Portaria Conjunta 6 de 19/02/2010
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
PORTARIA CONJUNTA 6 DE 19 DE FEVEREIRO DE 2010
Estabelece as regras para a elaboração dos atos normativos e da correspondência oficial do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT.
Revogada pela Portaria Conjunta 59 de 31/07/2013
O PRESIDENTE E O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
RESOLVEM:
Art. 1º Estabelecer as regras para a elaboração dos atos normativos e da correspondência oficial do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – TJDFT.
§ 1º Ato normativo é instrumento de natureza legal, editado para regulamentar ou explicitar matérias de caráter administrativo ou judicial. Consideram-se atos normativos, para os efeitos desta Portaria, a emenda regimental, o ato regimental, o provimento, a resolução, a portaria e a instrução.
§ 2º Correspondência oficial é a que ocorre entre órgãos da administração pública ou entre estes e particulares. Considera-se correspondência oficial, para os efeitos desta Portaria, o ofício, o memorando, o comunicado, a ata, o relatório e o parecer.
TÍTULO I
DOS ATOS NORMATIVOS
CAPÍTULO I
DA NUMERAÇÃO
Art. 2º Os atos normativos de que trata esta Portaria serão numerados como se segue:
I – a emenda regimental e o ato regimental, em série própria e em numeração seguida, as quais prosseguem enquanto vigente o Regimento Interno ao qual se referem;
II – o provimento, em série própria e em numeração seguida, as quais prosseguem enquanto vigente o Provimento-Geral da Corregedoria ao qual se refere;
III – a resolução, em numeração própria e ininterrupta;
IV – a portaria e a instrução, em série própria e em numeração seguida, expedidas no intervalo do ano judiciário.
CAPÍTULO II
DA ELABORAÇÃO, DA ARTICULAÇÃO, DA PADRONIZAÇÃO, DA REDAÇÃO E DA ALTERAÇÃO
Seção I
Das Regras Gerais de Elaboração
Art. 3º O ato normativo conterá um único objeto e disporá somente acerca de matéria que lhe seja afim ou vinculada.
§ 1º O primeiro artigo do texto indicará o objeto do ato normativo.
§ 2º Matérias idênticas não serão disciplinadas por mais de um ato normativo de mesma espécie.
§ 3º Quando houver necessidade de regulamentação mais ampla, incluir-se-ão novos dispositivos no texto vigente.
Art. 4º O ato normativo será estruturado em três partes básicas:
I – parte preliminar, que é composta por:
a) epígrafe: qualifica o ato na ordem jurídica e o situa no tempo, por meio da denominação do documento, da numeração e da data;
b) ementa: explicita, de modo conciso, o objeto específico do ato normativo, não o mais geral;
c) preâmbulo: constituído da autoria, do fundamento legal da autoridade e da ordem de execução;
d) enunciado do objeto: conteúdo essencial da matéria, indicado no artigo primeiro do ato normativo.
II – parte normativa, que contém as normas que regulam o objeto definido na parte preliminar;
III – parte final, que contém as disposições sobre medidas necessárias à implantação das determinações constantes da parte normativa; as disposições transitórias, se for o caso; a cláusula de vigência e a cláusula de revogação, quando couber.
Parágrafo único. Não conterão ementa os atos de nomeação, declaração de vacância, readaptação, recondução, designação, aposentadoria, demissão, exoneração, dispensa, destituição de cargos e funções públicas, cessão de servidores, bem como todos os outros atos que se relacionem à área de pessoal e que não regulamentem matéria alguma, aplicando-se as demais disposições constantes desta Portaria no que couber.
Art. 5º A remissão a outros atos normativos, bem como aos respectivos dispositivos, far-se-á, de preferência, mediante indicação da norma ou do dispositivo, com explicitação mínima do conteúdo.
Art. 6º O ato normativo apresentará, de forma expressa, a cláusula de vigência “... entra em vigor na data de sua publicação” ou, quando necessário que dele se tenha amplo conhecimento, a cláusula “... entra em vigor após decorridos (o número de) dias de sua publicação”.
Parágrafo único. Serão incluídos o dia da publicação e o último dia do prazo na contagem para entrada em vigor do ato normativo que estabeleça período de vacância, o qual terá vigência no dia subsequente à consumação integral.
Art. 7º A cláusula de revogação enumerará, expressamente, todas as disposições revogadas a partir da vigência de novo ato normativo.
Parágrafo único. Fica vedada a revogação tácita e, consequentemente, a utilização da sentença “ficam revogadas as disposições em contrário”.
Seção II
Da Articulação
Subseção I
Do Artigo
Art. 8º O artigo é a unidade básica de articulação do ato normativo; versará sobre um único assunto e será estruturado de acordo com as seguintes orientações:
I – o artigo é indicado pela abreviatura “Art.”, que, após um espaço, é seguida de ordinal até o nono e, a partir do artigo dez, de cardinal, acompanhado de ponto simples, grafados em negrito;
II – a numeração do artigo é separada do texto por um espaço, sem hífen ou travessão;
III – o texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto-final ou, nos casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos;
IV – o artigo pode desdobrar-se em parágrafos ou em incisos.
Parágrafo único. Na remissão a outro artigo de texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada “art.”, com letra minúscula, seguida do número correspondente. Quando o número for substituído por adjetivo, como em “artigo anterior”, a palavra “artigo” deverá ser grafada por extenso e com letra minúscula.
Subseção II
Do Parágrafo
Art. 9º O parágrafo constitui dispositivo próprio para ressalva, extensão ou complemento do preceito enunciado no caput do artigo e será estruturado de acordo com as seguintes orientações:
I – o parágrafo é indicado pelo símbolo “§”, que, após um espaço, será seguido de ordinal até o nono e, a partir do parágrafo dez, de cardinal, acompanhado de ponto simples;
II – a numeração do parágrafo é separada do texto por um espaço, sem hífen ou travessão;
III – a expressão “Parágrafo único”, seguida de ponto e separada do texto normativo por um espaço, é utilizada quando há somente um parágrafo;
IV – o parágrafo pode desdobrar-se em incisos;V – o texto dos parágrafos e o do parágrafo único inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos.
Subseção III
Do Inciso
Art. 10. O inciso constitui dispositivo de enumeração, vincula-se ao caput do artigo ou ao parágrafo e será estruturado de acordo com as seguintes orientações:
I – os incisos são indicados por algarismos romanos, seguidos de travessão, o qual é separado do algarismo e do texto por um espaço;
II – o inciso pode desdobrar-se em alíneas;
III – o texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com:
a) ponto e vírgula;
b) dois-pontos, quando se desdobrar em alíneas;
c) ponto-final, caso seja o último e anteceda artigo ou parágrafo.
Subseção IV
Da Alínea
Art. 11. A alínea constitui dispositivo de enumeração, vincula-se ao inciso e será estruturada de acordo com as seguintes orientações:
I – a alínea é indicada por letra minúscula, em ordem alfabética, acompanhada de parêntese, separado do texto por um espaço;
II – a alínea pode desdobrar-se em itens;
III – o texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com:
a) ponto e vírgula;
b) dois-pontos, quando se desdobrar em itens;
c) ponto-final, caso seja a última e anteceda artigo, parágrafo ou inciso.
Subseção V
Do Item
Art. 12. O item constitui dispositivo de enumeração, vincula-se à alínea e será estruturado de acordo com as seguintes orientações:
I – o item é indicado por algarismo arábico, seguido de ponto, o qual é separado do texto por um espaço;
II – o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com:
a) ponto e vírgula;
b) ponto-final, caso seja o último e anteceda artigo, parágrafo, inciso ou alínea.
Subseção VI
Do Agrupamento
Art. 13. O agrupamento de artigos poderá constituir subseção; o de subseções, seção; o de seções, capítulo; o de capítulos, título; o de títulos, livro; o de livros, parte; e a parte poderá desdobrar-se em geral e especial. No agrupamento, observar-se-ão as seguintes orientações:
I – os capítulos, os títulos, os livros e as partes serão grafados em negrito, com letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos;
II – a indicação da matéria tratada nos capítulos, nos títulos, nos livros e nas partes será grafada em negrito e com letras maiúsculas;
III – as seções e as subseções serão indicadas por algarismos romanos, grafadas, assim como as respectivas intitulações, em negrito e com as iniciais maiúsculas.
