Portaria GPR 773 de 05/10/2007
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Presidência
PORTARIA GPR 773 DE 5 DE OUTUBRO DE 2007
Dispõe sobre a atualização da estrutura da Ouvidoria-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, com vistas a aprimorar o atendimento prestado ao público interno e externo, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais, tendo em vista o contido no PA n. 9.924/2006 e,
Considerando o disposto no artigo 4º da Resolução n. 02 do Egrégio Pleno Administrativo desta Corte, de 17 de fevereiro de 2003, que delega ao Excelentíssimo Desembargador Presidente competência para decidir, autorizar e aprovar eventuais alterações na Estrutura Organizacional da Secretaria do TJDFT;
Considerando o disposto na Resolução n. 06 do Egrégio Pleno Administrativo desta Corte, de 03 de outubro de 2006, que estende a possibilidade do exercício da função de Ouvidor-Geral Judiciário a Desembargadores aposentados;
RESOLVE:
Art. 1º Atualizar a estrutura da Ouvidoria-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, com vistas a aprimorar o atendimento prestado ao público interno e externo.
Art. 2º O artigo 12 do Anexo A da Resolução n. 07, de 20 de novembro de 2003, passa a vigorar com as seguintes alterações:
“Art.12. AOuvidoria-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios – OVG será dirigida por um Desembargador Ouvidor-Geral com as seguintes atribuições:
I. ouvir reclamos dos públicos (interno e externo) e promover meios de defesa dos direitos e interesses individuais e coletivos, no âmbito do Poder Judiciário do DF;
II. promover e facilitar a intercomunicação ágil e dinâmica entre o cidadão e a Justiça comum do Distrito Federal e dos Territórios;
III. defender internamente os direitos do cidadão, em particular dos jurisdicionados e usuários dos serviços da instituição;
IV. receber e impulsionar a investigação das queixas e denúncias de cidadãos comuns contra o mau atendimento, abusos e erros de seus membros e servidores e, restando as mesmas procedentes, propor as soluções e a eliminação das causas;
V. registrar e autuar administrativamente as ocorrências anônimas, após minuciosa análise, quando apresentarem conteúdo relevante e substancial;
VI. receber e encaminhar as manifestações dos servidores e magistrados da instituição, relativas ao aprimoramento dos serviços;
VII. analisar e tornar público os dados estatísticos das manifestações e respectivos encaminhamentos;
VIII. esclarecer dúvidas dos cidadãos acerca dos serviços prestados pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios;
IX. estabelecer os prazos de atendimento das informações e providências atribuídas às diversas unidades, levando em conta a complexidade de cada situação;
X. sugerir à Presidência e à Corregedoria do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, para que avaliem a pertinência e a viabilidade de implementar políticas administrativas tendentes à melhoria e ao aprimoramento das atividades prestadas pelas mais diversas unidades da instituição, com base nas reclamações, denúncias e sugestões recebidas;
XI. indicar o servidor que exercerá a Coordenação da Ouvidoria;
XII. autorizar a lotação ou remoção dos servidores da Ouvidoria-Geral podendo delegar esta atribuição ao coordenador;
XIII. propor alterações necessárias ao Regulamento da Ouvidoria-Geral.
§ 1º A Ouvidoria-Geral - OVG tem a seguinte estrutura:
a) Gabinete do Ouvidor-Geral – GOUV;
b) Coordenação da Ouvidoria-Geral - COVG;
c) Serviço de Teleinformação ao Cidadão – SERTIC;
d) Serviço de Gestão da Informação – SERGIN;
e) Serviço Central da Ouvidoria – SERCOU
§ 2º Compete ao Gabinete do Ouvidor-Geral – GOUV:
