Consequentemente houve reclamação sobre esse tema na Ouvidoria do TJDFT. O Sr. Otacílio aproveitou para lembrar que também é item de pauta a questão sobre a possibilidade de a unidade competente arquivar o PA SEI quando da resolução do problema. Nesse caso, a unidade daria conhecimento ao “usuário externo” interessado sobre o arquivamento do processo, visto que ele (usuário) inaugurou o PA SEI. O Sr. Celso quis saber do Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência se haverá alguma vinculação desse tipo de processo ao AD do Tribunal. O Sr. Daniel informou que solicitou essa vinculação, por mais de uma vez, a Sra. Patrícia Valentina, gestora do SEI no TRF4. Busca-se a possibilidade de vinculação desse processo via gov.br ou AD. Segundo o próprio Sr. Daniel, até o presente momento, não houve resposta do TRF4 e a Sra. Valentina sinalizou que a priorização dessa demanda será observada no futuro. Lado outro, o Sr. Daniel noticiou que a nova versão do SEI já incluiu o gov.br, porém apenas para a utilização pelo usuário interno. Isso não se estendeu ao “usuário externo” do SEI. O Presidente da Comissão saudou o Sr. Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação – SETI que cordialmente informou, ter atrasado um pouco, porém já estava acompanhando a reunião. Aceito os esclarecimentos, o Presidente da Comissão perguntou se algum dos presentes teria alguma dúvida. A Sra. Lucyanna disse ter dúvida quanto a questão de existir necessidade de o gestor do “usuário externo” necessitar se manifestar nos autos. Ela quis saber como esse processo seria identificado para o gestor dentro da unidade. O Sr. Otacílio informou à Sra. Lucyanna que o sistema SEI tem diversos marcadores disponibilizados para uso e, nesse caso, pode ser escolhido um marcador para essa finalidade. Em seguida, o Sr. Daniel ressaltou que em relação a esse processo pessoal, se todos os servidores e magistrados tiverem o “usuário externo”, a ideia é que a unidade SESA/COMED não mais se comunique com o usuário interno e “ela encaminhe inclusive ao gestor por ‘usuário externo’ e o SEI, nessa última versão que foi lançada, ele permite anexação de documentos por meio de ‘usuário externo’”. Com isso, o Sr. Otacílio concluiu que até o gestor vai ser comunicado externamente, como se fosse uma caixa individual. O Sr. Celso, Presidente da Comissão, observou que será necessário monitorar as duas caixas. A Sr. Lucyanna Quatieri, Secretária Substituta Especial da Presidência – SEP, lembrou ao Presidente que quando houver movimentação do processo chegará e-mail. Afirmação esta confirmada pelo Sr. Daniel, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência. Inclusive, foi ressaltado pela Sra. Lucyanna que, segundo norma interna, o servidor deverá acessar a sua caixa de e-mails todos os dias. Por oportuno, o Presidente comunicou que o Sr. Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação – SETI está construindo um novo normativo para tratar da comunicação interna no âmbito do Tribunal. O Sr. Luiz Fernando informou que a primeira ferramenta de comunicação oficial que deve ser verificada pelo usuário interno será o Teams, em segundo lugar o e-mail, com escalonamento das demais ferramentas. O Presidente é favorável que o e-mail seja utilizado para comunicação externa e que o Teams, software da Microsoft 365, seja a ferramenta oficial para comunicação interna no âmbito do TJDFT. O Sr. Otacílio questionou o Daniel (COSISP) sobre a possibilidade de existir outras ferramentas de comunicação no SEI, porém o Sr. Declieux Dias Dantas da Secretaria de Desenvolvimento de Sistemas – SUDES manifestou a necessidade de código para mudanças no sistema SEI e, nesse caso, segundo o Sr. Otacílio, haveria necessidade de peticionar ao TRF4. O Sr. Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência – COSISP reiterou que pelo Teams somente a comunicação via e-mail. O Sr. Luiz Fernando SETI, com a palavra, contou o caso concreto de um servidor em que a esposa compareceu ao TJDFT e precisou abrir um “usuário externo”, visto que o esposo servidor da Casa, encontrava-se internado no hospital. Diante do caso relatado, o Sr. Daniel solicitou encaminhar ao protocolo. Oportunamente, o Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto de Protocolo e Malote Administrativo, ressaltou que os servidores atendentes do Protocolo estão capacitados para auxiliar nesse tema “usuário externo” e comunicou que a COPAD já vem usando marcadores no SEI para destacar os processos restritos e com prioridade na tramitação e, nos despachos da Coordenadoria, o Sr. Sandro informou que são registrados alertas às demais unidades administrativas de que o documento juntado aos autos apresenta dados pessoais do usuário e que este processo eletrônico não pode circular pela caixa SEI