Ata da 1ª Reunião Ordinária de 2025 da Comissão Permanente de Avaliação Documental - Área Meio - CPAD-AM de 14/05/2025

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Comissão Permanente de Avaliação Documental

 

ATA DA 1ª REUNIÃO ORDINÁRIA DE 2025 DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – ÁREA MEIO – CPAD-AM

 

Aos quatorze dias do mês de maio do ano de dois mil e vinte e cinco, às quatorze horas, na sala virtual de reuniões na plataforma Microsoft Teams, iniciou-se a 1ª Reunião Ordinária de 2025 da Comissão Permanente de Avaliação Documental – Área Meio – CPAD-AM. Como membros efetivos, conforme a Portaria GPVP 73, de 25 de maio de 2022, alterada pela Portaria GPVP 53, de 08 de maio de 2025, estavam presentes os titulares Celso de Oliveira e Sousa Neto, Secretário-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – SEG, Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes, Secretária da Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC, Tomaz de Aquino Vasco da Silva, Secretário de Saúde - SESA , Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior, Secretário de Tecnologia da Informação – SETI, Cid Moreira, Secretário de Recursos Orçamentários e Financeiros – SEOF, Isabella de Sousa Brito, Secretária de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA, Elenara Oliveira de Souza, Secretária de Atendimento ao Jurisdicionado – SEAJ, Emilia Maria Alves da Nobrega, Secretária de Assistência e Benefícios - SEAB, Marília Barbosa de Barcelos, Secretária da Ouvidoria-Geral - SEOVG, Antonio Luis Rodrigues Alves, Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COAMI, Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, Daniel Rodrigues Monteiro, Coordenador de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP e os suplentes: Danielle Mendes Barreto Marques, Secretária Substituta da Secretaria da Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, Marcos Antonio de Sales Biasoli, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo - COPAD. Estiveram presentes como convidados: Júlio César Rodrigues de Melo, Coordenador Titular da Coordenadoria de Apoio às Vítimas - COAVIT, Naisa Carla Martins Santos, Secretária Substituta da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA, Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe e Christiane Riley Dias de Aquino, gestoras, titular e substituta, do Núcleo de Tratamento das Informações Arquivísticas Digitais – NUTID, núcleo este vinculado à CODOC, Laila Silva da Fonseca, Gestora Substituta do Posto de Serviço de Revisão de Classificação e Indexação e de Controle de Processos Administrativos – PS-PRC, vinculado ao NUPRAD/COPAD, Beatriz Chaves Lassance, servidora lotada na Secretaria da Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC. Registra-se que os itens da pauta, foram encaminhados previamente por e-mail aos participantes, com o intuito de inteirá-los dos assuntos a serem tratados e, por conseguinte, otimizar o tempo da reunião. O Presidente da CPAD-AM, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, agradeceu a presença de todos e declarou aberta a primeira reunião da Comissão no corrente ano. Em seguida, concedeu a palavra à Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária da Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, que informou sobre a necessidade de o convidado, Sr. Júlio César Rodrigues de Melo, Coordenador da COAVIT, se ausentar antes do encerramento da reunião. Diante disso, a Sra. Gabriela solicitou a inversão da ordem dos trabalhos, propondo que a Comissão iniciasse a análise pelo segundo item da pauta, o qual trata da sugestão de uma nova estrutura de classificação para a função e as atividades desenvolvidas pelo Centro Especializado de Atenção às Vítimas – CEAV. Ressaltou que tais atividades ainda não estão contempladas no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – PCTT-AD, conforme consta no Processo SEI nº 0032160/2024. O Presidente autorizou a inversão da pauta e mencionou o atual pleito da CEAV, que envolve a estrutura da Segunda Vice-Presidência – SVP e sua articulação com diversos parceiros institucionais, como a Polícia Civil do Distrito Federal, o Ministério Público, a Defensoria Pública, a OAB, entre outros. Destacou que esses parceiros necessitam de acesso aos processos eletrônicos na condição de usuários externos, sempre observando o devido resguardo do sigilo das informações. Na sequência, o Sr. Celso questionou à Sra. Gabriela se a proposta em análise consistia na criação de uma nova estrutura de classificação para as funções e atividades desenvolvidas pela CEAV, com vistas à sua inclusão no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos – PCTT-AD. A Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária da SGIC, confirmou a introdução do tema pelo Presidente e reforçou a necessidade de que a estrutura de classificação sugerida seja formalmente incorporada ao PCTT-AD. Na oportunidade, informou ainda que o Sr. Júlio César Rodrigues de Melo, gestor titular da COAVIT, foi convidado a participar da reunião com o objetivo de se manifestar sobre os prazos propostos pela área de Tecnologia da Informação. Por conseguinte, a Sra. Gabriela destacou que o Sr. Júlio César fez questão de registrar, em manifestação constante nos autos do processo, que os procedimentos administrativos anteriormente direcionados ao Centro Especializado de Atenção às Vítimas – CEAV passaram a ser tratados pela Coordenadoria de Apoio às Vítimas – COAVIT. Na sequência, a Sra. Gabriela Peñaloza informou que o Sr. Daniel Monteiro, Coordenador da Coordenadoria de Sistemas de Informação e Suporte à Preservação – COSISP, faria uso da palavra para aprofundar o tema, especialmente no que se refere às sugestões de prazos de guarda e destinação documental. O Sr. Daniel Monteiro informou ao Presidente da Comissão que, no âmbito do mesmo processo eletrônico (SEI nº 