Parágrafo único. Os agrupamentos referidos no caput poderão, ainda, ser organizados em “Disposições Preliminares”, “Disposições Gerais”, “Disposições Finais” e “Disposições Transitórias”.
Seção III
Da Padronização Geral
Art. 14. A estrutura dos atos normativos deverá respeitar a seguinte padronização (modelos: anexos A, B, C e D):
I – texto digitado na fonte “Arial”, tamanho 12;
II – um espaçamento simples entre as intitulações – partes, livros, títulos, capítulos, seções e subseções –, bem como entre artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens;
III – dois espaçamentos simples entre o término do texto e a intitulação seguinte, entre a intitulação e o início do próximo texto; bem como entre a epígrafe e a ementa, entre a ementa e o preâmbulo e entre o preâmbulo e o texto seguinte;
IV – palavras e expressões em latim ou em línguas estrangeiras serão grafadas em itálico;
V – epígrafe centralizada, com caracteres maiúsculos e negritados;
VI – ementa, alinhada à direita, com aproximadamente 9 cm de largura e sem recuo na primeira linha;
VII – preâmbulo justificado, com a autoria em caixa alta, no qual constará, conforme o ato normativo, a expressão “RESOLVE(M)”, com caracteres maiúsculos, seguida de dois-pontos, separada por dois espaçamentos simples dos textos que lhe antecedem e que lhe sucedem;
VIII – o texto do preâmbulo, dos artigos, dos parágrafos, dos incisos, das alíneas e dos itens será justificado, com recuo de 2,5 cm na primeira linha;
IX – o nome das partes, dos livros, dos títulos, dos capítulos, das seções e das subseções, bem como o nome das respectivas intitulações, será centralizado no documento;
X – na última folha do ato normativo, não poderão constar somente os nomes das autoridades que o subscrevem;
XI – todas as folhas serão rubricadas pelas autoridades subscritoras, com exceção da última, na qual serão apostas as respectivas assinaturas.
Seção IV
Da Redação
Art. 15. Os atos normativos serão redigidos de modo que atendam aos seguintes requisitos:
I – impessoalidade, que visa eliminar qualquer traço pessoal e conferir imparcialidade ao texto;
II – clareza, que torna o texto compreensível e que decorre dos seguintes procedimentos:
a) empregar palavras e expressões em seu sentido comum, salvo se a norma versar sobre assunto de natureza técnica, hipótese em que se deverá empregar nomenclatura e terminologia próprias da área que se está normatizando;
b) empregar, sempre que possível, frases curtas e concisas;
c) construir orações, de preferência, na ordem direta e na voz ativa;
d) evitar preciosismos, neologismos, arcaísmos, intercalações excessivas, adjetivações dispensáveis, lugares-comuns, modismos e termos coloquiais;
e) empregar, preferencialmente, os tempos presente ou futuro do presente do modo indicativo;
f) observar o paralelismo sintático entre as disposições dos incisos, das alíneas e dos itens constantes da mesma enumeração;
g) pontuar de forma criteriosa, evitando os excessos de caráter estilístico;
h) evitar palavras ou expressões que gerem ambiguidade.
III – precisão, que exige o emprego somente dos termos em perfeita conformidade com a ideia enunciada e que decorre dos seguintes procedimentos:
a) evitar o emprego de sinônimos com finalidade estilística;
b) evitar o emprego das expressões como “isto é”, “ou seja”, “por exemplo”, “ou melhor”;
c) evitar verbos que possuem multiplicidade de sentidos, como “ser”, “ter”, “fazer”, “dar”, “estar”, a menos que estejam empregados em sentido próprio.
IV – concisão, que garante a expressão do pensamento com o menor número possível de palavras;
V – correção, que consiste na observância à norma culta da Língua Portuguesa;
VI – coerência, que confere ao texto unidade de sentido ao estruturar as ideias em uma sequência lógica e ordenada.
Art. 16. Os atos normativos, além dos requisitos previstos no artigo anterior, observarão as seguintes orientações:
I – empregar, preferencialmente, siglas consagradas pelo uso, cuja primeira referência no texto será antecedida do respectivo significado por extenso e de travessão;
II – grafar por extenso os números cardinais e ordinais, quando formados por uma única palavra, bem como os fracionários, quando numerador ou denominador não passar de dez, salvo no caso de data, de unidades de medida, de número de ato normativo e de prejuízo para a compreensão do texto;
III – expressar valores monetários em algarismos arábicos, escritos, em seguida, por extenso e entre parênteses;
IV – empregar, nas referências a datas, as seguintes formas:
a) 4 de março de 1998, e não 04 de março de 1.998;
b) 1º de maio de 1998, e não 1 de maio de 1998.
V – grafar a referência aos atos normativos das seguintes formas:
a) Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990, na primeira referência e na cláusula de revogação;
b) Lei 8.112, de 1990, e não Lei n°. 8.112/90, nas demais referências.
Seção V
Da Alteração
Art. 17. A alteração de atos normativos far-se-á mediante:
I – reedição integral em um só texto, quando se tratar de alteração substancial;
II – revogação parcial;
III – substituição, supressão ou acréscimo de dispositivo.
Parágrafo único. Nas hipóteses do inciso III, serão observadas as seguintes regras:
I – a numeração dos dispositivos alterados não pode ser modificada;
II – é vedada a renumeração de artigos e de unidades superiores a artigo, referidas no art. 13. Se houver acréscimo de texto normativo, será indicado pelo número do artigo ou da unidade imediatamente anterior, seguido de letras maiúsculas, em ordem alfabética, as quais serão ligadas ao número por hífen;
III – é permitida a renumeração de parágrafos, incisos, alíneas e itens, desde que o acréscimo da nova unidade ao final da sequência comprometa a coerência interna do dispositivo;
IV – é vedado o aproveitamento de número ou de letra de dispositivo revogado.
CAPÍTULO III
DA COMPETÊNCIA PARA PROPOR EDIÇÃO, ALTERAÇÃO E REVOGAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Art. 18. Compete às unidades da Secretaria-Geral do Tribunal, do Gabinete da Vice-Presidência do Tribunal e da Secretaria-Geral da Corregedoria da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios a proposição dos atos normativos, observadas as respectivas áreas de competência.
§ 1º A proposição de que trata o caput deste artigo será formalizada por meio de processo administrativo e enviada ao respectivo órgão de análise e encaminhamento a que se refere o art. 19 desta Portaria.
§ 2º A proposta será apresentada por meio de minuta do ato normativo e virá acompanhada de despacho com as justificativas e as razões que lhe autorizam a expedição.
§ 3º A proposição das emendas regimentais e dos atos regimentais poderá ser apresentada por qualquer desembargador, nos termos dos arts. 286 e 287 do Regimento Interno.
CAPÍTULO IV
DA COMPETÊNCIA PARA ANÁLISE E ENCAMINHAMENTO DAS PROPOSTAS DE EDIÇÃO DE ATO NORMATIVO
Art. 19. Compete à Secretaria-Geral do TJDFT, ao Gabinete da Vice- Presidência do Tribunal e à Secretaria-Geral da Corregedoria da Justiça do Distrito Federal e dos Territórios a análise e o encaminhamento das propostas de atos normativos às autoridades responsáveis por editá-los, observadas as respectivas áreas de competência e de atuação.
Art. 20. Compete aos Órgãos relacionados no art. 19 desta Portaria:
I – supervisionar a elaboração de minuta de atos normativos;
II – examinar a constitucionalidade, a legalidade, o mérito, a oportunidade e a conveniência das propostas de ato normativo;
III – zelar pelo cumprimento dos preceitos desta Portaria;
IV – contatar os órgãos e as unidades interessadas para ajustar as propostas de atos normativos, quando necessário;
V – solicitar informações, quando julgar conveniente, a outros órgãos ou a outras unidades da Administração para subsidiar o exame das propostas.
Parágrafo único. Os órgãos mencionados no caput deste artigo poderão submeter as propostas de edição de ato normativo ao exame das respectivas assessorias jurídicas para que emitam parecer final sobre a constitucionalidade e a legalidade da medida.
