Portaria Conjunta 9 de 08/04/2005
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
PORTARIA CONJUNTA 9 DE 8 DE ABRIL DE 2005
O PRESIDENTE E O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS, no uso de sua competência legal e tendo em vista o disposto no PA N.01.860/05,
Considerando a premente necessidade de racionalização e regulamentação das atividades do Protocolo Administrativo, em conformidade com o disposto nas Resoluções n. 007, de 20/11/2003, e n. 004, de 03/09/2004,
RESOLVEM:
Art. 1º - Os procedimentos administrativos não poderão exceder a 200 (duzentas) folhas em cada um de seus volumes.
§ 1º - Os procedimentos administrativos já existentes na data de publicação desta Portaria, cujo número de folhas exceda ao limite fixado no caput, deverão ser subdivididos em volumes.
§ 2º - A subdivisão a que alude o § 1º deverá ser procedida pela unidade administrativa onde se encontre o procedimento administrativo.
§ 3º - Os volumes serão numerados seqüencialmente.
§ 4º - Ficam as unidades da Subsecretaria de Protocolo Administrativo incumbidas de providenciar a subdivisão dos procedimentos administrativos, exceto daqueles que já estão em curso e análise, hipótese em que a subdivisão referida no § 1º incumbirá às unidades detentoras, ex-vi do § 2º.
Art. 2º - A abertura e o encerramento de volumes deverão ser realizados em folhas suplementares, sem numeração, as quais conterão as seguintes informações:
I Volume anterior: ``volume encerrado na folha...'', seção, data e assinatura do servidor que procedeu ao encerramento;
II Novo volume: ``volume aberto na folha...'', seção, data e assinatura do servidor que procedeu ao encerramento.
Parágrafo único - A abertura de novo volume deverá ser providenciada pela unidade onde se encontra o procedimento administrativo.
Art. 3º - A protocolização de procedimentos administrativos é centralizada no Serviço de Protocolo Administrativo SERPRO, por manifestação do próprio interessado, tratando-se de assunto particular, ou mediante determinação expressa de titulares e substitutos de suas respectivas unidades administrativas, quando tratar de assunto afeto à mesma.
§ 1º - O procedimento administrativo é constituído sempre que, para a prática de um determinado ato administrativo, haja necessidade de se colher informações ou pareceres, juntar atestados, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam para a tomada de decisões, bem como proceder a análises, consultas, relatórios, pagamentos e aquisições.
§ 2º - O procedimento administrativo é também constituído quando ocorrer qualquer solicitação, requerimento, comunicação ou informação por escrito, confeccionada interna ou externamente, que enseje o exame de circunstâncias ou exigências que devam ser analisadas de forma detalhada.
§ 3º - Não se prestam como inicial de procedimento administrativo portarias, resoluções, atas, despachos, assim como faturas, notas fiscais, cópias xerográficas e correspondência eletrônica (e-mail).
§ 4º - É vedada a proposição de mais de um procedimento administrativo, por parte de um mesmo interessado, que verse sobre assunto idêntico.
§ 5º - Nos procedimentos administrativos sobrestados, aguardando simples declaração, é desnecessária a constituição de novo procedimento, cabendo ao SERTRI encaminhá-los às unidades solicitantes, após o cumprimento dessa formalidade.
Art. 4º - As folhas dos procedimentos administrativos deverão ser numeradas e rubricadas, utilizando-se carimbo específico para este fim, inicialmente no âmbito do Serviço de Protocolo Administrativo SERPRO, no canto superior direito.
§ 1º - A folha número um (01) do procedimento administrativo corresponderá à folha de rosto do documento que o identifica.
§ 2º - A folha número dois (02) corresponderá à inicial do procedimento administrativo onde constará o registro do protocolo.
§ 3º - Os documentos incluídos posteriormente ao procedimento administrativo deverão ser numerados pela unidade responsável pela inclusão, através de carimbo apropriado.
Art. 5º - Os procedimentos administrativos, ao atingirem um número de folhas igual ou superior a 50 (cinqüenta), deverão ser protegidos por capas e presos por grampos em polipropileno (plástico), sendo vedada a utilização de presilhas metálicas.
§ 1º - As unidades detentoras do procedimento administrativo serão responsáveis pela colocação das capas e pelas informações que nelas deverão constar, quais sejam o número do protocolo, assunto, procedência e, quando for o caso, o número do volume.
§ 2º - Aplica-se aos apensos e anexos o procedimento estabelecido no § 1º.
Art. 6º - As unidades administrativas destinatárias dos procedimentos administrativos deverão observar o cumprimento dos artigos 1º a 5º para efetivarem o recebimento dos autos.
Art. 7º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
Desembargador JOSÉ JERONYMO BEZERRA DE SOUZA
Presidente
Desembargador ESTEVAM MAIA
Vice-Presidente