I. Cumprir e acompanhar as decisões e ordens do Ouvidor-Geral;
II. Apoiar o Ouvidor-Geral nas relações com os seus diversos públicos;
III. Secretariar o Ouvidor-Geral agendando seus compromissos;
IV. Desempenhar quaisquer outras atividades inerentes ao Gabinete.
§ 3º Compete à Coordenação da Ouvidoria-Geral - COVG:
I. Organizar, coordenar e controlar o funcionamento administrativo da Ouvidoria-Geral do TJDFT;
II. Controlar e acompanhar as solicitações e o retorno de informações à Ouvidoria, comunicando ao Ouvidor o descumprimento dos prazos estipulados para atendimento;
III. Elaborar, mensalmente, relatórios com informações quantitativas e qualitativas, disponibilizando aos interessados, no mês subseqüente, a atuação da Ouvidoria, mediante gráficos e análise de dados estatísticos do tipo de intervenção ocorrida, unidades envolvidas e soluções adotadas;
IV. Sugerir ações que visem ao aprimoramento e à racionalização dos procedimentos, além de interagir administrativamente com as demais unidades do Tribunal;
V. Realizar, inclusive em parceria com outros setores do Tribunal, eventos destinados ao esclarecimento dos direitos e deveres do cidadão jurisdicionado, incentivando a participação popular e promovendo, internamente, a cultura da instituição voltada para os interesses e as necessidades dos cidadãos e usuários;
VI. Manter e garantir, conforme o caso, o sigilo da fonte das denúncias, queixas e sugestões e demais ocorrências registradas na Ouvidoria;
VII. Definir as tarefas a serem realizadas por cada setor vinculado;
VIII. Orientar os procedimentos de resposta aos usuários;
IX. Distribuir e capacitar as equipes de trabalho;
X. Adotar um processo permanente de divulgação dos serviços da Ouvidoria-Geral junto ao público, para conhecimento, utilização continuada e ciência dos resultados alcançados;
XI. Determinar a adoção de novas técnicas de atendimento;
XII. Coordenar pesquisas de satisfação dos usuários quanto aos serviços prestados pelo TJDFT;
XIII. Registrar os dados estatísticos dos serviços da Ouvidoria-Geral;
XIV. Elaborar os relatórios das atividades da Ouvidoria-Geral;
XV. Colaborar com o Ouvidor-Geral e com o Ouvidor-Substituto em todas as suas atividades;
XVI. Executar tarefas correlatas.
§ 4º Compete ao Serviço de Teleinformação ao Cidadão - SERTIC:
I. orientar o público a respeito do funcionamento da Corte de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, prestando informações e/ou encaminhando-o aos setores competentes ou a outras instituições;
II. prestar informações relativas à estrutura organizacional do Tribunal;
III. cadastrar no SISOUV as manifestações dos usuários relatadas por telefone à Ouvidoria para posterior análise e resposta pelos assistentes do Serviço Central da Ouvidoria;
IV. informar os andamentos processuais da 1ª e 2ª Instâncias, além dos referentes aos processos administrativos, de modo que o jurisdicionado, principalmente o de baixa renda, possa acompanhar cada passo do processo, excepcionados os casos em que a lei, expressamente, assegurar o dever de sigilo;
V. fornecer horário das sessões do Pleno, das Câmaras e Turmas, além da composição, competência e funcionamento dos órgãos de julgamento do Tribunal de Justiça do DF;
VI. indicar os endereços dos fóruns, órgãos e instituições ligadas ao Poder Judiciário ou que fazem parte deste;
VII. informar os procedimentos básicos para que o cidadão possa propor uma ação judicial nos Juizados Especiais, bem como os documentos necessários;
VIII. esclarecer sobre o funcionamento do protocolo geral e integrado;
IX. fornecer a localização e o telefone dos diversos setores desta Corte; além de relatar suas competências;
X. indicar a localização de magistrados e servidores;
XI. informar o plantão forense dos finais de semana, feriados, férias e extraordinário;
XII. indicar onde o cidadão poderá obter as diversas Certidões;
XIII. prestar informações sobre o site do Tribunal, orientando as pessoas a obter as informações desejadas na Internet, principalmente onde obter os atos internos (Resoluções, Portarias, etc) e a jurisprudência;
XIV. informar o calendário oficial do Tribunal mencionando se haverá ou não expediente em determinado dia ou período;
XV. prestar esclarecimentos sobre as diversas circunscrições judiciárias do DF;
XVI. informar os dados e localização dos cartórios extrajudiciais;
XVII. esclarecer os procedimentos para obtenção de autorizações de viagens nacionais e internacionais;
XVIII. recuperar e processar os registros gravados na central telefônica;
XIX. executar as demais atribuições de competência da Ouvidoria-Geral definidas neste Regulamento ou outro que venha a substituí-lo, em especial, acolhendo as reclamações, sugestões, solicitações, denúncias, dúvidas e elogios dos cidadãos, por meio do cadastro no SISOUV.