0032160/2024), também foi solicitado que os parceiros institucionais indicados fossem cadastrados como usuários internos do Sistema Eletrônico de Informações – SEI. Acrescentou que, muito provavelmente, essa demanda será formalizada por meio de processo administrativo eletrônico (PA SEI), a ser encaminhado à Secretaria-Geral deste Tribunal, com o objetivo de viabilizar a criação de uma unidade específica que permita a atuação conjunta desses parceiros nos processos relacionados ao atendimento às vítimas de crimes e atos infracionais. Reiterou que o pedido visa à inclusão de usuários internos no sistema, nos moldes do que já ocorre com a Central do Idoso, e mencionou a proposta de criação de uma unidade separada para tratar das atividades vinculadas ao plano de classificação. Na sequência, o Presidente da Comissão, Sr. Celso, questionou se os acessos seriam realizados por meio do número de CPF, como já ocorre com determinados usuários específicos. O Sr. Daniel Monteiro confirmou a informação de usuários específicos, sem a necessidade de utilização do CPF, e esclareceu que, na Central do Idoso, esse modelo já está implementado, sendo similar o que o CEAV está propondo adotar. A Sra. Gabriela Peñaloza questionou ao Presidente quanto à eficiência procedimental do pleito, ponderando se não seria mais adequado que esse último pedido da COAVIT tramitasse em autos apartados, considerando que o Processo SEI nº 0032160/2024 foi submetido à apreciação da Comissão especificamente para tratar da pauta em discussão. Em resposta, o Sr. Celso entendeu não haver impedimento para que, a partir da deliberação da Comissão nesta reunião, os autos fossem encaminhados à área de Tecnologia da Informação, com vistas à criação dos usuários solicitados, no âmbito do mesmo processo, sem a necessidade de abertura de novo expediente. Não houve objeção por parte dos presentes. Na sequência, o Sr. Daniel Monteiro solicitou autorização para conceder a palavra ao Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, a fim de que este pudesse se manifestar sobre a necessidade de criação de códigos de classificação, bem como sobre os prazos de guarda e a destinação documental. Com a palavra, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, saudou os presentes e apresentou a proposta de criação de códigos específicos de classificação documental para as atividades desenvolvidas pelo CEAV. Explicou que os prazos de guarda e a destinação final foram definidos com base em estudo técnico realizado em estreita correlação com a Tabela de Temporalidade de Documentos do Conselho Nacional de Justiça – CNJ. O Sr. Cristiano informou que foi sugerida a utilização da classe maior 8.16, da qual derivariam três subclasses específicas: 8.16.01, 8.16.02 e 8.16.03. Essas subclasses foram criadas e configuradas exclusivamente para contemplar as atividades do CEAV, assegurando a adequada classificação e gestão dos documentos produzidos no âmbito de sua atuação. O Coordenador da CODOC informou que o estudo desenvolvido por sua equipe teve como objetivo, por analogia, estabelecer prazos de guarda e destinação final compatíveis com os definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos do Conselho Nacional de Justiça – CNJ. Para facilitar o acompanhamento da explanação pelos membros da Comissão, foi compartilhada a tabela de prazos de guarda e destinação final constante no Despacho nº 4312516, inserido no Processo SEI nº 0032160/2024. O Sr. Cristiano esclareceu que para os processos administrativos referentes ao acolhimento e encaminhamento das vítimas, foram propostos os seguintes prazos: 2 (dois) anos de guarda na unidade produtora, 18 (dezoito) anos como prazo intermediário de guarda, e, destinação final, para eliminação. Para processos de acompanhamento e verificação de resultados, de natureza predominantemente administrativa, sugeriu-se: 2 (dois) anos na unidade produtora, 18 (dezoito) anos nas fases intermediária, e, destinação final para eliminação. Por fim, na consolidação de resultados foi proposto: 2 (dois) anos na unidade produtora, 8 (oito) anos como prazo intermediário de guarda, e, na fase de destinação final a eliminação. Como boa prática, o Sr. Cristiano manifestou o desejo de ouvir a opinião da unidade solicitante, representada pelo Sr. Júlio César, a fim de verificar se os prazos e a destinação sugeridos estão adequados à natureza e à relevância da documentação em questão. O Sr. Júlio César Rodrigues de Melo, Coordenador da COAVIT, cumprimentou os presentes e informou que já havia iniciado tratativas preliminares com um servidor da equipe da CODOC. Diante dos membros da CPAD-AM, manifestou sua concordância e validou os prazos de guarda e destinação final apresentados pelo Sr. Cristiano Menezes Alvares, destacando que tais prazos atendem plenamente às necessidades da unidade (CEAV), sem representar qualquer risco de perda de informação relevante. Em seguida, o Sr. Cristiano declarou que, sob a ótica da CODOC, a proposta referente aos prazos de guarda e à destinação final da documentação estava devidamente apresentada e consolidada. Diante disso, o Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, submeteu o tema à votação dos membros. Todos os membros presentes aprovaram, por unanimidade, a classificação proposta, incluindo a definição de classe e subclasses. Da mesma forma, também por unanimidade, os membros da CPAD-AM aprovaram o prazo de temporalidade apresentado. Dando seguimento à reunião, o Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, anunciou o primeiro item da pauta, que trata da desativação do sistema legado “Sistema de Documentos e Informações” (SISDOC) e da proposta de sua emulação em banco de dados Oracle, com acesso por meio da plataforma APEX, conforme consta no Processo SEI nº 0040460/2024. Em primeira mão, o Presidente compartilhou uma informação relevante com os presentes: comunicou que, no dia 13 de maio, o