Portaria Conjunta 43 de 28/05/2021

Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios

PORTARIA CONJUNTA 43 DE 28 DE MAIO DE 2021

Institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - Área Meio - CPAD-AM.

Alterada pela Portaria Conjunta 118 de 14/08/2024

Alterada pela Portaria Conjunta 64 de 24/05/2024

Alterada pela Portaria Conjunta 86 de 07/07/2023

O PRESIDENTE, A PRIMEIRA VICE-PRESIDENTE E A SEGUNDA VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS E A CORREGEDORA DA JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, em virtude de suas atribuições legais e regimentais; em conformidade com a Resolução 324, de 30 de junho de 2020, e com a Recomendação 37, de 15 de agosto de 2011, ambas do Conselho Nacional de Justiça - CNJ; com a Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e em vista da Política de Gestão Documental e do Plano de Gestão das Informações Arquivísticas do Tribunal, bem como do contido no Processo SEI 0006628/2021,

RESOLVEM:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - Área Meio - CPAD-AM.

Art. 2º Compete à CPAD-AM:

I - propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II - propor alterações nos prazos de guarda e na destinação final dos conjuntos documentais prescritos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante - PCTT-AD, observado o disposto no art. 22, § 1º, da Resolução 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, e encaminhá-las ao CNJ;

III - promover a majoração do prazo de guarda ou a guarda permanente de documentos, mediante justificativa, depois de vencido o respectivo prazo;

IV - orientar e zelar pela implementação de estratégias de manutenção de cadeia de custódia ininterrupta e preservação de documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro, desde sua produção e durante o período de guarda definitiva;

V - orientar e zelar pela adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos - MoReq-Jus por ocasião de aquisição ou desenvolvimento de sistema informatizado;

VI - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

VII - reconhecer, de ofício ou com base em requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário, documentos e processos administrativos de valor secundário, em sua esfera de atuação;

VIII - zelar pela aplicação dos instrumentos de gestão de documentos por todas as unidades do TJDFT;

IX - zelar pela aplicação da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no que se refere ao acesso público e irrestrito ao acervo de guarda permanente;

X - zelar pela aplicação da política de gestão documental, em especial no que se refere à avaliação e destinação final de documentos;

XI - aprovar a mudança do suporte e a forma de registro da informação, do papel para meios informatizados e/ou micrográficos;

XII - realizar estudos sobre questões relativas à gestão da memória e submetê-los à apreciação da Comissão Permanente de Gestão da Memória do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios - CPGM, bem como encaminhá-los ao Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname.

Art. 3º Ao presidente da CPAD-AM compete:

I - analisar a Listagem de Eliminação de Documentos do TJDFT e submetê-la à aprovação da autoridade competente;

II - aprovar a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos pela Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC no Diário de Justiça eletrônico - DJe, estabelecendo o prazo máximo de 45 dias para possíveis manifestações;

III - acompanhar os procedimentos necessários à efetiva eliminação dos documentos contemplados no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Parágrafo único. As competências meramente procedimentais podem ser realizadas pelo presidente da CPAD-AM, ad referendum da maioria dos membros da referida Comissão.

Art. 4º A CPAD-AM será indicada pelo desembargador Primeiro Vice-Presidente, em conformidade com o art. 12 da Resolução 324, de 2020, do CNJ, e composta, no mínimo, dos titulares das seguintes unidades:

I - Secretaria-Geral do TJDFT - SEG;

II - Secretaria Especial da Presidência - SEP; (Revogado pela Portaria Conjunta 64 de 24/05/2024)

III - Secretaria-Geral da Corregedoria - SGC;

IV - Secretaria de Gestão da Informação e do Conhecimento - SGIC;

V - Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI;

VI - Secretaria de Gestão de Pessoas - SEGP;

VII - Secretaria de Recursos Orçamentários e Financeiros - SEOF;

VIII - Secretaria de Contratações e Gestão de Materiais - SEMA;

IX - Secretaria de Atendimento ao Jurisdicionado - SEAJ;

X - Secretaria de Assistência e Benefícios - SEAB;

XI - Secretaria da Ouvidoria-Geral - SEOVG;

XII - Coordenadoria de Protocolo e Malote Administrativo - COPAM; (Alterada pela Portaria Conjunta 86 de 07/07/2023)

XIII - Coordenadoria de Atendimento e Transferência da Custódia Arquivística - COARQ; (Alterada pela Portaria Conjunta 86 de 07/07/2023)

XII - Coordenadoria de Publicação e Protocolo Administrativo - COPAD;

XIII - Coordenadoria de Custódia e Preservação da Memória Institucional - COAMI;

XIV - Coordenadoria de Tratamento e Destinação Documental - CODOC;

XV - Núcleo de Apoio à Preservação da Memória Institucional - NUAMI. (Alterada pela Portaria Conjunta 86 de 07/07/2023)

XV - Coordenadoria de Sistemas da Primeira Vice-Presidência - COSISP.

XVI - Secretaria de Saúde - SESA. (Incluído pela Portaria Conjunta 118 de 14/08/2024)

§1º A Comissão será presidida pelo Secretário-Geral do TJDFT.

§2º Os membros da Comissão referidos nos incisos I a XV deste artigo serão substituídos em suas ausências por seus substitutos legais ou por representantes formalmente indicados.

§3º A Comissão poderá convidar para participar dos trabalhos magistrados ou servidores das unidades organizacionais referidas nos documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação.

Art. 5º Em conformidade com o art. 12 da Resolução 324, de 2020, do CNJ, dentre os membros a serem indicados para compor a CPAD-AM devem constar:

I - um servidor graduado em curso superior de arquivologia;

II - um servidor graduado em curso superior de história; e

III - um servidor graduado em curso superior de direito.

Art. 6º A CPAD-AM reunir-se-á por convocação de seu presidente:

I - ordinariamente, a cada quatro meses, para deliberar sobre pauta previamente encaminhada aos demais membros;

II - extraordinariamente, para deliberar sobre matérias de relevância e urgência.

§ 1º As reuniões da Comissão serão realizadas com o comparecimento da maioria de seus membros.

§ 2º A Comissão deliberará pelo critério da maioria simples de seus membros, computando-se, inclusive, o voto do presidente, que, em caso de empate, decidirá.

§ 3º As reuniões da Comissão serão lavradas em ata registrada em processo administrativo eletrônico específico, com publicação no Diário de Justiça eletrônico - DJe e disponibilizada na página de publicações oficiais do TJDFT.

Art. 7º A SGIC será responsável por assessorar a CPAD-AM.

Art. 8º As demandas a serem apresentadas à CPAD-AM devem ser formalizadas em processo SEI.

Art. 9º Esta Portaria Conjunta entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10. Fica revogada a Portaria Conjunta 44 de 21 de junho de 2016.

Desembargador ROMEU GONZAGA NEIVA
Presidente

Desembargadora ANA MARIA DUARTE AMARANTE BRITO
Primeira Vice-Presidente

Desembargadora SANDRA DE SANTIS
Segunda Vice-Presidente

Desembargadora CARMELITA BRASIL
Corregedora da Justiça

ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 04/06/2021, EDIÇÃO N. 104, FLS. 11-13, DATA DE PUBLICAÇÃO: 07/06/2021