§ 5º Compete ao Serviço de Gestão da Informação - SERGIN:
I. receber e organizar as informações repassadas pelos demais setores à Ouvidoria;
II. registrar no banco de dados do SISOUV as informações recebidas;
III. realizar pesquisas internas e externas ao TJDFT, promovendo a atualização constante do banco de dados do SISOUV;
IV. apoiar os demais setores da Ouvidoria no atendimento ao público, indicando-lhes a localização da informação solicitada pelo usuário;
V. interagir diretamente e permanentemente com a Assessoria de Comunicação Social visando manter alinhadas as informações divulgadas na imprensa pela ACS com aquelas fornecidas aos usuários pela Ouvidoria-Geral;
VI. acompanhar diariamente as matérias divulgadas no site do Tribunal e de outros órgãos.
§ 6º Compete ao Serviço Central da Ouvidoria - SERCOU:
I. processar as manifestações dos usuários registradas no SISOUV – Sistema da Ouvidoria – visando uma resposta de forma adequada às demandas do público interno e externo do TJDFT;
II. atender pessoalmente àquelas pessoas que procurarem a Ouvidoria-Geral do TJDFT para registrar elogios, sugestões e reclamações, além de sanar possíveis dúvidas dos usuários;
III. promover a parceria com as demais unidades administrativas e judiciais do Tribunal, visando solucionar as ocorrências apresentadas pelos usuários.
IV. receber consultas, diligenciar e prestar esclarecimentos a todo cidadão ou servidor, pelos canais existentes, sobre qualquer ato praticado ou de responsabilidade de unidade integrante do TJDFT, excepcionados os casos em que a lei, expressamente, assegurar o dever de sigilo;
V. recepcionar reclamações, denúncias, críticas, elogios e sugestões dirigidas à atuação das diversas unidades do TJDFT, encaminhando-as, quando necessário, aos setores administrativos e judiciais competentes, mantendo o interessado sempre informado sobre as providências efetivamente adotadas ou as razões da impossibilidade de adotá-las.”
Art. 3º Fica estabelecida a seguinte configuração básica de Funções Comissionadas e de Cargos em Comissão para estrutura da Ouvidoria-Geral:
I – Gabinete do Ouvidor-Geral:
a) 01 (uma) FC-04
b) 01 (uma) FC-02
II – Coordenação da Ouvidoria-Geral:
a) 01 (um) CJ-03 - Coordenador
b) 01 (uma) FC-05
III – Serviços:
a) 01 (uma) FC-05 – Supervisor
b) 01 (uma) FC-03
c) 01 (uma) FC-02
Parágrafo único. A implantação da nova estrutura organizacional da Ouvidoria-Geral, no que se refere a Cargo em Comissão e Funções Comissionadas, fica condicionada à disponibilidade destes na Estrutura Administrativa do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.
Art. 4º O Ouvidor-Geral editará regulamento próprio quanto aos serviços da Ouvidoria-Geral do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º Fica revogada a Portaria GPR n. 274, de 19 de abril de 2006, publicada no Diário da Justiça do dia 24 de abril de 2006, Seção 3, folhas 70/71.
Desembargador LÉCIO RESENDE DA SILVA
Presidente