Portaria GPR 76 de 24/01/2012
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência
PORTARIA GPR 76 DE 24 DE JANEIRO DE 2012
Atualiza procedimentos relativos à Metodologia de Gerenciamento de Projetos no TJDFT, bem como altera a respectiva sigla.
Revogada pela Portaria GPR 621 de 07/05/2014
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1º Atualizar a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do TJDFT: MgpTJ, instituída pela Portaria GPR 183 de 16 de março de 2006.
Parágrafo único. A Metodologia de Gerenciamento de Projetos do TJDFT passa a ter a sigla MGP.
Art. 2º A MGP do TJDFT respeitará as premissas de integração, comunicação e colaboração entre os envolvidos nos projetos institucionais, bem como atenderá aos princípios norteadores da gestão de projetos.
Art. 3º Os conceitos, práticas, artefatos e ferramentas necessárias ao gerenciamento de projetos no TJDFT estão previstos na MGP, que será disponibilizada na intranet para consulta dos envolvidos nos projetos institucionais e setoriais.
Art. 4º A MGP será revisada, anualmente, pela unidade de projetos da Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica - SEPG, observando-se a evolução da prática do gerenciamento dos projetos e os fatores externos ao Tribunal.
Art. 5º Os gestores, os coordenadores e os gerentes de projetos setoriais poderão propor à SEPG a adequação da MGP às especificidades e ao perfil operacional de cada área, observadas as premissas e princípios norteadores constantes do artigo 2º.
Art. 6º A MGP aplica-se aos projetos institucionais originados do Planejamento Estratégico do TJDFT e constantes do Plano de Gestão do Biênio - PLABI bem como aos projetos setoriais a ele vinculados.
Art. 7º Cabe aos gestores de projetos:
I - indicar, em até três dias após solicitado pela SEPG, um coordenador e o respectivo substituto para cada projeto institucional;
II - responsabilizar-se pelos dados encaminhados à SEPG;
III - solicitar aos setores competentes as informações necessárias à execução das atividades de planejamento, execução e término dos projetos institucionais;
IV - participar dos eventos de capacitação promovidos pela SEPG.
Art. 8º Cabe aos coordenadores de projetos e respectivos substitutos:
I - responsabilizar-se pelos dados encaminhados à SEPG;
II - solicitar aos setores competentes as informações necessárias à execução das atividades de planejamento, execução e término dos projetos institucionais;
III - Informar à SEPG, com antecedência de três dias, os afastamentos que o impeçam de exercer as atividades vinculadas aos projetos.
IV - participar dos eventos de capacitação promovidos pela SEPG;
Parágrafo único. Os coordenadores de projeto e os respectivos substitutos poderão coordenar até dois projetos institucionais.
Art. 9º A SEPG promoverá o alinhamento entre as unidades gestoras do Tribunal, a fim de garantir os recursos necessários à execução dos projetos institucionais contemplados para o biênio e constantes do termo de abertura de cada projeto, observadas as seguintes diretrizes:
I - ao órgão de orçamento e finanças caberá a confirmação da reserva dos recursos estimados para a execução integral da cada projeto institucional;
II - à área de gestão de pessoas caberá a confirmação dos quantitativos de recursos humanos necessários à consecução dos projetos institucionais;
III - à área de tecnologia da informação caberá reservar as horas técnicas correspondentes à demanda de desenvolvimento de software, ajustar e preparar a infraestrutura, bem como disponibilizar equipamentos conforme a demanda de cada projeto institucional;
IV - à área de logística caberá priorizar o agendamento das licitações e prever a disponibilização tempestiva dos objetos e materiais demandados pelos projetos institucionais;
§ 1º Todas as áreas deverão apresentar cronograma validado pelo gestor do projeto institucional, em que constará data prevista da disponibilização do respectivo recurso ou de suas parcelas ao longo da execução do projeto.
