Resolução 25 de 13/12/2010
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Tribunal Pleno
RESOLUÇÃO 25 DE 13 DE DEZEMBRO DE 2010
Altera dispositivos da Resolução n. 05/2009, que dispõe sobre a estrutura organizacional da Secretaria do TJDFT.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS , no uso de suas atribuições, tendo em vista o contido no PA n. 19.963/2010 e com base no disposto no artigo 4º da Resolução n. 02 do Egrégio Pleno Administrativo desta Corte, de 17 de fevereiro de 2003, que delega ao Excelentíssimo Desembargador Presidente competência para decidir, autorizar e aprovar eventuais alterações na Estrutura Organizacional da Secretaria do TJDFT,
Considerando a necessidade de rever e atualizar as atribuições de toda a estrutura organizacional da Ouvidoria-Geral, órgão vinculado à Presidência, que compõe a Secretaria do TJDFT, objetivando a célere e eficiente prestação de seus serviços; e
Considerando a necessidade de adequação ao contido no § 2º do artigo 9º da Resolução n. 103 do CNJ, publicada em 24 de fevereiro de 2010, que dispôs sobre a criação de ouvidorias judiciárias e outras providências,
RESOLVE :
Art. 1º Os artigos 15 a 28 da Resolução n. 05, de 07 de maio de 2009, disponibilizada no Diário de Justiça Eletrônico do dia 08 de maio de 2009, passam a ter a seguinte redação:
Da Ouvidoria-Geral
Art. 15. A Ouvidoria-Geral, vinculada à Presidência, é a unidade administrativa responsável pelo acolhimento das percepções dos públicos do TJDFT e pelo fornecimento de informações institucionais.
Art. 16. A Ouvidoria-Geral será dirigida preferencialmente por Desembargador em atividade ou por Desembargador aposentado designado pelo Presidente do Tribunal de Justiça para período de dois anos, admitida a recondução, após eleição pela maioria do Conselho Especial.
Parágrafo único. A Ouvidoria-Geral contará com um Ouvidor Substituto, eleito juntamente com o Ouvidor-Geral, que atuará em caso de ausência ou impedimento do titular.
Art. 17. A missão da Ouvidoria-Geral é tornar a Justiça mais próxima do cidadão, ouvindo sua opinião acerca dos serviços prestados pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, colaborando para elevar o nível de excelência das atividades necessárias à prestação jurisdicional, sugerindo medidas de aprimoramento e buscando soluções para os problemas apontados.
Art. 18. A Ouvidoria-Geral exercerá dupla representatividade, por um lado, elevando a voz do público à esfera decisória da Instituição e, por outro, dando voz ao TJDFT nas respostas ofertadas aos manifestantes, obedecendo aos valores de respeito, honestidade, transparência, comprometimento e agilidade.
Art. 19. A Ouvidoria-Geral funcionará no horário das 08 às 20 horas dos dias úteis e atenderá aos manifestantes e contatálos-á no prazo máximo de cinco (5) dias úteis para oferecer-lhes o posicionamento institucional acerca de suas manifestações, preservando, quando solicitado, o sigilo de seus dados pessoais.
Art. 20. Compõem a estrutura organizacional da Ouvidoria-Geral da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios:
I - Gabinete do Ouvidor-Geral - GOUV
II - Coordenadoria da Ouvidoria-Geral - COVG
III - Serviço de Teleinformação ao Cidadão - SERTIC
IV - Serviço de Gestão da Informação - SERGIN
V - Serviço Central da Ouvidoria SERCOU
Art. 21. A atribuição básica da Ouvidoria-Geral é a de atuar como unidade de intercomunicação entre o cidadão e a Justiça comum do Distrito Federal e dos Territórios, facilitando o exercício de avaliação e fiscalização efetiva da qualidade dos serviços prestados pelo TJDFT aos cidadãos, cabendo-lhe especificamente:
I. Ouvir as percepções do público (interno e externo) e, nas hipóteses cabíveis, buscar meios de solucionar os problemas que lhe forem apontados, acionando as áreas responsáveis pertencentes aos níveis estratégico e tático, segundo o artigo 114 da Resolução n. 5/2009;
II. Representar internamente o cidadão, em particular o jurisdicionado e usuário dos serviços prestados pelo TJDFT, elevando sua voz à esfera decisória da Instituição;
III. Receber reclamações e denúncias dos cidadãos contra o mau atendimento, os abusos e os erros dos membros e servidores do Tribunal e promover, quando for o caso, a protocolização de Processo Administrativo para a apuração dessas ocorrências pela unidade solucionadora, acompanhando seu trâmite até a efetiva solução do problema e eliminação das respectivas causas;
IV. Registrar as manifestações anônimas e, após minuciosa análise da relevância e consistência do relato, encaminhar à área responsável;
V. Analisar e tornar público os dados estatísticos das manifestações e dos respectivos encaminhamentos;
VI. Esclarecer dúvidas dos cidadãos acerca dos serviços prestados pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;
VII. Estabelecer os prazos de resposta em cada solicitação feita pela Ouvidoria-Geral às diversas unidades solucionadoras, levando em conta a complexidade de cada situação;
VIII. Sugerir à Presidência, à Vice-Presidência e à Corregedoria do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios a implementação de políticas administrativas tendentes à melhoria e ao aprimoramento das atividades prestadas pelas diversas unidades da Instituição, com base nas reclamações, denúncias e sugestões recebidas;
IX. Recomendar elogio funcional a servidor que apresente sugestão da qual resulte concretamente aprimoramento dos serviços.
Art. 22. Compete exclusivamente ao Ouvidor-Geral:
I. Indicar o servidor que exercerá a Coordenadoria da Ouvidoria;
II. Editar as alterações necessárias ao Regulamento da Ouvidoria-Geral;
III. Assinar os encaminhamentos dirigidos às autoridades que compõem a Instituição;
IV. Delegar à Coordenadoria as atribuições que julgar necessárias.
Art. 23. Compete ao Gabinete do Ouvidor-Geral - GOUV:
I. Cumprir e acompanhar as decisões e ordens do Ouvidor-Geral;
II. Apoiar o Ouvidor-Geral nas relações com os seus diversos públicos;
III. Secretariar o Ouvidor-Geral;
IV. Desempenhar quaisquer outras atividades inerentes ao Gabinete.
Art. 24. Compete à Coordenadoria da Ouvidoria-Geral - COVG:
I. Organizar, coordenar e controlar o funcionamento administrativo da Ouvidoria-Geral do TJDFT;
II. Controlar e acompanhar os encaminhamentos das solicitações e o retorno de informações à Ouvidoria, comunicando ao Ouvidor o descumprimento dos prazos estipulados para atendimento;
III. Assinar, de ordem do Desembargador Ouvidor, os encaminhamentos para o corpo gerencial do TJDFT;
IV. Sugerir ações que visem aprimorar e racionalizar serviços prestados pelo TJDFT que sejam objeto de reclamações recorrentes, além de interagir administrativamente com as demais unidades do Tribunal;
V. Realizar, inclusive em parceria com outros setores do Tribunal, eventos destinados ao esclarecimento dos direitos e deveres do cidadão;
VI. Manter e garantir, conforme o caso, o sigilo da fonte das denúncias, reclamações, sugestões e demais manifestações registradas na Ouvidoria;
VII. Definir as tarefas a realizar em cada setor vinculado;
VIII. Orientar os procedimentos de resposta aos usuários;
IX. Distribuir e capacitar as equipes de trabalho;
X. Adotar processo permanente de divulgação dos serviços da Ouvidoria-Geral junto ao público interno, para conhecimento e disseminação das atividades;
XI. Determinar a adoção de novas técnicas de atendimento;
XII. Coordenar pesquisas de satisfação dos usuários quanto aos serviços prestados pelo TJDFT;
XIII. Aprovar os relatórios das atividades da Ouvidoria-Geral elaborados pelo Serviço de Gestão da Informação;
XIV. Colaborar com o Ouvidor-Geral ou com o Ouvidor-Substituto no desempenho de suas atividades;
XV. Registrar os dados estatísticos dos serviços da Ouvidoria-Geral;
XVI. Executar tarefas correlatas.
Art. 25. Compete ao Serviço de Teleinformação ao Cidadão - SERTIC:
I. Orientar o público a respeito do funcionamento do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, prestando-lhe informações e/ou encaminhando-o aos setores competentes ou a outras instituições;
II. Prestar informações relativas à estrutura organizacional do Tribunal;
III. Cadastrar no Sistema Informatizado de Ouvidoria - SISOUV as manifestações relatadas por telefone para posterior análise dos assistentes do Serviço Central da Ouvidoria;
IV. Informar os andamentos de processos administrativos e de processos em trâmite nas 1ª e 2ª Instâncias, de modo a permitir que o jurisdicionado, principalmente o de baixa renda, possa acompanhá-los, excepcionados os casos em que a lei, expressamente, assegura o dever de sigilo;
V. Fornecer os horários das sessões do Pleno, das Câmaras e das Turmas, e ainda informações sobre a composição, a competência e o funcionamento dos órgãos de julgamento do Tribunal de Justiça do DF e dos Territórios;
VI. Indicar os endereços dos fóruns, dos órgãos e das instituições ligadas ao Poder Judiciário ou que fazem parte deste;
VII. Informar procedimentos básicos para que o cidadão possa propor ação judicial nos Juizados Especiais;
VIII. Esclarecer sobre o funcionamento dos protocolos integrado e administrativo;
IX. Fornecer a localização e o telefone, dos diversos setores do Tribunal e relatar as respectivas atribuições;
X. Indicar a localização de magistrados e servidores;
XI. Informar sobre o plantão judicial dos dias úteis, fins de semana, feriados e recesso forense;
XII. Indicar o local onde o cidadão poderá requerer as diversas certidões;
XIII. Orientar o jurisdicionado quanto às informações disponíveis no sítio do Tribunal;
XIV. Informar o calendário institucional do Tribunal, mencionando se haverá ou não expediente em determinado dia ou período;
XV. Prestar esclarecimentos sobre as diversas circunscrições judiciárias do Distrito Federal;
XVI. Informar os dados e a localização dos cartórios extrajudiciais;
XVII. Esclarecer os procedimentos para obtenção de autorizações para viagens nacionais e internacionais.
Art. 26. Compete ao Serviço de Gestão da Informação - SERGIN:
I. Receber e organizar as informações repassadas pelos demais setores à Ouvidoria;
II. Registrar no banco de dados do Sistema Informatizado de Ouvidoria - SISOUV as informações recebidas;
III. Realizar pesquisas internas e externas ao TJDFT e promover a atualização constante do banco de dados do SISOUV;
IV. Apoiar os demais setores da Ouvidoria indicando-lhes a localização das informações de interesse público;
V. Interagir direta e permanentemente com a Assessoria de Comunicação Social - ACS, para manter alinhadas as informações enviadas à imprensa com aquelas fornecidas aos usuários pela Ouvidoria-Geral;
VI. Interagir direta e permanentemente com a Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI, buscando atualizá-la quanto às dificuldades de navegação no sítio do Tribunal apontadas pelos internautas e registradas na Ouvidoria-Geral;
VII. Acompanhar as matérias divulgadas pela Assessoria de Comunicação Social no sítio do Tribunal bem como todas as publicações institucionais de interesse público para disponibilizá-las no SISOUV;
VIII. Elaborar os relatórios mensais e os setoriais-semestrais com análises quantitativas, submetendo-os à aprovação da Coordenadoria da Ouvidoria;
IX. Elaborar relatório anual com análises quantitativas e qualitativas a ser remetido à Administração Superior, submetendo-os à aprovação da Coordenadoria;
X. Elaborar as peças de divulgação interna dos trabalhos desenvolvidos na unidade, submetendo-as à aprovação da Coordenadoria da Ouvidoria-Geral.
Art. 27. Compete ao Serviço Central da Ouvidoria - SERCOU:
I. Recepcionar reclamações, denúncias, críticas, elogios e sugestões referentes à atuação das diversas unidades do TJDFT, encaminhando-os, quando necessário, aos setores administrativos e judiciais competentes, mantendo o interessado informado sobre as providências adotadas ou sobre as razões da impossibilidade de adotá-las;
II. Processar as manifestações dos usuários registradas no Sistema Informatizado de Ouvidoria - SISOUV, visando tratar e responder adequadamente às demandas do público interno e externo do TJDFT;
III. Atender pessoalmente os cidadãos que procuram a Ouvidoria-Geral do TJDFT para registrar elogios, sugestões, denúncias e reclamações, além de sanar possíveis dúvidas dos usuários;
IV. Receber consultas, diligenciar e esclarecer ao cidadão ou servidor sobre ato praticado por unidade integrante do TJDFT ou de responsabilidade dela, excepcionados os casos em que a lei, expressamente, assegurar o dever de sigilo.
Art. 28. O Ouvidor-Geral editará regulamento próprio que estabelecerá os procedimentos que visem desenvolver as atividades da Ouvidoria-Geral tanto no fluxo de informações quanto no acompanhamento das manifestações registradas.
Desembargador OTÁVIO AUGUSTO BARBOSA
Presidente