Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD-AM de 13/05/2024
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental
ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2024 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - ÁREA MEIO - CPAD-AM
Aos treze dias do mês de maio do ano de dois mil e vinte e quatro, às quatorze horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 1ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 73, de 25 de maio de 2022, alterada pela Portaria GPVP 87, de 07 de julho de 2023, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - SEG, Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Erika Maroja de Medeiros, Secretária-Geral da Corregedoria - SGC, Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação - SETI, Carmen Cecilia da Fonseca Lemes Ferreira, Secretária de Gestão de Pessoas - SEGP, Cid Moreira, Secretário de Recursos Orçamentários e Financeiros - SEOF, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA, Elenara Oliveira de Souza, Secretária de Atendimento ao Jurisdicionado - SEAJ, Emilia Maria Alves da Nobrega, Secretária de Assistência e Benefícios - SEAB, Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral - SEOVG, Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COAMI, Cleton Cardoso, Coordenador de Publicação e Protocolo Administrativo - COPAD, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP e Guilherme Guth de Paiva, servidor membro, bacharel em história, lotado no Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI e os suplentes : Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo - COPAD, Samuel Rayer de Santana, Secretário Substituto de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA Gutemberg Mangueira Abilio Junior, Secretário Substituto de Atendimento ao Jurisdicionado - SEAJ. Estiveram presentes como convidadas : Isabella Gonçalves de Oliveira Muller e Luciana da Silva Pedron, ambas, da Coordenadoria de Apoio ao Concurso para Juiz de Direito Substituto e a Serviços Extraordinários - CACJE, Beatriz Chaves Lassance, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, agradeceu aos participantes pela presença e deu início à primeira reunião da Comissão no corrente ano . Os itens da pauta, foram encaminhados previamente por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O primeiro item , inserido na pauta como assunto de relevância, foi para a deliberação sobre viabilidade acerca da disponibilização de ferramenta para inclusão dos áudios referentes às 22 (vinte e duas) gravações das arguições relacionadas à prova oral do concurso de juiz, atualmente armazenadas no SharePoint da CACJE, com extensão aproximada de 122MB por arquivo , visto a relevância do conteúdo das gravações para os processos individuais dos candidatos aprovados na segunda etapa do XLIV Concurso Público para Provimento de Cargos de Juiz de Direito Substituto da Justiça distrital, objeto do Processo SEI 0000892/2024 . O Presidente da CPAD-AM passou a palavra ao Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, com o intuito de o Secretário listar os processos pautados para, assim, facilitar a compreensão dos presentes. O Sr. Otacílio noticiou a presença das gestoras, respectivamente, titular e substituta da CACJE, Luciana da Silva Pedron e Isabella Gonçalves de Oliveira Muller, para acompanhamento do tema durante reunião. O Sr. Daniel, Coordenador da COSISP, apresentou esclarecimentos técnicos sobre a questão do armazenamento de arquivos de vídeos, em geral, com extensão superior a 50 MB. Ato contínuo, no caso concreto e de maneira excepcional, o Sr. Daniel ressaltou que a COSISP não se opõe ao armazenamento das 22 (vinte e duas) gravações da prova oral do concurso para Juiz de Direito Substituto do TJDFT, com extensão aproximada de 122MB por arquivo, sem fracionamento dos arquivos, tendo em vista que o SEI, versão 4.1, permite a inserção de vídeos, de áudios, de imagens, com uma ampla capacidade de armazenamentos. O Sr. Otacílio perguntou se haveria algum impedimento de os arquivos serem armazenados de forma fracionada. A convidada Isabella, gestora substituta da CACJE, com a palavra, informou não ter problema algum em fracionar os arquivos e que o áudio de cada candidato, necessariamente, será juntado ao seu respectivo processo administrativo SEI. Registrou ainda que o ideal seria manter o armazenamento do arquivo na íntegra (sem fracionamentos). O Sr. Daniel registrou que a sua manifestação para o arquivamento do vídeo de forma integral seria para se evitar esbarrar na questão da integridade, haja vista se tratar de