Art. 21. As propostas de edição de ato normativo serão encaminhadas ao órgão ou à autoridade competente para expedi-lo, mediante despacho do titular dos Órgãos relacionados no art. 19 desta Portaria, e conterão as seguintes informações:
I – as notas explicativas e as justificativas da proposição;
II – a minuta do ato normativo;
III – o parecer conclusivo sobre a constitucionalidade, a legalidade e a regularidade formal do ato proposto, quando for o caso.
Art. 22. A proposta que tratar de assunto da competência de mais de um órgão ou de mais de uma autoridade será elaborada e encaminhada conjuntamente.
CAPÍTULO V
DA PUBLICAÇÃO, DA DIVULGAÇÃO E DA DISPONIBILIZAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Art. 23. Os atos normativos consignados nesta Portaria serão publicados nos meios oficiais e disponibilizados na página do TJDFT, na Internet e na Intranet, salvo quando a matéria exigir algum tipo de reserva na divulgação.
Art. 24. O ato normativo alterado será substituído, nas páginas da Internet e da Intranet do TJDFT, pelo novo texto, e a informação “Alterado pelo (a)...” constará, entre parênteses, ao lado do dispositivo.
Art. 25. O registro dos atos normativos inteiramente revogados permanecerá nas páginas da Internet e da Intranet do TJDFT, com a observação “Revogado (a) pelo (a) ...”.
Art. 26. Os atos normativos disponibilizados para pesquisa, listados nas páginas eletrônicas, deverão conter a espécie, o número, a data de assinatura e a de publicação, bem como, ao lado, o texto da ementa na íntegra.
Art. 27. A Secretaria de Gestão Documental – SEGD, com o apoio da Secretaria de Tecnologia da Informação – SETI, adotará as providências necessárias para implementar as medidas definidas neste Capítulo.
TÍTULO II
DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
CAPÍTULO I
DA FORMATAÇÃO GERAL
Art. 28. Na elaboração das correspondências oficiais, obedecer-se-á às seguintes normas:
I – utilizar o papel A4 (29,7 x 21,0 cm);
II – empregar a fonte Arial, tamanho 12, no corpo do texto e nas citações com até três linhas; nas citações diretas com mais de três linhas, tamanho 10; e, nas notas de rodapé, tamanho 8;
III – aplicar o recuo de 4 cm da margem esquerda na citação com mais de três linhas, sem aspas, e separá-la do corpo do texto que lhe antecede e lhe sucede com um espaçamento simples;
IV – aplicar a medida de 5 cm entre a borda superior e o número de controle, constante da epígrafe;
V – empregar margem lateral esquerda com 3 cm e margem lateral direita com 1,5 cm;
VI – numerar os parágrafos sequencialmente, a partir do segundo, que será identificado com o número 2, seguido de ponto-final;
VII – numerar as folhas sequencialmente, a partir da segunda, que será identificada com o número 2, posicionado no fim da página, à direita;
VIII – empregar espaçamento simples entre linhas; entre parágrafos, deixar uma linha em branco, correspondente a um espaçamento simples.
Parágrafo único. As correspondências oficiais seguirão, no que couber, os requisitos constantes do artigo 14 ao 16 desta Portaria.
CAPÍTULO II
DO OFÍCIO, DO MEMORANDO, DO COMUNICADO, DA ATA, DO RELATÓRIO E DO PARECER
Seção I
Do Ofício
Art. 29. O ofício (anexo E) é correspondência oficial de caráter externo, voltado para o tratamento de assuntos oficiais entre os órgãos da Administração Pública, ou entre estes e particulares.
Art. 30. O ofício estruturar-se-á na seguinte ordem:
I – cabeçalho, que compreende a logomarca, a identificação do órgão, o nome da unidade administrativa ou judicial, o endereço, o telefone e o CEP;
II – epígrafe, composta pela denominação do documento, pelo número de controle, seguido da sigla do órgão que o expede (Ofício x.xxx/GPR), alinhados à esquerda e negritados;
III – local e data, alinhados à direita, seguidos de ponto-final, negritados e posicionados na linha subsequente à do número de controle;
IV – endereçamento, composto por:
a) forma de tratamento;
b) cargo, seguido do nome do destinatário;
c) função do destinatário;
d) identificação do órgão, se for o caso;
e) endereço completo, em que o CEP e a localidade, ligada por hífen à sigla da unidade da federação, serão inseridos na linha subsequente à do endereço e separados entre si por travessão.
