Portaria GPR 1483 de 23/10/2013
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência
PORTARIA GPR 1483 DE 23 DE OUTUBRO DE 2013
Regulamenta os procedimentos das Secretarias Especializadas do Conselho Especial e da Magistratura, das Câmaras Cíveis e Criminal e das Turmas Cíveis e Criminais.
Revogada pela Portaria Conjunta 108 de 08/11/2021
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais e em vista do contido no PA 19.061/2012
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar os procedimentos das Secretarias Especializadas do Conselho Especial e da Magistratura, das Câmaras Cíveis e Criminal e das Turmas Cíveis e Criminais.
Seção I
Dos procedimentos
Subseção I
Do expediente e das rotinas cartorárias
Art. 2º É obrigatória a utilização da assinatura visual – logomarca – do Tribunal nos modelos padronizados de documentos expedidos pelas Secretarias Especializadas do Conselho Especial e da Magistratura, das Câmaras Cíveis e Criminal e das Turmas Cíveis e Criminais.
Art. 3º As petições e demais documentos entregues na secretaria serão protocolizados utilizando-se etiqueta impressa.
§ 1º Caso ocorra defeito no instrumento de protocolo, o recebimento será feito por relógio datador ou manualmente, discriminando-se data e horário do recebimento, nome legível, assinatura e matrícula do servidor recebedor.
§ 2º As petições, processos e documentos oriundos do Serviço de Protocolo Integrado – SERPRI serão protocolizados nas secretarias, sem prejuízo do protocolo daquele Serviço.
Art. 4º Não constarão dos andamentos processuais e do sistema informatizado para acompanhamento das partes quaisquer informações sobre termo inicial ou final dos prazos.
Art. 5º A autenticação de documentos é privativa dos diretores de secretaria ou de seus substitutos, nos impedimentos legais daqueles, limitando-se a cópias de documentos originais ou dos legalmente autenticados, desde que relacionados a processos do juízo, em tramitação no respectivo órgão julgador.
§ 1º A autenticação de documentos está sujeita ao recolhimento prévio de emolumentos, nos termos do Regimento de Custas e da Resolução do Conselho da Magistratura deste Tribunal de Justiça.
§ 2º Documentos obtidos, eletronicamente, do sistema do Tribunal dispensam nova autenticação da secretaria.
Art. 6º O recolhimento dos depósitos judiciais e das consignações em pagamento, quando deferidos pelo relator ou pela autoridade regimental competente, será efetuado na instituição bancária autorizada pelo Tribunal, mediante a expedição de guia de recolhimento.
Art. 7º É vedado ao servidor da secretaria prestar informações, por telefone, sobre andamentos processuais, salvo ao oficial de justiça em cumprimento de ordem judicial ou a unidades administrativas deste Tribunal.
Parágrafo único. Quando o processo tramitar em segredo de justiça, os interessados ou legitimados poderão obter informações sobre andamentos processuais pessoalmente no balcão da secretaria.
Subseção II
Da tramitação dos processos em segredo de justiça e sob sigilo
Art. 8º As informações, os documentos e os processos que tramitam em segredo de justiça serão acessados ou manipulados apenas por autoridades competentes, servidores das secretarias, partes e seus procuradores.
Art. 9º Na expedição e na tramitação de documentos de processos que tramitam em segredo de justiça, serão adotadas as seguintes medidas:
I – afixar etiqueta ou carimbo no documento, no mandado ou na capa dos autos com o destaque “SEGREDO DE JUSTIÇA”;
II – salvaguardar a identidade das partes na publicação dos atos processuais na Imprensa Oficial;
III – fornecer certidão referente ao processo apenas às partes e a seus procuradores, salvo expressa autorização do desembargador relator ou do presidente do órgão julgador.
Parágrafo único. Se houver citação por hora certa, a contrafé será entregue, em envelope lacrado, ao destinatário da ordem judicial.
Art. 10. Considera-se sob sigilo qualquer documento, medida cautelar ou procedimento que, por sua natureza, exijam a preservação do segredo das informações neles contidas para assegurar a eficácia da investigação criminal.
Art. 11. O sigilo será mantido até que decisão judicial afaste essa condição, hipótese em que será comunicado ao Serviço de Registro de Distribuição para a regular autuação ou cadastramento.
Art. 12. Somente terão acesso aos procedimentos sigilosos autoridades judicantes, diretor de secretaria, assessor de desembargador, serventuário da Justiça designado por autoridade julgadora.
Art. 13. Não se prestará qualquer informação sobre procedimentos sigilosos, por qualquer meio, inclusive pessoalmente, salvo às autoridades judicantes diretamente envolvidas no procedimento.
Art. 14. Será afixada etiqueta ou aposto carimbo com o destaque “SOB SIGILO” nos documentos e feitos sigilosos, acondicionados em envelope lacrado, apenas com a inscrição do número de distribuição.
§ 1º Os documentos ou autos de processos devolvidos pelo Ministério Público ou pela Delegacia de Polícia somente poderão ser recebidos pela secretaria de origem.
§ 2º Em razão de seu caráter sigiloso, o processo terá tramitação diferenciada no sistema de protocolo e de endereçamento ao Ministério Público e às Delegacias de Polícia, acautelando-se os responsáveis no cumprimento das ordens judiciais, na segurança e na proteção do seu conteúdo.
§ 3º Não constarão na etiqueta de distribuição e no sistema informatizado dados que comprometam o caráter sigiloso do feito, tal como o seu vínculo de dependência a outro processo.
§ 4º O sistema informatizado não permitirá o acesso aos atos sob sigilo, salvo de desembargadores e seus assessores ou diretores das secretarias, titulares e substitutos.
Art. 15. É vedada a extração de cópias de qualquer documento constante dos procedimentos sigilosos.
Subseção III
Das certidões, ofícios e demais documentos
Art. 16. As certidões serão expedidas sem rasuras, com inutilização dos espaços em branco.
§ 1º As certidões poderão ser requeridas pelas partes e pelos advogados do processo.
§ 2º O fornecimento de certidão a pessoa estranha à relação processual ou a advogado não constituído com procuração nos autos dependerá de requerimento e deferimento pelo desembargador relator ou pela autoridade regimental competente.
Art. 17. Os ofícios e os memorandos expedidos serão datados e numerados em ordem crescente, reiniciando-se a contagem a cada ano, e devem trazer a referência ao número do processo a fim de identificá-lo.
Parágrafo único. As comunicações oficiais entre as unidades do Tribunal serão realizadas preferencialmente por meio eletrônico ou por outro meio indispensável à realização do ato, no que couber.
Subseção IV
Da autuação dos processos
Art. 18. As folhas dos autos serão numeradas manual ou eletronicamente, no canto superior direito, iniciando-se a contagem a partir da capa, sem, contudo, numerá-la, e deverá constar abaixo do número da folha a rubrica do servidor que a grafar.
§ 1º Nos processos originários de outras varas ou secretarias ou egressos de instâncias superiores, prosseguir-se-á com a numeração antes existente.
§ 2º Não serão renumeradas as folhas dos autos quando peças forem desentranhadas, bastando certificar-se o ato, com menção às folhas desentranhadas e à determinação do relator, do presidente do órgão julgador ou da autoridade regimental competente.
§ 3º Verificado erro na numeração das folhas, e constatado tratar-se de erro material, deverá ser imediatamente sanada a incorreção, observando-se o seguinte procedimento:
I – em caso de folha não numerada, a folha imediatamente seguinte ao erro será renumerada de forma a englobar todos os números faltantes;
II – em caso de duplicidade de números, todos os números repetidos serão acrescidos de letras, iniciando em A;
III – em caso de folha não numerada, deverá ser repetido o número da folha anterior, acrescido de letra, iniciando em A;
IV – em todos os casos, o procedimento será certificado e assinado pelo Diretor de Secretaria.
Art. 19. Os autos não excederão a duzentas folhas por volume, sendo permitido o excesso para impedir a inconveniência de cisão de peças processuais.
Parágrafo único. O encerramento e a abertura de cada volume serão certificados em folhas suplementares não numeradas.
Art. 20. Será anotada na capa dos autos, em destaque, manualmente ou mediante carimbo ou etiqueta, a informação relativa à atuação do Ministério Público, da Defensoria Pública, dos Núcleos de Prática Jurídica, ou ao interesse de incapazes.
