Portaria GPR 1759 de 04/10/2024 Texto Analisado
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência
PORTARIA GPR 1759 DE 04 DE OUTUBRO DE 2024
Regulamenta as contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.
Alterada pela Portaria GPR 322 de 17/06/2025
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITORIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais e em vista do disposto na Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, e na Resolução 468 do Conselho Nacional de Justiça, de 15 de julho de 2022, bem como do contido no Processo SEI 36054/2023,
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar as contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação realizadas no Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios-TJDFT com base na Lei 14.133, de 1º de abril de 2021.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Para fins de aplicação desta Portaria, considera-se:
I-STIC: soluções de bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação, definidos pelo Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário, instituído pelo art. 3º da Resolução 468 do CNJ, de 2022, observadas as exceções nele previstas;
II-TIC: tecnologia da informação e comunicação.
Art. 3º Fica estabelecido o Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário, referido no inciso I do art. 2º desta Portaria, como instrumento de orientação e direcionamento ao que dispõe esta Portaria.
CAPÍTULO II
DO PLANO DE CONTRATAÇÕES DE STIC
Art. 4º O Plano de Contratações de STIC, instrumento norteador das aquisições de bens, serviços, obras e soluções de TIC, deverá ser alinhado ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação-PDTIC, ao Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação do TJDFT e à Estratégia Nacional do Poder Judiciário e à Estratégia Nacional de TIC-ENTIC-JUD.
Art. 5º O Plano de Contratações de STIC será elaborado no exercício anterior ao ano de sua execução e integrará o Plano de Contratações Anual-PCA do TJDFT, apresentando, no mínimo:
I-adequada caracterização do seu objeto à necessidade apresentada pela Administração;
II-indicação da estimativa de preços da contratação;
III-compatibilidade com a Proposta de Lei Orçamentária Anual elaborada pela Administração;
IV-adequação com o Plano Plurianual;
V-alinhamento estratégico previsto no PDTIC.
Art. 6º O Plano de Contratações de STIC será submetido à análise e aprovação do Comitê de Governança de TIC e à autorização do Comitê de Governança e Gestão de Contratações-CGGC.
CAPÍTULO III
DAS FASES DA CONTRATAÇÃO DE STIC
Art. 7º As contratações de STIC deverão seguir as seguintes fases:
I-planejamento da contratação;
II-seleção do fornecedor;
III-gestão do contrato.
Art. 8º Não será objeto de contratação de STIC a gestão de processos de TIC.
§ 1º A assessoria técnica aos processos de planejamento e avaliação da qualidade da STIC poderá ser objeto de contratação, desde que sob a supervisão exclusiva de membro ou servidor do TJDFT.
§ 2º A empresa contratada para provimento de STIC não poderá ser contratada para avaliação, mensuração ou fiscalização do mesmo objeto de contratação.
Art. 9º É vedado nas contratações de STIC:
I-fixar em edital a remuneração dos funcionários da contratada, salvo nas hipóteses previstas nos incisos VII e VIII deste artigo;
II-prever exigências em edital que constituam intervenção indevida da Administração na gestão interna dos fornecedores;
III-prever exigências em edital para que os fornecedores apresentem em seus quadros a documentação de funcionários previamente à assinatura do contrato, com o objetivo de aferir a qualificação técnica ou a formação da equipe que prestará os serviços contratados;
IV-nas licitações do tipo técnica e preço, incluir critérios de pontuação técnica que não estejam diretamente relacionados com os requisitos da solução de TIC a ser contratada ou que frustrem o caráter competitivo do certame;
V-prever em edital exigência para que os fornecedores apresentem em seus quadros funcionários capacitados ou certificados para o fornecimento da solução antes da contratação;
VI-fazer referência, em edital ou em contrato, a regras externas de fabricantes, fornecedores ou prestadores de serviços que possam acarretar alteração unilateral do contrato por parte da contratada;
VII-adotar a métrica homem-hora ou equivalente para aferição de esforço, salvo mediante justificativa e sempre vinculada à entrega de produtos de acordo com prazos e qualidade previamente definidos;
VIII-contratar por postos de trabalho alocados, salvo os casos justificados mediante a comprovação obrigatória de resultados compatíveis com o posto previamente definido;
IX-aceitar autodeclarações de exclusividade, ou seja, cartas ou declarações emitidas pela empresa proponente afirmando que seu próprio produto é exclusivo no mercado;
X-definir forma de pagamento mediante exclusivo reembolso dos salários pagos;
XI-estabelecer vínculo de subordinação com funcionários da empresa contratada;
XII-conceder a colaborador direito típico exclusivo de servidor ocupante de cargo público;
XIII-alterar, à revelia da empresa empregadora, horário de trabalho estabelecido para colaborador;
XIV-autorizar colaborador, à revelia da empresa contratada, a deixar de comparecer ou a se ausentar do posto de trabalho em horário diverso do estabelecido para o seu intervalo intrajornada ou do término do expediente;
XV-indicar pessoas para compor o quadro funcional da empresa contratada;
XVI-demandar a execução de serviços ou tarefas estranhas ao objeto da contratação, mesmo que haja anuência do preposto ou da própria contratada;
XVII-reembolsar despesas com transporte, hospedagem e outros custos operacionais, que devem ser de exclusiva responsabilidade da contratada.
Parágrafo único. No caso dos incisos VII e VIII deste artigo, excepcionalmente, a remuneração em edital deverá ser fundamentada por meio de estudo que demonstre objetivamente e diante da realidade de mercado que tal exigência seja condição indispensável para viabilizar a alocação dos profissionais com qualificação compatível com o perfil e os níveis de serviço exigidos para a execução do contrato.
Seção I
Do planejamento da contratação
Art. 10. É obrigatória a execução da fase de planejamento da contratação de STIC, independentemente do tipo de contratação, inclusive no caso de:
I-inexigibilidade;
II-dispensa de licitação ou licitação dispensada;
III-criação ou adesão a ata de registro de preços de outro órgão ou entidade;
IV-contratação com uso de recurso financeiro de organismo internacional;
V-contratação de empresa pública de TIC;
VI-termo de cooperação, convênio e documentos afins com uso de recurso financeiro de instituição nacional.
§ 1º A fase de planejamento nas contratações com estimativa de preços inferior ao limite estabelecido no inciso II do art. 75 da Lei 14.133, de 2021, atualizados na forma do art. 182 da mesma Lei, considerando o disposto no § 1º do art. 1º da Resolução 468 do CNJ, de 15 de julho de 2022, contemplará:
I-definição e especificação das necessidades e requisitos;
II-referência aos instrumentos de planejamento do TJDFT, se houver;
III-estimativa da quantidade, acompanhada da memória de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;
IV-contratações correlatas ou interdependentes;
V-justificativa sobre o parcelamento ou não da solução;
VI-estimativa do custo total da contratação;
VII-justificativa da solução de TIC escolhida;
VIII-viabilidade ou não da contratação;
IX-forma de pagamento;
X-forma de execução ou prestação.