V – a palavra “Assunto”, seguida de dois-pontos e de texto negritado, o qual explicitará a síntese do objeto da correspondência, com inicial maiúscula e com ponto-final;
VI – vocativo, seguido de dois-pontos ou de vírgula;
VII – o corpo do texto, estruturado na seguinte ordem:
a) introdução: corresponde ao primeiro parágrafo e deve apresentar o objeto do documento;
b) desenvolvimento: detalha o objeto;
c) fecho: fórmula de cortesia que traz a expressão “Respeitosamente”, para autoridade hierarquicamente superior, ou “Atenciosamente”, para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, inserido no mesmo recuo do parágrafo;
d) assinatura: compreende, quando se tratar de juízes e de desembargadores, o cargo com inicial maiúscula, seguido do nome do signatário com letras maiúsculas, ou somente o nome dos signatários, nos demais casos; e, na linha abaixo, a função com iniciais maiúsculas; todos com alinhamento centralizado; sem nenhum sinal de pontuação.
Seção II
Do Memorando
Art. 31. O memorando (anexo F) é correspondência oficial de caráter interno, voltado para o tratamento de assuntos administrativos entre as unidades de um mesmo órgão, em níveis hierárquicos iguais ou diferentes.
Art. 32. O memorando estruturar-se-á na seguinte ordem:
I – cabeçalho, que compreende a logomarca, a identificação do órgão, o nome da unidade administrativa ou judicial, o endereço, o telefone, o CEP e a localidade;
II – epígrafe, composta pela denominação do documento, pelo número de controle, seguido da sigla do órgão que o expede (Memorando 10/GPR), alinhados à esquerda e negritados;
III – data, precedida da preposição “em”, alinhada à direita, seguida de ponto-final, negritada e posicionada na linha subsequente à da epígrafe;
IV – destinatário, que deve ser identificado tão somente pelo cargo que ocupa;
V – a palavra “Assunto”, seguida de dois-pontos e de texto negritado, o qual explicitará a síntese do objeto da correspondência, com inicial maiúscula e com ponto-final;
VI – texto, estruturado na seguinte ordem:
a) introdução: corresponde ao primeiro parágrafo e deve apresentar o objeto do documento;
b) desenvolvimento: detalha o objeto;
c) fecho: fórmula de cortesia que traz a expressão “Respeitosamente”, para autoridade hierarquicamente superior, ou “Atenciosamente”, para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, inserido no mesmo recuo da primeira linha do parágrafo;
d) assinatura: compreende, quando se tratar de juízes e de desembargadores, o cargo com inicial maiúscula, seguido do nome do signatário com letras maiúsculas, ou somente o nome dos signatários, nos demais casos; e, na linha abaixo, a função com iniciais maiúsculas; todos com alinhamento centralizado sem nenhum sinal de pontuação.
Seção III
Do Comunicado
Art. 33. O comunicado (anexo G) é correspondência oficial e subdivide-se em:
I – interno, quando informar assuntos administrativos ou judiciais, hipótese em que poderá ser elaborado por determinação de uma autoridade superior com o emprego da expressão “de ordem”, ou subscrito por ela própria;
II – externo, quando informar assuntos destinados à publicação no Órgão da imprensa oficial, caso em que será subscrito sempre por autoridade superior.
Art. 34. O comunicado estruturar-se-á na seguinte ordem:
I – cabeçalho, que compreende a logomarca, a identificação do órgão e o nome da unidade administrativa ou judicial;
II – epígrafe, compreende a denominação do documento, o número de controle, que será utilizado somente para os comunicados externos, seguido da sigla do órgão que o expede (COMUNICADO x x x/GPR), centralizado, negritado e com letras maiúsculas;
III – corpo do texto, que atenderá às especificações constantes do art. 30, VII, a e b, desta Portaria;
IV – local e data, seguidos de ponto-final, ajustados ao recuo da primeira linha do parágrafo;
V – assinatura: compreende o cargo, seguido do nome do signatário, e, na linha seguinte, a função, todos com alinhamento centralizado; sem nenhum sinal de pontuação.