Art. 21. Nos habeas corpus e nos demais processos em que for parte ou interveniente pessoa com idade igual ou superior a sessenta anos, de tramitação prioritária, será aposta etiqueta ou carimbo na capa dos autos, com os destaques HABEAS CORPUS/ HABEAS CORPUS – RÉU PRESO e/ou PREFERÊNCIA IDOSO, respectivamente, sem prejuízo, em caso de réu preso, de afixação de tarja verde, devendo a Secretaria observar prioridade na tramitação do feito em relação aos demais processos.
Parágrafo único. Deve também ser observada tramitação prioritária o processo criminal em que figure como indiciado, acusado, vítima ou réu colaboradores, vítima ou testemunha protegidas pelos programas de que trata a Lei 12.483/2011.
Art. 22. As correspondências concernentes a processos com réu preso serão remetidas por meio mais rápido e seguro, apondo-se carimbo ou etiquetas com a menção URGENTE tanto no expediente quanto no envelope da remessa, sem prejuízo da utilização de tarja colorida.
Art. 23. Será anotada na capa dos autos a ocorrência de impedimentos ou de suspeição de juízes e desembargadores bem como os incidentes processuais, no que couber.
Subseção V
Da transmissão de documentos via fax
Art. 24. As petições e documentos enviados por fax corporativo ou por outro meio eletrônico serão impressos e protocolizados pela secretaria do órgão julgador.
§ 1º Tratando-se de expediente que reclame urgência em sua apreciação, será feita a juntada da petição aos autos para conclusão imediata ao relator ou à autoridade regimental competente.
§ 2º Se não houver urgência, a petição ou documento permanecerá na secretaria do órgão julgador aguardando a entrega do respectivo original, nos termos da Lei 9.800, de 26 de maio de 1999.
§ 3º Será certificada, nos autos, a não protocolização do original do documento ou petição, no prazo previsto no parágrafo anterior, fazendo-se imediatamente a conclusão dos autos ao desembargador relator ou à autoridade regimental competente.
Subseção VI
Das publicações e das comunicações dos atos processuais
Art. 25. As publicações e as comunicações dos atos processuais serão encaminhadas ao destinatário, por meio eletrônico, desde que previsto em lei ou regulamentado pelo Tribunal, salvo exceções.
Art. 26. A remessa de expediente para publicação no órgão oficial de imprensa será feita por meio eletrônico e restringir-seá aos atos judiciais que forem estritamente obrigatórios e essenciais, assim entendidos:
I – ementa de acórdão e respectivo resultado prolatado em sessão de julgamento;
II – ata de julgamento;
III – vista ao recorrido;
IV – decisões monocráticas, despachos e atos ordinatórios que devam ser cumpridos ou atendidos pelas partes ou por terceiro interessado;
V – intimações de pautas de sessões de julgamento;
VI – editais;
VII – outros atos judiciais que sejam necessários.
Art. 27. As publicações de editais de citação e de intimação serão certificadas no processo, após disponibilização no Diário de Justiça eletrônico, com juntada de uma cópia aos autos e com afixação de outra em local acessível às partes, aos advogados e aos interessados.
Art. 28. A comunicação dos atos processuais, por via postal, será feita pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT, pelo sistema de postagem com Aviso de Recebimento – AR ou com Aviso de Recebimento em Mão Própria – AR/MP, e dela constarão, além do endereço completo do destinatário, o endereço da secretaria e o número do processo.
Parágrafo único. Para cumprimento do disposto no caput, serão observadas as normas regulamentadoras de endereçamento e postagem definidas pela ECT.
Art. 29. O procedimento para citação ou intimação será realizado, preferencialmente, por via postal, nos termos da lei, devendo ser feito de forma a permitir a concretização do ato também por oficial de justiça, caso frustrada a via postal.
Parágrafo único. Frustrada a citação ou a intimação por via postal, nos casos de ausência do destinatário ou de sua recusa em receber a correspondência, o instrumento será destacado do envelope para cumprimento por oficial de justiça.
Art. 30. O Serviço de Distribuição de Mandados – SEDIMA entregará às secretarias de origem, no prazo máximo de 48 horas, os Avisos de Recebimento devolvidos pela ECT.
Art. 31. Os mandados de citação e de intimação a serem cumpridos por oficiais de justiça serão confeccionados em três vias, das quais uma cópia será juntada aos autos e as outras remetidas ao SEDIMA.