§ 2º As contratações referidas no § 1° deste artigo deverão integrar o Plano de Contratações de STIC, sendo facultada a elaboração de Estudo Técnico Preliminar-ETP, considerando o disposto no § 1º do art. 1º da Resolução 468 do CNJ, de 2022, combinado com o inciso I do art. 72 da Lei 14.133, de 2021.
Art. 11. A fase de planejamento da contratação será coordenada por uma equipe de planejamento da contratação, formalmente designada pela Secretaria-Geral do TJDFT ou autoridade por ela indicada, e composta pelos integrantes demandante, técnico e administrativo, com atribuições descritas no Anexo I desta Portaria, orientadas pelo Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário, nos termos do art. 3º desta Portaria.
§ 1º O integrante administrativo designado para a equipe referida no caput deste artigo não poderá ser servidor da área de TIC, salvo em situações excepcionais, mediante decisão devidamente fundamentada.
§ 2º O integrante demandante conduzirá os trabalhos da equipe de planejamento.
Art. 12. A atuação dos integrantes administrativos, designados por portaria específica, no exercício de suas atribuições na equipe de planejamento das contratações de STIC, deverá limitar-se às disposições contidas no Anexo I desta Portaria, bem como ao seguinte:
I-a análise sobre o ETP elaborado pela unidade demandante será realizada pelo integrante administrativo designado entre os servidores da Coordenadoria de Apoio à Gestão de Contratações-COAGEC e deverá limitar-se aos seguintes elementos indicados no §§ 1º e 2º do art. 18 da Lei 14.133, de 2021:
a) descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público;
b) estimativas das quantidades para a contratação, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhes dão suporte que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala;
c) estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que poderão constar de anexo classificado, se a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação;
d) justificativas para o parcelamento ou não da contratação;e) posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina; (Alterada pela Portaria GPR 322 de 17/06/2025)
e) verificação da presença de posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina;
f) a presença de justificativas quando aos demais elementos não contemplados do ETP;II-a análise sobre o Termo de Referência-TR elaborado pela unidade demandante será realizada pelo integrante administrativo designado entre os servidores da Coordenadoria de Procedimentos Licitatórios-COLIC. (Alterada pela Portaria GPR 322 de 17/06/2025)
II - a análise sobre o Termo de Referência - TR elaborado pela unidade demandante será realizada pelo integrante administrativo designado entre os servidores da Coordenadoria de Procedimentos Licitatórios - COLIC, salvo nas hipóteses de contratações por dispensa de licitação por análise de propostas ou inexigibilidade de licitação, em que a análise do TR ficará a cargo do integrante administrativo designado entre os servidores do Núcleo de Pesquisa e Análise de Preços - NUPEP." (NR)
Parágrafo único. Os integrantes administrativos assinarão a última versão do artefato correspondente à análise realizada, conforme os incisos I e II deste artigo, após a efetivação de todos os ajustes pelos demais integrantes da equipe de planejamento ou a aceitação expressa acerca das justificativas apresentadas para sua não efetivação.
Art. 13. Observadas as atribuições do integrante administrativo, a pesquisa para definição do preço referencial da contratação deverá ser realizada pelo integrante técnico para elaboração do orçamento detalhado composto de preços unitários, considerando preferencialmente os preços praticados pelos órgãos e entidades da Administração Pública na contratação de objetos similares à STIC.
Parágrafo único. Poderão ser utilizados os valores de referência estabelecidos em conformidade com os termos e condições de acordos corporativos aos quais o TJDFT tenha aderido em processos de compra específicos para a aquisição de quaisquer produtos ou serviços neles previstos.
Art. 14. Caso seja identificado, na base de dados da Plataforma de Governança Digital Colaborativa do Poder Judiciário (Connect-Jus), objeto similar à contratação pretendida, o ETP poderá ser aproveitado, no que couber, devendo ser revisto o gerenciamento de riscos quando a natureza do objeto o exigir.
Subseção I
Do gerenciamento e análise de riscos
Art. 15. Na fase de planejamento, a equipe de planejamento da contratação deve proceder às ações de gerenciamento de riscos e produzir o Mapa de Gerenciamento de Riscos-MGR, que deverá conter a identificação dos principais riscos que possam comprometer o alcance dos resultados pretendidos, a efetividade do planejamento da contratação, da seleção do fornecedor e da gestão contratual, bem como os riscos que emergirão caso a contratação não seja realizada.
§ 1º O MGR deve ser juntado aos autos do processo administrativo, pelo menos:
I-ao final da elaboração dos ETPs;
II-ao final da elaboração do TR;
III-após eventos relevantes.
§ 2º Durante a fase de planejamento, a equipe de planejamento da contratação deve proceder às ações de gerenciamento de riscos e produzir o MGR, conforme modelo disponibilizado no Sistema Eletrônico de Informações-SEI.
§ 3º Durante a fase de seleção do fornecedor, a equipe de planejamento deve proceder às ações de gerenciamento dos riscos e atualizar o MGR.
§ 4º Durante a fase de gestão do contrato, a equipe de fiscalização do contrato, sob coordenação do gestor do contrato, deverá proceder à atualização contínua do MGR.
§ 5º O nível de detalhamento e de aprofundamento do gerenciamento dos riscos deve ser proporcional à complexidade, relevância e valor do objeto da contratação, o que enseja a avaliação do gestor responsável, da equipe de planejamento, da equipe de fiscalização ou, ainda, da área demandante.
§ 6º Nas contratações por dispensa de licitação em razão do valor, conforme o inciso II do art. 75 da Lei 14.133, de 2021, o gerenciamento dos riscos poderá ser dispensado, mediante justificativa fundamentada, que considerará os controles internos instituídos no âmbito de suas respectivas unidades, bem como os controles adotados pelas demais unidades que integram o fluxo do macroprocesso de contratações do TJDFT, considerando o disposto no § 1º do art. 1º da Resolução 468 do CNJ, de 2022.
Subseção II
Da intenção de registro de preços
Art. 16. Sempre que for conveniente e oportuno, o TJDFT figurará como órgão participante das licitações de registro de preços realizadas por outros órgãos públicos, incentivando a compra conjunta e a padronização das aquisições na Administração Pública.