§ 2º A SEPG divulgará, em até sete dias após a indicação prevista no inciso I do art. 7º, cronograma de capacitação dos coordenadores e substitutos de projetos institucionais para aplicar a MGP;
§ 3º A documentação relativa ao planejamento do projeto deverá ser remetida à SEPG em até 10 (dez) dias após a capacitação para aplicar a MGP;
§ 4º A SEPG analisará a documentação e emitirá parecer indicando a necessidade de correção ou complementação das informações bem como o prazo para reenvio da documentação corrigida.
Art. 10. A oficialização do projeto se dará mediante a assinatura do Termo de Abertura do Projeto, confeccionado pela SEPG e assinado pelo gestor e pelo respectivo coordenador.
§ 1º A oficialização ficará sobrestada caso haja pendências na documentação.
§ 2º Após o início da execução do projeto, se houver necessidade de alteração em qualquer documento oficial que implique revisão de recursos humanos, orçamentários, materiais ou da data prevista para finalização de alguma fase ou para o término do projeto, essa alteração deverá ser justificada e encaminhada à SEPG no procedimento administrativo correspondente ao projeto institucional.
§ 3º Os ajustes que não incidam sobre os itens mencionados no § 2º poderão ser solicitados por meio eletrônico no site do projeto ou por e-mail;
§ 4º De acordo com a complexidade, a solicitação de apoio para mudança ou intervenção no projeto será encaminhada para apreciação do Presidente do Tribunal, por meio de parecer da SEPG.
§ 5º A SEPG cadastrará o projeto institucional no sistema de gestão de projetos, bem como instaurará procedimento administrativo específico, o qual conterá toda a documentação relativa às fases de planejamento, execução e acompanhamento do projeto institucional.
Art. 11. Fica estabelecido o último dia do mês corrente como prazo máximo para que o coordenador cadastre, no site do projeto sob sua responsabilidade, o Relatório de Acompanhamento Mensal - RAC.
§ 1º As informações sobre a situação do projeto poderão ser solicitadas a qualquer tempo pela SEPG, estabelecido o prazo de até o próximo dia útil após a solicitação para o envio delas.
§ 2º Os gestores e os coordenadores poderão, a qualquer tempo, solicitar apoio para adequação ou intervenção nos respectivos projetos.
§ 3º A SEPG, nos termos da MGP, orientará os coordenadores e disponibilizará o ambiente eletrônico para envio das informações sobre a situação do projeto; se houver indisponibilidade do sistema, as informações poderão ser enviadas por e-mail ou memorando.
Art. 12. A SEPG instaurará procedimento administrativo específico para cada projeto institucional, observados os seguintes casos:
I - as solicitações de produtos e serviços vinculados aos projetos institucionais serão realizadas em PA distinto, que será instaurado pela unidade gestora do projeto;
II - o coordenador de projeto deverá informar a abertura de PAs vinculados ao projeto institucional;
III - após análise da SEPG, os PAs vinculados a projeto institucional receberão o selo de Projeto Institucional Estratégico e terão prioridade na tramitação;
IV - a SEPG encaminhará mensalmente à Secretaria de Orçamento e Finanças - SEOF a relação atualizada de procedimentos administrativos vinculados a projetos institucionais;
V - a SEOF encaminhará mensalmente à SEPG o orçamento disponível para cada projeto institucional bem como os pré-empenhos, as notas de empenho e as ordens bancárias a ele vinculados.
§1º A SEPG providenciará a consolidação do Relatório Consolidado Mensal - RCM, do qual constarão as informações referentes aos projetos institucionais, bem como a publicação dele na internet e na intranet.
§2º A SEPG providenciará a consolidação do Relatório Analítico do Portfólio - RAP, com as informações referentes aos projetos institucionais, bem como a respectiva publicação bimensal na internet e na intranet.
§3º Sempre que necessário, a SEPG convocará gestores e coordenadores para reuniões e promoverá visitas técnicas para verificar os produtos vinculados a projetos.
Art. 13. A SEPG encaminhará à Presidência, mensalmente, relatório sobre a execução de cada projeto institucional.
Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios