Portaria GPVP 67 de 22/05/2023
Poder Judiciário da União
Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios
Gabinete da Primeira Vice-Presidência
PORTARIA GPVP 67 DE 22 DE MAIO DE 2023
Regulamenta as atividades afetas ao arquivamento, transferência, custódia e acesso a informações e dados registrados em pastas funcionais, processos administrativos e outros documentos em suporte físico de caráter ostensivo, com restrição de acesso ou com algum grau de classificação de sigilo.
O PRIMEIRO VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO DISTRITO FEDERAL E DOS TERRITÓRIOS, no uso de suas atribuições legais e regimentais e com fundamento no disposto no art. 216, § 2º, da Constituição da República Federativa do Brasil; nas Leis 8.159, de 8 de janeiro de 1991, 9.784, de 29 de janeiro de 1999, 12.527, de 18 de novembro de 2011, e 13.709, de 14 de agosto de 2018; no Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002; nas Resoluções 215, de 16 de dezembro de 2015, e 324, de 30 de junho de 2020, e na Recomendação 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça; na Resolução 9 de 2 de setembro de 2020 e nas Portarias Conjuntas 72 de 2 de setembro de 2016, 43 de 28 de maio de 2021 e 39 de 24 de março de 2022 do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios; e com base no contido no processo SEI 0003120/2021,
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar, no âmbito do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios — TJDFT, as atividades afetas ao arquivamento, transferência, custódia e acesso a informações e dados registrados em pastas funcionais, processos administrativos e outros documentos, ostensivos ou com acesso restrito, inclusive com classificação de sigilo a que se refere o art. 24 da Lei de Acesso à Informação, Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, produzidos em suporte físico.
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:
I – administração superior: formada pelo Presidente, pelos Vice-Presidentes e pelo Corregedor da Justiça;
II – anonimização: utilização de meios técnicos com os quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;
III – dado anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento;
IV – dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;
V – dado pessoal sensível: informação biométrica; informação sobre origem racial ou étnica, saúde, vida sexual, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização religiosa, filosófica ou política; dado genético ou biométrico vinculado a uma pessoa natural;
VI – desentranhamento: retirada de documentos originais de um processo administrativo arquivado, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado;
VII – digitalização: representação em formato digital de fato ou coisa produzidos em meio analógico ou físico;
VIII – disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
IX – documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
X – documento preparatório: documento formal de caráter restrito contendo informação a ser utilizada como fundamento à tomada de decisão ou à prática de ato administrativo;
XI – informação: centralização de dados, processados ou não, contidos em qualquer meio, suporte ou formato, incluindo peças processuais, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento;
XII – informação de acesso restrito: submetida a tratamento confidencial, definida como de acesso restrito por ser pessoal, preparatória ou abrangida por outras hipóteses legais de sigilo, e que deve estar circunscrita às unidades organizacionais que dela necessitem;
XIII – informação sigilosa: de acesso restrito aos titulares dos dados ou às pessoas que, por seu cargo ou função, tenham necessidade de tomar conhecimento do seu teor e esteja enquadrada nas hipóteses de sigilo previstas na Constituição Federal, em leis e outras normas infralegais;
XIV – informação classificada como sigilosa: submetida temporariamente a restrição de acesso público, classificada como reservada, secreta ou ultrassecreta;
XV – informação ostensiva: de acesso franqueado a qualquer pessoa, sem nenhum tipo de restrição;
XVI – pasta funcional física: composta de registros oficiais de dados, fatos e características relativos à vida profissional do servidor, materializados fisicamente em documentos administrativos e pessoais, de interesse do servidor e da Administração Pública;
XVII – titular: pessoa física a quem se referem os dados pessoais objeto de tratamento;
XVIII – tratamento da informação: toda operação realizada com dados pessoais, em que haja coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
XIX – tratamento dos dados: qualquer atividade pertencente ao ciclo de vida dos dados pessoais;
XX – unidade superior: unidade organizacional hierarquicamente superior ao responsável pela produção ou custódia da informação;
XXI – unidade de origem: unidade organizacional que transferiu a custódia do processo administrativo ou documento para a unidade de arquivo ou outra que venha a substituí-la.
CAPÍTULO II
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 3º Compete exclusivamente à unidade de atendimento do protocolo administrativo a protocolização e classificação de processos administrativos em suporte físico, mediante autorização formal da administração superior.