Art. 17. Para fins de registro de preços, na fase preparatória do processo licitatório ou da contratação direta, a COLIC realizará procedimento público de Intenção de Registro de Preços-IRP para possibilitar, pelo prazo mínimo de 8 (oito) dias úteis, a participação de outros órgãos ou outras entidades da Administração Pública na ata de registro de preços e determinar a estimativa total de quantidades da contratação.
§ 1º O prazo previsto no caput deste artigo será contado do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação da IRP no Sistema de Registro de Preços - SRP digital e no Portal Nacional de Contratações Públicas - PNCP.
§ 2º A unidade gestora que identificar circunstância impeditiva para a divulgação da IRP deverá informá-la no TR ou em despacho fundamentado.
Art. 18. A participação de órgão ou entidade em registro de preços será fundamentada na compatibilidade dos estudos técnicos preliminares e outros documentos de planejamento da contratação do órgão interessado na participação com o edital ou TR do TJDFT, facultada a solicitação de informações adicionais.
§ 1º Os participantes deverão atender aos demais requisitos do edital e do TR em relação a possíveis insumos ou artefatos solicitados pelo TJDFT.
§ 2º O órgão interessado em aderir a ata de registro de preços deverá encaminhar os artefatos de planejamento da contratação quando solicitado pelo TJDFT para análise sobre a autorização da adesão, observando-se o disposto no art. 86 da Lei 14.133, de 2021.
§ 3º No caso de registro de preços, os órgãos do Poder Judiciário que integrarem a licitação desde o início serão considerados copartícipes da contratação, devendo ser elaborado um único ETP com todas as especificações técnicas que atendam os órgãos do Poder Judiciário envolvidos, que será anexado aos respectivos processos administrativos de cada órgão.
Art. 19. As contratações de STIC deverão ser precedidas de encaminhamento do TR pela unidade demandante, em consonância com os ETPs, quando elaborados.
Parágrafo único. As plataformas eletrônicas voltadas às contratações e automações das contratações de STIC poderão ser utilizadas de forma facultativa e a critério de cada unidade demandante, desde que atendidas as diretrizes dispostas nesta Portaria.
Art. 20. Nas licitações por preço global, cada serviço ou produto do lote deverá estar discriminado em itens separados nas propostas de preços, de modo a permitir a identificação do seu preço individual na composição do preço global e a eventual incidência sobre cada item das margens de preferência para produtos e serviços que atendam às Normas Técnicas Brasileiras-NTB, de acordo com o art. 26 da Lei 14.133, de 2021.
Art. 21. Nas contratações de bens e serviços de STIC, poderá ser exigida prestação de garantia contratual, de acordo com o disposto no art. 96 da Lei 14.133, de 2021.
Subseção III
Da equipe de planejamento da contratação
Art. 22. A equipe de planejamento da contratação, em observância aos arts. 40 e 47 da Lei 14.133, de 2021, deverá:
I-avaliar a necessidade de licitações e contratações separadas para os itens que, por sua natureza, possam ser divididos em tantas parcelas quantas se comprovarem técnica e economicamente viáveis, procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da competitividade sem perda da economia de escala;
II-considerar os custos para a Administração da gestão de vários contratos, com divisão do objeto em item.
Parágrafo único. A realização da pesquisa de preços observará os procedimentos estabelecidos pela regulamentação interna sobre a realização de pesquisa de preços de mercado para as contratações no TJDFT.
Art. 23. A equipe de planejamento da contratação será composta de:
I-integrante demandante;
II-integrante técnico;
III-integrante administrativo.
§ 1º Nas questões que julgar necessário, a equipe de planejamento poderá requerer auxílio da Secretaria de Contratações e Gestão de Materiais-SEMA ou das unidades especializadas de apoio às contratações, devendo, para tanto, formular as solicitações de modo objetivo e adequado às competências institucionais das mencionadas unidades.
§ 2º Os integrantes da equipe de planejamento da contratação devem ter ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.
Art. 24. São atribuições dos integrantes da equipe de planejamento da contratação, sem prejuízo de outras previstas em atos normativos específicos, as dispostas no Anexo I desta Portaria.
Parágrafo único. As orientações prestadas pelo integrante administrativo da SEMA em manifestação nos autos ou em reunião de alinhamento com os demais integrantes da equipe de planejamento, juntada, nesse caso, a ata da reunião, caracterizam a sua atuação sobre os aspectos administrativos da contratação, nos termos do art. 12 desta Portaria.
Subseção IV
Dos artefatos
Art. 25. São artefatos da fase de planejamento das contratações de STIC:
I-Documento de Formalização da Demanda-DFD;
II-Mapa de Gerenciamento de Riscos-MGR, ressalvada a hipótese do § 6º do art. 15 desta Portaria;
III-Estudo Técnico Preliminar-ETP, observado o previsto no § 2º do art. 10 desta Portaria;
IV-Termo de Referência-TR.
§ 1º A elaboração dos artefatos observará o disposto no Anexo II desta Portaria.
§ 2º Os formulários para elaboração dos artefatos das contratações de STIC serão disponibilizados no SEI e mantidos atualizados pela SEMA.
Seção II
Da seleção de fornecedor
Art. 26. A fase de seleção do fornecedor observará o disposto na Lei 14.133, de 2021, e nas normas complementares e supervenientes relativas ao tema.
§ 1º É obrigatória a utilização da modalidade Pregão para as contratações de que trata esta Portaria sempre que a solução de TIC for enquadrada como bem ou serviço comum, conforme disposto no art. 29 da Lei 14.133, de 2021.
§ 2º Nas licitações do tipo técnica e preço, deve-se observar o art. 36 da Lei 14.133, de 2021.
§ 3º Durante a fase de seleção do fornecedor, o demandante e os integrantes técnicos devem proceder às ações de gerenciamento dos riscos e atualizar o MGR, observado o previsto no § 5º do art. 15 desta Portaria.
Art. 27. Caberá à equipe de apoio, durante a fase de seleção do fornecedor, com auxílio das informações e esclarecimentos técnicos apresentados pela equipe de planejamento, apoiar o pregoeiro ou a comissão de licitações na:
I-resposta aos questionamentos ou às impugnações dos licitantes;
II-análise e julgamento das propostas e dos recursos apresentados pelos licitantes;
III-condução e avaliação de eventual Prova de Conceito.
Seção III
Da gestão contratual
Art. 28. A fase de gestão do contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens que compõem a solução de TIC, durante todo o período de execução do contrato.
Art. 29. A equipe de gestão de contrato é composta de:
I-gestor do contrato;
II-fiscal demandante:
III-fiscal técnico;
IV-fiscal administrativo.