Tribunal foi notificado pela empresa InterSystems do Brasil sobre a descontinuação do banco de dados Caché, prevista para ocorrer a partir de 2027. Diante desse cenário, o Sr. Celso considerou oportuna a proposta de desativação do SISDOC, uma vez que será substituído por uma solução mais moderna, baseada em Oracle e APEX, garantindo continuidade e segurança no acesso às informações. Na sequência, passou a palavra ao Sr. Daniel Monteiro, que relembrou que esse processo decorre da Portaria Conjunta nº 121/2024, a qual estabelece diretrizes para a preservação digital de sistemas legados no âmbito do TJDFT. O Coordenador ressaltou, ainda, que tal portaria foi aprovada pela CPAD-AM no ano anterior, conforme registrado no Despacho nº 3881049, constante do Processo SEI nº 0000644/2020. O Sr. Daniel Monteiro, Coordenador da COSISP, ressaltou que o Processo SEI nº 0040460/2024, referente ao desligamento do SISDOC, marca o início da política de desativação de sistemas legados no âmbito deste Tribunal de Justiça. O Sr. Daniel esclareceu que a indicação de métodos pela COSISP não implica necessariamente em sua adoção imediata, pois a decisão final dependerá de uma análise de custo-benefício a ser realizada pela CODOC. Portanto, segundo o Coordenador em questão, após essa etapa, os autos retornarão à CODOC para que a unidade avalie a melhor alternativa de preservação, considerando critérios técnicos e operacionais. Encerrando sua exposição, o Sr. Daniel Monteiro passou a palavra ao Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, para que pudesse complementar as informações sobre o tema. O Sr. Cristiano validou integralmente as informações apresentadas pelo Coordenador da COSISP e acrescentou que a proposta visa garantir que os sistemas considerados obsoletos e passíveis de desligamento no âmbito do Tribunal passem por uma análise criteriosa, tanto pela área de Tecnologia da Informação quanto pela área de gestão documental. O Coordenador em questão destacou que, caso sejam identificados dados e metadados com impacto na gestão do acervo arquivístico vinculado ao sistema, a CODOC emitirá parecer técnico com recomendações específicas, de modo a assegurar que o tratamento documental não seja comprometido. Após essa análise, o assunto será encaminhado à CPAD-AM para ciência e deliberação. O Sr. Cristiano salientou, no entanto, que na ausência de produção e gestão de documentos com valor arquivístico, não será necessária a manifestação da Comissão. Assim, o Coordenador da CODOC enfatizou que nem todo sistema legado a ser desligado deverá, obrigatoriamente, ser submetido à apreciação da CPAD-AM. Apenas os sistemas que envolvam a gestão de acervos arquivísticos serão encaminhados à Comissão para análise e deliberação. Por fim, o Sr. Cristiano considerou que todas as informações apresentadas por ele, em conjunto com as explanações do Coordenador da COSISP, são suficientes para o pleno entendimento dos membros da Comissão, encerrando assim sua manifestação sobre o tema. Quanto ao caso específico do SISDOC, o Sr. Cristiano Menezes Alvares destacou tratar-se de uma situação emblemática, uma vez que a solução para o desligamento do sistema foi implementada antes mesmo de manifestação formal da CPAD-AM, em razão da urgência envolvida no contexto do Projeto de Convergência. Esse projeto tem como objetivo centralizar a utilização dos sistemas institucionais em duas bases de dados, visando à otimização dos custos de manutenção e à melhoria da performance. O Coordenador da CODOC ressaltou que o SISDOC é um sistema que já se encontrava sem manutenção há bastante tempo, embora ainda fosse amplamente utilizado no tratamento de acervos de processos judiciais em suporte físico (papel). Diante da necessidade de uma solução imediata, a situação exigiu uma resposta célere. Nesse contexto, o Sr. Cristiano informou que a COSISP atendeu prontamente ao pleito da CODOC, viabilizando a proposta de emulação do sistema em banco de dados Oracle com acesso via APEX, conforme já apresentado anteriormente. O Sr. Cristiano Menezes Alvares informou ainda que foi desenvolvido um conjunto de relatórios voltados às atividades de tratamento arquivístico, como parte da solução implementada para substituição do SISDOC. Essa solução foi construída na plataforma APEX, com a migração dos dados do banco Caché, da InterSystems, para um banco de dados Oracle. O Coordenador da CODOC destacou que a solução atualmente atende plenamente às demandas operacionais das unidades da CODOC e da COAMI, responsáveis pelos atendimentos relacionados ao desarquivamento do acervo documental. Segundo ele, trata-se de uma iniciativa que beneficia diretamente duas Coordenadorias vinculadas à Primeira Vice-Presidência, a qual já foi validada e encontra-se em pleno funcionamento há quase dois anos, demonstrando estabilidade e eficiência no suporte às atividades arquivísticas. Nesse contexto, considerando as características dos metadados envolvidos e a relevância do sistema, o Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador da CODOC, considerou oportuno registrar o caso junto à CPAD-AM, inaugurando, assim, o procedimento previsto na Portaria Conjunta nº 121/2024, que estabelece diretrizes para a preservação digital de sistemas no âmbito do Tribunal. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, Presidente da Comissão, agradeceu ao Coordenador da CODOC pelos esclarecimentos prestados e destacou a importância do tema abordado. Ressaltou, ainda, a necessidade de se manter um controle rigoroso sobre os bens intangíveis da instituição, o que inclui a classificação e o acompanhamento de todos os softwares desenvolvidos internamente ou adquiridos pelo Tribunal, observando-se, inclusive, os mecanismos de controle interno e gestão patrimonial desses ativos digitais. O Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto validou as informações apresentadas pelo Sr. Cristiano Menezes Alvares sobre o projeto de convergência tecnológica e destacou que o TJDFT arca com custos elevados na manutenção de múltiplos bancos de dados. O Presidente da Comissão frisou que o banco de dados Caché, utilizado por diversos sistemas do Tribunal, está em processo de descontinuação, conforme comunicado oficial da própria empresa InterSystems do Brasil. Segundo o Presidente da Comissão, o Caché atualmente sustenta sistemas críticos nas áreas de gestão documental, gestão de pessoas e gestão contratual do TJDFT. Diante desse cenário, o Sr. Celso enfatizou a importância de se promover a convergência tecnológica também em outras áreas da instituição, de modo a concentrar a manutenção em plataformas mais modernas e sustentáveis, como o Oracle e o PostgreSQL, que já suportam sistemas estratégicos como o PJe e outras soluções institucionais. O Sr. Luiz Fernando, Secretário de Tecnologia da Informação – SETI, solicitou a palavra. Manifestou-se favoravelmente à proposta apresentada, parabenizando as equipes da CODOC e da COSISP pela elaboração do fluxo de trabalho. Em seguida, compartilhou para conhecimento de todos os presentes o link https://app.powerbi.com/view?r=eyJrIjoiZTk5ZDRhZjMtNjFkNi00NzYwLWIyYjYtMzgxZDZlMjIxZTYwIiwidCI6ImRjNDIwMDkyLTIyNDctNDMzMC04ZjE1LWY5ZDEzZWViZWRhNCJ9&pageName=ReportSectionc1fff020a73d75e08356, por meio do qual apresentou, de forma sintetizada, os Painéis de Gestão de TI desenvolvidos pela SETI. O Sr. Luiz Fernando fez breves considerações sobre o painel de controle do Programa de Convergência, destacando sua importância para o acompanhamento estratégico da migração dos sistemas. Informou, ainda, que, no âmbito administrativo, 42% dos sistemas já foram migrados, o que representa um avanço significativo, especialmente diante da notícia inesperada sobre a descontinuação do banco de dados Caché. Ressaltou que, apesar da surpresa, os trabalhos seguem em ritmo constante de evolução. Em seguida, o Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, submeteu o tema à votação dos membros. Todos os membros presentes, por unanimidade, aprovaram a desativação do sistema legado "Sistema de Documentos e Informações" (SISDOC) e a proposta de sua emulação em banco de dados Oracle com acesso via APEX, sem afastar a possibilidade de utilização do PostgreSQL, visto se tratar de um SGBD de código aberto, com uma comunidade ativa, ampla flexibilidade e potencial para redução de custos operacionais. O Presidente da Comissão, anunciou o item três da pauta, que traz como tema a deliberação da análise dos prazos de temporalidade dos novos tipos processuais criados para a Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção (CDJA), cujos códigos de classificação correspondem a 08.15.02 e 08.15.03, no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante - PCTT-AD, objeto do Processo SEI nº 0018672/2022. O Presidente da Comissão concedeu a palavra à Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária da SGIC, que informou aos presentes que os códigos de classificação mencionados já haviam sido deliberados pela Comissão em reunião anterior, realizada em 26 de outubro de 2023, conforme registrado no segundo item da Ata ID 3823755, constante do Processo SEI nº 0016438/2023. Esclareceu, ainda, que nesta reunião caberá à Comissão deliberar especificamente sobre os prazos de temporalidade. A Sra. Gabriela destacou que os prazos propostos são de guarda permanente e solicitou ao Coordenador da CODOC, Sr. Cristiano Menezes Alvares, o compartilhamento da tabela correspondente (ID 4312275), bem como os devidos esclarecimentos quanto aos prazos de guarda na unidade produtora e os prazos de eliminação. O Sr. Cristiano confirmou as informações prestadas pela Secretária da SGIC e reiterou que a deliberação sobre os prazos de guarda permaneceu pendente, cabendo à CPAD-AM sua apreciação nesta reunião. O Sr. Cristiano Menezes Alvares explicou que os prazos propostos são relativamente curtos — 2 (dois) anos na fase corrente e 5 (cinco) anos na fase intermediária —, mas reforçou que todos os documentos em questão possuem guarda permanente, em razão de seu valor arquivístico e histórico. Acrescentou que, dada a relevância do tema, esses documentos também se relacionam com informações referentes aos processos de adoção existentes no TJDFT, podendo servir como importante subsídio para demandas futuras no âmbito da adoção distrital. Diante disso, o Coordenador da CODOC dirigiu-se à convidada presente da Comissão Distrital Judiciária de Adoção – CDJA, convidando-a, caso desejasse, a prestar esclarecimentos adicionais aos membros da Comissão. Por cortesia, a Sra. Gabriela Peñaloza tomou a palavra para apresentar formalmente a Sra. Naisa Carla Martins Santos, representante da Secretaria da CDJA, aos participantes da reunião. A Sra. Naisa Carla iniciou sua fala cumprimentando a todos e informando que a CDJA atua com adoção internacional, sendo responsável pela condução dos processos de adoção entre crianças e famílias estrangeiras. Destacou, ainda, o crescimento da demanda relacionada à busca pelas origens, especialmente por parte de pessoas adultas que foram adotadas na infância e que, atualmente, solicitam acesso aos seus processos de adoção. Nesse contexto, a CDJA identificou que, além dos processos de adoção propriamente ditos, é necessário que os interessados também tenham acesso a processos correlatos, oriundos da própria Vara da Infância, os quais contêm registros importantes sobre o período de acolhimento institucional e informações relativas à família biológica do adotado. Diante disso, a CDJA propôs que esses processos correlatos sejam submetidos ao mesmo prazo de guarda e destinação previsto para os processos de adoção. Ademais, a Sra. Naisa Carla manifestou concordância com o prazo estabelecido na tabela (ID 4312275), apresentada pela CODOC, considerando que a adoção nacional possui caráter de guarda