prova oral de concurso público. O Luiz Fernando, Secretário da SETI, com a palavra, esclareceu o procedimento no PJe e entendeu irrelevante o armazenamento dos arquivos em questão, observada a ampla capacidade de armazenamento do Sistema SEI, bem como por se tratar de uma demanda pontual. A Sra. Isabella concordou com a colocação do Coordenador da COSISP sobre a questão da integridade do arquivo e destacou que esses arquivos não serão juntados em um único PA SEI. Informou que cada arquivo de mídia será anexado ao PA SEI do próprio candidato e que, depois, todos esses processos serão direcionados ao repositório de arquivos digitais. Os processos não permanecerão em movimento dentro do Sistema SEI. Esse processo SEI, eventualmente, poderá tramitar a pedido do próprio candidato. Algo excepcional. O Secretário da SETI, Sr. Luiz Fernando, também foi favorável ao armazenamento dos arquivos sem qualquer fracionamento. Por oportuno, o Sr. Luiz Fernando informou que no "storage" principal, que é do PJe, há a disponibilidade de 500 TB (quinhentos terabytes) livres e no "storage" secundário existem 400 TB (quatrocentos terabytes) livres, o que contabiliza quase 1 PB (um pentabyte) de espaço disponível para o armazenamento de dados digitais. Diante do exposto, todos os membros presentes autorizaram, no caso concreto e de forma excepcional, o pedido da Coordenadoria de Apoio ao Concurso para Juiz de Direito Substituto e a Serviços Extraordinários - CACJE para o armazenamento de 22 gravações, referentes às provas orais de candidatos, com extensão de 122MB por arquivo, no Sistema SEI. O segundo item deliberado foi sobre a revisão do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos - PCTTAD; verificou-se que o código 01.03.02 - Lista Sêxtupla , apesar de não estar no PCTT-AD, foi criado no SEI e não há nenhum "tipo de processo" vinculado ao código, o que impossibilita seu uso na classificação, objeto do Processo SEI 0005476/2024 . O Sr. Otacílio informou que teria entrado em contato com a então Secretaria Especial da Presidência do TJDFT - SEP para buscar validar a inserção/manutenção do código no PCTT-AD, e em caso positivo, a avaliação da sugestão, nos autos, da temporalidade elaborada pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC (prazo de guarda de 2 anos; destinação de guarda permanente). Na ocasião, a SEP informou que, por praxe administrativa, os documentos referentes às listas sêxtuplas eram inseridos nos respectivos processos em que se deu a vacância do cargo que se buscava preencher. Portanto, tal classificação não era utilizada pela SEP. Embora a SEP não tenha utilizado o código em questão, o Secretário, Sr. Otacílio, entende que a classe referente à lista sêxtupla deve ser mantida na forma proposta pela SGIC. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, registrou a preocupação de a classe utilizada pela unidade ser de guarda permanente. Se for, inexiste problema. Todavia, segundo o Sr. Cristiano, ter essa previsão de temporalidade num instrumento que defina esse prazo vai assegurar o desenvolvimento da atividade e vai afastar as práticas rotineiras da Casa. O Sr. Otacílio informou que o processo da vacância é de guarda permanente. O Presidente da Comissão, Sr. Celso, entende necessário a aprovação da proposta do código 01.03.02 - Lista Sêxtupla no Sistema SEI e abriu a votação para os participantes. Todos os membros presentes votaram pela manutenção da classificação proposta. O terceiro item discutido foi a deliberação sobre a revisão do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos - PCTT-AD, onde a Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC sugeriu a temporalidade para o código 04.06.01 - Administração de Obras, Reformas, Instalações e Serviços à Secretaria de Administração Predial - SEAP conforme deliberado na 2º Reunião Ordinária da Comissão Permanente de avaliação Documental - Área Meio - CPAD-AM, objeto do Processo SEI 0005807/2024 . O Sr. Otacílio informou que a SGIC apresentou como sugestão de temporalidade: permissão de acesso ostensiva, prazo de guarda - unidade produtora de 2 anos, prazo de guarda - unidade arquivamento de 5 anos e destinação de guarda permanente. A Coordenadoria de Manutenção - COMAN aprovou a sugestão apresentada nos autos, "com exceção das pranchas de projeto, cartas de habite-se e alvará de construção , haja vista que tais documentos elencados deverão ser acondicionados em mapoteca , disponíveis para consulta, sem prazo para arquivamento". O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, salientou que embora a guarda permanente não esteja mais sob a responsabilidade da CODOC, o Sr. Cristiano entende importante observar a necessidade de mobiliário adequado para acondicionar esses documentos de forma apropriada, porquanto são documentos que podem ser acessados e precisam garantir que permaneçam intactos, sem oxidação do papel. O Sr. Otacílio, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC informou que atualmente, na COAMI, grande parte do acervo de planta baixa vem sendo armazenado em tubos de PVC. O Sr. Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COAMI, informou que esses tubos estão devidamente organizados na Coordenadoria e que foi feita uma higienização básica para salvaguardar esse material. Ato contínuo, o Sr. Joberth informou que existem alguns projetos que estão em andamento e que irão contemplar essa questão de armazenamento de material referente às plantas e construções. O Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo - COPAD, sugeriu se pensar na mudança de suporte para o material voltado à consulta, deixando, assim, o material armazenado na COAMI destinado à preservação, cabendo inclusive a sua digitalização. Por oportuno, o Sr. Otacílio informou que parte desse material, em determinado momento, teve mudança de suporte, a qual foi providenciada pela Secretaria de Administração Predial - SEAP. O Sr. Joberth informou que o material que está na COAMI encontra-se devidamente armazenado, porém, comunicou que não houve nenhuma consulta desse material por parte do pessoal da SEAP. Inclusive a COAMI combinou dar acesso ao pessoal da SEAP para organizar esse material, haja vista inexistir um inventário que possa auxiliar na localização desses documentos. O Sr. Celso, Presidente da Comissão, lembrou que a Coordenadoria de Projetos e Gestão de Contratos de Obras - COOB também mexe com esse tipo de documento, daí a importância de também entrar em contato para tratar do assunto. Encerrado o debate, todos os membros presentes aprovaram o prazo de temporalidade proposto. O quarto item discutido foi a deliberação sobre o processo de credenciamento de pessoas jurídicas interessadas na prestação de serviços de assistência à saúde, médico-hospitalar e ambulatorial junto ao Pró-Saúde que, segundo manifestação da SGIC, tais PAs SEI deverão ser tratados como de acesso público e somente algumas peças sejam classificadas com o nível restrito de acesso, observada a legislação supracitada, não sendo necessário alterar todos os itens de permissão de acesso das classificações mencionadas no PCTT-AD para garantir a restrição necessária à segurança da tramitação procedimental, objeto do Processo SEI 0004277/2018 . O Sr. Celso questionou ao Secretário da SGIC se a unidade requerente informou quais seriam os documentos para classificar com restritos, pois o entendimento é de que esse tipo de processo de credenciamento deva ser classificado como público. Segundo o Sr. Otacílio, normalmente essa restrição ocorre nos documentos que apresentem informação pessoal. Inclusive o Sr. Otacílio informou que a equipe da SGIC já vem tomando essa providência quando solicitada pela unidade interessada. O Sr. Luiz Fernando, Secretário da SETI, fez uma analogia com os processos contratuais, que mantém os dados do signatário público para fins de fiscalização. Ou seja: os dados do signatário devem se manter em aberto. Salvo os dados pessoais do representante legal da empresa signatária, por exemplo. Portanto, o Sr. Luiz Fernando não vê motivo para tornar esses documentos contratuais restritos. O Sr. Samuel informou que de fato existem processos que a parte junta documentos pessoais que precisam ficar restritos. O Sr. Otacílio informou que rotineiramente esses processos são públicos. Porém, havendo documentos com informação pessoal ou sensível, necessário que essa documentação seja classificada como restrita. Não todo o processo. O Sr. Cristiano, Coordenador da CODOC, comentou, a título de exemplificação, o caso de dados pessoais de um profissional da saúde, pessoa física, que tenha juntado tal documentação para o seu credenciamento como médico junto ao Tribunal. Nesse caso, o Sr. Cristiano entende que os dados apresentados por esse médico deverão ser classificados como públicos porque não são do interesse exclusivo do profissional da saúde, visto que estão atrelados à prestação de um serviço público. Ou seja, segundo o Coordenador da CODOC esses dados deixam de ser pessoais para se tornarem públicos. Inclusive o Sr. Cristiano entende que essa questão deve ser mais bem trabalhada para se afastar erros no momento da análise. O