§ 1º O gestor do contrato é o responsável por gerir a execução contratual.
§ 2º Os fiscais demandante, técnico e administrativo são responsáveis por fiscalizar a execução contratual.
§ 3º Os integrantes da equipe de gestão de contrato devem ter ciência expressa das suas indicações e das suas respectivas atribuições antes de serem formalmente designados.
§ 4º O encargo de gestor ou fiscal do contrato deverá ser cumprido pelo servidor designado, salvo em casos de deficiência ou limitação impeditivas do cumprimento das atribuições inerentes ao encargo, devendo a situação ser reportada ao superior hierárquico.
§ 5º A Administração deverá providenciar os meios necessários para que o servidor desempenhe adequadamente as atribuições de gestor e fiscal, conforme a natureza e a complexidade do objeto.
§ 6º O gestor do contrato bem como os fiscais demandante, técnico e administrativo do contrato poderão ser os mesmos servidores que realizaram o planejamento da contratação, desde que atendam aos princípios da vantajosidade e economicidade para a Administração Pública.
Art. 30. A equipe de gestão de contrato, no caso de serviços complexos e/ou descentralizados, poderá indicar fiscais setoriais visando à efetividade da fiscalização.
Art. 31. Os papéis e responsabilidades da equipe de gestão da contratação seguem o previsto no Anexo III desta Portaria.
1º O papel de gestor do contrato não pode ser acumulado com nenhum outro papel da equipe de gestão da contratação.
§ 2º Os papéis de fiscais não poderão ser acumulados pelo mesmo servidor em uma mesma contratação, salvo quanto aos papéis de fiscal demandante e técnico, em caso excepcional, mediante justificativa fundamentada nos autos e aprovação do Secretário-Geral do TJDFT.
Art. 32. Durante a fase de gestão do contrato, a equipe de fiscalização do contrato, sob coordenação do gestor do contrato, deverá proceder à atualização contínua do MGR, ressalvada a hipótese do § 6º do art. 15 desta Portaria.
Art. 33. A indicação de glosas e a instrução de sanções, caso identificadas, serão realizadas pelo gestor do contrato, observado o disposto no art. 158 da Lei 14.133, de 2021, quanto à necessidade de instauração de processo de responsabilização a ser conduzido por comissão.
Art. 34. Nas contratações de STIC, o relatório de atestação de despesas ou outro documento relativo ao recebimento que demandem a subscrição do gestor da SETI poderão ser assinados por coordenadores ou subsecretários da área de TIC responsáveis pela fiscalização do contrato.
Parágrafo único. As unidades administrativas da SEMA não participarão do fluxo de pagamento, salvo nas hipóteses de contratações com dedicação exclusiva de mão de obra, para cálculo das provisões trabalhistas.
Subseção I
Da fiscalização administrativa
Art. 35. O fiscal administrativo deverá ser designado pela autoridade competente e não poderá ser servidor da área de TIC, salvo em situações excepcionais, devidamente justificadas.
§ 1º Considerando a especificidade da estrutura de governança e gestão de contratações do TJDFT, admite-se como situação excepcional a designação de servidor lotado na área de TIC como fiscal dos atos administrativos executados no âmbito da SETI.
§ 2º São atos administrativos executados no âmbito da SETI:
I-juntada de nota fiscal em favor do TJDFT, verificado o CNPJ;
II-verificação dos dados do favorecido e seu CNPJ;
III-conferência da descrição do serviço consoante o contrato;
IV-verificação do valor e do período de prestação dos serviços;
V-verificação dos valores dos tributos informados;
VI-verificação das certidões de regularidade fiscal e trabalhista caso se apliquem ao contrato;
VII-juntada do Termo de Recebimento Provisório;
VIII-juntada do despacho de Atestação do Fiscal Técnico;
IX-juntada de Termo de Recebimento Definitivo;
X-juntada do Relatório de Atestação de Despesa;
XI-informação sobre eventual glosa e, em caso de haver glosa, verificação se foi enviado para o NUCALC;
XII-no caso de glosa, verificação e solicitação de troca da nota fiscal.
§ 3º Os demais atos administrativos, de controle ou de apoio à gestão de contratos, praticados por unidades externas à SETI, observado o disposto no art. 36 desta Portaria, são de responsabilidade das respectivas áreas, conforme atribuições regimentais.
Art. 36. As unidades da SEMA e da SEOF de apoio às contratações do TJDFT operarão controles internos que resguardem a conformidade e a integridade dos atos praticados pela equipe de gestão e fiscalização dos contratos, especialmente quanto aos seguintes aspectos:
I-apoio aos fiscais e gestores de contrato sobre os aspectos administrativos da contratação, restrito às atribuições de cada unidade, sempre que demandado pelo gestor do contrato;
II-aderência às normas e regulamentos internos, com apoio da área jurídica;
III-realização de cálculos contratuais;
IV-apoio pelo NUPEP à pesquisa de preços para renovação e prorrogação contratual, quando não dispensada, restrito aos aspectos regulamentados por ato normativo relativos à pesquisa de preços no âmbito do TJDFT;
V-apoio aos procedimentos de reajustes, reequilíbrio econômico-financeiro e aditivos contratuais, mediante provocação do gestor responsável;
VI-acompanhamento dos prazos para renovação ou prorrogação contratual, limitando o encaminhamento de notificação ao gestor do contrato à antecedência mínima de 180 (cento e oitenta) dias do término da vigência;
VII-compatibilização pelas unidades da SEOF entre os procedimentos relativos aos recebimentos provisório e definitivo e as medições do Instrumento de Medição de Resultado-IMR no fluxo do processo de pagamento da despesa.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 37. Serão disponibilizados no Portal Transparência do TJDFT, bem como na Plataforma de Governança Digital Colaborativa do Poder Judiciário (Connect-Jus), observando a legislação específica relativa à proteção de informações, os seguintes documentos:
I-Documento de Formalização da Demanda-DFD;
II-Estudo Técnico Preliminar-ETP;
III-Termo de Referência-TR.
§ 1º Atendendo ao disposto no art. 94 da Lei 14.133, de 2021, a disponibilização prevista no caput deste artigo será efetuada, alternativamente:
I-até a data de publicação do edital da licitação;
II-até a conclusão da licitação, em caso de licitação com sigilo do valor estimado, conforme disposto no inciso VI do § 1º do art. 18 da Lei 14.133, de 2021;
III-até a data de publicação do extrato de contratação, no caso de contratação direta;
IV-até a data de assinatura do contrato, no caso de adesão à ata de registro de preços.