permanente. Por analogia, entende-se que a guarda permanente dos processos de adoção internacional e dos documentos correlatos, no âmbito deste Tribunal, é adequada para atender às demandas dos requerentes interessados na consulta a esses registros. Em seguida, fazendo uso da palavra, o Sr. Cristiano informou ao Presidente que essas eram as informações a serem apresentadas aos membros da Comissão referentes ao terceiro item da pauta. Na sequência, o Sr. Celso, Presidente da Comissão, consultou os presentes quanto à concordância com a proposta de novos prazos de temporalidade para os tipos processuais vinculados à CDJA. Diante do exposto, todos os membros presentes da Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - Área Meio - CPAD-AM aprovaram, por unanimidade, os prazos de temporalidade dos novos tipos processuais criados para a Secretaria da Comissão Distrital Judiciária de Adoção - CDJA, cujos códigos de classificação são: 08.15.02 (Acompanhamento Pós-adotivo) e 08.15.03 (Busca às origens). Esses códigos passam a integrar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante - PCTT-AD. O Presidente da Comissão dirigiu-se à Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária da SGIC, solicitando a apresentação do próximo item da pauta. A Sra. Gabriela, então, anunciou o item quatro, que trata da análise e deliberação sobre a versão atualizada do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante - PCTT-AD, bem como de sua versão reduzida. Ela explicou que a versão reduzida foi elaborada com o objetivo de apresentar, de forma mais prática e acessível, as informações essenciais de classificação e temporalidade documental. De acordo com a Secretária da SGIC, essa simplificação visa facilitar a aplicação do PCTT-AD nos sistemas informatizados, permitindo a automação de processos relacionados à gestão documental de maneira mais eficiente, além de contribuir para a redução de erros e inconsistências na classificação dos documentos. O assunto é objeto do Processo SEI nº 0010663/2024. Na sequência, o Presidente concedeu a palavra ao Coordenador da COSISP, Sr. Daniel Monteiro, para prestar esclarecimentos sobre o tema em pauta. Para contextualizar, o Sr. Daniel destacou que todos os usuários do Sistema SEI/TJDFT têm ciência de que, historicamente, o SEI não dispunha de uma funcionalidade efetiva de gestão documental com classificação e destinação de documentos. Segundo ele, até então, o sistema apresentava apenas uma configuração básica no ambiente, sem aplicação prática consolidada nesse aspecto. Contudo, em abril de 2024, foi implantada a versão 4.1 do SEI, que passou a contar com o plug-in do módulo de arquivamento desenvolvido pelo TRF da 4ª Região. Apesar da introdução desse novo módulo no início de 2024, o Sr. Daniel ressaltou que a própria SGIC já realizava a gestão documental de todos os processos SEI no âmbito do TJDFT, por meio de um sistema desenvolvido internamente pela COSISP, utilizando a plataforma APEX. Em seguida, o Sr. Daniel Monteiro informou que, atualmente, existem aproximadamente 240 mil processos no âmbito do TJDFT, sendo que mais de 80% deles já estão classificados no sistema interno desenvolvido pela COSISP, por meio da plataforma APEX. Esse sistema tem sido fundamental para auxiliar na reclassificação e identificação dos processos. Contudo, com a implantação do módulo de arquivamento do SEI na versão 4.1, a SGIC e a CODOC instituíram um Grupo de Trabalho (GT) com o objetivo de avaliar a possibilidade de aproveitamento das classificações já existentes no novo módulo. Conforme relatado pelo Coordenador da COSISP, esse GT concluiu suas atividades no final de abril de 2025, tendo encaminhado à Primeira Vice-Presidência o Relatório Final sobre o Estudo da Gestão Documental no SEI/TJDFT (ID 4275933, Processo SEI nº 0010663/2024). Entre as ações destacadas no relatório, o Sr. Daniel ressaltou a necessidade de criação de uma tabela específica para os sistemas informatizados. Em seguida, compartilhou com os participantes da reunião a tabela do PCTT-AD/TJDFT, elaborada para auxiliar na compreensão do tema. Segundo ele, essa tabela contempla a tipologia de processos analógicos, sendo que há diversos documentos avulsos físicos no arquivo do TJDFT que ainda precisam ser analisados para definição de prazos de guarda e destinação final. Por outro lado, o Coordenador observou que diversos sistemas administrativos atualmente em uso no SEI/TJDFT não estão contemplados na referida tabela. Atualmente, o sistema possui 1.406 tipos documentais, e, conforme destacou, esse número cresce continuamente. O Coordenador em questão alegou que nem todos esses tipos estão incluídos na tabela, o que torna a gestão individualizada de cada ato documental uma tarefa extremamente complexa e, na prática, inviável. Por fim, o Sr. Daniel Monteiro foi enfático ao afirmar que, tanto no SEI quanto no SIPADWEB, a atuação da COSISP ocorre de forma “em processo”, ou seja, em constante desenvolvimento e adaptação às demandas da gestão documental. Nesse contexto, conforme informado pelo Sr. Daniel Monteiro, o Grupo de Trabalho (GT) recomendou aos membros da CPAD-AM que não se extinga a tabela completa, atualmente em uso, mas que se proponha a criação de uma tabela específica voltada à aplicação nos sistemas administrativos do SEI. O Coordenador esclareceu que, nessa tabela específica, os sistemas administrativos seriam representados por uma tipologia única denominada “Processos Administrativos”, cuja temporalidade e destinação seriam definidas com base no maior prazo de guarda entre os instrumentos equivalentes das demais tabelas. Para exemplificar, o Sr. Daniel citou a elaboração de “Atos Normativos”, nos quais tanto leis quanto decretos possuem prazos distintos de guarda na unidade de produção. Nesses casos, o prazo mais longo seria adotado como referência para os sistemas. Assim, a proposta do GT consiste na utilização