Art. 4º O TJDFT, no âmbito de sua administração, velará pela efetiva proteção dos direitos arrolados no art. 7º da Lei 12.527, de 2011, e na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei 13.709, de 14 de agosto de 2018.
§ 1º A publicidade dos atos da Administração Pública é preceito geral, e o sigilo é exceção, não podendo informações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação de direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas serem objeto de restrição de acesso.
§ 2º Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
CAPÍTULO III
DO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS EM SUPORTE FÍSICO
Seção I
Do arquivamento e transferência de processos administrativos e documentos físicos
Art. 5º Ocorrerá o arquivamento de um processo administrativo ou documento em suporte físico:
I – por indeferimento do pleito;
II – pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
III – pela perda do objeto;
IV – por desistência ou renúncia do interessado, mediante manifestação escrita;
V – quando seu desenvolvimento for interrompido injustificadamente por período superior a 1 (um) ano.
Parágrafo único. Havendo vários interessados, a hipótese descrita no inciso IV deste artigo não prejudica o prosseguimento do procedimento administrativo, desde que subsista ao menos um interessado no processo.
Art. 6º O arquivamento e o recebimento de processos administrativos e documentos de caráter ostensivo ou com marcação de restrição de acesso, neste caso com as devidas etiquetas de classificação da restrição ou sigilo, produzidos em suporte físico, ocorrerão mediante observação das condições a seguir:
I – o processo administrativo deverá conter registro mecânico com numeração e data;
II – o processo administrativo deverá conter despacho objetivo determinando seu arquivamento, ou carimbo, quando a situação assim o permitir;
III – o processo administrativo deverá ter registro de andamento em sistema informatizado apropriado;
IV – deverão ser atendidas as determinações estabelecidas na Portaria Conjunta 9 de 8 de abril de 2005;
V – caberá à unidade produtora o acondicionamento e o arranjo físico da documentação produzida ou recebida durante a realização de suas atividades, em caixas-arquivo de papelão com dimensões aproximadas de 14cm (largura) x 24cm (altura) x 38cm (comprimento), até a transferência à unidade de arquivo e de tratamento arquivístico;
VI – os documentos, mediante orientação técnica fornecida pela unidade de custódia, deverão ser organizados em séries documentais, de acordo com o estabelecido no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Áreas de Apoio Direto e Indireto à Atividade Judicante – PCTT-AD do TJDFT, constante do Anexo da Portaria SEG 1 de 28 de novembro de 2017, respeitando-se a ordem cronológica e numérica de sua produção;
VII – as folhas de pagamento, prestações de contas, guias de licenças médicas e faturas, bem como demonstrativos mensais de custas da Corregedoria e folhas de frequência do pessoal da primeira e da segunda instâncias deverão estar acondicionadas em caixas-arquivo devidamente etiquetadas e identificadas, em ordem alfabética ou numérica, constando na etiqueta descrição do conteúdo, e encaminhadas formalmente à unidade de arquivo;
VIII – a unidade produtora deverá encaminhar a documentação para a unidade de arquivo em conformidade com os prazos de guarda e destinação de documentos previstos no PCTT-AD e na Tabela de Temporalidade de Documentos da Área Administrativa do TJDFT e de acordo com cronograma definido pela unidade de arquivo.
§ 1º O descumprimento dos critérios para transferência estabelecidos nos incisos V e VI deste artigo implicará a recusa do recebimento da documentação pela unidade de arquivo.
§ 2º A unidade produtora só poderá enviar cópias de processos administrativos à unidade de arquivo quando corresponderem à reconstituição do original e acompanhadas da devida justificativa.
Art. 7º Os processos administrativos e documentos permanecerão arquivados pelo prazo estabelecido no PCTT-AD, publicados por meio da Portaria SEG 1 de 2017.
Seção II
Do tratamento e custódia dos processos administrativos e documentos físicos
Art. 8º O tratamento arquivístico da documentação recebida é de competência da unidade de tratamento arquivístico, que, ao conferir a documentação, caso ainda haja divergência no conteúdo das caixas-arquivo, notificará a unidade de origem, a fim de que sejam adotadas as providências cabíveis.
Parágrafo único. A notificação da unidade de origem ocorrerá independentemente do lapso temporal entre o recebimento da documentação e o seu tratamento.
Art. 9º Caberão às unidades subordinadas à unidade superior de atendimento e transferência da custódia arquivística o recebimento e o arquivamento custodiado, este realizado de forma compartilhada com as demais unidades de arquivamento, de pastas funcionais, processos administrativos e documentos de caráter ostensivo, com nível de acesso restrito, sigilosos ou submetidos à classificação de grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto conforme a Lei 12.527, de 2011.
Parágrafo único. Os processos administrativos e documentos submetidos à classificação de grau de sigilo e considerados de guarda permanente somente poderão ser recolhidos ao arquivo permanente da unidade de gestão documental após a desclassificação.
CAPÍTULO IV
DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS E DOCUMENTOS FÍSICOS CUSTODIADOS
Seção I
Dos processos administrativos e documentos com restrição de acesso
Art. 10. Os processos administrativos, documentos e informações cujos dados se submetem a algum grau de restrição ao acesso são aqueles:
I – previstos nas hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça, inclusive quando o processo administrativo trouxer em seu conteúdo informações acerca de procedimentos investigatórios cíveis e criminais, de inquéritos policiais ou de processos judiciais e administrativos sigilosos, nos termos das normas legais e regulamentares específicas, assim como o disposto na Súmula Vinculante 14, do Supremo Tribunal Federal, além dos sigilos fiscal, bancário, industrial, decorrente de direitos autorais, empresarial, das sociedades anônimas e decorrente de risco à governança empresarial;
II – relativos a informações pessoais (art. 31 da Lei 12.527, de 2011); informações de Controle Interno (art. 26º, § 2º da Lei 10.180, de 6 de fevereiro de 2001); informações relativas à convocação de magistrado (art. 59 do Regimento Interno do TJDFT); investigação de responsabilidade de servidor; informações referentes ao Núcleo de Monitoramento de Perfil de Demandas (art. 3º, § 2º da Portaria GC 89 de 24 de abril de 2019); informações relativas à Política Corporativa de Segurança da Informação (arts. 14 e 27 da Resolução 21 de 8 de novembro de 2016);
III – que contenham dados, sensíveis ou não, relacionados a pessoa natural identificada ou identificável, tais como os contidos em documentos oficiais de identidade, relacionados ao estado de saúde de servidor ou de familiares, informações financeiras ou patrimoniais, avaliação de desempenho funcional, alimentandos, dependentes, pensões, endereço residencial, endereço eletrônico particular, número de telefone particular, origem racial ou étnica, convicções religiosas, filosóficas ou morais, opiniões políticas e filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dados genéticos e biométricos, intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como aqueles relacionados às liberdades e às garantias individuais, nos termos dos arts. 6º e 31 da Lei 12.527, de 2011, assim como dos incisos I e II do art. 5º da Lei 13.709, de 2018;
IV – que tenham seu grau de sigilo classificado, temporariamente, pela autoridade competente, como ultrassecretos, secretos ou reservados, nos termos dos arts. 23 e 24 da Lei 12.527, de 2011, especialmente quando os dados possam colocar em risco a segurança da instituição, de seus membros e respectivos familiares, conforme previsto na Portaria Conjunta 72 de 2 de setembro de 2016.
Parágrafo único. A restrição de acesso de que trata o caput deste artigo não abrange:
I – a informação relativa à existência de procedimento judicial ou administrativo, bem como sua numeração;
II – o nome das partes, ressalvadas as vedações expressas em lei e o disposto no art. 4º, § 1º, da Resolução 121 do CNJ, de 5 de outubro de 2010;
III – o inteiro teor da decisão que extingue o processo judicial, com ou sem resolução de mérito, bem como o processo administrativo.
Seção II
Do acesso a processos administrativos e documentos em suporte físico
Art. 11. O acesso a processo administrativo em suporte de papel de caráter ostensivo ou à pasta funcional física será permitido na forma do art. 15 da Portaria Conjunta 39 de 24 de março de 2022 e ocorrerá nas seguintes condições:
I – consulta na unidade de protocolo na presença de servidor;
II – obtenção de cópia digitalizada solicitada à unidade de atendimento do protocolo;
III – desarquivamento.
§ 1º A unidade de arquivo disporá do prazo de 5 (cinco) dias úteis, na forma regulada pela Portaria Conjunta 112 de 5 de dezembro de 2017, para o envio da documentação requerida à unidade de atendimento do protocolo ou à unidade requisitante.
§ 2º No caso de indeferimento, total ou parcial, do acesso à informação ou de não fornecimento das razões da negativa de acesso, poderá o requerente, no prazo de 10 (dez) dias corridos, contados da ciência da decisão, interpor recurso à autoridade hierarquicamente superior, nos termos da Portaria Conjunta 39 de 2022.