§ 2º A avaliação de acesso à informação contida em ETP com informações sensíveis ou sigilosas deve observar as normas internas, respeitados os termos da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, e da Resolução CNJ 215, de 16 de dezembro de 2015.
Art. 38. Mediante justificativa da área técnica e aprovação do Comitê de Governança de TIC, a contratação poderá ocorrer pelo Regime de Tramitação Simplificada-RTS, conforme estabelecido no Guia de Contratações de STIC do Poder Judiciário.
§ 1º O RTS aplica-se aos casos de replicação ou ampliação de STIC já contratada pelo TJDFT.
§ 2º É vedado o uso do RTS caso a contratação de STIC seja objeto de análise de auditoria externa, de processo judicial de contrato com objeto similar ou de outras restrições impostas a contratações de objeto similar.
Art. 39. Nas eventuais prorrogações contratuais de serviços prestados de forma contínua, fica dispensada a elaboração de novo ETP e novo TR.
Parágrafo único. O gerenciamento de riscos deverá ser revisado sempre que necessário para o atendimento do art. 169 da Lei 14.133, de 2021, regulamentado pela Portaria GPR 1.396 de 8 de agosto de 2022, devendo fazer parte também da fase de gestão do contrato.
Art. 40. Para fins de prorrogação contratual, observados o histórico da contratação, a manutenção da necessidade pública, a vantajosidade, a economicidade e oportunidade da contratação, o gestor do contrato deverá encaminhar à SEMA, com pelo menos 120 (cento e vinte) dias de antecedência do término do contrato, a respectiva documentação para o aditamento.
Art. 41. Serão observados em todas as contratações de bens e serviços critérios de sustentabilidade ambiental, nos termos do art. 144 da Lei 14.133, de 2021.
§ 1º Os editais devem conter regras claras privilegiando fornecedores que tenham os seus processos comprovadamente baseados em práticas de sustentabilidade ambiental.
§ 2º As aquisições de bens de consumo ou permanentes devem prever o seu descarte ou reutilização de forma sustentável, quando obsoletos ou inservíveis.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 42. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.
Art. 43. Fica revogado o art. 18 da Portaria GPR 1.255 de 22 de maio de 2023.
Desembargador WALDIR LEÔNCIO JÚNIOR
Presidente
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 09/10/2024, EDIÇÃO N. 193, FLS. 7-19, DATA DE PUBLICAÇÃO: 10/10/2024
ANEXO I
(Art. 24 da Portaria GPR 1759 de 04 de outubro de 2024)
1 Atuação dos Integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação
1.1 Integrante demandante: servidor representante da área demandante da STIC indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos funcionais da solução a ser contratada e pela condução dos trabalhos da equipe de planejamento. É atribuição do integrante demandante definir, sempre que possível e necessário, os requisitos:
1.1.1 de negócio, que independem de características tecnológicas, bem como os aspectos funcionais da STIC, limitados àqueles indispensáveis ao atendimento das necessidades reais do órgão;
1.1.2 de capacitação, que definem a necessidade de treinamento, número de participantes, carga horária, materiais didáticos, entre outros pertinentes;
1.1.3 legais, que apontam as normas próprias do negócio com as quais a STIC deverá estar em conformidade;
1.1.4 de manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços complementares;
1.1.5 temporais, que definem os prazos de entrega dos bens ou do início e encerramento dos serviços a serem contratados;
1.1.6 de segurança da informação, juntamente com o integrante técnico;
1.1.7 de transparência, de acesso e de proteção aos dados;
1.1.8 sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a STIC deverá atender para estar em conformidade com os costumes, os idiomas e o meio ambiente, entre outros pertinentes;
1.2 Integrante técnico: servidor representante da SETI indicado pela autoridade competente, responsável pelos aspectos técnicos da solução a ser contratada. A sua atribuição é especificar, em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo integrante demandante, sempre que aplicável, os seguintes requisitos tecnológicos, entre outros pertinentes:
1.2.1 de arquitetura da informação, composta da definição de padrões e significação dos termos, expressões e sinais a serem utilizados no nivelamento do entendimento da composição da STIC entre as áreas demandante e técnica, juntamente com o integrante demandante;
1.2.2 de arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade e de acessibilidade, linguagens de programação, interfaces, entre outros;
1.2.3 do projeto de implantação da STIC, que definem, inclusive, a disponibilização da solução em ambiente de produção, processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, entre outros;
1.2.4 de garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção e a comunicação entre as partes envolvidas na contratação;
1.2.5 de capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos, os perfis dos instrutores e o conteúdo técnico;
1.2.6 de experiência profissional da equipe que projetará, implantará e manterá a STIC, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação;
1.2.7 de formação da equipe que projetará, implantará e manterá a STIC, tais como cursos acadêmicos, técnicos e as respectivas formas de comprovação;
1.2.8 de metodologia de trabalho para a implantação e manutenção da solução pela equipe;
1.2.9 de segurança sob o ponto de vista técnico;
1.2.10 demais requisitos aplicáveis.
1.3 observação:
1.3.1 durante a fase de seleção do fornecedor, os integrantes técnico e demandante devem proceder às ações de gerenciamento dos riscos e atualizar o Mapa de Gerenciamento de Riscos.
1.4 Integrante administrativo: servidor representante da área administrativa, indicado pela autoridade competente dessa área. A sua atribuição é realizar, em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo integrante demandante, sempre que aplicável, as seguintes atividades administrativas de contratação, entre outras pertinentes:
1.4.1 auxiliar e orientar os integrantes das áreas demandante e de TIC nos aspectos administrativos relativos a todas as fases da contratação;
1.4.2 orientar os demais integrantes da equipe de planejamento da contratação, no que for aplicável, quanto a requisitos, modelos, diretrizes e obrigações contratuais, planilha de formação de preço, questões tributárias, trabalhistas e previdenciárias, observando os aspectos legais e normativos relacionados à contratação do objeto;
1.4.3 orientar a elaboração da planilha de formação de preço e demais instrumentos administrativos necessários;
1.4.4 apontar as possíveis modalidades de licitação para a solução, seus benefícios e riscos, em consonância com as orientações dos órgãos de controle e a experiência recente de outros órgãos ou entidades da Administração Pública.