de uma tabela reduzida para aplicação nos sistemas administrativos, a ser publicada com as características apresentadas pelo Coordenador da COSISP. Complementando as informações, o Sr. Cristiano, Coordenador da CODOC, esclareceu que, nos sistemas administrativos utilizados pelo TJDFT, a menor unidade documental considerada para fins de classificação é o “processo administrativo”, diferentemente do acervo físico, onde é necessário descer ao nível da tipologia documental. Por esse motivo, segundo ele, não se justifica a aplicação da tabela detalhada no ambiente do SEI. O Coordenador da CODOC destacou que a tabela detalhada deve ser utilizada para o tratamento arquivístico do acervo físico. Já para a gestão cotidiana de documentos digitais no SEI, recomenda-se o uso de uma versão compacta da tabela, sempre observando os maiores prazos de guarda previstos. Por fim, o Sr. Cristiano reforçou que, nos casos em que a destinação final for de guarda permanente, essa deverá prevalecer sobre a eliminação. O Sr. Luiz Fernando, Secretário de Tecnologia da Informação (SETI), pediu a palavra, levantou uma questão e apresentou uma sugestão. Inicialmente, o Secretário da SETI observou que a adoção da tabela específica para os documentos digitais do SEI, com prazos de guarda nivelados “por cima”, ou seja, considerando os prazos mais longos entre os previstos, trará maior segurança à gestão documental, justamente por contemplar períodos mais amplos de conservação. No entanto, o Sr. Luiz Fernando levantou um questionamento quanto à existência de documentos cujo tempo de guarda seja significativamente superior à média. Como exemplo, mencionou a possibilidade de haver documentos que exijam conservação por 50 ou até 100 anos, e indagou se tais casos estariam devidamente contemplados na proposta apresentada. Ele observou que tal situação poderia acarretar um consumo excessivo de espaço de armazenamento e de recursos para manutenção, sem que houvesse, necessariamente, uma justificativa prática. Caso realmente haja documentos com prazos de guarda superiores a 50 anos, o Sr. Luiz Fernando sugeriu a criação de escalas. Segundo o Secretário da SETI, talvez fosse interessante verificar se a maioria dos documentos possui prazo de guarda de até 10 anos e, a partir disso, aplicar um critério de Pareto, de modo que os documentos com prazos de 50 ou 100 anos possam ser classificados de forma distinta. Dessa maneira, o Secretário em questão entende que haverá uma separação para otimizar o consumo de armazenamento. Em atenção às colocações do Sr. Luiz Fernando, o Coordenador da CODOC retomou a palavra e apresentou sua resposta esclarecendo que há documentos de caráter pessoal, bem como relacionados à saúde do servidor, que possuem prazos de guarda mais extensos e que, por sua natureza, não serão tratados de forma genérica. Segundo o Coordenador da CODOC, trata-se de sistemas especializados, como o Sistema de Recursos Humanos (RH), nos quais os metadados e dados relacionados à documentação de pessoal — equivalente ao antigo dossiê funcional — deverão ser preservados por um período de 95 (noventa e cinco) anos. O Coordenador em questão salientou que vai dar o tratamento similar, porém específico ao caso concreto. Logo, o Sr. Cristiano destacou que o fato de um processo ser da área de RH não significa que obterá o maior prazo. Os assuntos são bem delimitados na tabela deste Tribunal. Segundo o supramencionado Coordenador, essa tabela é bem detalhada e, apesar de já carecer de atualização, a tabela permite que se faça diferenciação de prazos e de guarda sem que haja um impacto muito grande no armazenamento, tanto dos dados quanto dos metadados, para que não ocorra o sobrecarregamento dos sistemas. No mais, o Sr. Cristiano ressaltou que toda essa dinâmica será observada e, havendo necessidade, a CODOC apresentará uma nova proposta. O Sr. Daniel Monteiro, Coordenador da COSISP, aproveitou a oportunidade para explicar ao Sr. Luiz Fernando, Secretário da SETI, de forma mais técnica, que tentar mapear e classificar todos os tipos documentais dentro do Sistema SEI acarretaria uma complexidade significativa para o desenvolvimento do sistema como um todo — incluindo os sistemas internos de Recursos Humanos, contratação e contratos. Além disso, o Sr. Daniel Monteiro destacou que o SEI é um sistema institucional, desenvolvido pela área de TI do TRF da 4ª Região, e que o módulo atual de gestão documental já contempla a funcionalidade de eliminação no nível de processo. Dessa forma, o Coordenador da COSISP concluiu que, no caso do Sistema SEI, apresentam-se duas possibilidades: a eliminação integral dos documentos ou a manutenção permanente dos autos do processo eletrônico. O Sr. Luiz Fernando concordou com a explanação técnica do Coordenador da COSISP, visto reconhecer que é inviável pinçar cada documento dentro de um PA SEI. Todavia, o Sr. Luiz Fernando considerou relevante registrar os motivos pelos quais determinados processos permanecem armazenados por até 50 anos, reconhecendo que é apenas uma questão de tempo até que surjam novas soluções capazes de otimizar a gestão documental e reduzir custos. Ele mencionou, inclusive, a possibilidade de utilização de Inteligência Artificial (IA), no futuro, para realizar esse tipo de análise de forma individualizada, documento por documento. Na sequência, o Sr. Luiz Fernando reconheceu que a solução apresentada está bem estruturada. Por conseguinte, o Sr. Daniel Monteiro esclareceu que o objetivo é transferir todo esse acervo para um repositório digital nos moldes do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). Ou seja, explicou que os documentos com guarda permanente serão armazenados nesse repositório, assim como os documentos com guarda intermediária, mas com prazos de retenção muito longos, também serão transferidos para o RDC-Arq. Portanto, conforme a explanação do Coordenador da COSISP, tanto