Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2022 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial - CPAD - AJ de 25/07/2022

 
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2022 DA COMISSÃO PERMANENTE DE  AVALIAÇÃO DOCUMENTAL - ÁREA JUDICIAL (CPAD-AJ)

Aos vinte e cinco dias do mês de julho de dois mil e vinte e dois, às quatorze horas, na sala virtual de reuniões, da plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 1ª Reunião Ordinária de 2022, da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Judicial (CPAD-AJ). Estavam presentes os membros titulares, consoante a Portaria GPVP 84 de 10 de junho de 2022, e seus convidados, a saber: Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Juiz de Direito (Presidente da CPAD-AJ); Dra. Marília Garcia Guedes, Juíza de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência - PVP; Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento; Fabrícius Clemens Madruga, Secretário Judiciário; Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria - SGC; Joberth Charles Vieira da Silva, Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística; Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental; a convidada Milena Praxedes Cavalcante Oliveira, Coordenadora Substituta da Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC; Marisa Maria Moraes Muniz Verri, Supervisora do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI; a convidada Débora Pinheiro Tolentino, Supervisora do Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA. Guilherme Guth de Paiva, Técnico Judiciário, do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI. Outrossim, participaram da reunião, como convidadas, as senhoras: Danielle Mendes Barreto Marques, e Pollyanna de Carvalho Tomimatsu, ambas da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC. Estando ausente o membro Sr. Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação - SETI. A reunião se iniciou com os cumprimentos do Presidente da CPAD-AJ, Dr. Leandro Borges de Figueiredo, o qual se apresentou como titular da 8ª Vara Cível de Brasília, e disse ser um prazer fazer parte da Comissão. O Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, cordialmente, agradeceu as palavras do Presidente, passando a fala para a Dra. Marília Garcia Guedes, Juíza de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência, a qual, após cumprimentos, teceu elogios às equipes que compõem a Administração há tempos, especialmente, a área de Gestão Documental, e disse estar à disposição para auxiliar e fazer interlocução com as demais casas do Tribunal. Em sequência, o Sr. Fabrícius Clemens Madruga, Secretário Judiciário, também cumprimentou os presentes, explanando estar honrado em participar da Comissão, e ressaltou que haveria de ser feito um bom trabalho. Semelhante modo, a Secretária Geral da Corregedoria, Sra. Érika Maroja de Medeiros, pronunciou-se estar a agregar para que sejam tomadas boas decisões. Nesse primeiro momento de apresentações e considerações, o Secretário Otacílio Guedes Marques, da Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, por oportuno, retomou a palavra, pontuando que a Comissão Permanente de Avaliação Documental, CPAD-AJ e CPAD-AM, existem há mais de uma década no Tribunal, e que tratam de todas as decisões de avaliação documental dos processos. Disse ainda que o TJDFT tem a honra e o orgulho de ser referência para todo o judiciário, por suas decisões serem utilizadas pelos demais Tribunais e pelo Conselho Nacional de Justiça - CNJ, como balizadoras, na gestão de destinação final ou de guarda permanente, citando, nesse contexto, o Archivemática e o Repositório Arquivístico Digital - RDC-Arq, que são projetos em desenvolvimento no TJDFT, os quais têm sido objetos de procura pelos Tribunais. Ato contínuo, pontuou que esse trabalho de Gestão Documental se iniciou há mais de 20 (vinte) anos, quando o Arquivo ainda era denominado “arquivo morto”, e hoje, pode-se falar em Gestão Documental no âmbito do Processo Judicial Eletrônico - PJE. O que faz com que as deliberações da Comissão sejam realmente de grande valia, não só para o TJDFT, mas para todo o Brasil. Assim, finalizando o ensejo, para prestigiar a equipe engajada nesse trabalho, o Sr. Secretário da SGIC propôs que seus integrantes se pronunciassem e passou a palavra para o Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Cristiano Menezes Alvares. Esse, por sua vez, saudou a todos os novos membros e introduziu a fala destacando a relevância, e o sucesso, da atuação da CPAD-AJ na Gestão Documental da Instituição. Ao remate, trouxe a discurso a Gestão Documental em sede de Processo Judicial Eletrônico - PJE, alertando ser foco de debate, por se tratar de um assunto objeto de várias demandas, questões de significativo impacto na prestação jurisdicional. Num segundo momento, o Sr. Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Otacílio Guedes Marques, tomou a palavra, e com a anuência do Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da CPAD-AJ, fez leitura do primeiro tema contido na proposta de PAUTA, a qual fora previamente enviada aos respectivos membros e seus convidados, a fim de inteirá-los do conteúdo a ser discutido. O 1º item trata do Processo Administrativo SEI 0016946/2022, do NUTRA, destinação final dos processos em cumprimento de sentença, que foram expedidas certidões para o registro de protestos, nos termos do artigo 517, do CPC, 2015. Segue o questionamento sobre a pertinência da aplicação dos 05 (cinco) anos do prazo de guarda, conforme a aplicação das tabelas processuais unificadas do Poder Judiciário, para fase de cumprimento de sentença, com posterior eliminação. Prontamente, a Sra. Débora Pinheiro Tolentino, do Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA, foi favorecida com a fala, que, após saudações, explicou que antes da eliminação de processos são efetuadas as conferências de pendências. E que, há casos em que os autos ainda estão em fase de cumprimento de sentença, cujo os bens não foram encontrados para penhora e satisfação da dívida, contendo a expedição de uma Certidão para protesto. Isso posto, suscitou a dúvida sobre se esses processos podem ser eliminados. Ao remate, informou que, concernente ao fluxo de trabalho, os processos nessa etapa de cumprimento de sentença podem ter sua eliminação após os 05 (cinco) anos de guarda. Em complemento, interveio o Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Cristiano Menezes Alvares, reforçando o fato de que esses processos, objeto de questionamento, já cumpriram os prazos de guarda sugeridos pelos instrumentos de gestão documental. Por consequência, a Dra. Marília Garcia Guedes, Juíza de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência - PVP, elucidou se, preliminarmente, esses prazos de guarda seriam compatíveis com a prescrição do título, considerando a possibilidade de consulta dos correspondentes autos, para salvaguardar os casos relacionados ao protesto, levados a juízo. Ato contínuo, com pedido de licença, a Sra. Débora Pinheiro Tolentino, do NUTRA, retomou a fala, explicando que, segundo a Resolução 324 do CNJ, bem como as suas Tabelas Unificadas, qualquer processo em cumprimento de sentença deve ser guardado por 15 (quinze) anos, após seu trânsito em julgado e devido arquivamento. Desse modo, na visão de Arquivo, não haveria impedimento, já que tais processos já estão extintos, não estando com execução suspensa, nem em arquivo provisório. Com a palavra, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da CPAD-AJ, manifestou alinhamento com a explicação antecedente, pontuando que a questão do protesto pode ser vista em apartado da ação que o originou. Nesse ínterim, a Sra. Débora Pinheiro Tolentino, do NUTRA, reouve, evidenciando a existência do prazo prescricional de 05 (cinco) anos, como direito das partes. Seguido do contexto, o Sr. Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Otacílio Guedes Marques, depois de abrir espaço para os demais, ficou decidido pela Comissão a aplicação dos 05 (cinco) anos de prazo guarda. E, mediante concordância dos participantes, conduziu a reunião para o próximo item da pauta. O 2º tema proposto se referiu ao PA SEI 0024580/2021, discussão acerca da necessidade de eliminação dos processos judiciais em suporte físico (papel), em adequação ao disposto na Resolução 324 do CNJ, sobre RDC-Arq. Inicialmente, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, trouxe em voga o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, publicado em 2021, cuja aplicação incide em revisões de posicionamento que impactam diretamente na prática adotada na Gestão Documental de processos judiciais. Particularmente ao assunto exposto, antigamente, entendia-se suficiente a manutenção dos livros de sentença, sendo eles preservados em guarda permanente, para garantia do direito de certidão do cidadão. Com a mudança de ótica preconizada pelas referidas normas, a simples preservação dos livros de sentença não é mais suficiente, fazendo-se necessário a preservação do: “inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas em tribunais armazenados em base de dados” (versos do inciso II, art. 30, da Resolução 324 do CNJ). Assim, considerando o aumento do grau de complexidade que o novo procedimento requer, a equipe da Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, após alinhamentos com a TI, elaborou o novo Fluxo de Trabalho, e a respectiva Minuta Normativa. Em continuação, informou que essa proposta, já contemplada no PA em questão, opta pela digitalização do conteúdo na íntegra, em detrimento da separação das daquelas peças especificadas no inciso II, art. 30, da Resolução 324 do CNJ, ficando mais factível e menos custoso para a instituição. Assim, após o processo de tratamento documental, e da digitalização pelo NUTIN, observadas a integralidade e a legibilidade da informação, os metadados gerados dos sistemas SISTJ ou SISPL seriam encaminhados para a preservação digital, a saber: Repositório Arquivístico Digital - RDC-Arq. Ressaltou ainda que essa solução está sendo discutida em um Projeto da TI que, visando à garantia da acessibilidade, da autenticidade e da integridade dessas informações por tempo indeterminado. Dado o exposto, finalizou o Sr. Cristiano Menezes Alvares, reforçando que o custo de armazenamento para esses processos em fase de eliminação pode ser facilmente absorvido pelo planejamento da TI, de expansão das capacidades de armazenamento digital, e, por oportuno, propôs que seja autorizado o prosseguimento de eliminação de processos judiciais, uma vez que os documentos digitalizados já estão sendo resguardados em ambiente de redes, defendidos pela política de backup do Tribunal. Por conseguinte, a Sra. Débora Pinheiro Tolentino, do Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA, tomou a palavra e declarou que durante a pandemia, ainda em 2021, os servidores que não faziam parte do grupo de risco, retornaram ao trabalho presencial, para continuidade do tratamento inerente à eliminação de processos físicos, justamente pela urgência que requer a situação de escassez de espaço. E que, desde então, tem-se acumulado processos aptos a serem eliminados. Acrescentou a informação de que já foram publicados mais de 150 (cento e cinquenta) Editais de Eliminação, já em 2022, haja vista o volume da demanda. Por consequência, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, considerando que o artigo 29, da Resolução 324, do CNJ, cujo o teor versa sobre a manutenção dos autos físicos em instalações apropriadas, questionou se há precedente normativo que permita a preservação dos autos em meio digital. Ato contínuo, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, sobreveio com a palavra, salientando que esses processos judiciais já se extinguiram, até mesmo em seu valor documental, após cumprimento do prazo de guarda. E que, nessa lógica, tem-se criado um novo tipo documental, equivalente a um dossiê, correspondente à guarda permanente. Isto é: uma migração de suporte do conteúdo físico para o meio digital, o qual será encaminhado ao Repositório Arquivístico Digital - RDC-Arq, mediante sua disponibilização. Em resposta à indagação da Dra. Érika Maroja de Medeiros, a Sra. Milena Praxedes Cavalcante Oliveira, da CODOC, com a licença para falar, informou que há a previsão legal. Aludiu existir a forma de preservação física (observado o referido artigo 29, da Resolução 324 do CNJ), e a forma de preservação digital, desde que os documentos sejam passíveis de inserção em sistema informatizado, conforme o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, conteúdo das páginas 56/57. Por fim, sanadas as dúvidas, todos se manifestaram de acordo com o prosseguimento da Minuta de Portaria proposta no PA SEI 0024580/2021. Tomada a palavra, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, para esclarecimentos, informou que a Minuta de Portaria Conjunta passará pelo crivo da Corregedoria e da Primeira Vice-Presidência - PVP. Subsequentemente, com a anuência do Presidente da CPAD-AJ, Dr. Leandro Borges de Figueiredo, encerrou a discussão e apresentou o 3º assunto, PA SEI 0008498/2022, para análise da definição e deliberação do corte cronológico para documentação produzida, no âmbito do Processo Judicial Eletrônico - PJE, em seus primeiros anos de uso, com o intuito de preservá-los permanentemente. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, inicialmente, disse ser de praxe, quando do tratamento de um acervo, aplicar um corte cronológico para preservar os primeiros anos de sua formação. Para os processos físicos, todos os que foram criados antes de 01 de janeiro de 1970, são de guarda permanente. Para os que estão no ambiente digital e fizeram parte do Processo Judicial Digital - PROJUD, durante os 02 (dois) anos da iniciativa, há previsão normativa para que fossem, de igual modo, preservados. Nessa linha, ressaltou que, na perspectiva do Processo Judicial Eletrônico - PJe, importa considerar que sua implantação ocorreu de forma escalonada, com ciclos de expansão por competência jurisdicional; e, por isso, no estabelecimento do corte cronológico não deve ser utilizado o método dos dois primeiros anos. Sendo assim, foi proposto que fosse aplicado como corte o primeiro ano de cada unidade. Por conseguinte, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da CPAD-AJ, questionou se o corte de 01 (um) ano seria suficiente. Com retomada da palavra, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, da CODOC, sugere que sim, haja vista a preservação de outros aspectos, como os processos de natureza histórica, já ser feita, obrigatoriamente, quando da eliminação de lotes. Nesse ínterim, a Dra. Marília Garcia Guedes, Juíza de Direito Auxiliar da Primeira Vice-Presidência - PVP, questionou se seria o primeiro ano dos digitalizados, ou se dos inaugurados no PJe. Em resposta, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, da CODOC, afirmou que seria dos nato-digitais, complementando que já fora feita a verificação com a equipe técnica da SETI, sobre a viabilidade desse tipo de preservação. Em prosseguimento, o Sr. Guilherme Guth de Paiva, do Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI, manifestou dúvida acerca da temática, e, para fins ilustrativos, trouxe a problemática do assunto anteriormente deliberado, e, mantendo-se nessa ótica de critérios de guarda, indagou se os processos não contemplados pelo corte cronológico também seriam guardados na integralidade, já que não seriam enviados à guarda permanente. Decorrente do questionamento, a Sra. Milena Praxedes Cavalcante Oliveira, da Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC, reforçou que o corte cronológico corresponde somente à guarda permanente, cujo os processos devem ser guardados na integralidade, e que os demais, que não estarão dentro do corte, não seriam guardados. Informou ainda que, no meio digital, a triagem das peças ocorreria em conformidade com a orientação do art. 30, inciso II, da Resolução 324, do CNJ, por não incorrer na mesma problemática dos processos físicos. O Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, se pronunciou, complementarmente, ressaltando que na Minuta de Portaria constante no PA em discussão já existe previsão do procedimento a ser adotado, no tocante aos autos nato-digitais. Nesse curso, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, reassumiu a palavra, abrindo espaço para mais dúvidas. Desse modo, o Dr. Leandro Borges de Figueiredo, Presidente da Comissão, reafirmou que sua dúvida sobre a suficiência de 01 (um) ano já fora sanada. Em conclusão, possuindo a palavra, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, fechou o item, obtendo a concordância de todos acerca da aplicação do corte cronológico de 01 (um) ano de uso, para documentação produzida no âmbito do Processo Judicial Eletrônico - PJE. Por oportuno, continuou a fala, após a permissão do Presidente da CPAD-AJ, seguindo a exposição do 4º tema a ser avaliado, concernente ao Processo SEI 0014834/2022, do NUTRA, que versa sobre o tratamento de processos de execução fiscal do Distrito Federal. De antemão, a Sra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, se manifestou, sobressaltando que deve ser aguardada a manifestação do Exmo. Juiz de Direito Weiss Webber Araújo Cavalcante, titular da 1ª Vara de Execução Fiscal do DF, conforme Despacho da Corregedoria (ID 2471062), constante no referido PA, e solicitou sugestões à equipe arquivística, de possíveis soluções a serem, porventura, propostas ao Exmo. Juiz de Direito Weiss Webber Araújo Cavalcante. Nessa decorrência, o Sr. Coordenador de Tratamento e Destinação Documental, Cristiano Menezes Alvares, acentuou que uma solução viável, a ser verificada junto à TI, é que haja uma exceção para os processos da Vara de Execução Fiscal, não se resgatando apenas os metadados, mas também as sentenças e decisões do sistema SISTJ. Por sua vez, a Sra. Débora Pinheiro Tolentino, do Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA foi favorecida com a palavra, e discorreu, a título de contextualização, que se desvela de um caso específico da 1ª Vara de Execução Fiscal do DF, correspondente a mais de 35 mil processos, que já passaram por identificação e prévio cadastramento, estando aptos para eliminação. Ressaltou ainda que, por serem incompletos, desprovidos de conteúdo decisório, os autos físicos não possuem serventia. Na oportunidade, a Sra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, questionou se seria possível a digitalização dos processos físicos, para envio do acervo à