da unidade de lotação do usuário interessado. Assim, o Sr. Sandro sugeriu ao Sr. Daniel o mesmo procedimento nos formulários de “usuário externo”. O Sr. Daniel concordou e fez questão de salientar que a COPAD pode auxiliar um parente do servidor a abrir um processo como “usuário externo” porque essa pessoa vai poder acompanhar esse processo SEI. Segundo o Sr. Daniel esse procedimento ainda é melhor que abrir um processo como “usuário externo” pelo próprio Protocolo do Tribunal. Sem mais intervenções, o Presidente da Comissão colocou a matéria em votação. Os membros presentes discordaram do disposto no quinto item da pauta, que objetiva deliberar sobre viabilidade de os processos SEI que tramitem nesta Corte de Justiça e que contenham informações referentes à saúde de servidores, magistrados e beneficiários, para que sejam classificados quanto ao grau reservado de sigilo. Após debate, os membros presentes aprovaram por unanimidade a criação do “usuário externo para todos os servidores e magistrados do Tribunal” para, assim, retirar os processos eletrônicos pessoais e de saúde da abertura do acesso comum aos demais servidores do SEI. Após, o Presidente deu a palavra ao Dr. Tomaz que, auxiliado pela Sra. Isis de Oliveira Barros Araújo, questionou um tema recorrente na SESA, em que o gestor de unidade solicita a avaliação do servidor ausente ao ambiente de trabalho por acreditar se tratar de motivo de saúde. O Sr. Tomaz entende que nesse caso o processo deveria ser classificado como sigiloso. A Sra. Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral – SEOVG destacou a importância desse tema e de se encontrar alternativas para evitar a exposição de dados sensíveis dos usuários diante dos colegas de trabalho. Por conseguinte o Dr. Tomaz solicitou esclarecer o que restou votado pela Comissão. O Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, como registro destacou que ficou aprovado: (i) a abertura de “usuário externo” para cada magistrado e servidor do TJDFT; (ii) priorização da abertura de “usuário externo” pela SESA para as causas que tratem questão de saúde e, futuramente, essa mesma possibilidade para a SEAB e para o RH do TJDFT; (iii) a possibilidade de a SESA concluir o processo de “usuário externo” para, assim, evitar a tramitação desnecessária do PA SEI por unidades administrativas adversas. A Sra. Marília questionou a possibilidade de falhas na condução desses PA SEI de “usuário externo” e o Presidente da CPAD-AM informou que haverá uma trabalho pedagógico, via webinar e demais ações, para consolidar esse fluxo de trabalho dentro do Tribunal. A Sra. Marília indagou qual seria o diferencial desse usuário externo, haja vista que esse procedimento já existe. O Sr. Daniel explicou que até o presente momento isso era algo sugerido ao usuário da Casa. A pretensão do Tribunal é tornar regra a utilização do “usuário externo” nos casos de abertura de PA SEI para tratar saúde e dados sensíveis do servidor e/ou familiares e permitir que o próprio usuário arquive o processo, sem necessidade de retornar à unidade de origem. O Sr. Otacílio lembrou aos presentes que em novembro do corrente ano será implantada a nova versão SEI 4.1 e que será realizada uma forte campanha de capacitação dos servidores da Casa e que haverá uma atualização dos regramentos da Portaria SEI vigente. Sr. Daniel noticiou a realização de uma webinar de Lançamento do SEI 4.1, no próximo dia 10 de novembro de 2023, e sugeriu a inscrição dos presentes, pois essa questão de “usuário externo” será bem trabalhada na ocasião por ele e pelo Sr. Otacílio. Ato contínuo, o Sr. Daniel informou que futuramente a CPAD-AM irá deliberará sobre a eliminação de documentos dentro do sistema SEI. Ao liberar o Dr. Tomaz, convidado desta reunião, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, sugeriu ao Sr. Celso, Presidente da Comissão, a inclusão da SESA como membro titular da CPAD-AM. O Presidente acatou a ideia e o Dr. Tomaz aceitou o convite. O Presidente solicitou ao Sr. Otacílio a alteração da portaria para inclusão da SESA na Comissão Permanente De Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM, que garantiu o registro em Ata. Por conseguinte, o Presidente da Comissão retornou ao primeiro item da pauta, a fim de deliberar sobre a aprovação da proposta de alteração no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – PCTT-AD TJDFT. O Sr. Otacílio alterou a ordem dos subitens e compartilhou a sua tela para apresentar todos os esclarecimentos necessários sobre o tema de gestão documental. O Sr. Sandro da COPAD, quis saber se essa tabela seria aplicada nos processos físicos. Segundo o Sr. Otacílio a tabela original não será revogada, mas apenas atualizada, e permanecerá sendo utilizada para a classificação dos processos físicos. A proposta deste item é a apresentação de uma versão reduzida da tabela atual para ser trabalhada nos processos eletrônicos SEI e SIPADWEB. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC considerou a proposta muito boa, porém ressaltou a necessidade de no SAAN ser mantido a tabela na íntegra para trabalhar todas as séries documentais. O Sr. Otacílio destacou que essa tabela originária será mantida nas unidades que necessitem trabalhar o legado de documentos existentes no âmbito no TJDFT. O Sr. Celso, Presidente da CPAD-AM apresentou dúvida quanto à conformidade e legalidade da tabela reduzida proposta, além a possibilidade de inserir essa ferramenta para classificação dos processos no sistema SEI. O Sr. Otacílio esclareceu que a proposta apresentada de tabela reduzida é viável e ressaltou que os documentos que já estão classificados seguirão os itens descritos na tabela vigente. O Sr. Otacílio salientou que não se trata de nova tabela ou códigos, mas tão somente redução. No mais, informou que o plano de classificação vem sendo estudado, com última atualização em 2017. O Sr. Otacílio destacou que o plano de classificação e a tabela de temporalidade dos processos da área meio do CNJ em alguns casos, apresentam prazos que destoam dos prazos registrados na tabela do nosso Tribunal de Justiça. Todavia, informou aos presentes que, se o prazo do CNJ for menor que o prazo descrito na tabela do TJDFT, não haverá problema algum. Porém, se o prazo for maior, haverá necessidade de realizar um ajuste no prazo de guarda da nossa tabela. O Presidente Celso notou que a redução é significativa tendo em vista que na tabela anterior, no que se refere à parte de classificação de documentos, existem 10 (dez) mil linhas enquanto na proposta atual são apenas 1.300 linhas. O Sr. Cristiano bem observou que na tabela proposta sempre será considerado o maior prazo dentro da classe. Ele também notou que no momento de se realizar a eliminação de documentos a CODOC deverá atentar para as classes específicas, que mudaram a destinação final, bem como a preservação, que deverá ser realizada de acordo com o que for aprovado pela Comissão. A observação do Sr. Cristiano foi confirmada pelo Sr. Otacílio, que continuou esclarecendo aos presentes as alterações na tabela item 1 - Adequação de Temporalidade do CNJ, as quais foram realizadas de acordo com o que restou aprovado no Conselho Nacional de Justiça. O Presidente da Comissão colocou para votação esse item I da tabela. Todos os membros presentes validaram as alterações propostas no subitem A do item primeiro da pauta – Adequação de Temporalidade do CNJ. O Sr. Otacílio seguiu para apresentação do item 2 – Diferenças na temporalidade entre tipos documentais e o processo administrativo ou códigos sem temporalidade e dos demais subitens da pauta. O Sr. Otacílio esclareceu que o processo tem uma temporalidade menor do que a avaliação. Diante dessa colocação, o Sr. Cristiano, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC sugeriu uma postura mais precaucional, de forma a se manter sempre o maior prazo de guarda. O Sr. Otacílio concordou e, diante disso, por regra, ao se perceber um conflito em que o prazo de guarda do processo for menor do documento será adotado o prazo maior. No subitem E, observada a necessidade de alguns ajustes pontuais, o Sr. Otacílio propôs conversar com a SEAP sobre temporalidade de alguns itens descritos na tabela proposta. Por oportuno, o Presidente da CPAD-AM sugeriu estender essa reunião às demais unidades (SEAB, COOB, etc.) para ajustar a questão de temporalidade. O Sr. Samuel solicitou informações sobre a classificação de temporalidade de dados pessoais, haja vista a existência de contratos firmados pela instituição. O Sr. Otacílio informou que no âmbito do TJDFT inexiste essa classificação de temporalidade de dados pessoais e ressaltou que esse é um tema que necessita ser trabalhado em breve pela Comissão. O Presidente da CPAD-AM solicitou que o tema em questão seja inserido na pauta da próxima reunião. O Sr. Otacílio noticiou a existência de classes novas, as quais foram inseridas a pedido na tabela proposta. Ato contínuo, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento informou que a SGIC marcará uma reunião com os gestores das unidades solicitantes para ajustar a temporalidade dessas classes. Após a explanação, o Presidente da Comissão colocou o tema para votação. Todos os membros presentes aprovaram a alteração da temporalidade do processo administrativos para um prazo maior. O Sr. Otacílio prosseguiu na apresentação do item 3 – Material Museológico (Inclusão do assunto de acordo com CNJ) e destacou a inclusão de códigos. Em votação, todos os membros presentes aprovaram por unanimidade a inclusão dos códigos. No item 4 da tabela proposta – Material Museológico (Inclusão tendo como referência a documentação bibliográfica TJDFT), seguiu-se a mesma lógica do item anterior. Já no item 5 – Solicitação COSISP (Não é possível manter só o processo administrativo), o Sr. Otacílio informou não ser possível manter somente o processo administrativo. Logo, sugere-se incluir esses códigos, sendo mantida a classificação. O Sr. Daniel, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência – COSISP, oportunamente, informou que o CNJ considera os sistemas de TI como guarda permanente. Portanto, não se pode eliminar os sistemas da Casa. O Sr. Luiz Fernando, Secretário de Tecnologia da Informação – SETI, concorda com o posicionamento do CNJ, haja vista tais sistemas terem, na ocasião, gerado custo financeiro e de pessoal para o Tribunal. No entendimento do Sr. Luiz Fernando esses sistemas desativados são patrimônio histórico da instituição. O Sr. Daniel entende que os documentos, os códigos, os sistemas, tudo, deve ser de guarda permanente. Houve debate sobre a descontinuidade dos sistemas e a sua guarda permanente. Foi colocado que o SIPADVIG será o piloto do repositório de sistemas desativados no TJDFT. O Sr. Cristiano sugeriu a retirada da fase corrente enquanto o sistema está em vigência. Assim, garante a guarda da versão final do sistema desativado. Por conseguinte, o Sr. Otacílio apresentou o item 6 – Inclusão do item “Processo Administrativo” para incluir o tipo de processo administrativo com a temporalidade maior. Todos aprovaram a inclusão dos códigos. No item 7 – Definir Temporalidade (assunto já existe no SEI). O processo foi criado, mas não tem classe. Aproveitando o assunto, a Sr. Marina, servidora lotada no NUGAD, solicitou esclarecimento sobre o benefício saúde, visto que não consta na classe “Pagamento de Benefícios (item 2.16)” e sim na “Produção de Atos para a Folha de Pagamento de Pessoal (item 2.14)”. Ela quer saber se de fato é um benefício. O Sr. Otacílio falou que vai levar essa dúvida à unidade responsável para esclarecimentos, tendo em vista que os presentes não souberam informar o motivo dessa classificação. Por último, quanto aos prazos da temporalidade, o Sr. Otacílio sugeriu trazer essas informações na próxima reunião. A proposta da SGIC é providenciar todas as atualizações, abrir um processo SEI minutando a portaria, atualizar a tabela de temporalidade, fazer a versão reduzida da tabela para utilização no SEI e trazer tudo na próxima reunião da Comissão para deliberação. Diante do exposto, todos aprovaram a proposta do Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC para alteração da temporalidade do processo administrativos para um prazo maior, de inclusão de códigos e validaram a proposta da SGIC para trazer na próxima reunião da CPAD-AM minuta de portaria com tabela de temporalidade atualizada, bem como a versão reduzida da tabela para trabalhar junto aos processos SEI. O segundo item da pauta objetivou apresentar proposta elaborada pela Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA, de inclusão de novos códigos na estrutura de classificação documental no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante - PCTT-AD, para a classificação adequada dos assuntos tratados no âmbito da Adoção Internacional, quais sejam: Acompanhamento Pós-adotivo e Busca às Origens. A Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, unidade técnica, sugeriu que seja incluída "na estrutura de classificação documental do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante — PCTT-AD dos códigos 08.15.02 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / APOIO À ADOÇÃO DE CRIANÇA E DE ADOLESCENTE / Acompanhamento Pós-adotivo e 08.15.03 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / APOIO À ADOÇÃO DE CRIANÇA E DE ADOLESCENTE / Busca às Origens, com guarda permanente como destinação final e grau de permissão de acesso ‘Pessoal’, que é tratado no SEI como de acesso ‘Restrito’, utilizando-se a hipótese prevista no art. 33, I, da Portaria Conjunta 127, de 30 de novembro de 2020". Após, sugere-se ao Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos - NUGAD para analisar a possibilidade de criação de formulário padrão para acompanhamento do Pós-Adotivo, bem como verificar a disponibilização do referido tipo documental no Sistema Eletrônico de Informação - SEI (objeto do Processo SEI 0018672/2022). O Sr. Otacílio, com a palavra, sugeriu que fosse aproveitada essa oportunidade para igualmente incluir a temporalidade no item 08.15.01 já existente na tabela. Ato contínuo, o Sr. Otacílio se comprometeu olhar na tabela da área fim o prazo previsto para adoção para simular dentro desta proposta, ficando predefinido que o acesso pessoal é restrito e a guarda permanente. O Sr. Otacílio informou que trará a tabela na próxima reunião para aprovação nessa questão de adoção internacional. O Sr. Sandro, no que tange à questão da simetria, sugeriu que na classe 08 da tabela, que estão pendentes de prazos da temporalidade, ele informou que vai verificar os prazos dos processos da área fim. O Presidente aprovou a sugestão da COPAD. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC propôs que na classe de adoção seja adotada destinação permanente para alguns modelos de documento. O Sr. Otacílio concordou com a proposta e, por oportuno, informou que não retira o prazo intercorrente e intermediário por uma imposição do sistema SEI. O Sr. Celso, Presidente da Comissão, abriu para votação. Todos aprovaram a linha de simetria dos prazos dos procedimentos administrativos com os prazos dos processos judiciais junto ao código 08 da estrutura da adoção. Portanto, a proposta apresentada pela Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA, de inclusão de novos códigos na estrutura de classificação documental no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante - PCTT-AD, para a classificação adequada dos assuntos tratados no âmbito da Adoção Internacional foi aprovada por unanimidade pelos membros presentes. O terceiro item de pauta foi a deliberação sobre viabilidade acerca da alteração do prazo de guarda das Certidões Judiciais de Distribuição (informalmente conhecidas como "nada consta" ou "certidão negativa"), objeto do processo SEI 0020012/2019. Segundo o Sr. Cristiano havia um sistema antigo denominado PROCART que foi substituído. Neste PA SEI consta um pedido direcionado à CODOC para orientar como proceder com a existência de seis milhões de registros de certidões já expedidas e, ainda, como proceder com as próximas certidões geradas pelo novo sistema. O Sr. Cristiano, com base em reunião técnica realizada com o Sr. Daniel, informou que para o sistema novo basta a preservação do arquivo Jayson, que garante a autenticidade do documento. Já no sistema antigo, que gerava tudo em arquivo pdf, há necessidade de se preservar os 6 (seis) milhões de registros em arquivos pdf, além dos metadados relacionados à emissão desses documentos. O Sr. Daniel sugeriu começar o tratamento da documentação legal e desativar o PROCART com guarda de tudo (sistema, código, etc.). Em votação, todos os membros presentes aprovaram a alteração do prazo de guarda das Certidões Judiciais de Distribuição, bem como as questões relativas à desativação do sistema PROCART e a preservação de documentos. O quarto item de pauta foi sobre a validação ad referendum da maioria dos membros da Comissão sobre a manifestação do Núcleo de Gestão de Sistemas Administrativos – NUGAD, que sugeriu a seguinte estrutura de classificação para compor o PCTT-AD: "08.10.04 - ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA / MEDIAÇÃO E CONCILIAÇÃO / Cadastro e Acompanhamento de Atendimentos da Justiça Comunitária" (objeto do processo SEI 0024129/2021). Todos, por unanimidade, se posicionaram de acordo sobre a validação ad referendum da maioria dos membros da CPAD-AM sobre este item quatro da pauta, posto em votação pelo Presidente. Ausentes a Sra. Carmen Cecília da Fonseca Lemes Ferreira, Secretária de Gestão de Pessoas – SEGP, o Sr. Cid Moreira, Secretário de Recursos Orçamentários e Financeiros – SEOF, a Sra. Elenara Oliveira de Souza, Secretária de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, sem substituição por seus substitutos legais ou por representantes formalmente indicados, e o Sr. Guilherme Guth de Paiva – NUAMI, servidor graduado em curso superior de história, todos, membros desta Comissão. Nada mais havendo a registrar, o Presidente da CPAD-AM encerrou a reunião, da qual eu, Beatriz Chaves Lassance, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.
Membros titulares da CPAD-AM:
Celso de Oliveira e Sousa Neto
Otacílio Guedes Marques
Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior
Marília Barbosa de Barcelos
Cristiano Menezes Alvares
Daniel Rodrigues Monteiro
Membros suplentes da CPAD-AM:
Lucyanna Quartieri Pinheiro Rodrigues
Joaran Fonseca Marques Filho
Samuel Rayer de Sant
Sandro Borges Dias
Convidados:
Beatriz Chaves Lassance
Daniel Lisboa Santos
Declieux Dias Dantas
Isis de Oliveira Barros Araujo
Laila Silva da Fonseca
Lígia Duarte Figueiredo
Luiz Antônio de Araujo
Marilene Dantas de Ataídes
Marina Cavalcanti Gontijo
Pollyanna de Carvalho Tomimatsu
Tomaz de Aquino Vasco da Silva
Vania Maria Valadão
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 11/07/2024, EDIÇÃO N. 129. FLS. 180-194. DATA DE PUBLICAÇÃO: 12/07/2024
Anexo I
Pontos analisados no PCTT-AD, primeiro item da pauta, que objetivou deliberar sobre a aprovação da proposta de alteração no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – PCTT-AD TJDFT.
1 – Adequação a Temporalidade do CNJ
01.03.01 - Desenvolvimento de estudos e missões
TJDFT – 5 + 10 à Eliminação
CNJ - 3 + 3 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.04.05 – Concessão de Menção Honrosa
TJDFT - 6 + 47 à Eliminação
CNJ - 3 + 3 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.04.07 – Concessão de Medalha
TJDFT - 6 + 47 à Eliminação
CNJ - 3 + 3 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.01 – Registro de Frequência
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.05 – Abono de Ponto
TJDFT – 6 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.06 - Compensação pela prestação de serviço à Justiça Eleitoral
TJDFT – 6 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.07 - Concessão de horário especial
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.08 - Liberação para prestar depoimento
TJDFT – 6 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.11 - Concessão de ausência em função de casamento
02.11.12 - Concessão de ausência em razão de luto
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.11.13 - Concessão de ausência por ter atuado como jurado ou em outros serviços obrigatórios por lei
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.12.01 - Licença capacitação
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.12.02 - Licença para acompanhar cônjuge
02.12.03 - Licença para atividade política
02.12.04 - Licença para desempenho de mandato classista
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.12.05 - Licença para tratamento de interesses particulares
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.12.06 - Licença maternidade
02.12.07 - Licença à adotante
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.12.08 - Licença paternidade
02.12.09 - Licença para o serviço militar
02.12.10 - Licença prêmio
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.12.11 - Licença Médica de Magistrados
02.12.12 - Licença Médica de Servidores
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.13.01 - Para exercício de cargo em comissão ou equivalente em outro órgão ou entidade
02.13.02 - Para exercício de cargo ou função de governo em qualquer parte do país02.13.03 - Para participação em programa de treinamento regularmente instituído ou em programa de pós-graduação stricto sensu no País
02.13.04 - Para desempenho de mandato eletivo
}02.13.05 - Para participar de competição desportiva nacional ou para integrar representação desportiva nacional
02.13.06 - Para servir em organismo internacional de que o Brasil participe
02.13.07 - Para estudo ou missão no exterior
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.14.01 - Concessão e Dispensa de Gratificação
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.14.03 - Adicional pelo exercício de atividades insalubres, perigosas ou penosas
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.14.04 - Adicional noturno
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.14.05 - Adicional pela prestação de serviço extraordinário
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.14.10 - Auxílio-reclusão
TJDFT – 5 + 47 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.15.02 - Diárias e passagens aéreas
02.15.04 - Auxílio-moradia
TJDFT – 2 + 5 à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.25.01 – Seguros
TJDFT – 2 + 5 à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.99.01 - Relações Trabalhistas
TJDFT – 1 + 51 à Eliminação
CNJ – 3 + 3 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.99.02 - Registro de Serviços Profissionais de Autônomos e Colaboradores
TJDFT – 1 + 51 à Eliminação
CNJ – 5 + 52 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.06.01 - Contratação através de procedimento licitatório
TJDFT – 2 + 5à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
03.06.02 - Contratação por inexigibilidade de licitação
03.06.03 - Contratação por dispensa de licitação
TJDFT – 2 + 5à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
03.06.04 - Contratação por meio de Ata de Registro de Preço
03.06.05 - Contratação por meio de adesão à Ata de Registro de Preço de outro Órgão
TJDFT – 2 + 5à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
03.09.01 - Controle de Estoque
TJDFT – 2 à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
03.10.01 - Controle de Estoque
TJDFT – 2 à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
03.20.01 - Abastecimento, Limpeza, Manutenção e Reparo de Veículos
TJDFT – 2 + 5à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
03.25.04 - Administração de Ocorrências sem vítimas
TJDFT – 2 + 5à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
04.02.03 – Condomínio
TJDFT – 2 + 5à Eliminação
CNJ – 5 + 5 à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
2 – Diferenças na temporalidade entre tipos documentais e o processo administrativo ou códigos sem temporalidade
02.04.01 - Avaliação de desempenho durante estágio probatório
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Modelo de avaliação).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.04.03 - Avaliação de desempenho durante a carreira
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Modelo de avaliação).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.06.01 – Nomeação
Situação: Processo administrativo com conflito na destinação
Parecer da comissão: Destinação aprovada: Guarda Permanente
_____________________________________________________________________________
02.06.02 - Promoção e Progressão
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Portaria)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.08.01 - Localização à pedido do Gestor
Situação: Processo administrativo com conflito na destinação
Parecer da comissão: Destinação aprovada: Guarda Permanente
_____________________________________________________________________________
02.08.02 - Seleção Interna
Processo administrativo com temporalidade menor (Relatório de seleções internas realizadas).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.08.05 - Substituição de Servidor
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo.
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.08.06 - Localização à pedido do Servidor
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo.
