Ata da 2ª Reunião Ordinária de 2024 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial - CPAD - AJ de 05/12/2024
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental
ATA DA 2ª REUNIÃO DE 2024 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - ÁREA-FIM (CPAD-AJ)
Aos cinco dias de dezembro de dois mil e vinte e quatro, às duas horas, na sala virtual de reuniões, da plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 2ª Reunião Ordinária de 2024, da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial (CPAD-AJ), sob a presidência do Excelentíssimo Senhor Juiz de Direito Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da CPAD-AJ. Presentes os seguintes membros titulares do colegiado: Dr. Luis Martius Holanda Bezerra Junior, Juiz de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência, Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento; Alexandre Correia de Aquino, Secretário Geral da Corregedoria; Danielle Mayrink Sampaio Silva Moura, Secretária Judiciária; Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Custódia e Preservação da Memória Institucional; Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental; Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência. Convidados: Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID; Joaran Fonseca Marques Filho, Coordenador Substituto de Custódia e Preservação da Memória Institucional; Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe, Supervisora do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID. Outrossim, auxiliaram na reunião as servidoras Danielle Mendes Barreto Marques, e Pollyanna de Carvalho Tomimatsu, ambas da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC. Após os cumprimentos, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Juiz Presidente da CPAD-AJ, concedeu a palavra à Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sra. Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, que, cordialmente, iniciou a reunião, cuja pauta contempla único assunto. O item pautado tem por objetivo a aprovação de Minuta de Portaria Conjunta, que dispõe sobre o registro, o tratamento e a destinação de recursos por instrumento ou incidentes processuais (PA SEI 0029807/2023). O Presidente da CPAD-AJ, Dr. Leandro Borges de Figueiredo, ao contextualizar o tema, informou que esse conteúdo esteve objeto de apreciação pela Comissão, ocasião em que restou consignado providenciar a consulta junto ao Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME, para exposição das dúvidas relacionadas à preservação de peças processuais de incidentes processuais autuados em apartados. Nesse passo, suscitou informações acerca da situação atual da demanda. Com a palavra, a Sra. Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, esclareceu que, em face da resposta do PRONAME, foi elaborada Minuta de Portaria Conjunta, proposta pela Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, cujos meandros técnicos foram esclarecidos por aquela Coordenação. Por conseguinte, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, explicou que os questionamentos foram levados ao Comitê do PRONAME para adequação dos processos internos, em razão das frequentes atualizações normativas, sobretudo no que diz respeito às Tabelas Processuais Unificadas - TPUs. Com a resposta, constatou-se que o cumprimento de algumas orientações demandaria atualização das normas internas do Tribunal. Ato contínuo, a oportunidade de fala passou para a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, que, por sua vez, abordou o tema de forma mais detalhada, contextualizando que, atualmente, apenas as sentenças e os acórdãos são trasladados aos processos principais. Todavia, segundo as orientações provenientes do PRONAME, todas as peças originais deverão ser trasladadas aos autos principais, motivo que ensejou a elaboração de minuta de portaria que enumerasse todas as peças contidas nos agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito, e incidentes processuais autuados em apartados, com vistas à sua eliminação. Ressaltou ainda que a norma existente faz alusão somente aos processos judiciais em suporte físico, fazendo-se necessária a atualização para aplicabilidade aos processos digitais. A Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sra. Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, solicitou ao Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Sr. Cristiano Menezes Alvares, que, dentro do campo de sua competência, elucidasse o dispositivo da minuta que atribui a guarda permanente aos metadados dos agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito, recursos autuados em apartados, e incidentes. Em resposta, o Sr. Cristiano Menezes Alvares expôs, preambularmente, os fundamentos aplicáveis à regra geral de preservação, informando que
os metadados costumam ser mais preservados por serem responsáveis pela contextualização da produção e uso do documento. Acrescentou que, para os casos discutidos em tela, todas as peças que não são cópias deverão ser trasladadas e seus metadados preservados no sistema, a fim de compor o empacotamento de preservação do processo principal, ação que corrobora para a integridade documental. Em arremate, destacou que os agravos de instrumentos, recursos em sentido estrito, recursos autuados em apartados e incidentes poderão ser eliminados sem o edital de eliminação. Retomada a palavra, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, fez um adendo sobre a importância da participação opinativa da segunda instância e da Corregedoria para a construção da referida norma. Nesse passo, a Sra. Danielle Mayrink Sampaio Silva Moura, Secretária Judiciária, questionou se o PA SEI 0029807/2023 prosseguiria para manifestação das unidades interessadas. Prontamente, a Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sra. Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, esclareceu que, após a deliberação pela Comissão, os autos seguiriam ao Gabinete da Primeira Vice-Presidência - PVP, antes do envio às demais unidades. A Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, ao suceder a fala, informou que sua equipe havia compartilhado ao Comitê Gestor das Tabelas Processuais Unificadas - CGTPU, como solução de fácil execução pela segunda instância, a inserção de certidão de traslado nos autos trasladados, para automatizar a identificação dessa ação no Sistema de Processos Judiciais Eletrônicos - PJE. Nesse sentido, a Secretária Judiciária, Sra. Danielle Mayrink Sampaio Silva Moura, retornou em concordância com a sugestão ora apresentada pelo NUTID, e noticiou que a automatização desse procedimento já configura demanda contemplada pelo Programa de Transformação Digital, realizado em parceria com a Corregedoria. Nada obstante, indagou o Secretário Geral da Corregedoria, Dr. Alexandre Correia de Aquino, se tal protocolo seria também operacionalizado nos processos oriundos dos Tribunais Superiores, atentando-se para o grande volume de processos que haveriam de ser destinados às varas. Frente ao exposto, a Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sra. Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, pontuou que a minuta de Portaria não contemplava esses casos, visto que se direciona apenas às secretarias dos órgãos judiciários de primeiro e segundo graus. Nessa toada, o Dr. Alexandre Correia de Aquino alertou sobre a possibilidade de conter determinação de Tribunal Superior para encaminhamento à vara. A Sra. Danielle Mayrink Sampaio Silva Moura, Secretária Judiciária, vislumbrou que os processos que aguardam as decisões dos Tribunais Superiores se encontram sob a responsabilidade da unidade de Coordenadoria de Recursos Constitucionais - COREC. Por sua vez, acrescentou o Secretário-Geral da Corregedoria, Dr. Alexandre Correia de Aquino, que já houve tentativa, por parte da COREC, de deslocar essa atribuição para as varas, motivo pelo qual reputou conveniente tal previsão na referida norma. Assim, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da CPAD-AJ, expressou concordância com a inserção da interpretação trazida pelo Dr. Alexandre Correia de Aquino na proposta de minuta, com o propósito de evitar lacunas normativas nesse sentido. Por fim, a Sra. Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, Secretária de Gestão da Informação e do Conhecimento, sugeriu que a Secretaria-Geral da Corregedoria - SGC externasse tais considerações nos respectivos autos. Por oportuno, o Sr. Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Custódia e Preservação da Memória Institucional, ao rememorar o assunto da guarda permanente para os metadados, reforçou a importância de constar dispositivo nesse sentido, haja vista os metadados contribuírem para a localização e a restauração de processos. Nesse panorama, o Dr. Luis Martius Holanda Bezerra Junior, Juiz de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência, em breve resumo, destacou que a aprovação da norma terá por base as orientações do PRONAME, observadas, contudo, as sugestões de natureza técnica que vierem a ser promovidas pelas unidades. Finalizada a pauta, em tempo, a Sra. Christiane Riley Dias De Aquino, Supervisora Substituta do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais - NUTID, reportou esclarecimentos acerca da perda do objeto de uma questão, anteriormente levada à Comissão, referente ao arquivamento de medidas protetivas sem o término processual. Em sequência, a supervisora do NUTID comunicou que, em que pese a continuidade dos estudos pertinentes ao arquivamento/desarquivamento dessas medidas, os novos fluxos preconizados na Guia de Aplicação das Tabelas de Temporalidade do PRONOME, por ora, afiguram-se suficientes. Encerrou-se a pauta com o consenso de todos os membros presentes para encaminhamento do PA SEI 0029807/2023 às unidades Gabinete da Primeira Vice-Presidência - GPVP, Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Secretaria-Geral da Corregedoria - SGC, Secretaria Judiciária - SEJU, Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI, Coordenadoria de Custódia e Preservação da Memória Institucional - COAMI, Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC e Coordenadoria de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP, com vistas à contribuição das unidades na construção da Minuta de Portaria Conjunta que disporá sobre o registro, o tratamento e a destinação de recursos por instrumento ou incidentes processuais, a qual será novamente submetida à apreciação desta Comissão. Nada mais havendo a deliberar na 2ª Reunião de 2024, da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD- AJ), e, depois de cordiais agradecimentos, a Secretária declarou encerrados os trabalhos, dos quais eu, Danielle Mendes Barreto Marques, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão de verdade, segue assinada pelos participantes.
Membros titulares da CPAD-AJ:
Dr. Leandro Borges de Figueiredo
Dr. Luis Martius Holanda Bezerra Junior
Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes
Alexandre Correia de Aquino
Danielle Mayrink Sampaio Silva Moura
Joberth Charles Vieira da Silva
Cristiano Menezes Alvares
Daniel Rodrigues Monteiro
Convidados:
Christiane Riley Dias De Aquino
Joaran Fonseca Marques Filho
Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe
Danielle Mendes Barreto Marques
Pollyanna de Carvalho Tomimatsu
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 28/02/2025, EDIÇÃO N. 42, FLS. 2/3, DATA DE PUBLICAÇÃO: 06/03/2025