§ 3º A pasta funcional só poderá ser consultada pelo próprio magistrado ou servidor ou seu representante legal mediante requerimento, bem como por magistrado ou servidor no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, desde que a consulta esteja relacionada diretamente com objetivos institucionais, devendo, nesta hipótese, manter controle do acesso em instrumento próprio para fins de registro.
§ 4º As unidades interessadas do TJDFT poderão solicitar o empréstimo de pasta funcional para consulta, sendo vedada a retirada de qualquer processo ou documento contido na pasta sem prévia autorização e sem o devido registro de andamento pela unidade de arquivo, devendo ser devolvida em um prazo máximo de 10 (dez) dias corridos.
§ 5º Quando desarquivado processo administrativo físico para retomada do seu trâmite, o processo SEI gerado para incorporação do processo digitalizado recebe o mesmo número do processo original e tem como peça inicial certidão inaugural lavrada pela unidade de protocolo administrativo ou unidade indicada pelo gestor negocial, a qual deve mencionar o ato da Comissão Permanente de Avaliação Documento da Área Meio – CPAD-AM que autorizou a digitalização.
Art. 12. A consulta a processo administrativo de caráter ostensivo e a pasta funcional custodiados em meio físico ocorrerá nas instalações dos Postos de Serviço de Atendimento de Protocolo Administrativo vinculados à unidade de atendimento do protocolo, mediante solicitação prévia encaminhada por e-mail à unidade de arquivo ou ao Serviço de Informações ao Cidadão – SIC, disponível no sítio eletrônico do TJDFT.
Art. 13. Caso não seja autorizado o acesso ao processo administrativo ou documento solicitado, caberá recurso fundamentado aplicando-se o art. 15 da Portaria Conjunta 39 de 2022.
Art. 14. O desarquivamento de processo administrativo de caráter ostensivo ou de pasta de arquivo funcional ocorrerá mediante envio de e-mail à unidade de arquivo ou requisição ao SIC com a identificação do solicitante, nos termos da Portaria Conjunta 39 de 2022, observando-se o seguinte:
I – o desarquivamento de pasta funcional está condicionado à observância do disposto no § 3º do art. 11 desta Portaria;
II – a unidade interessada receberá o processo administrativo na unidade de protocolo;
III – será facultada aos advogados habilitados e aos interessados a consulta no balcão da unidade de atendimento de protocolo de processos administrativos, desde que observada a solicitação com antecedência, nos termos do caput deste artigo, podendo extrair imagens digitais com recursos próprios, e desde que não haja determinação de sigilo imposto por autoridade competente, na forma do inciso IV do art. 10 desta Portaria, caso em que se exigirá autorização formal da autoridade que impôs o sigilo;
IV – será permitida à unidade de origem, ao magistrado ou ao servidor a substituição de folhas de procedimento administrativo de caráter ostensivo por cópia autenticada e com a devida certificação nos autos, desde que por justo motivo;
V – em caso de necessidade de instrução permanente em outros processos digitais em trâmite, os autos físicos serão digitalizados, cadastrados no SEI com a numeração original e relacionados ao respectivo processo digital que necessite das informações, conforme previsto na Portaria Conjunta 127 de 30 de novembro de 2020.
Art. 15. O acesso a processos administrativos ou documentos enquadrados como de acesso restrito ou classificados em algum grau de sigilo, sob custódia da unidade de arquivamento, ocorrerá nas seguintes condições:
I – de acordo com a Portaria Conjunta 72, de 2016, quando classificados em algum grau de sigilo, terão acesso:
a) o Desembargador Presidente do Tribunal, quando classificado no grau ultrassecreto;
b) o Desembargador Presidente do Tribunal e os demais magistrados, quando classificado no grau secreto;
c) o Desembargador Presidente do Tribunal, os demais magistrados, o Ouvidor-Geral do TJDFT, o Secretário-Geral do TJDFT, o Secretário Especial da Presidência, o Secretário-Geral da Corregedoria e os Chefes de Gabinete da Presidência, da Primeira e da Segunda Vice-Presidências e da Corregedoria, quando classificado no grau reservado;
II – o Presidente, o Primeiro e Segundo Vice-Presidentes, o Corregedor, o Secretário Especial da Presidência, o Secretário-Geral do TJDFT e o Secretário-Geral da Corregedoria, a todos os processos administrativos e documentos enquadrados como de acesso restrito;
III – os magistrados e servidores, ou seus representantes legais devidamente identificados, que figurarem como parte do processo de acesso restrito ou que sejam titulares de dados nele constantes, mediante requerimento de digitalização e encaminhamento;
IV – as comissões disciplinares ou de ética, aos processos administrativos disciplinares instaurados na esfera de sua competência;
V – o responsável por unidade administrativa, a procedimento administrativo afeto à sua área.
