Ata da 2ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD-AM de 30/10/2024

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

 

ATA DA 2ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2024 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM 

 

Aos trinta dias do mês de outubro do ano de dois mil e vinte e quatro, às dezesseis horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 2ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 73, de 25 de maio de 2022, alterada pela Portaria GPVP 152, de 28 de outubro de 2024, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - SEG, Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Tomaz de Aquino Vasco da Silva, Secretário de Saúde – SESA, Elenara Oliveira de Souza, Secretária de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, Emilia Maria Alves da Nobrega, Secretária de Assistência e Benefícios - SEAB, Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral - SEOVG, Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COAMI, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP e Guilherme Guth de Paiva, servidor membro, bacharel em história, lotado no Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI e os suplentes:Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo - COPAD, Samuel Rayer de Santana, Secretário Substituto de Contratações e Gestão de Materiais – SEMA, Pollyanna de Carvalho Tomimatsu, Secretária Substituta da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC. Estiveram presentes como convidados:Deise Weber Rocha Ottoni, da Assessoria da Secretaria Geral deste Tribunal de Justiça – ASG, Rafael Arcanjo Reis, do Gabinete da Secretaria Geral deste Tribunal de Justiça – GSG, Beatriz Chaves Lassance e Laila Silva da Fonseca, ambas, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC. O Presidente da CPAD-AM, Celso de Oliveira e Sousa Neto, agradeceu aos participantes pela presença e destacou a presença inaugural da Sra. Gabriela Peñaloza, atual Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, e do Dr. Tomaz, Secretário de Saúde do TJDFT, na presente assentada da CPAD-AM e deu início à segunda reunião da Comissão no corrente ano. A pauta foi encaminhada previamente por e-mail aos participantes com o intuito de inteirá-los do único assunto a ser tratado durante a sessão e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O item pautado trata da deliberação sobre a criação de novas classificações no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – PCTT-AD, de forma a garantir a correta tramitação e organização de pedidos formulados por magistrados no sistema Portal do Magistrado, objeto do Processo SEI 0032983/2024. O Presidente da CPAD-AM passou a palavra à Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, para que procedesse os devidos esclarecimentos sobre o objeto do processo pautado para, assim, facilitar a compreensão dos presentes. A Sra. Gabriela informou que a proposta encartada no PA SEI 0032983/2024 foi inaugurada, por ofício, pela COSISP, a fim de propor a inclusão de dois novos códigos, “02.14.34 - Conversão de plantão judicial em pecúnia” e “02.12.13 - Licença compensatória por acúmulo de funções administrativas e processuais”, no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – PCTT-AD, tendo em vista a criação do Portal do Magistrado no TJDFT, espaço virtual em que os magistrados têm a possibilidade de formularem pedidos de benefícios que, automaticamente, são conduzidos aos formulários do SEI. Na ocasião, a COSISP sinalizou a classificação 02.14.34 para indicar a “Conversão de plantão judicial em pecúnia”. Porém, essa nomenclatura “Conversão de plantão judicial em pecúnia” trata, especificamente, de “Atos de folha de pagamento”. Portanto, o despacho da SGIC foi no sentido de lembrar que a “Conversão de plantão judicial em pecúnia” é um benefício de natureza indenizatória. Nesse contexto, a Secretária da SGIC trouxe em pauta, para votação dos membros presentes da Comissão, a sugestão de se colocar a nomenclatura “Conversão de plantão judicial em pecúnia” no código 02.15.06, classificação que alude ao “Pagamento de Indenizações” e não em “Atos de folha de pagamento”, mantida a proposta remanescente nos termos incialmente sinalizados. A Srta. Laila, servidora convidada da SGIC, tomou a palavra e reiterou que a proposta de conversão da SGIC é tão somente com relação à “Conversão de plantão judicial em pecúnia”, ficando mantida a proposta da COSISP em relação à “Licença compensatória por acúmulo de funções administrativas e processuais” com o código 02.12. A Sra. Gabriela destacou que essas informações já haviam sido registradas no despacho da SGIC, no parágrafo 6º e seguintes do Processo SEI 0032983/2024. O Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, tomou a palavra, esclareceu aos presentes se tratar de um procedimento administrativo com inclusão de novos códigos de classificação no PCTT-AD e que a Secretária da SGIC estava propondo apenas a alteração do item referente à “Conversão de plantão judicial em pecúnia” em “Pagamento de Indenizações”, mantendo a proposta outra da COSISP. Ato contínuo, o Presidente solicitou a confirmação desse apontamento à Secretária da SGIC, que confirmou a explanação, bem como informou que a SGIC tomou como base para formulação da proposta o debate no processo original (Processo SEI 00026918/2022), que, à época, sinalizou a natureza eminentemente indenizatória do benefício. A Sra. Gabriela informou que, por precaução, ligou para a unidade de pagamento deste Tribunal para saber como, na prática, é identificada a rubrica desse benefício e obteve a confirmação de se tratar de “Pagamento de indenizações”. Diante de todas as informações prestadas pela Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, o Sr. Celso, Presidente desta Comissão, abriu o tema para questionamentos e votação. Sem quaisquer questionamentos, todos os membros presentes, POR UNANIMIDADE, votaram pela aprovação da proposta sugerida pela SGIC de inserir o código e a nomenclatura “02.15.06 - Conversão de plantão judicial em pecúnia” na classificação que alude ao “Pagamento de Indenizações”, bem como pela manutenção da proposta original da COSISP no Processo SEI 0032983/2024, para contemplar o benefício “02.12.13 - Licença compensatória por acúmulo de funções administrativas e processuais” no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos - PCTT-AD. Cumpre registrar os membros titulares ausentes nesta reunião: Erika Maroja de Medeiros, Secretária-Geral da Corregedoria – SGC, Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação – SETI, Carmen Cecilia da Fonseca Lemes Ferreira, Secretária de Gestão de Pessoas – SEGP, Cid Moreira, Secretário de Recursos Orçamentários e Financeiros – SEOF, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais – SEMA, Cleton Cardoso, Coordenador de Publicação e Protocolo Administrativo – COPAD. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo – COPAD, membro suplente, permaneceu nesta reunião em substituição ao Sr. Cleton Cardoso, assim como o Sr. Samuel Rayer de Santana – SEMA, também membro suplente, que permaneceu nesta reunião em substituição à Sra. Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais – SEMA. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião, da qual eu, Beatriz Chaves Lassance, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.

 

Membros titulares da CPAD-AM:

Celso de Oliveira e Sousa Neto - SEG

Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes – SGIC

Tomaz de Aquino Vasco da Silva – SESA

Elenara Oliveira de Souza - SEAJ

Emilia Maria Alves da Nobrega - SEAB

Marília Barbosa de Barcelos - SEOVG

Joberth Charles Vieira da Silva - COAMI

Cristiano Menezes Alvares – CODOC

Daniel Rodrigues Monteiro - COSISP

Guilherme Guth de Paiva - NUAMI


Membros suplentes da CPAD-AM:

Sandro Borges Dias – COPAD

Samuel Rayer de Santana – SEMA

Pollyanna de Carvalho Tomimatsu – SGIC

 

Convidadas:

Deise Weber Rocha Ottoni – ASG

Rafael Arcanjo Reis – GSG

Beatriz Chaves Lassance - SGIC

Laila Silva da Fonseca - SGIC

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 13/01/2025, EDIÇÃO N. 8, FLS. 11/12. DATA DE PUBLICAÇÃO: 14/01/2025