os documentos de guarda permanente quanto aqueles com guarda intermediária e prazos de retenção prolongados serão armazenados no RDC-Arq. Diante dessa colocação, o Sr. Luiz Fernando ressaltou que sua principal preocupação não está relacionada ao custo do armazenamento, uma vez que os preços vêm diminuindo no mercado. Sua preocupação central refere-se ao armazenamento de registros diretamente no sistema operacional, considerando que o acúmulo progressivo desses dados pode, com o tempo, sobrecarregar o sistema. Por conseguinte, manifestou sua satisfação ao saber que haverá a transferência dos dados, por meio de barramento, para um repositório digital. Retomando a palavra, o Sr. Cristiano, com o objetivo de transmitir tranquilidade aos presentes e encerrar o tema em debate, ressaltou que o foco da CODOC é eliminar tudo o que não necessita ser mantido, mantendo assim as bases de dados o mais enxutas possível. Destacou ainda que o escopo da gestão documental, no âmbito do TJDFT, é preservar apenas os dados essenciais, preferencialmente em ambiente de Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), de modo a desonerar os sistemas que demandam maior performance. O Presidente da Comissão, Sr. Celso de Oliveira e Sousa Neto, parabenizou, na pessoa do Sr. Daniel Monteiro, Coordenador da COSISP, o desempenho do Grupo de Trabalho, em razão da apresentação do relatório final (ID 4275933, PA SEI 0010663/2024), que, segundo ele, demonstrou ser bastante complexo. O Sr. Celso destacou que, em 2016, quando o SEI foi implantado no TJDFT, não havia qualquer funcionalidade voltada à gestão documental, o que evidencia que o sistema, embora institucional, encontra-se em constante evolução. O Presidente ressaltou ainda o trabalho minucioso das equipes envolvidas na gestão documental, que atuam nos bastidores do SEI gerenciando todo o acervo digital — atualizando tabelas, classificando documentos, deferindo acessos aos interessados e verificando a destinação final dos processos. O Sr. Celso agradeceu a todos pela participação e destacou a relevante contribuição do Sr. Luiz Fernando quanto à importância da otimização dos custos operacionais relacionados ao armazenamento de documentos digitais. Ressaltou, ainda, que é fundamental manter a organização dos dados, dos processos e dos documentos, de modo a garantir maior eficiência e controle. Ao final, submeteu o tema à apreciação dos presentes, colocando-o em votação. Todos os membros presentes da CPAD-AM aprovaram, por unanimidade, a deliberação referente à versão atualizada do PCTT-AD, bem como à sua versão reduzida. Esta última contempla as informações essenciais de classificação e temporalidade, apresentadas em um formato mais prático e de fácil aplicação, com o objetivo de permitir a automação dos processos relacionados à gestão documental nos sistemas institucionais, promovendo maior eficiência e reduzindo erros e inconsistências na classificação dos documentos. Antes de encerrar a reunião, o Presidente concedeu a palavra à Sra. Gabriela Peñaloza, Secretária da SGIC, que aproveitou a oportunidade para registrar em ata os seguintes pontos: (i) A presença do atual Coordenador de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística – COAMI, Sr. Antonio Luis Rodrigues Alves, cuja participação foi devidamente destacada; (ii) O trabalho dedicado da servidora Laila Silva da Fonseca, atualmente Gestora Substituta do Posto de Serviço de Revisão de Classificação e Indexação e de Controle de Processos Administrativos – PS-PRC, que vem atuando com minuciosidade na atualização das informações constantes nas tabelas, o que, em sua avaliação, tem contribuído significativamente para a eficiência dos trabalhos da SGIC e das Coordenadorias da Primeira Vice-Presidência; (iii) A participação do Sr. Cristiano Menezes Alvares, Coordenador de Tratamento e Destinação Documental – CODOC, na 5ª Edição do Encontro Nacional de Memória do Poder Judiciário – ENAM, realizada entre os dias 6 e 9 de maio de 2025, no estado de Goiás. De acordo com a Secretária da SGIC, na ocasião, o Coordenador apresentou uma exposição sobre o RDC-Arq, cuja contribuição foi considerada de grande relevância, conferindo destaque à participação do TJDFT no evento. Por fim, o Sr. Celso, Presidente desta CPAD-AM, fez questão de ressaltar aos presentes a complexidade do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), expressando, mais uma vez, seu agradecimento à equipe responsável pela sustentação do sistema no âmbito deste Tribunal, reconhecendo o cuidado e a dedicação com que o trabalho vem sendo conduzido. Cumpre ainda registrar que, logo após a conclusão da votação do segundo item da pauta — tema de interesse da CEAV, unidade vinculada à Coordenadoria de Apoio às Vítimas (COAVIT) —, o convidado Júlio César Rodrigues de Melo, Coordenador Titular da COAVIT, agradeceu a oportunidade de participar da reunião e, com a devida autorização do Presidente da Comissão, retirou-se do ambiente virtual. Registra-se a ausência dos membros titulares que não participaram desta reunião: Alexandre Correia de Aquino, Secretário-Geral da Corregedoria – SGC, Carmen Cecilia da Fonseca Lemes Ferreira, Secretária de Gestão de Pessoas – SEGP, Cleton Cardoso, Coordenador de Publicação e Protocolo Administrativo – COPAD e Guilherme Guth de Paiva, servidor membro, bacharel em história, lotado no Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional – NUAMI. O Sr. Sandro Borges Dias, Coordenador Substituto da Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo – COPAD, membro suplente, permaneceu nesta reunião em substituição ao Sr. Cleton Cardoso. Nada mais havendo a registrar, o Presidente encerrou a reunião online, da qual eu, Beatriz Chaves Lassance, servidora lotada na Secretaria da Gestão da Informação e do Conhecimento – SGIC, lavrei a presente ata, que, por ser expressão da verdade, segue assinada pelos participantes.
 