§ 1º O acesso a informações classificadas em qualquer grau de sigilo previsto no art. 24 da Lei 12.527, de 2011, somente será concedido às autoridades referidas no inciso I deste artigo e de acordo com o respectivo grau de sigilo imposto pela autoridade competente.
§ 2º Na hipótese de processo administrativo ou documento que contenha informações classificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído tratamento do grau de sigilo mais elevado.
§ 3º Para ter acesso às informações constantes dos procedimentos administrativos de que trata este artigo, os usuários listados nos incisos I a IV deste artigo, ou seus procuradores legais, deverão enviar e-mail à unidade de arquivo ou utilizar o SIC, disponível no portal do TJDFT, solicitando a disponibilização dos procedimentos para acesso na unidade de atendimento de protocolo.
§ 4º Terceiros interessados poderão solicitar acesso aos processos de que trata este artigo, mediante apresentação de justificativa fundamentada dirigida à autoridade classificadora do nível de acesso ou grau de sigilo, a quem caberá adotar as medidas pertinentes para análise de eventual desclassificação, autorização de acesso total ou parcial, ou negativa do acesso, de forma justificada.
§ 5º Quando autorizado por lei ou por decisão de autoridade competente, o acesso de terceiros a qualquer processo administrativo ou documento observará sempre a exigência de anonimização dos dados pessoais, sendo considerado efetivamente anonimizado o dado que não permita, por meios técnicos e outros, identificar a pessoa titular do dado, conforme preceitua a Lei 13.709, de 2018.
Art. 16. O pedido de acesso a processos administrativos e documentos físicos que contenham informações pessoais estará sempre condicionado à comprovação da identidade do requerente titular dos dados.
Art. 17. O acesso de terceiros a processos administrativos e documentos físicos que contenham informação pessoal, após autorização do Presidente do Tribunal, na forma prevista na Portaria Conjunta 72 de 2016, será condicionado à assinatura de termo de responsabilidade e à apresentação de requerimento acompanhado de:
I – comprovação do consentimento expresso do titular;
II – comprovação de que as informações são necessárias ao cumprimento de decisão judicial ou à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, vedada a identificação da pessoa a que a informação se referir;
III – demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos de maior relevância;
IV – demonstração da necessidade de acesso à informação requerida para a defesa de direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral preponderante.
§ 1º A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à finalidade e à destinação que tenham fundamentado a autorização do acesso, vedada sua utilização de maneira diversa.
§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de terceiros será responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei.
Seção III
Do desentranhamento de documentos
Art. 18. O desentranhamento de documentos de processos administrativos arquivados ocorrerá na unidade de origem ou na unidade de atendimento de protocolo, observando-se o seguinte:
I – será permitida ao interessado ou ao seu representante legal a substituição de documentos por cópias autenticadas, certificando-se nos autos;
II – sempre que houver retirada de documentos de processos administrativos, será lavrado, após o último despacho, o termo de desentranhamento;
III – no caso de retirada de documentos a pedido de terceiros, deverá ser formalizado termo de desentranhamento de documentos, em que constará recibo da parte interessada;
IV – o processo administrativo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, juntando-se cópia do documento desentranhado com o número da folha original e certidão do ocorrido ao final do processo.
§ 1º O termo de desentranhamento a que alude o inciso II deste artigo poderá ser substituído por carimbo, conforme modelo constante do Anexo desta Portaria.
§ 2º É vedado o desentranhamento da folha de protocolo do processo administrativo.
CAPÍTULO V
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 20. Fica revogada a Portaria VPR 19 de 17 de abril de 2006.
Desembargador ANGELO PASSARELI
Primeiro Vice-Presidente
ESTE TEXTO NÃO SUBSTITUI O DISPONIBILIZADO NO DJ-E DE 25/05/2023, EDIÇÃO N. 97, FLS. 64-71, DATA DE PUBLICAÇÃO: 29/05/2023
ANEXO
(§ 1º do art. 18 da Portaria GPVP 67 de 22 de maio de 2023)