Secretário da SGIC informou que assunto semelhante foi tratado na CPAD-AJ, em que os processos de eliminação mantêm os nomes das partes e o número do processo na publicação. Uma parte questionou se tratar de dados pessoais, porém a Comissão entendeu que o número do processo e o nome da parte não são dados sensíveis, sendo mantida a publicação com essas informações para conhecimento. O Sr. Samuel explicou que nos processos de contratação a parte interessada ao informar um CPF acaba por juntar aos autos cópia da CTPS ou RG, sendo, portanto, necessário classificar esse documento com restrito. Logo, o excesso de documentos entregues pela parte deve ser obrigatoriamente tratado para se evitar desconformidade com legislação vigente. Todos os membros presentes deliberaram de forma que, somente no caso de se constatar documentos com informação pessoal e/ou sensível, essas peças sejam classificadas com o nível restrito de acesso, mantendo-se os autos do processo administrativo público . O quinto item discutido foi a deliberação sobre a questão do saneamento dos processos administrativos que tramitam em meio físico, com último andamento para unidades extintas e/ou Gabinetes de Desembargadores aposentados ( 0131363 ) diante da solicitação da SEG registrada por e-mail ( 0131448 ). Diante do apurado pelo NUARQ e CODOC ( 2459046, 2459809 e 2326000 ) e das sugestões do NUGAD, mostra-se necessária a definição de estratégias que garantam a manutenção da eficiência operacional dos setores envolvidos e, concomitantemente, a execução da necessária regularização da cadeia de custódia, mediante a retificação ou lançamento de registros nos sistemas de gestão de documentos deste TJDFT, objeto do Processo SEI 0011691/2017. Segundo o Sr. Otacílio, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, essa situação se agrava nos gabinetes porque inexiste sucessão de gabinete. Logo, os processos administrativos ficam no "limbo". Isso também se repete em unidades administrativas extintas que não são sucedidas por outra. O Presidente da CPAD-AM perguntou qual seria o volume de processos nessa situação. O Daniel, Coordenador da COSISP informou que hoje existe um protocolo e um controle efetivo dos processos eletrônicos existentes nas unidades administrativas, o que afasta o risco de uma unidade ser extinta e os processos ficarem sem destinação, no denominado "limbo". A COSISP informou que consegue fazer a migração de processos de uma unidade extinta para outra nova unidade administrativa que foi criada. A questão polêmica são os processos administrativos de gabinetes de desembargadores aposentados. De acordo com o Sr. Daniel há necessidade de se realizar um saneamento nesse acervo que foi deixado no passado. O Sr. Joberth, Coordenador da COAMI, informou que a Portaria Conjunta 127/2020 está sendo atualizada e esse tema está sendo abordado no novo normativo em construção, com propostas de solução. O Sr. Daniel, da COSISP, validou as informações do Sr. Joberth, e ressaltou que há mais de um ano estão trabalhando na mencionada portaria e que a pretensão é automatizar alguns fluxos. Informou também que são mais de 160 (cento e sessenta) mil processos no "limbo" e que junto com a SGIC já foram reclassificados quase que todos esses processos. Assim, ainda neste ano, é possível que sejam realizadas reuniões extraordinárias para tratar esses procedimentos junto à CPAD-AM. O Sr. Otacílio esclareceu que o sistema SEI ainda não tem uma gestão documental, necessitando que essa ação seja realizada de forma automatizada pelo sistema. Complementando a fala do Secretário da SGIC, o Sr. Daniel, Coordenador da COSISP, noticiou que a versão 4.1 do SEI apresenta uma gestão documental, porém não está completa e satisfatória. A novidade no SEI é a existência de eliminação de processos pelo próprio sistema. O Coordenador da COSISP ressaltou que essa eliminação é importante e necessária, pois o backup do SEI, nesse momento, está levando um tempo considerável de mais de 15 (quinze) horas. A última janela de evolução do SEI iniciou-se às 19h de sexta-feira e foi encerrada no domingo. O Sr. Daniel afirmou se tratar de uma janela bem apertada para manutenção. O Sr. Sandro indagou ao Sr. Cristiano sobre os processos pendentes que estão na CODOC para serem eliminados, visto que isso ajudaria nessa gestão documental. O Sr. Cristiano informou que a CODOC, demandada nesse mesmo PA SEI 0011691/2017, realizou um levantamento, há um ano e meio, e, na oportunidade, deu baixa em mais de 70% (setenta por cento) dos processos que estavam com indicativos de arquivamento. No