Seção IV
Da Ata
Art. 35. A ata (anexo H) é documento de valor jurídico, utilizado para registrar, de forma concisa e clara, fatos, resoluções e decisões de assembleia, de sessão ou de reunião.
Art. 36. A ata será estruturada da seguinte forma:
I – cabeçalho, que compreende a logomarca, a identificação do órgão e o nome da unidade administrativa ou judicial;
II – epígrafe, que compreende o título de documento;
III – introdução, composta por:
a) localizadores temporais – dia, mês, ano e hora da reunião –, grafados por extenso;
b) local de realização da reunião, com descrição detalhada do endereço;
c) relação dos participantes, com a indicação de nome e de sobrenome, dos respectivos cargos, ressaltando-se quem irá exercer as funções de presidente e de secretário da reunião.
IV – desenvolvimento, que contém o relato dos fatos, com o detalhamento dos assuntos apresentados na reunião;
V – fecho, constituído por:
a) declaração do encerramento da reunião;
b) assinaturas, que devem ser apostas por todos os participantes na última folha, por extenso, acima dos respectivos nomes ou, quando deliberado, apostas somente pelo presidente e pelo secretário; sem nenhum sinal de pontuação.
§ 1º A ata deverá ser lavrada de maneira que impeça qualquer tipo de alteração e redigida de acordo com as seguintes orientações:
I – grafar, por extenso, todas as referências numéricas;
II – evitar abreviações;
III – consignar, quando for o caso, retificações concernentes à ata anterior;
IV – retificar possíveis incorreções, constatadas após o encerramento da ata, por meio da expressão “Em tempo: onde se lê ‘xxx’, leia-se: ‘xxx’.”;
V – fazer constar as rubricas dos participantes em todas as folhas constitutivas da ata, à exceção da última;
VI – não empregar parágrafos, alíneas, recuos, a fim de se obter um texto compacto que impeça inserções nos espaços em branco.
§ 2º A ata será redigida por secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por outro servidor designado para a ocasião.
§ 3º Se houver erro durante a redação de ata manuscrita, utilizar-se-á a expressão “digo”, seguida da retificação; se constatado após o encerramento da ata, deverá ser retificado por meio da locução “Em tempo: onde se lê ‘x x x’, leia-se ‘x x x’.”
§ 4º A ata será redigida, de preferência, no pretérito perfeito do indicativo.
Seção V
Do Relatório
Art. 37. O relatório (anexo I) é documento em que se expõem à autoridade superior atividades ou fatos e os resultados a eles relacionados.
Art. 38. O relatório estruturar-se-á na seguinte ordem:
I – cabeçalho: formado pela logomarca, pela identificação do órgão e pelo nome da unidade administrativa ou judicial;
II – epígrafe: corresponde à denominação do documento, que será centralizada, em negrito e grafada com letra maiúscula;
III – endereçamento: composto por forma de tratamento, seguida da função do destinatário;
IV – a palavra “Assunto”, seguida de dois-pontos e de texto negritado, o qual explicitará a síntese do objeto da correspondência, com inicial maiúscula e com ponto-final;
V – texto: exposição circunstanciada do objeto;
VI – fecho: fórmula de cortesia que traz a expressão “Respeitosamente”, para autoridade hierarquicamente superior, ou “Atenciosamente”, para autoridade de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, inserido no mesmo recuo da primeira linha do parágrafo;
VII – local e data, seguidos de ponto-final, ajustados ao recuo da primeira linha do parágrafo;
VIII – assinatura: composta pelo nome, centralizado, negritado com iniciais maiúsculas; e, na linha abaixo, cargo ou função da autoridade ou do servidor que apresenta o relatório; sem nenhum sinal de pontuação.