ANEXO II
(Art. 25, § 1º, da Portaria GPR 1759 de 04 de outubro de 2024)
2 Artefatos da Fase de Planejamento
2.1 Documento de Formalização da Demanda-DFD:
2.1.1 elaborar o DFD, contendo, no mínimo: (área demandante)
2.1.1.1 necessidade da solicitação, com a descrição sucinta da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação-STIC pretendida, bem como o alinhamento entre a demanda e o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação do TJDFT e o Plano de Contratações Anual;
2.1.1.2 explicitação da motivação e o demonstrativo de resultados a serem alcançados com a solução;
2.1.1.3 indicação da fonte dos recursos para a contratação;
2.1.1.4 indicação do integrante demandante para a composição da equipe de planejamento da contratação;
2.1.2 na hipótese de participação de órgão ou entidade em registro de preço, ou nas hipóteses de órgão participante cujo órgão gerenciador pertença ao mesmo segmento de Justiça e desde que exista simetria de objetivo e motivação, bastará ao órgão participante a elaboração do DFD com os elementos necessários para consolidação pelo órgão gerenciador e consequente elaboração dos demais artefatos necessários à contratação:
2.1.2.1 requisitos de negócio, que independem de características tecnológicas, bem como aspectos funcionais da STIC, limitados àqueles indispensáveis ao atendimento das reais necessidades do órgão;
2.1.2.2 quantidades e destinações previstas;
2.1.2.3 prazos estimados de necessidade da solução, início e fim da prestação de serviço;
2.1.3 indicar integrante demandante para compor equipe de planejamento;
2.1.4 avaliar o alinhamento estratégico entre a demanda e o planejamento estratégico institucional ou planejamento estratégico de TIC e o Plano de Contratações Anual; (SETI)
2.1.5 avaliar se as informações básicas contidas no DFD estão completas e suficientes para andamento da demanda, indicando ajustes, se necessário; (SETI)
2.1.6 realizar as adequações necessárias no DFD, conforme a indicação da SETI; (área demandante)
2.1.7 indicar integrante técnico para compor equipe de planejamento; (SETI)
2.1.8 dar ciência expressa aos envolvidos, integrantes técnico e demandante, quanto à indicação das suas respectivas atribuições; (SETI)
2.1.9 analisar se as informações contidas no DFD estão completas e suficientes para andamento da demanda; (autoridade competente da área administrativa)
2.1.10 decidir motivadamente sobre o prosseguimento da contratação com base nas informações contidas no DFD; (autoridade competente da área administrativa)
2.1.11 verificar se a demanda está incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano de Contratações de STIC e, caso não esteja, o DFD deverá ser submetido ao CGGC, para deliberação; (autoridade competente da área administrativa)
2.1.12 informar motivo de não prosseguimento da demanda aos envolvidos; (autoridade competente da área administrativa)
2.1.13 indicar integrante administrativo para compor equipe de planejamento; (autoridade competente da área administrativa)
2.1.14 dar ciência expressa da indicação das suas respectivas atribuições; (autoridade competente da área administrativa)
2.1.15 instituir a equipe de planejamento da contratação. (autoridade competente da área administrativa)
2.2 Estudos técnicos preliminares-ETP:
2.2.1 realizar análise de viabilidade da contratação, detalhando suas informações; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.2 realizar definição e especificação das necessidades e dos requisitos, a saber: (equipe de planejamento da contratação)
2.2.2.1 referência a outros instrumentos de planejamento do órgão, se houver;
2.2.2.2 estimativa das quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte;
2.2.2.3 soluções disponíveis no mercado de TIC e seus respectivos fornecedores;
2.2.2.4 contratações similares realizadas por outros órgãos ou entidades da Administração Pública;
2.2.2.5 contratações correlatas ou interdependentes;
2.2.3 identificar diferentes soluções de TIC, a saber: (equipe de planejamento da contratação)
2.2.3.1 a disponibilidade de STIC similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública;
2.2.3.2 as soluções existentes no Portal de Software Público Brasileiro (http://www.softwarepublico.gov.br);
2.2.3.3 a capacidade e as alternativas do mercado de TIC, inclusive a existência de software livre ou software público;
2.2.3.4 a observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas no Modelo Nacional de Interoperabilidade-MNI do Poder Judiciário;
2.2.3.5 a aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira-ICP-Brasil, quando houver necessidade de utilização de certificação digital, observada a legislação sobre o assunto;
2.2.3.6 a observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário-Moreq-Jus;
2.2.3.7 os diferentes modelos de prestação do serviço;
2.2.3.8 o orçamento estimado que expresse a composição de todos os custos unitários resultantes dos itens a serem contratados, elaborado com base em pesquisa fundamentada de preços, como os praticados no mercado de TIC em contratações similares realizadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, entre outros pertinentes;
2.2.4 realizar a análise e a comparação entre os custos totais das STIC identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição dos produtos, insumos, garantia, manutenção e serviços complementares, quando necessários à contratação; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.5 justificar parcelamento ou não da solução quando necessário para individualização do objeto; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.6 realizar avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão e avaliar necessidades de adequação do ambiente do órgão para viabilizar a execução contratual, abrangendo, no mínimo: (equipe de planejamento da contratação)
2.2.6.1 infraestrutura tecnológica;
2.2.6.2 infraestrutura elétrica;
2.2.6.3 logística de implantação;
2.2.6.4 espaço físico;
2.2.6.5 mobiliário;
2.2.6.6 impacto ambiental;
2.2.7 estimar custo total da contratação; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.8 justificar solução de TIC escolhida, informando: (equipe de planejamento da contratação)
2.2.8.1 descrição sucinta, precisa, clara e suficiente da STIC escolhida, indicando os bens ou serviços que a compõem;
2.2.8.2 alinhamento em relação às necessidades de negócio e requisitos tecnológicos;
2.2.8.3 identificação dos benefícios a serem alcançados com a STIC escolhida além dos aspectos de eficácia, eficiência, economicidade e padronização, os aspectos qualitativos em termos de benefícios para o alcance dos objetivos da contratação;
2.2.8.4 relação entre a demanda prevista e a quantidade dos bens ou serviços a serem contratados;
2.2.8.5 demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis;
2.2.8.6 a possibilidade de aquisição na forma de bens ou contratação como serviço;
2.2.8.7 a ampliação ou substituição da solução implantada;
2.2.9 elaborar a declaração da viabilidade ou não da contratação da contratação, contendo a justificativa da solução escolhida, que deverá abranger a identificação dos benefícios a serem alcançados em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.10 o documento Sustentação do Contrato deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos: (equipe de planejamento da contratação)
2.2.10.1 recursos materiais e humanos necessários à continuidade do objeto contratado;
2.2.10.2 continuidade do fornecimento da STIC em eventual interrupção contratual;
2.2.10.3 atividades de transição contratual e de encerramento do contrato, que incluem, no mínimo, a:
