Portaria Conjunta 88 de 27/06/2022
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
PORTARIA CONJUNTA 88 DE 27 DE JUNHO DE 2022
Regulamenta a instituição, o gerenciamento e o monitoramento dos órgãos colegiados de governança e de gestão no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.
Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024
O PRESIDENTE, O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE E O SEGUNDO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E O CORREGEDOR DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições legais e tendo em vista o contido no processo SEI 8984/2022,
RESOLVEM:
Art. 1º Regulamentar a instituição, o gerenciamento e o monitoramento de órgãos colegiados de governança e de gestão no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios-TJDFT.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Os órgãos colegiados de governança e de gestão no TJDFT são os seguintes:
I-comitês de governança;
II-comissões;
III-comitês de gestão;
IV-grupos de trabalho.
§ 1º Comitê de governança é órgão colegiado permanente de apoio interno à governança, deliberativo e temático, multidisciplinar, formado por servidores e magistrados do TJDFT e eventuais colaboradores externos, encarregado de auxiliar a Administração Superior na tomada de decisões, na avaliação, no direcionamento e no monitoramento da gestão por meio da proposição de estratégias e de diretrizes de atuação.
§ 2º Comissão é órgão colegiado permanente de apoio interno à governança, multidisciplinar, formado por servidores e magistrados do TJDFT bem como por, excepcionalmente, colaboradores externos, incumbido de apoiar a avaliação, o direcionamento e o monitoramento de assuntos específicos dos subsistemas da governança institucional de modo orientado pelo comitê a que estiver vinculado.
§ 3º Comitê de gestão é órgão colegiado permanente de gestão, formado por gestores e servidores do TJDFT, excepcionalmente por magistrados, incumbido de planejar, executar e controlar as ações institucionais conforme o direcionamento da governança institucional,notadamente para realizar a gestão de processos transversais cuja responsabilidade não pode, de forma eficiente, ser atribuída a somente uma unidade.
§ 4º Grupo de trabalho é grupo técnico e multidisciplinar temporário, formado por servidores e magistrados do TJDFT bem como por, excepcionalmente, colaboradores externos, encarregado de tratar de problema complexo, executar determinado projeto ou fornecer subsídios técnicos relativos a ponto específico de projeto ou de ação de responsabilidade de comitê, comissão ou de unidades do Tribunal. (Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 4º Grupo de trabalho é grupo técnico, intersetorial e multidisciplinar temporário, formado por servidores e magistrados do TJDFT bem como por, excepcionalmente, colaboradores externos, encarregado de tratar de problema complexo, executar determinado projeto ou fornecer subsídios técnicos relativos a ponto específico de projeto ou de ação de responsabilidade de comitê, comissão ou de unidades do Tribunal.
§ 5º Os comitês de governança, as comissões e os grupos de trabalho podem ser formados exclusivamente por servidores ou por magistrados do TJDFT.
CAPÍTULO II
DA INSTITUIÇÃO E DO GERENCIAMENTO DE COMITÊS DE GOVERNANÇA,COMISSÕES E COMITÊS DE GESTÃO
Art. 3º A instituição de comitês de governança, comissões e comitês de gestão deve ser proposta ao Presidente do TJDFT por representante da Alta Administração ou por presidente de comitê de governança dos subsistemas da governança institucional mediante processo específico autuado no Sistema Eletrônico de Informações-SEI.
§ 1º A proposta de instituição deve ser submetida previamente à avaliação e à análise da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica-SEPG, inclusive quanto aos requisitos formais. (Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 1º A proposta de instituição deve ser submetida previamente à análise da Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão Estratégica - SEPG.
§ 2º A proposta de instituição de novo comitê de governança para o sistema de governança do Tribunal deve ser submetida, também, à prévia aprovação do Comitê de Governança e Gestão Estratégica do Tribunal-CGGE.
Art. 4º Os comitês de governança são instituídos por meio de resolução, e as comissões e os comitês de gestão, mediante portaria conjunta. (Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Art. 4º Os comitês de governança são previstos em resolução e instituídos mediante portaria conjunta, as comissões são instituídas por portaria conjunta e os comitês de gestão mediante portaria do órgão ou portaria conjunta dos órgãos da Administração Superior, conforme o caso, a que estejam subordinados os membros que compõem o colegiado.
§ 1º No ato normativo de instituição dos comitês de governança, das comissões e dos comitês de gestão, devem constaras seguintes informações:
I-finalidade ou objetivo do colegiado;
II-competências e atribuições;
III-número mínimo de três membros, designados por cargo; (Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
IV-designação do presidente, escolhido dentre os membros, bem como do seu substituto; (Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
V-designação de unidade ou de equipe responsável pelo assessoramento e pelo secretariado do colegiado; (Alterada pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
III - número mínimo de três membros identificados pelo cargo;
IV -indicação, dentre os membros, do presidente e de seu substituto;
V - designação de unidade ou de equipe responsável pelo assessoramento e pelo secretariado do colegiado, levando-se em consideração a habilitação técnica da unidade em relação à temática do colegiado.