preservação digital. Em resposta, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, da CODOC, disse não ver dificuldade na extração de documentos. Porém, advertiu que a TI deverá se manifestar nesse sentido, após manifestação do Exmo. Juiz de Direito Weiss Webber Araújo Cavalcante sobre o assunto. Ato contínuo, encerrou-se essa discussão, dada a conformidade dos participantes, quanto à espera de manifestação do Exmo. Juiz de Direito Weiss Webber Araújo Cavalcante, titular da 1ª Vara de Execução Fiscal do DF, acerca do objeto do PA 0014834/2022, já encaminhado para sua apreciação. Após deliberação, o Sr. Otacílio Guedes Marques, Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, otimizou o andamento da Pauta, perante concordância do Presidente da CPAD-AJ, Dr. Leandro Borges de Figueiredo, e propôs abertura do 5º e último item, cujo o teor se vincula ao Processo SEI 0006258/2019, da unidade CODOC, que aponta a necessidade de definição da temporalidade dos Processos de Habeas Corpus, tendo em vista a ausência de prazo da Tabela Unificada do CNJ. Por conseguinte, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, CODOC, iniciou a fala, tecendo que essa questão veio à tona juntamente com o Projeto do PJE-Arq, que trata da gestão documental de processos judiciais em sede de PJE. Contextualizou que, num passado, em se tratando de Habeas Corpus, especificamente, a CPAD-AJ estabelecera seu prazo de guarda em 05 (cinco) anos, e a sua destinação final a eliminação. Porém, ao considerar as normas vigentes do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, os Tribunais não possuem mais autonomia para definição de prazo de guarda. Ao remate, sugeriu o encaminhamento da demanda para o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - PRONAME. Ao passo que a reunião foi sendo conduzida a um denominador comum, a Sra. Milena Praxedes Cavalcante Oliveira, da CODOC, cordialmente pediu a palavra, e projetou o fluxograma apresentado no PA objeto de discussão, produzido pelo Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário, do CNJ, em seu anexo k, e indagou se já não consta definido o procedimento em questão. Por conseguinte, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, da CODOC, reforçou que, face ao fluxo, pertinentemente trazido à luz, o Habeas Corpus (quando não apensado a outro processo judicial) pode ser destinado ao arquivo permanente, quando a decisão final indefere a liberdade, ou pode ter a sua guarda pela temporalidade de 05 (cinco) anos, quando do seu indeferimento. Ato contínuo, a Sra. Débora Pinheiro Tolentino, do Núcleo de Tratamento Arquivístico - NUTRA, reafirmou que a nova lógica estabelecida pelo CNJ incorre num volume significativo de Habeas Corpus que seriam encaminhados à guarda permanente. E que esse fato ponderado ensejou na pausa do tratamento a partir de então. Ressalta que, tecnicamente falando, em nome da equipe arquivística, não há compreensão do porquê ser determinado a guarda permanente para um Habeas Corpus (HC), enquanto sua ação principal cumpriria o prazo de guarda para ser eliminada; podendo, inclusive, o mérito do próprio HC vir a ser modificado. Nesse contexto, a Dra. Érika Maroja de Medeiros, Secretária Geral da Corregedoria, avançou na temática, e concordou que tal questionamento é passível de apreciação pelo CNJ, até para superveniente readequação do disposto no Manual a esses aspectos práticos levantados. Dado o exposto, com a palavra, o Secretário de Gestão da Informação e do Conhecimento, Sr. Otacílio Guedes Marques, obteve a validação de todos os membros presentes, sobre submeter ao PRONAME proposta de solução que isente o Tribunal da necessidade de arquivar permanentemente os Habeas Corpus, independente da decisão de mérito. Por fim, nada mais havendo para deliberação, o Presidente da CPAD-AJ, Dr. Leandro Borges de Figueiredo, após cordiais agradecimentos dos integrantes, encerrou a reunião, da qual eu, Danielle Mendes Barreto Marques, servidora lotada na Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão de verdade, segue assinada pelos participantes.

Membros titulares da CPAD-AJ: 

Dr. Leandro Borges de Figueiredo 

Dra. Marília Garcia Guedes 

Otacílio Guedes Marques 

Fabrícius Clemens Madruga 

Érika Maroja de Medeiros 

Joberth Charles Vieira da Silva 

Cristiano Menezes Alvares  

Marisa Maria Moraes Muniz Verri 

Guilherme Guth de Paiva 

 

Convidadas: 

Milena Praxedes Cavalcante Oliveira

Débora Pinheiro Tolentino

Danielle Mendes Barreto Marques 

Pollyanna de Carvalho Tomimatsu

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 09/09/2022, EDIÇÃO N. 167. FLS. 77-80. DATA DE PUBLICAÇÃO: 12/09/2022