§ 1º O texto do relatório será numerado a partir do segundo parágrafo e terá a seguinte estrutura:
I – introdução, na qual constará a disposição legal ou a ordem superior que motivou ou determinou a elaboração do relatório, bem como o objeto com a indicação dos fatos examinados;
II – desenvolvimento, em que se examinará detalhadamente o assunto por meio de informações e esclarecimentos necessários à sua perfeita compreensão;
III – conclusão, que será deduzida dos argumentos apresentados no desenvolvimento do relatório e acrescida de sugestões, se necessário.
§ 2º O relatório, conforme o caso, exigirá configuração mais completa, caso em que conterá, além das partes apresentadas no caput, os seguintes quesitos: capa, folha de rosto, sumário, sinopse e anexos.
Seção VI
Do Parecer
Art. 39. O parecer (anexo J) possui caráter administrativo, técnico ou científico e será estruturado da seguinte forma:
I – cabeçalho, que compreende a logomarca, a identificação do órgão e o nome da unidade administrativa ou judicial;
II – parte preliminar, composta:
a) pela epígrafe, que conterá a denominação do documento, o número do parecer com a sigla da unidade e o número do processo administrativo, alinhados à esquerda e grafados em negrito;
b) pela ementa, que obedecerá à formatação constante do inciso VI do art. 14 desta Portaria e que explicitará, de modo conciso e sob a forma de títulos, a área de influência, o objeto e a conclusão do parecer;
c) pelo vocativo.
III – parte dispositiva, composta:
a) pelo relatório, que deverá conter, de forma sucinta e objetiva, os fatos que serão analisados e o histórico de suas ocorrências;
b) pela fundamentação, que conterá a referência aos atos normativos que regem a matéria analisada e sua aplicação ao caso, bem como o entendimento doutrinário e jurisprudencial a respeito do assunto, quando for necessário;
c) pela parte analítica, que consistirá na avaliação crítica da situação de acordo com as normas que regulam o assunto e com as razões de convencimento do parecerista.
IV – parte final, que conterá a conclusão e as orientações que serão seguidas pela Administração, quando for o caso, bem como a data e a assinatura do parecerista.
Parágrafo único. O parecer não obriga o consulente a seguir a opinião nele contida, salvo, na esfera administrativa, se a autoridade superior assim o determinar, caso em que passa a ter caráter normativo.
Art. 40. O texto dos pareceres será disposto em parágrafos, numerados com algarismos cardinais, acompanhados de ponto.
§ 1º O primeiro parágrafo do texto, inserido no relatório, não será numerado e indicará, de forma sucinta, o objeto do parecer.
§ 2º A numeração do parágrafo deverá ser grafada à margem esquerda do documento, e o recuo da primeira linha do parágrafo será de 2,5 cm.
§ 3º Cabe à SETI e à SEGD a adoção das providências necessárias para que as unidades emissoras possam efetuar a inclusão dos respectivos pareceres técnicos no Sistema de Processos e Documentos Administrativos – SIPAD e possam obter a respectiva numeração.
Art. 41. O parecer deverá ser aprovado pelo Presidente, pelo Vice-Presidente ou pelo Corregedor da Justiça, conforme o caso, e publicado no Órgão oficial da imprensa.
Parágrafo único. O parecer será disponibilizado na página da Intranet, junto às demais publicações, sob o título de “PARECER”, cabendo à SETI e à SEGD a adoção das providências necessárias para a implantação dessa medida.
Art. 42. Aplica-se ao parecer o disposto nos arts. 5º, 15 e 16 desta Portaria.
TÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 43. Caberá aos Órgãos de que trata o art. 19 deste ato a proposta de consolidação dos atos normativos editados antes da data da entrada em vigor desta Portaria, observado o disposto neste ato normativo, em especial o que determina o art. 5º e os Capítulos III e IV do Título I.
Art. 44. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 45. Fica revogada a Portaria Conjunta 23, de 23 de julho de 2007.
Desembargador NÍVIO GERALDO GONÇALVES
Presidente
Desembargador ROMÃO C. DE OLIVEIRA
Vice-Presidente
Desembargador GETULIO PINHEIRO DE SOUZA
Corregedor
Este texto não substitui o disponibilizado no DJ-e de 25/02/2010, Edição N. 36/2010, Fls. 04-32. Data de Publicação: 26/02/2010
Download dos Anexos da Portaria Conjunta 6 de 19/02/2010: