Portaria GPR 274 de 19/04/2006
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência
PORTARIA GPR 274 DE 19 DE ABRIL DE 2006
Revogada pela Portaria GPR 773 de 05/10/2007
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS, no uso de sua competência legal e,
CONSIDERANDO o disposto no artigo 4º da Resolução n. 02, de 17 de fevereiro de 2003 do Egrégio Pleno Administrativo desta Corte, que delega ao Excelentíssimo Desembargador Presidente competência para decidir, autorizar e aprovar eventuais alterações na Estrutura Organizacional da Secretaria do TJDFT;
CONSIDERANDO a necessidade de atualizar a estrutura da Ouvidoria-Geral, com vistas a aprimorar o atendimento prestado ao público interno e externo, de acordo com o estabelecido no PA 07.354/2005 que autorizou a implantação do PROMOUV Projeto de Modernização dos Serviços da Ouvidoria-Geral deste Tribunal,
RESOLVE:
Art. 1º Os artigos do Anexo A da Resolução n. 07, de 20 de novembro de 2003, a seguir mencionados, passam a vigorar com as seguintes alterações:
a) ``Art. 12. A Ouvidoria-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios OVG será dirigida por um Desembargador Ouvidor-Geral com as seguintes atribuições:
I. ouvir reclamos dos públicos (interno e externo) e promover meios de defesa dos direitos e interesses individuais e coletivos, no âmbito do Poder Judiciário do DF;
II. promover e facilitar a intercomunicação ágil e dinâmica entre o cidadão e a Justiça comum do Distrito Federal e Territórios;
III. defender internamente os direitos do cidadão, em particular dos jurisdicionados e usuários dos serviços da instituição;
IV. receber e impulsionar a investigação das queixas e denúncias de cidadãos comuns contra o mau atendimento, abusos e erros de seus membros e servidores e, restando as mesmas procedentes, propor as soluções e a eliminação das causas;
V. registrar e autuar administrativamente as ocorrências anônimas, após minuciosa análise, quando apresentarem conteúdo relevante e substancial;
VI. receber e encaminhar as manifestações dos servidores e magistrados da instituição, relativas ao aprimoramento dos serviços;
VII. analisar e tornar público os dados estatísticos das manifestações e respectivos encaminhamentos;
VIII. esclarecer dúvidas dos cidadãos acerca dos serviços prestados pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios;
IX. estabelecer os prazos de atendimento das informações e providências atribuídas às diversas unidades, levando em conta a complexidade de cada situação;
X. sugerir à Presidência e à Corregedoria do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios, para que avaliem a pertinência e a viabilidade de implementar políticas administrativas tendentes à melhoria e ao aprimoramento das atividades prestadas pelas mais diversas unidades da instituição, com base nas reclamações, denúncias e sugestões recebidas;
XI. indicar o servidor que exercerá a Coordenação da Ouvidoria;
XII. autorizar a lotação ou remoção dos servidores da Ouvidoria-Geral podendo delegar esta atribuição ao coordenador;
XIII. propor alterações necessárias ao Regulamento da Ouvidoria-Geral.
§ 1º A Ouvidoria-Geral - OVG tem a seguinte estrutura:
a) Coordenação da Ouvidoria-Geral - COVG;
b) Serviço de Teleinformação ao Cidadão SERTIN;
c) Serviço de Gestão da Informação SERGIN;
d) Serviço Central da Ouvidoria - SERCOU;
§ 2º Compete à Coordenação da Ouvidoria-Geral - COVG:
a) Organizar, coordenar e controlar o funcionamento administrativo da Ouvidoria-Geral do TJDFT;
b) Controlar e acompanhar as solicitações e o retorno de informações à Ouvidoria, comunicando ao Ouvidor o descumprimento dos prazos estipulados para atendimento;
c) Elaborar, mensalmente, relatórios com informações quantitativas e qualitativas, disponibilizando aos interessados, no mês subseqüente, a atuação da Ouvidoria, mediante gráficos e análise de dados estatísticos do tipo de intervenção ocorrida, unidades envolvidas e soluções adotadas;
d) Sugerir ações que visem ao aprimoramento e à racionalização dos procedimentos, além de interagir administrativamente com as demais unidades do Tribunal;
e) Realizar, inclusive em parceria com outros setores do Tribunal, eventos destinados ao esclarecimento dos direitos e deveres do cidadão jurisdicionado, incentivando a participação popular e promovendo, internamente, a cultura da instituição voltada para os interesses e as necessidades dos cidadãos e usuários;
f) Manter e garantir, conforme o caso, o sigilo da fonte das denúncias, queixas e sugestões e demais ocorrências registradas na Ouvidoria;
g) Definir as tarefas a serem realizadas por cada setor vinculado;
h) Orientar os procedimentos de resposta aos usuários;
i) Distribuir e capacitar as equipes de trabalho;
j) Adotar um processo permanente de divulgação dos serviços da Ouvidoria-Geral junto ao público, para conhecimento, utilização continuada e ciência dos resultados alcançados;
k) Determinar a adoção de novas técnicas de atendimento;
l) Coordenar pesquisas de satisfação dos usuários quanto aos serviços prestados pelo TJDFT;
m) Registrar os dados estatísticos dos serviços da Ouvidoria-Geral;
n) Elaborar os relatórios das atividades da Ouvidoria-Geral;
o) Colaborar com o Ouvidor-Geral e o Ouvidor-Auxiliar em todas as suas atividades;
p) Executar tarefas correlatas;
§ 3º Compete ao Serviço de Teleinformação ao Cidadão - SERTIN:
a) orientar o público a respeito do funcionamento da Corte de Justiça do Distrito Federal e Territórios, prestando informações e/ou encaminhando-o aos setores competentes ou a outras instituições;
b) prestar informações relativas à estrutura organizacional do Tribunal;
c) cadastrar no SISOUV as manifestações dos usuários relatadas por telefone à Ouvidoria para posterior análise e resposta pelos assistentes do Serviço Central da Ouvidoria;
d) informar os andamentos processuais da 1ª e 2ª Instâncias, além dos referentes aos processos administrativos, de modo que o jurisdicionado, principalmente o de baixa renda, possa acompanhar cada passo do processo, excepcionados os casos em que a lei, expressamente, assegurar o dever de sigilo;
e) fornecer horário das sessões do Pleno, das Câmaras e Turmas, além da composição, competência e funcionamento dos órgãos de julgamento do Tribunal de Justiça do DF;
f) indicar os endereços dos fóruns, órgãos e instituições ligadas ao Poder Judiciário ou que fazem parte deste;
g) informar os procedimentos básicos para que o cidadão possa propor uma ação judicial nos Juizados Especiais, bem como os documentos necessários;
h) esclarecer sobre o funcionamento do protocolo geral e integrado;
i) fornecer a localização e o telefone dos diversos setores desta Corte; além de relatar suas competências;
j) indicar a localização de magistrados e servidores;
k) informar o plantão forense dos finais de semana, feriados, férias e extraordinário;
l) indicar onde o cidadão poderá obter as diversas Certidões;
m) prestar informações sobre o site do Tribunal, orientando as pessoas a obter as informações desejadas na Internet, principalmente onde obter os atos internos (Resoluções, Portarias, etc) e a jurisprudência;
n) informar o calendário oficial do Tribunal mencionando se haverá ou não expediente em determinado dia ou período;
o) prestar esclarecimentos sobre as diversas circunscrições judiciárias do DF;
p) informar os dados e localização dos cartórios extrajudiciais;
q) esclarecer os procedimentos para obtenção de autorizações de viagens nacionais e internacionais;
r) recuperar e processar os registros gravados na central telefônica;
s) executar as demais atribuições de competência da Ouvidoria-Geral definidas neste Regulamento ou outro que venha a substituí-lo, em especial, acolhendo as reclamações, sugestões, solicitações, denúncias, dúvidas e elogios dos cidadãos, por meio do cadastro no SISOUV;
§ 4º Compete ao Serviço de Gestão da Informação - SERGIN:
a) receber e organizar as informações repassadas pelos demais setores à Ouvidoria;
b) registrar no banco de dados do SISOUV as informações recebidas;
c) realizar pesquisas internas e externas ao TJDFT, promovendo a atualização constante do banco de dados do SISOUV;
d) apoiar os demais setores da Ouvidoria no atendimento ao público, indicando-lhes a localização da informação solicitada pelo usuário;
e) interagir diretamente e permanentemente com a Assessoria de Comunicação Social visando manter alinhadas as informações divulgadas na imprensa pela ACS com aquelas fornecidas aos usuários pela Ouvidoria-Geral;
f) acompanhar diariamente as matérias divulgadas no site do Tribunal e de outros órgãos.
§ 5º Compete ao Serviço Central da Ouvidoria - SERCOU:
a) processar as manifestações dos usuários registradas no SISOUV Sistema da Ouvidoria visando uma resposta de forma adequada às demandas do público interno e externo do TJDFT;
b) atender pessoalmente àquelas pessoas que procurarem a Ouvidoria-Geral do TJDFT para registrar elogios, sugestões e reclamações, além de sanar possíveis dúvidas dos usuários;
c) promover a parceria com as demais unidades administrativas e judiciais do Tribunal, visando solucionar as ocorrências apresentadas pelos usuários.
d) receber consultas, diligenciar e prestar esclarecimentos a todo cidadão ou servidor, pelos canais existentes, sobre qualquer ato praticado ou de responsabilidade de unidade integrante do TJDFT, excepcionados os casos em que a lei, expressamente, assegurar o dever de sigilo;
e) recepcionar reclamações, denúncias, críticas, elogios e sugestões dirigidas à atuação das diversas unidades do TJDFT, encaminhando-as, quando necessário, aos setores administrativos e judiciais competentes, mantendo o interessado sempre informado sobre as providências efetivamente adotadas ou as razões da impossibilidade de adotá-las.
Art. 2º O Ouvidor-Geral editará regulamento próprio quanto aos serviços da Ouvidoria-Geral do TJDFT.
Art. 3º A plena implantação da nova estrutura organizacional da Ouvidoria-Geral, no que se refere a Cargos em Comissão e Funções Comissionadas, fica condicionada à disponibilidade destes na Estrutura Administrativa do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios.
Art. 4º A Secretaria Geral do Tribunal, dentro das suas atribuições, no prazo de 60 (sessenta) dias, fornecerá o apoio administrativo necessário à implantação do PROMOUV, bem como os insumos indispensáveis a sua manutenção.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
Desembargador JOSÉ JERONYMO BEZERRA DE SOUZA
Presidente