2.2.10.3.1 entrega de versões finais dos produtos-alvo da contratação;
2.2.10.3.2 transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da STIC;
2.2.10.3.3 devolução de recursos materiais;
2.2.10.3.4 revogação de perfis de acesso;
2.2.10.3.5 eliminação de caixas postais;
2.2.10.4 as regras para estratégia de independência do órgão com relação à empresa contratada, que contemplem, no mínimo:
2.2.10.4.1 a forma de transferência de conhecimento tecnológico nos casos de contratação de desenvolvimento de softwares sob encomenda no mercado de TIC;
2.2.10.4.2 os direitos de propriedade intelectual e autorais da STIC, inclusive sobre os diversos produtos gerados ao longo do contrato, tais como a documentação, o código-fonte de aplicações, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos são exclusivos da empresa contratada;
2.2.11 atualizar o Mapa de Gerenciamento de Riscos com os riscos identificados; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.12 aprovar e assinar o ETP; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.13 avaliar informações contidas no ETP; (área demandante)
2.2.14 detalhar ao máximo as pendências identificadas a fim de possibilitar a continuidade do processo; (área demandante)
2.2.15 sanar pendências apontadas; (equipe de planejamento da contratação)
2.2.16 assinar ETP; (área demandante)
2.2.17 encaminhar ETP à autoridade competente do órgão para deliberação; (área demandante)
2.2.18 deliberar sobre ETP; (Comitê Gestor de TIC)
2.2.19 informar motivos da não aprovação para que sejam tomadas as devidas providências; (Comitê Gestor de TIC)
2.2.20 observações:
2.2.20.1 a pesquisa para estabelecimento do preço referencial da contratação deverá ser realizada pelo integrante técnico, observadas as atribuições do integrante administrativo, para elaboração do orçamento detalhado composto de preços unitários, considerando, preferencialmente, os preços praticados pelos órgãos e entidades da Administração Pública na contratação de objetos similares a solução de TIC;
2.2.20.2 nos processos de aquisição, recomenda-se realizar análise de viabilidade para locação de equipamentos avaliando os princípios da vantajosidade e economicidade para a Administração Pública;
2.2.20.3 a publicação do ETP da contratação em sítio eletrônico de fácil acesso pelo órgão interessado em aderir a Ata de Registro de Preço é condição para viabilizar a autorização de adesão exarada pelo órgão gerenciador, observadas as demais disposições legais.
2.3 Termo de referência-TR:
2.3.1 definir objeto da contratação com a descrição sucinta, precisa, clara e suficiente do que se pretende contratar; (equipe de planejamento da contratação)
2.3.2 identificar código do Catálogo de Materiais-Catmat ou do Catálogo de Serviços-Catser relacionado a cada item da contratação, disponível no Portal de Compras do Governo Federal; (equipe de planejamento da contratação)
2.3.3 descrever solução de TIC de forma detalhada, motivada e justificada, inclusive quanto à forma de cálculo, o quantitativo de bens e serviços necessários para a sua composição; (equipe de planejamento da contratação)
2.3.4 fundamentar contratação dispondo, entre outros elementos pertinentes, sobre: (equipe de planejamento da contratação)
2.3.4.1 motivação da contratação;
2.3.4.2 objetivos a serem alcançados por meio da contratação;
2.3.4.3 benefícios diretos e indiretos resultantes da contratação;
2.3.4.4 alinhamento entre a contratação e o planejamento estratégico do órgão ou de TIC e o Plano de Contratações Anual;
2.3.4.5 referência ao ETP realizado ou a processo administrativo de contratação que contém o respectivo estudo;
2.3.4.6 relação entre a demanda prevista e a quantidade de bens ou serviços a serem contratados, acompanhada dos critérios de medição utilizados e de documentos e outros meios probatórios;
2.3.4.7 análise de mercado de TIC com o levantamento das soluções disponíveis ou contratadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, seus respectivos valores, bem como a definição e a justificativa da escolha da solução;
2.3.4.8 a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem ou serviço a ser contratado;
2.3.4.9 parcelamento ou não dos itens que compõem a STIC, desde que se mostre técnica e economicamente viável, com vistas a ampliar a competitividade sem perda de economia de escala, bem como a forma de adjudicação da contratação;
2.3.4.10 permissão de consórcio ou subcontratação da solução de TIC, justificando-se a decisão;
2.3.4.11 forma e critério de seleção do fornecedor com a indicação da modalidade e do tipo de licitação escolhidos, bem como os critérios de habilitação obrigatórios, os quais deverão ser estabelecidos, no mínimo, de acordo com os princípios da legalidade, razoabilidade e competitividade;
2.3.4.12 informações acerca da análise sobre o impacto ambiental decorrente da contratação;
2.3.4.13 conformidade técnica e legal do objeto com a indicação das normas técnicas e legais, caso existam, às quais a STIC deverá estar aderente;
2.3.4.14 obrigações contratuais que o órgão e a empresa contratada deverão observar;
2.3.5 realizar especificação técnica detalhada do objeto para gerar os resultados pretendidos com a contratação, contendo os seguintes elementos mínimos: (equipe de planejamento da contratação)
2.3.5.1 regime de execução do contrato de prestação de serviços;
2.3.5.2 procedimentos e critérios objetivos a serem utilizados na avaliação no caso de necessidade de realização de prova de conceito e que deverão constar no TR;
2.3.6 especificar os requisitos da contratação a serem atendidos pelos bens ou serviços a serem entregues; (equipe de planejamento da contratação)
2.3.7 elaborar proposta de modelos ( templates ) a serem utilizados na contratação; (equipe de planejamento da contratação)
2.4 Pesquisa de preços:
2.4.1 a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: (fiscal técnico com o apoio do NUPEP)
2.4.1.1 identificação do agente responsável pela cotação;
2.4.1.2 caracterização das fontes consultadas;
2.4.1.3 série de preços coletados;
2.4.1.4 método matemático aplicado para a definição do valor estimado;
2.4.1.5 justificativa para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados, se aplicável.
2.4.2 na pesquisa de preços, sempre que possível, deverão ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, formas de pagamento, fretes, garantias exigidas e marcas e modelos, quando for o caso;
2.4.3 a pesquisa de preços para determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:
2.4.3.1 Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico (https://paineldeprecos.planejamento.gov.br), desde que as cotações se refiram a aquisições ou contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
2.4.3.2 aquisições e contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
2.4.3.3 dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso;
2.4.3.4 pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório;
2.4.4 quando a pesquisa de preços for realizada com os fornecedores deverá ser observado:
2.4.4.1 prazo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser licitado;
2.4.4.2 obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:
2.4.4.2.1 descrição do objeto, valor unitário e total;
2.4.4.2.2 número do Cadastro de Pessoa Física-CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica-CNPJ do proponente;
2.4.4.2.3 endereço e telefone de contato;
2.4.4.2.4 data de emissão;
2.4.4.3 registro, nos autos da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação.