Membros titulares da CPAD-AM:

Celso de Oliveira e Sousa Neto - SEG

Gabriela de Angelis de Souza Peñaloza Mendes – SGIC

Tomaz de Aquino Vasco da Silva, Secretário de Saúde - SESA

Luiz Fernando Sirotheau Serique Junior – SETI

Cid Moreira - SEOF

Isabella de Sousa Brito – SEMA

Elenara Oliveira de Souza - SEAJ

Emilia Maria Alves da Nobrega - SEAB

Marília Barbosa de Barcelos - SEOVG

Antonio Luis Rodrigues Alves - COAMI

Cristiano Menezes Alvares – CODOC

Daniel Rodrigues Monteiro - COSISP

Membros suplentes da CPAD-AM:

Danielle Mendes Barreto Marques – SGIC

Marcos Antônio de Sales Biasoli - CODOC

Sandro Borges Dias – COPAD

Convidados:

Beatriz Chaves Lassance - SGIC

Christiane Riley Dias de Aquino - NUTID

Júlio César Rodrigues de Melo - COAVIT

Naisa Carla Martins Santos – CDJA

Roberta Lustosa Pinheiro Duailibe - NUTID

 

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 31/07/2025, EDIÇÃO N. 140, FLS. 6-10. DATA DE PUBLICAÇÃO: 01/08/2025