VI-forma e periodicidade de revisão do ato instituidor. (Revogado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 2º Da composição mínima de três membros, pelo menos dois devem pertencer ao quadro permanente do TJDFT.
§ 3º A proposta para criação de novo colegiado deverá vir acompanhada da minuta de instituição. (Acrescentado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 4º A designação de membro de colegiado referido no caput deste artigo ocorrerá por meio de Portaria da Presidência do TJDFT, caso não conste previsão diversa no ato de sua instituição. (Acrescentado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 5º A resolução referida no caput deste artigo poderá permitir que órgão da Administração Superior promova alterações pontuais na gestão do respectivo colegiado. (Acrescentado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 6º O ato conjunto da Administração Superior que disponha sobre instituição, composição ou regulamentação de colegiado referido no caput deste artigo, bem como designação de membros, poderá ser alterado ou revogado por meio de Portaria da Presidência do TJDFT, com prévia anuência dos demais signatários à proposição específica nos autos do respectivo processo. (Acrescentado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Art. 5º Compete ao presidente de comitê ou de comissão:
I-orientar e supervisionar as atividades;
II-expedir convites especiais;
III-assinar documentos;
IV-designar seu substituto legal, se este não estiver designado no ato normativo de instituição do colegiado; (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
IV - designar seu substituto legal dentre os membros indicados para compor o colegiado, se ele não tiver sido indicado previamente no respectivo ato normativo de instituição;
V-convocar reuniões;
VI-votar quando houver empate;
VII-representar o comitê ou a comissão em outros órgãos colegiados e perante a Administração Superior.
Parágrafo único. O colegiado pode decidir pelo cômputo do voto do presidente em todas as deliberações, e este votará por último dentre os membros.
Art. 6º Compete à unidade ou à equipe responsável pelo assessoramento de comitê ou de comissão:
I-organizar os trabalhos;
II-garantir a elaboração de plano de trabalho;
III-conferir publicidade e transparência aos trabalhos;
IV-elaborar relatórios de desempenho;
V-apresentar e publicar os resultados.
VI - realizar registro das reuniões por meio de ata ou outro documento capaz de descrever o evento e respectivas deliberações de forma sucinta e fidedigna. (Acrescentado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Parágrafo único. As unidades ou equipes responsáveis pelo assessoramento dos colegiados podem utilizar ferramentas eletrônicas de gerenciamento, de comunicação, de envio de documentos, de registro das atividades e de disponibilização dos resultados do trabalho sem prejuízo da consolidação das informações no respectivo processo de instituição do colegiado no SEI.
CAPÍTULO III
DA INSTITUIÇÃO E DO GERENCIAMENTO DE GRUPOS DE TRABALHO
Art. 7º A instituição de grupo de trabalho deve ser proposta aos membros da Administração Superior mediante processo SEI específico.
§ 1º A proposta de instituição de grupo de trabalho cabe aos membros da Alta Administração do TJDFT, aos presidentes dos comitês de governança, das comissões e dos comitês de gestão, e aos titulares de secretaria ou de unidade de nível hierárquico equivalente.
§ 2º A proposta de instituição de grupo de trabalho que trate de tema pertinente aos colegiados do sistema de governança do TJDFT deve ser submetida previamente à avaliação e à aprovação do respectivo colegiado.
Art. 8º Os grupos de trabalho são instituídos mediante portaria ou portaria conjunta da Administração Superior, de acordo com a composição.
§ 1º No ato normativo de instituição de grupo de trabalho devem constar as seguintes informações:
I-finalidade ou objetivo;
II-competências e atribuições;
III-número mínimo de três membros, os quais devem ser designados por cargo; (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
IV-designação do coordenador, escolhido dentre os membros, bem como do seu substituto; (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
III - número mínimo de três membros, os quais devem ser designados por nome, cargo e matrícula, esta quando pertencentes ao quadro do TJDFT;
IV - designação do coordenador e de seu substituto, escolhidos dentre os membros;
V-definição da instância de governança ou da autoridade responsável por avaliar, direcionar e monitorar as atividades;
VI-prazo de vigência. (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
VI - prazo de vigência, com previsão de prorrogação por igual período.
§ 2º Da composição mínima de três membros, pelo menos dois devem pertencer ao quadro permanente do TJDFT.
§ 3º Os membros indicados ou externos ao quadro de pessoal do TJDFT devem ser citados nominalmente no ato normativo de designação.
§ 4º O grupo de trabalho formado somente por membros de unidades internas do TJDFT deve ser constituído de modo intersetorial, para assegurar a articulação entre os seus componentes, em vista da expertise de cada um. (Revogado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 5º Encerrado o prazo de funcionamento do grupo de trabalho, este considerar-se-á extinto. (Acrescentado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Art. 9º O coordenador de grupo de trabalho acumula as competências previstas nos arts. 5º e 6º desta Portaria.