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.08.07 - Composição de Equipe de Magistrado
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.08.08 - Permuta pela SUGIP
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.08.09 - Remoção de Magistrado
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.09.01 - Cessão de Magistrado/Servidor do TJDFT
02.09.02 - Cessão de Magistrado/Servidor ao TJDFT
02.09.03 - Devolução de Magistrado/Servidor do TJDFT
02.09.04 - Devolução de Magistrado/Servidor de outro Órgão
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.10.05 - Indicação e Dispensa de Substituição Legal Eventual
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo.
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.10.12 - Indicação e Dispensa de Substituição Por Período
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo.
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.11.02 - Controle de Férias de Magistrados
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Documento diversos).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.11.09 - Compensação de plantão judicial de Magistrados
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Expediente de Solicitação de Alteração de Concessão de Plantão Judicial).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.14.01 - Concessão e Dispensa de Gratificação
Situação: Alteração da temporalidade do processo administrativo.
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.14.32 - Indicação de Substituição por Período
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Portaria).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.17.02 - Controle de consignações
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.21.01 - Prestação de serviços médicos e odontológicos
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Documento diversos).
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
02.22.11 - Autorização de Despesas com Medicamentos
02.22.12 - Concessão de Reembolso de Despesas com Medicamentos
02.22.13 - Concessão de Reembolso de Despesas Médicas, Hospitalares, Ambulatoriais e de Remoção de Beneficiários (novo)
02.22.14 - Autorização de Despesas Odontológicas
02.22.15 - Concessão de Reembolso de Despesas Odontológicas
02.22.16 - Autorização de Tratamentos Seriados (acupuntura, fisioterapia, fonoaudiologia e psicologia)
02.22.17 - Concessão de Reembolso de Despesas com Tratamentos Seriados (acupuntura, fisioterapia, fonoaudiologia e psicologia
02.22.18 - Autorização de Reembolso de Passagens e Diárias para Tratamento Médico fora do Domicílio
02.22.19 - Concessão de Reembolso de Passagens e Diárias para Tratamento Médico fora do Domicílio
02.22.20 - Autorização de Reembolso de Órtese e Prótese Médicas não cirúrgicas
02.22.21 - Concessão de Reembolso de Órtese e Prótese Médicas não cirúrgicas
02.22.22 - Autorização de Reembolso de Internação, de Procedimento Cirúrgico e de Órtese, Prótese e Material Especial Cirúrgico (OPMEC)
02.22.23 - Concessão de Reembolso de Internação, de Procedimento Cirúrgico e de Órtese, Prótese e Material Especial Cirúrgico (OPMEC)
02.22.24 - Concessão de Auxílio Material Escolar para Beneficiário do Programa
02.22.25 - Concessão de Reembolso de Despesas com Funeral de Dependente do Programa
02.22.26 - Concessão do Benefício da Assistência Psicopedagógica
Situação: Não há temporalidade.
Parecer da comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
_____________________________________________________________________________
03.13.02 - Material de Consumo
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Inventário Físico e Financeiro)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
04.06.01 - Administração de obras, reformas, instalações e serviços
Situação: Não há temporalidade.
Parecer da comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
_____________________________________________________________________________
04.10.01 - Controle de Recepção e Segurança
Situação: Diferença no nível de acesso e temporalidade entre Processo administrativo e demais documentos
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
05.02.03 - Acompanhamento de Despesa Mensal (Pessoal/Dívida)
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Livro de Cadastro de Pessoal)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
05.03.01 - Programação Financeira de Desembolso
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Formulário Eletrônico de Solicitação de Análise Prévia de Contratação)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
06.01.16 - Reprodução de Disco Óptico
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Estudos, Projetos e Normas)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
06.01.17 - Reprodução de Fitas de Vídeo e Áudio
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Estudos, Projetos e Normas)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
06.02.04 - Aquisição de Material Bibliográfico por Doação
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Relatório de Doação)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
06.02.05 - Aquisição de Material Bibliográfico por Permuta
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Relatório de Permuta)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
06.02.06 - Registro
Situação: Processo administrativo com temporalidade menor (Inventário)
Parecer da comissão: Temporalidade do Processo Administrativo será o maior prazo de guarda dentre os tipos documentais.
_____________________________________________________________________________
08.13.01 - Recebimento de Solicitação de Deprecação de Pena, de Vaga em Estabelecimento Prisional ou de Recambiamento de Preso
08.13.02 - Recebimento de Informação sobre Deprecação de Pena, sobre Vaga em Estabelecimento Prisional ou sobre Recambiamento de Preso Solicitado pelo TJDFT
08.13.03 - Recebimento de Solicitação de Autos, de Documentos ou de Informações Referentes à Execução Penal no TJDFT
Situação: Não há temporalidade.
Parecer da comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
_____________________________________________________________________________
08.14.01 - Recebimento de Solicitação de Autos, de Documentos ou de Informações Referentes a Cumprimento de Medida Socioeducativa no TJDFT
Situação: Não há temporalidade.
Parecer da comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
3 – Material Museológico (Inclusão do assunto de acordo com CNJ)
06.05.02 - Aquisição de Material Museológico por Compra
Prazo de guarda: 2 + 8à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.03 - Aquisição de Material Museológico por Doação
Prazo de guarda: 2 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.04 - Aquisição de Material Museológico por Permuta
Prazo de guarda: 2 + 8à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.05 – Registro
Prazo de guarda: 2 + 8à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.06 - Catalogação e Classificação
Prazo de guarda: 2 + 8à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.07 - Referência e Circulação
Prazo de guarda: 2 + 8à Eliminação
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.08 - Programa de História Oral (Entrevistas, Depoimentos e Transcrições)
Prazo de guarda: 2 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.09 - Memória Institucional
Prazo de guarda: 2 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.10 - Inventário
Prazo de guarda: 2 + 8à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
4 – Material Museológico (Inclusão tendo como referência a documentação bibliográfica TJ)
06.05.11 - Alienação de Material Museológico por Doação
Prazo de guarda: 2 + 5 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
06.05.12 - Alienação de Material Museológico por Eliminação
Prazo de guarda: 2 + 5 à Guarda Permanente
Parecer da comissão: Aprovado por unanimidade
5 – Solicitação COSISP (Não é possível manter só o processo administrativo)
07.01.01 - Controle de Planos e Projetos à Parte preparatória do sistema
Prazo de guarda: 2 + 5 à Guarda Permanente
Parecer da Comissão: Aprovado por unanimidade
______________________________________________________________
07.01.02 - Controle de Programas e Sistemas à Administração da Infraestrutura Tecnológica
Código Fonte
Banco de Dados
Arquivos de Configuração
Dados do Repositório
Metadados do Sistema
Prazo de guarda: 3 + 3 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Prazo de guarda aprovado foi: Arquivo corrente: Enquanto o sistema estiver em uso. Arquivo intermediário: 3 anos. Destinação: Guarda permanente
______________________________________________________________
07.01.03 - Elaboração de Manuais Técnicos à Programa. Sistema. Rede
Licença e Registro de Uso e Compra
Manuais Técnicos
Manuais do Usuário
Prazo de guarda: 3 + 3 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Prazo de guarda aprovado foi: Arquivo corrente: Enquanto o sistema estiver em uso. Arquivo intermediário: 3 anos. Destinação: Guarda permanente
6 – Inclusão do item “Processo Administrativo”
02.08.04 - Localização de Servidor à disposição da SUGIP
Nível de acesso: Pessoal – 4 + 47 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.19.01 - Apuração por Sindicância Investigativa ou Investigação Preliminar
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.19.02 - Apuração por Sindicância Acusatória
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.19.03 - Apuração por Processo Administrativo Disciplinar
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.19.08 - Apuração de acidente em serviço
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
_____________________________________________________________________________
02.19.10 - Apuração por Sindicância Patrimonial
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
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02.19-11 - Apuração de Responsabilidade de Pessoa Jurídica
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
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02.19.12 - Apuração por Sindicância Punitiva ou Híbrida
Nível de acesso: Pessoal; Prazo de guarda: 5 + 95 à Guarda Permanente
Parecer Comissão: Aprovado por unanimidade
7 – Definir Temporalidade (assunto já existe no SEI)
01.03.02 - Lista Sêxtupla
Parecer Comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
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02.14.34 - Auxílio Saúde – Magistrados
Parecer Comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
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02.14.35 - Auxílio Saúde – Servidores
Parecer Comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
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02.20.08 - Averbação do Tempo de Contribuição de Magistrado
Parecer Comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
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02.20.09 - Concessão de Abono de Permanência de Magistrado
Parecer Comissão: Reunião com o setor que solicitou a inclusão do código para definição da temporalidade. Apresentar os prazos sugeridos na próxima reunião do CPAD-AM.
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08.10.03 - Acolhimento e Acompanhamento de Idosos em Situação de Risco
Parecer Comissão:
Utilizar o prazo de guarda do código 08 – Administração Judiciária por simetria.
Permissão de Acesso: Pessoal
Arquivo Corrente: 2 anos
Arquivo Intermediário: 5 anos
Destinação: Guarda Permanente
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08.15.01 - Habilitação de Pretendentes à Adoção Internacional
Parecer Comissão:
Utilizar o prazo de guarda do código 08 – Administração Judiciária por simetria.
Permissão de Acesso: Pessoal
Arquivo Corrente: 2 anos
Arquivo Intermediário: 5 anos
Destinação: Guarda Permanente