Subseção VII
Da citação e da intimação pessoal
Art. 32. Nos autos em que houver partes com prerrogativa legal de citação ou intimação pessoal, os processos deverão ser encaminhados, preferencialmente, aos destinatários, nos termos dispostos na Portaria GPR 568 de 18 de dezembro de 2001, publicada no DJ do dia 31/12/2001.
Parágrafo único. Por conveniência do serviço, o diretor de secretaria poderá optar pelo cumprimento das intimações de que trata o caput por meio de oficial de justiça ou por outro meio previsto em lei.
Subseção VIII
Dos documentos constantes do banco de dados do sistema eletrônico
Art. 33. Os expedientes constantes do atual sistema eletrônico utilizados pelas Secretarias de Câmaras, Turmas e Conselho Especial serão padronizados, utilizando-se modelos-padrão referendados pelos diretores de secretaria ou por quem os substitua, respeitadas as especialidades de cada órgão julgador.
Art. 34. Os carimbos e etiquetas utilizados pelas Secretarias de Câmaras, Turmas e Conselho Especial na certificação dos atos processuais serão padronizados, utilizando-se preferencialmente os modelos-padrão referendados pelos diretores de secretaria ou por quem os substitua, respeitadas as especialidades de cada órgão julgador.
Subseção IX
Da retificação dos resultados prolatados em sessão de julgamento
Art. 35. Caso haja divergência entre as notas taquigráficas e o resultado prolatado na sessão de julgamento verificada antes da disponibilização do acórdão, o desembargador relator determinará à secretaria a certificação da ocorrência nos autos.
§ 1º Os autos serão levados em mesa, para retificar o resultado do julgamento na sessão subsequente.
§ 2º A retificação do resultado do julgamento será cadastrada no sistema eletrônico, publicada e certificada nos autos.
Subseção X
Da consulta e da vista de autos
Art. 36. Os atos processuais são públicos, salvo nos processos sob sigilo ou que tramitam em segredo de justiça.
§ 1º Nos processos sigilosos, ficam restritos o exame e a análise dos autos do processo às autoridades judicantes e a seus assessores, ao diretor de secretaria e ao servidor de justiça designado por autoridade competente.
§ 2º Na hipótese prevista no parágrafo anterior, as partes e os advogados constituídos nos autos somente terão vista após determinação expressa do relator do processo.
§ 3º Na tramitação de processos que estejam em segredo de justiça, o exame e a análise dos autos ficam restritos às autoridades judicantes e a seus assessores, aos servidores, às partes e aos advogados constituídos no processo.
Art. 37. As partes poderão ter vista dos autos no balcão, sendo-lhes permitida a extração de cópias, por qualquer meio, de atos judiciais já disponibilizados no Diário de Justiça. Nos casos de necessidade de extração de fotocópias as partes serão acompanhadas por servidor. É vedada as partes, todavia, a extração de cópia, por qualquer meio, de atos judiciais não disponibilizados no Diário de Justiça Eletrônico deste Tribunal de Justiça.
§ 1º A quem não for parte no processo é permitida a vista dos autos no balcão da secretaria, vedada a extração de cópias e desde que não seja processo em trâmite sigiloso ou em segredo de justiça.
§ 2º Nos procedimentos sigilosos, é vedada a extração de cópias.
§ 3º Nos processos de natureza criminal que não tramitarem sob sigilo, é permitida a vista dos autos, podendo as partes extrair cópias.
Art. 38. O advogado e o estagiário de direito são identificados pelo documento de identificação profissional, nos termos do art. 13 da Lei 8.906, de 4 de julho de 1994 – Estatuto da Advocacia e Ordem dos Advogados do Brasil – OAB.
Art. 39. Advogados com procuração ou substabelecimento nos autos e cadastrados no sistema eletrônico do Tribunal, salvo se se tratar de processos que tramitam sob sigilo, podem retirá-los com carga ou por carga rápida para extração de cópias, desde que observadas as normas legais, os prazos e a natureza da intimação, no que couber.
§ 1º Caso o sistema esteja inoperante, a carga será provisoriamente registrada e posteriormente lançada no sistema;
§ 2º Deverão constar da carga o nome, o endereço e o telefone do advogado bem como o prazo para devolução dos autos;
§ 3º Será fornecido comprovante de recebimento após devolução dos autos;
§ 4º É proibida a retenção de documento de identificação de advogados, estagiários ou partes.