ANEXO III
(Art. 31 da Portaria GPR 1759 de 04 de outubro de 2024)
3 Papéis e Responsabilidades da Equipe de Gestão Contratual
3.1 Início do contrato:
3.1.1 procedimentos:
3.1.1.1 convocar reunião inicial: a realização de reunião inicial será convocada pelo gestor do contrato com a participação dos fiscais técnico e administrativo do contrato, da contratada e dos demais interessados por ele identificados; (gestor do contrato)
3.1.1.2 apresentar o preposto da empresa: a reunião deverá contar com a presença do representante legal da contratada para apresentação do preposto; (empresa contratada)
3.1.1.3 entregar Termo de Compromisso e Termos de Ciência: serão entregues pela contratada o Termo de Compromisso e os Termos de Ciência; (empresa contratada)
3.1.1.4 prestar esclarecimentos: deverão ser prestados esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gestão do contrato; (fiscais técnico, administrativo e demandante, gestor do contrato e interessados)
3.1.1.5 repassar conhecimentos necessários: serão repassados à contratada os conhecimentos necessários à execução dos serviços ou ao fornecimento de bens; (fiscais técnico, administrativo e demandante, gestor do contrato e interessados)
3.1.1.6 registar reunião em ata; (gestor do contrato)
3.1.2 observação:
3.1.2.1 este processo é dispensável para soluções compostas exclusivamente de fornecimento de bens de TIC.
3.2 Encaminhamento formal das demandas:
3.2.1 procedimentos:
3.2.1.1 realizar a definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos; (gestor do contrato)
3.2.1.2 estimar o volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato; (gestor do contrato)
3.2.1.3 elaborar o cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; (gestor do contrato)
3.2.1.4 identificar os responsáveis pela solicitação na área demandante da solução; (gestor do contrato)
3.2.1.5 abrir Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens ou Modelo de Execução do Contrato; (gestor do contrato)
3.2.2 observação:
3.2.2.1 o encaminhamento das demandas deverá ser planejado visando garantir que os prazos para entrega final de todos os bens e serviços estejam compreendidos dentro do prazo de vigência contratual.
3.3 Monitoramento da execução das ordens de serviço ou de fornecimento de bens:
3.3.1 procedimentos:
3.3.1.1 executar serviços ou entregar bens conforme descrição na Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens; (contratada)
3.3.1.2 recebimento provisório: receber o objeto provisoriamente no momento da entrega do objeto constante na Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens; (fiscal técnico do contrato)
3.3.1.3 avaliar a qualidade dos serviços: avaliar a qualidade dos serviços com base na aplicação das listas de verificação e de acordo com instrumentos de controle que compreendam a mensuração dos resultados alcançados; dos recursos humanos empregados em função da quantidade e da formação profissional exigidas; da qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; da adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; do cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; e da satisfação do público usuário. (fiscal técnico e demandante do contrato)
3.3.1.4 identificar não conformidade com os termos contratuais; (fiscal técnico e demandante do contrato)
3.3.1.5 verificar aderência aos termos contratuais; (fiscal administrativo)
3.3.1.6 encaminhar demanda à contratada para possíveis correções; (gestor do contrato)
3.3.1.7 recebimento definitivo: realizar confecção e assinatura do Termo de Recebimento Definitivo; (gestor do contrato)
3.3.1.8 indicar glosas e instruir sanções, caso identificadas, observado o disposto no art. 158 da Lei 14.133, de 2021, quanto à necessidade de instauração de processo de responsabilização a ser conduzido por comissão; (gestor do contrato)
3.3.1.9 autorizar faturamento com base no Termo de Recebimento Definitivo ou documento equivalente; (gestor do contrato)
3.3.1.10 verificar regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias para fins de pagamento; (fiscal administrativo)
3.3.1.11 enviar para pagamento. (gestor do contrato)
3.3.2 observação:
3.3.2.1 no caso de substituição ou inclusão de empregados da contratada, o preposto deverá entregar ao gestor do contrato os Termos de Ciência assinados pelos novos empregados envolvidos na execução dos serviços contratados.
3.4 Transição e encerramento contratual:
3.4.1 procedimentos:
3.4.1.1 realizar entrega de versões finais dos produtos e da documentação produzida; (contratada)
3.4.1.2 realizar a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da STIC; (contratada)
3.4.1.3 realizar a devolução ao órgão dos recursos, equipamentos, espaço físico, crachás, entre outros; (contratada)
3.4.1.4 revogar perfis de acesso; (SETI)
3.4.1.5 eliminar caixas postais; (SETI)
3.4.1.6 realizar a transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção do serviço; (contratada)
3.4.1.7 providenciar trâmites finais para encerramento contratual. (SETI)
3.4.2 observações:
3.4.2.1 os fiscais deverão elaborar relatório final acerca das ocorrências da fase de execução do contrato, após a conclusão da prestação do serviço, para ser utilizado como fonte de informações para as futuras contratações;
3.4.2.2 para fins de renovação contratual, o gestor do contrato, com base no histórico de gestão do contrato e nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, deverá encaminhar à área administrativa, com pelo menos 60 (sessenta) dias de antecedência do término do contrato, a respectiva documentação para o aditamento;
3.4.2.3 a pesquisa de preços que visa subsidiar a decisão da Administração em renovar ou prorrogar a contratação deverá compor a documentação e deverá ser realizada pelo fiscal técnico com o apoio do NUPEP.
3.5 Acompanhamento contratual:
3.5.1 verificar manutenção das condições definidas nos modelos de execução e de gestão do contrato; (gestor do contrato)
3.5.2 manter histórico de gestão do contrato, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica; (gestor do contrato)
3.5.3 verificar manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação; (fiscal administrativo e fiscal técnico do contrato)
3.5.4 verificar manutenção das condições classificatórias referentes à pontuação obtida e à habilitação técnica; (fiscal administrativo e fiscal técnico do contrato)
3.5.5 atualizar no Mapa de Gerenciamento de Riscos as informações, a saber: (equipe de fiscalização do contrato)
3.5.5.1 reavaliação dos riscos identificados nas fases anteriores e atualização de suas respectivas ações de tratamento;
3.5.5.2 identificação, análise, avaliação e tratamento de novos riscos.
3.5.6 encaminhar documentação necessária a fim de dar andamento aos procedimentos para o aditivo. (gestor do contrato)