mais, o Sr. Cristiano informou que a CODOC prioriza a documentação judicial, mas acredita que dentro de 25 (vinte e cinco) anos esse acervo de processos administrativos será tratado. Diante das explanações, o Presidente desta Comissão se certificou que a deliberação seria sobre a SGIC, com o apoio da COSISP, providenciar a retificação do lançamento de registros de processos físicos de unidades e gabinetes extintos. Todos os presentes concordaram com a proposta de se retificar os registros de processos físicos das unidades extintas e dos gabinetes de desembargadores aposentados para uma melhor gestão documental no âmbito do TJDFT. O sexto item a ser deliberado trata da continuidade do levantamento dos fluxos remanescentes no SIPADWEB e das unidades responsáveis pelos fluxos (Tabela no Despacho - ID 2107872) e das informações prestadas pelo NUGAD no Despacho ID 2107872, para apreciação e ratificação do levantamento de fluxos para migração do SIPADWEB para o Sistema SEI, objeto do Processo SEI 0024918/2021 . O Sr. Celso destacou que sobre o SIPADWEB esta Comissão tem entendido que os processos de gestão de pessoas que já estão automatizados no SIPADWEB, como designação de cargo comissionado, nomeação de cargo, permanecem no SIPADWED, dispensando a migração para o sistema SEI. Essa automação no SIPADWEB facilita os gestores. Porém, os fluxos de gestão de pessoas que não estejam automatizados no SIPADWEB estão migrando para o SEI. O Sr. Daniel informou que a COSISP sempre cuida de mapear o fluxo do SIPADWEB e do SEI e aproveitou a oportunidade para solicitar ao Presidente desta Comissão a migração do fluxo de processos da área de saúde, que deverá ser retirado da CGI, por ser um sistema mais precário que o SIPADWEB. O Presidente da CPAD-AM não se opôs ao pleito. O Sr. Otacílio concluiu que, salvo os dados referentes ao recurso humano e alguns dados da área de saúde, na medida do possível os fluxos serão migrados do SIPADWEB para o sistema SEI. Todos os presentes aprovaram o levantamento de fluxos para migração do SIPADWEB para o Sistema SEI, atentando aos fluxos de gestão de pessoas e da área de saúde. O sétimo item a ser deliberado foi sobre a desativação dos sistemas de tramitação processual utilizados na Secretaria da VIJ (SISTJ Gráfico e SISTJVIJ Caracter) , objeto do Processo SEI 0000644/2020 . O Presidente da CPAD-AM passou a palavra ao Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, que ressaltou aos presentes que existe um projeto grande, de convergência, de responsabilidade da equipe de TI, que se encontra em tramitação na Casa. A ideia é consertar todos os sistemas e manter no máximo 2 (dois) sistemas de bancos de dados, com a modernização de alguns sistemas. Segundo o Coordenador da CODOC existe uma questão arquivística a ser enfrentada quando se envolve sistemas de controle de processos e documentos administrativos, sejam eles digitais ou analógicos, porque se nota necessário acessar os seus metadados para realizar o tratamento arquivístico. Portanto, imprescindível a manutenção desses metadados enquanto o tratamento de dados não for finalizado. O Sr. Cristiano relatou que fez diversas pesquisas, junto com o Sr. Daniel, Coordenador da COSISP, a respeito do assunto e ambos notaram que se trata de mais um ponto de inovação. A sugestão é que sejam realizadas algumas práticas antes do efetivo desligamento dos sistemas. Essa é uma questão ampla e importante a ser enfrentada sobre o levantamento e o encaminhamento de metadados ao repositório digital RDC-Arq, se for o caso. Outra possibilidade seria fazer a gestão documental por meio de IA, com publicação de editais de eliminação e gerenciamento de acervos até que se consiga desligar o sistema. Existem sistemas dentro da Casa que não vão demandar esse procedimento. Necessário observar o cumprimento da legislação arquivística vigente no que tange ao acesso à informação e à realização da gestão dos recursos e produzir um normativo interno sobre o tema. O Sr. Luiz Fernando, Secretário da SETI, salientou que o assunto é importantíssimo, visto que existem sistemas que já foram migrados, porém não foram desativados porque alguns usuários necessitam levantar relatórios nesses sistemas pretéritos com tecnologia antiga. Nota-se que existem sistemas domésticos que demoram mais de uma década para serem desligados. O Sr. Luiz Fernando enfatizou a necessidade de desativar o sistema que já tenha sido migrado. A exemplo, o Sr. Luiz Fernando informou existir um painel que controla o programa de convergência e que, atualmente, dentro deste Tribunal de Justiça existem 14 (quatorze) sistemas que já foram migrados e que continuam em uso por unidades, não tendo sido desligados. O Sr. Daniel, Coordenador da COSISP, informou a necessidade de um estudo para saber o que realmente deve ser guardado (sistema, código fonte, VM etc.) e relatou que o Conselho Nacional de Justiça - CNJ tem normativo que trata de gestão de tecnologia e aponta que alguns desses itens são de guarda permanente, mas não há no normativo do CNJ um esclarecimento preciso sobre o assunto. Existe uma grande dificuldade em se trabalhar e documentar esse tema. O Presidente da CPAD-AM, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, reconheceu que a manutenção de bancos de dados e tecnologia são os maiores custos dentro do Tribunal. O Sr. Celso entende importante começar a classificar os sistemas que estão vinculados a sistemas de tramitação processual e, assim, verificar os que estão pendentes de desligamento. Porquanto, conforme foi colocado pelo Sr. Luiz Fernando, gestor titular da SETI, o Tribunal vem mantendo ligado um "Virtual Machine", vulgo VM, só para acessos eventuais. O Sr. Sandro, Coordenador Substituto da COPAD, vem notando que boa parte dos sistemas da Casa estão rodando tão somente para fins de consulta. O Sr. Luiz Fernando informou que isso ocorre porque a área demandante alega que não pode desligar o sistema. Todavia, o Sr. Luiz Fernando narrou um ocorrido no Gabinete da Corregedoria. O sistema antigo era muito vulnerável e não tinha mais alimentação de dados. A SETI exportou a base de dados para outro sistema. A equipe da Corregedoria ficou satisfeita, pois o acesso ficou melhor do que no sistema antigo. Nota-se, portanto, um apego ao sistema pretérito por causa de um procedimento específico que pode ser trabalhado no sistema novo, sem maior desconforto ao usuário. Diante do debate, o Presidente da CPAD-AM autorizou a SETI trazer para a próxima reunião da Comissão a lista desses sistemas e verificar uma estratégia para manutenção deles. O Sr. Cristiano informou que a CODOC, num trabalho semelhante, desenvolveu uma ferramenta de consulta no Apex para permitir a continuidade do tratamento do acervo físico, sem perda de informações. Porém o Sr. Cristiano informou que tal solução não consta normatizada. O trabalho foi intuitivo e sem qualquer irregularidade, visto que não infringiu nenhum normativo interno da Casa. Segundo o Coordenador da CODOC, importante trabalhar essa questão para buscar soluções junto às áreas de TI e de gestão documental. O Presidente manifestou imediata concordância, assim como o Sr. Luiz Fernando, Secretário da SETI. Aberta a votação, todos os presentes concordaram, para a próxima reunião da CPAD-AM, analisar a lista, a ser preparada pela SETI, de sistemas pretéritos que não foram desligados no âmbito desta Corte de Justiça e deliberar por soluções que possam alcançar a área de TI e a área de gestão documental. Cumpre registrar que Luciana da Silva Pedron e Isabella Gonçalves de Oliveira Muller, ambas, gestoras (titular e substituta) da Coordenadoria de Apoio ao Concurso para Juiz de Direito Substituto e a Serviços Extraordinários - CACJE, com autorização do Presidente da Comissão, retiram-se da reunião tão logo restou concluída a votação do item primeiro da pauta, assunto de interesse da CACJE. O Sr. Samuel Rayer de Santana - SEMA permaneceu nesta reunião em substituição à Sra. Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA, tendo em vista que a Secretária Titular da SEMA foi demandada em outra reunião institucional. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Beatriz Chaves Lassance, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.
Membros titulares da CPAD-AM:
Celso de Oliveira e Sousa Neto - SEG
Otacílio Guedes Marques - SGIC
Erika Maroja de Medeiros - SGC
Luiz Fenando Sirotheau Serique Junior - SETI
Carmen Cecilia da Fonseca Lemes Ferreira - SEGP
Cid Moreira - SEOF
Isabella de Sousa Brito - SEMA
Elenara Oliveira de Souza - SEAJ
Emilia Maria Alves da Nobrega - SEAB
Marília Barbosa de Barcelos - SEOVG
Joberth Charles Vieira da Silva - COAMI
Cleton Cardoso - COPAD
Cristiano Menezes Alvares - CODOC
Daniel Rodrigues Monteiro - COSISP
Guilherme Guth de Paiva - NUAMI
Membros suplentes da CPAD-AM:
Sandro Borges Dias - COPAD
Samuel Rayer de Santana - SEMA
Gutemberg Mangueira Abilio Junior - SEAJ
Convidadas:
Luciana da Silva Pedron - CACJE
Isabella Gonçalves de Oliveira Muller - CACJE
Beatriz Chaves Lassance - SGIC
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 05/08/2024, EDIÇÃO N. 146. FLS. 56-59. DATA DE PUBLICAÇÃO: 06/08/2024