§ 1º O coordenador pode solicitar a prorrogação justificada do prazo de funcionamento do grupo de trabalho por meio do respectivo processo de instituição do órgão colegiado. (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 2º A solicitação para prorrogar o prazo de funcionamento do grupo de trabalho deve ser feita até cinco dias úteis antes da data prevista para o encerramento das atividades. (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
§ 1º Caso não atingida a finalidade para a qual o grupo de trabalho foi instituído, o coordenador poderá solicitar, por meio do respectivo processo de instituição, a prorrogação justificada do prazo de funcionamento do colegiado para realizar apenas as entregas pendentes.
§ 2º A solicitação de prorrogação do prazo de funcionamento do grupo de trabalho deve ser feita em até 10 (dez) dias úteis antes da data prevista para o encerramento das atividades.
CAPÍTULO IV
DO MONITORAMENTO DE COMITÊS DE GOVERNANÇA, COMISSÕES,COMITÊS DE GESTÃO E GRUPOS DE TRABALHO
Art. 10. Os comitês de governança, as comissões e os comitês de gestão devem promover reuniões periódicas e registrá-las no SEI mediante ata inserida no respectivo processo de instituição do órgão colegiado. (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Art. 10. Os comitês de governança, as comissões e os comitês de gestão devem promover reuniões periódicas, as quais devem ser registradas, por meio de ata ou outro documento capaz de descrever o evento e respectivas deliberações de forma sucinta e fidedigna, para fins de inclusão no respectivo processo criado para essa finalidade na caixa institucional do colegiado no SEI.
Art. 11. Os grupos de trabalho devem documentar os trabalhos desenvolvidos, aí incluídas as atas de reunião e os documentos produzidos, no respectivo processo de instituição no SEI. (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Art. 11. Os grupos de trabalho devem documentar os trabalhos desenvolvidos e incluir, em processos criados para essa finalidade na caixa institucional do colegiado no SEI ou no respectivo processo de instituição no SEI, as atas ou outros registros das reuniões realizadas e os documentos produzidos.
Art. 12. Competirá à SEPG o registro do órgão colegiado bem como o acompanhamento de suas atividades, no SEI. (Alterado pela Portaria Conjunta 123 de 30/08/2024)
Parágrafo único. Concluídos os trabalhos, ou findo o prazo estabelecido no ato instituidor, o presidente do colegiado informará seu encerramento à SEPG, para os registros necessários, e promoverá o arquivamento processual, se for o caso.
Art. 12. Competirá à SEPG o registro dos órgãos colegiados e dos grupos de trabalho em sistema informatizado.
Parágrafo único. Encerradas as atividades do grupo de trabalho, finalizado o prazo de vigência ou a prorrogação deste, o coordenador informará à SEPG o respectivo encerramento para os registros necessários e promoverá o arquivamento processual, se for o caso.
Art. 13. A SEPG definirá, em processo no SEI, metodologia para monitoramento dos órgãos colegiados de que trata esta Portaria.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 14. As informações necessárias para a instituição dos colegiados podem ser adaptadas ou acrescidas de outras de acordo com exigências constantes de normas internas ou externas, recomendações, instruções normativas e acórdãos de órgãos fiscalizadores, em especial do Conselho Nacional de Justiça, das quais decorram diretrizes para a instituição de órgãos colegiados.
Art. 15. Os colegiados que possuam sobreposição ou correlação de atividades devem ser aglutinados, desde que preservada a efetividade das respectivas ações.
Art. 16. Os comitês e as comissões que atuem como unidades organizacionais devem ser regulamentados em atos normativos próprios.
Art. 17. Os comitês e as comissões definidos no Regimento Interno do TJDFT seguem o regramento nele previsto.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 18. Os grupos de trabalho então instituídos ficam extintos após decorridos quarenta e cinco dias contados da publicação desta Portaria.
§ 1º A extinção do grupo de trabalho pode ser adiada, justificadamente, mediante requerimento do coordenador, feito no processo SEI de instituição, dirigido aos membros da Administração Superior que autorizaram a instituição do colegiado.
§ 2º O adiamento da extinção do grupo de trabalho será obrigatoriamente comunicado à SEPG, para os registros devidos e para acompanhamento, na forma desta Portaria.
Art. 19. Esta Portaria não se aplica às comissões oficiais criadas por força de lei, de caráter permanente ou especial, bem como às comissões de processo disciplinar, de sindicância, de fiscalização e de licitação.
Art. 20. Os casos não previstos nesta Portaria serão resolvidos pelo Secretário Especial da Presidência e pelo Secretário-Geral do TJDFT.
Art. 21. Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 22. Fica revogada a Portaria Conjunta 47 de 21 de maio de 2018.
Desembargador CRUZ MACEDO
Presidente
Desembargador ANGELO PASSARELI
Primeiro Vice-Presidente
Desembargador SÉRGIO ROCHA
Segundo Vice-Presidente
Desembargador J. J. COSTA CARVALHO
Corregedor da Justiça
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 29/06/2022, EDIÇÃO N. 120, FLS. 9-13, DATA DE PUBLICAÇÃO: 30/06/2022