§ 5º Advogados sem procuração ou substabelecimento nos autos somente poderão extrair cópias se acompanhados por servidor;
Art. 40. Sempre que não houver carga do processo e forem extraídas cópias, por qualquer meio, a secretaria certificará nos autos o nome do advogado e o respectivo número de inscrição na OAB, ou o nome da parte, devidamente identificada.
Art. 41. Os estagiários com inscrição na OAB – nos termos do art. 3º, § 2º, da Lei 8.906, de 1994, c/c art. 29 do Regulamento Geral do Estatuto da Advocacia da OAB – cadastrados no sistema eletrônico do Tribunal poderão praticar isoladamente os seguintes atos, mediante substabelecimento.
I – retirar e devolver autos em secretaria, após identificação e assinatura da respectiva carga;
II – obter dos escrivães e chefes de secretaria certidões de peças ou autos de processos em curso ou findos;
III – assinar petições de juntada de documentos a processos judiciais ou administrativos.
§ 1º O estagiário de direito somente estará apto a ter carga dos autos se devidamente inscrito na OAB, credenciado no sistema informatizado do Tribunal e expressamente autorizado pelo advogado constituído nos autos.
§ 2º Do substabelecimento deverá constar declaração do advogado substabelecente responsabilizando-se por todos os atos praticados pelo estagiário na esfera civil, penal ou administrativa.
§ 3º O credenciamento do estagiário no sistema é incumbência do advogado, que endereçará o pedido ao Serviço de Informática do Tribunal.
§ 4º O estagiário sem inscrição na OAB somente pode ter vista dos autos em balcão, sendo vedada a extração de cópias ou a realização de quaisquer outros atos.
§ 5º O estagiário com inscrição na OAB não poderá extrair cópias, por qualquer meio, de despachos, decisões, acórdãos e outras determinações judiciais que ainda não tenham sido disponibilizadas no Diário de Justiça eletrônico deste Tribunal.
Subseção XI
Do excesso de prazo das cargas para advogado
Art. 42. O diretor de secretaria intimará o advogado para devolução, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, dos autos retirados com carga, quando verificar o esgotamento do prazo.
Parágrafo único. Se não for cumprido o prazo disposto no caput, o diretor de secretaria certificará a ocorrência e a tornará conclusa ao desembargador relator ou ao presidente do órgão julgador, conforme competência regimental.
Subseção XII
Do arquivamento e da baixa
Art. 43. Nos processos de competência originária do Tribunal de Justiça, findo o processo, os autos serão remetidos à Contadoria Judicial para elaboração dos cálculos das custas finais.
§ 1o Da intimação, a ser realizada exclusivamente por diário de justiça ou via postal, para pagamento das custas finais constará a informação sobre a possibilidade do desentranhamento de documentos de interesse das partes, desde que autorizado pelo Desembargador.
§ 2o As partes serão advertidas de que os documentos contidos nos autos de processos findos poderão ser eliminados de acordo com a tabela de temporalidade aprovada pelo Tribunal.
§ 3o Em caso de gratuidade de justiça, de pagamento das custas finais ou se estas forem inferiores a R$ 200,00 (duzentos reais), os autos serão enviados ao arquivo definitivo e encaminhado ofício eletrônico de baixa ao Serviço de Registro de Distribuição.
§ 4o Em caso de não pagamento das custas finais superiores a R$ 200,00 (duzentos reais), sendo sucumbente a parte autora, será encaminhado, depois do trânsito em julgado, ofício eletrônico de baixa em favor do demandado, enviando-se os autos arquivo provisório, hipótese em que a prática de ato pelo demandante está condicionada ao recolhimento das custas.
§ 5o Sendo sucumbente o réu, os autos serão enviados ao arquivo provisório, independentemente de baixa. O mesmo procedimento será adotado quando restar impossibilitada a sua intimação. Em ambas as hipóteses, a prática de ato pelo réu estará condicionada ao recolhimento das custas.
Art. 44. Esta Portaria entra em vigor após decorridos 30 (trinta) dias de sua publicação.
Desembargador DÁCIO VIEIRA
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios